Учет приобретения и списания

В составе материальных затрат организаций, имеющих на балансе автотранспорт, большое место занимают расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ). Под горюче-смазочными материалами понимаются автобензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также другие технические и специальные жидкости, используемые при эксплуатации транспортных средств (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, микроавтобусов, тягачей, самосвалов, фургонов, специальных и специализированных автомобилей (краны, погрузчики, пожарные автомобили и т.п.)). ГСМ используют в процессе своей деятельности как предприятия, имеющие собственный парк автотранспорта, так и предприятия, его арендующие. При этом приобретение горюче-смазочных материалов, как правило, обусловлено следующими причинами:

- - осуществлением предприятием коммерческих перевозок (доставка готовой продукции или товаров покупателю; доставка приобретенных товаров или готовой продукции от покупателя на собственный склад и т.п.);

- - осуществлением предприятием служебных перевозок (использование служебных легковых автомобилей для транспортного обслуживания административно-управленческого персонала);

- - использованием автотранспорта для внутренних производственных нужд предприятия (доставка рабочих автобусом к месту работы и обратно);

- - использованием автотранспорта для непроизводственных нужд предприятия (транспортное обслуживание, связанное с организацией досуга работников предприятий, например: спортивных мероприятий, отдыха, развлечений, мероприятий культурно-просветительского характера и иных аналогичных мероприятий).

- Учет хозяйственных операций, связанных с движением горюче-смазочных материалов, можно разделить на следующие стадии:

- - приобретение ГСМ;

- - хранение ГСМ (для тех организаций, у которых имеются специально оборудованные склады);

- - отпуск ГСМ;

- - списание ГСМ на счета учета затрат на производство или иные счета бухгалтерского учета;

- - реализация излишков ГСМ.

- На всех вышеуказанных стадиях необходимо вести как бухгалтерский, так и оперативный учет ГСМ.

- Кроме того, в связи с вступлением в силу с 1 января 2002 г. гл. 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса РФ бухгалтерам следует правильно организовать и налоговый учет ГСМ.

- Цель данной работы состоит в том, чтобы подробно рассмотреть вопросы организации учета горюче- смазочных материалов.

- Объектом работы послужил ООО «Шанс» г. Котельнич.

- Задачи работы:

- - правила учета ГСМ, приобретенных за наличные и по безналичному расчету;

- - по талонам и с использованием платежных карт;

- - методы формирования фактической стоимости ГСМ, если они приобретены по фактическим или по учетным (плановым) ценам;

- - нормы расхода топлива и первичные учетные документы, подтверждающие расход ГСМ;

- - порядок списания ГСМ в производство и особенности отражения реализации излишков ГСМ.

- Источником для написания работы являються: статьи журналов и газет, литература современных авторов; Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н.

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТКА ООО «ШАНС»

Объектом исследования в курсовой работе является Общество с ограниченной ответственностью «Шанс». Предприятие расположено по адресу: 612600 Котельнич, ул. Шатова 15.

Общество с ограниченной ответственностью «Шанс», создано в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08.02.98г.

Общество является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

Полное официальное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Шанс», сокращенное наименование: ООО «Шанс».

Общество является коммерческой организацией.

Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения. Общество имеет штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

Общество является собственником принадлежащего ему имущества и денежных средств и отвечает по своим обязательствам собственным имуществом. Учредители имеют предусмотренные законом и учредительными документами Общества обязательственные права по отношению к Обществу.

Участники отвечают по обязательствам Общества в пределах своих вкладов в уставный капитал.

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования не несут ответственности по обязательствам Общества, равно как и Общество не несет ответственности по обязательствам РФ, субъектов РФ и муниципальных образований.

Основной целью деятельности Общества являются извлечение прибыли.

Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Предметом деятельности Общества являются:

- текущее содержание города и объектов благоустройства;

- ритуальные услуги;

- предоставление услуг населению и предприятиям автокрана и длинномера КАМАЗ;

- а также осуществление других работ и оказание других услуг, не запрещенных и не противоречащих действующему законодательству РФ.

Все вышеперечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством РФ. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными Федеральными законами, Общество может заниматься только при получении специального разрешения.

Уставный капитал Общества определяет минимальный размер имущества, гарантирующий интересы его кредиторов, и составляет 10000) (десять тысяч рублей), который вносится имуществом согласно акту передачи имущества №1 от 08 октября 2001 года. 100% Уставного капитала принадлежат учредителям.

К моменту регистрации Общества уставный капитал оплачен в размере 100% путем передачи имущества учредителем на баланс Общества согласно акту передачи имущества №1 от 08 октября 2001 года.

Имущество, переданное исключенным или вышедшим из Общества участником в пользование Обществу в качестве вклада в уставный капитал, остается в пользовании Общества в течение срока, на который оно было передано.

Деятельность любого коммерческого предприятия осуществляется, в первую очередь, с целью получения прибыли, поэтому важным является анализ финансовых результатов деятельности предприятия (таблица 1).

За анализируемый период финансовым результатом деятельности предприятия была прибыль. Причем ее размер имел тенденцию к росту. Положительным моментом является рост рентабельности, что свидетельствует о том, что темп роста прибыли от продаж осуществлялся более высокими темпами по сравнению с темпами роста выручки от продаж и себестоимости продукции.

Для оценки деятельности предприятия большое значение имеет анализ финансового состояния предприятия. С этой целью был составлен аналитический баланс предприятия на основании бухгалтерских балансов (форма № 1) за 2005-2007 гг. (приложения 1)

Таблица 1 - Финансовые результаты деятельности предприятия

Первым шагом в анализе финансовой устойчивости является оценка источников формирования оборотных активов (таблица 2).

Как показал анализ, предприятие не имело нормальных источников формирования оборотных средств в 2005 г.

В последующие периоды в результате того, что предприятие использовало нераспределенную прибыль для расширения производства, было отмечено наличие нормальных источников формирования оборотных средств.

Анализ источников формирования запасов и затрат представлен в таблице 3.

Таблица 2 - Источники формирования оборотных средств, тыс. руб.

Таблица 3 - Источники формирования запасов и затрат

Таким образом, проведенный анализ показывает, что предприятие находится в кризисном финансовом состоянии. Не смотря на то, что имеются в наличии нормальные источники формирования оборотных средств, их недостаточно для формирования запасов и затрат.

Анализ финансовой устойчивости подкрепляется оценкой относительных показателей (таблица 4).

Расчет коэффициентов финансовой устойчивости подтвердил кризисное финансовое состояние. Так, например, предприятие зависит от заемных источников финансирования, о чем свидетельствуют высокие значения показателя финансовой зависимости.

Имущество предприятия обладает высокой мобильностью. Так, в 2005 г. на 1 руб. иммобилизованного капитала приходилось 21,55 руб., то в 2007 г. - 10,88 руб.

Таблица 4 - Коэффициенты финансовой устойчивости

Следующим этапом нашей работы будет анализ способности предприятия рассчитаться по своим краткосрочным обязательствам текущими активами. Для этого рассчитаем коэффициенты ликвидности баланса (табл. 5).

Таблица 5 - Коэффициенты ликвидности баланса

За анализируемый период показатели ликвидности были ниже оптимальных значений, не смотря на некоторый их рост. Это говорит о том, что баланс предприятия нельзя назвать ликвидным, а предприятие платежеспособным. Так, в настоящий момент времени в 2007 г. предприятие могло погасить только 1,5% своих краткосрочных обязательств. Реализовав дебиторскую задолженность предприятие смогло бы рассчитаться по 47% своих краткосрочных обязательств. Только реализовав оборотные активы в полном объеме ООО «Шанс» смогло бы погасить свой краткосрочный заемный капитал, но в этом случае предприятие не смогло бы вести свою коммерческую деятельность.

Работники ООО «Шанс» ведут экономическую, бухгалтерскую, кадровую работы, а также работы по материально-техническому снабжению. Для определения обязанностей и соподчиненности работников должны приводиться их должностные инструкции, которые оформляются по общей схеме, включающей 6 разделов: общие положения, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения и организация работы. На данный момент на ООО «Шанс» должностные инструкции на работников бухгалтерии разработаны. Структура бухгалтерии и распределение обязанностей изображены в приложении 3.

Для выполнения всех условий по Договору ведения бухгалтерского учета на ООО «Шанс» каждый работник знает свои обязанности и права, и несет персональную ответственность. К тому же, для четкой оперативности, существует перераспределение обязанностей (в случае отсутствия одного из работников бухгалтерии), каждый работник может выполнить любую бухгалтерскую работу: оформить первичные документы, по требованию руководства предоставить необходимую информацию и т.д.

Так как ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель Общества, то он и обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками организации, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера.

В этих целях на предприятии существует ряд приказов, закрепляющих требования по документальному оформлению хозяйственных операций и сведений. Например, в целях усиления контроля за финансовой дисциплиной и улучшения бухгалтерского учета издан приказ №1 от 01.01.01г., где оговорены сроки и порядок выдачи денежных средств под отчет сотрудникам, требования по оформлению авансовых отчетов. Приказы данного типа создают систему внутреннего контроля. При анализе системы внутреннего контроля на 000 «Шанс» следует учитывать специфические особенности торгового предприятия, для которого характерным является то, что бухгалтерский учет в них ведется ограниченным числом работников, поэтому допускается совмещение обязанностей лица, ответственного за ведение учета и хранение товарно-материальных ценностей. Таким образом, доверие к эффективности внутреннего контроля на данном предприятии должно быть ниже, чем для какого-либо другого субъекта. Но в любом случае не предприятии должна быть создана система внутреннего контроля, для обеспечения сохранности имущества, эффективности использования ресурсов, а также для законности совершаемых сделок и получения достоверных данных.

Рабочий план счетов В соответствии со ст.6 Закона о бухгалтерском учете, п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета №34-н, каждая организация должна на основе утвержденного Минфином Плана счетов (приказ №34 от 01.11.00г.) разработать собственный рабочий план счетов, в котором следует предусмотреть счета, необходимые для ведения в организации синтетического и аналитического учета.

При разработке собственного рабочего плана счетов ООО «Шанс» исходило из состава имеющегося у него имущества, видов и особенностей сделок, характера деятельности для достоверного имущественного и финансового положения. При этом разработанная номенклатура субсчетов, по мнению главного бухгалтера, рациональна для управления, анализа, контроля и отчетности. Кроме того, данная система кодирования субсчетов разработана в соответствии с действующими программами ПЭВМ.

На ООО «Шанс» бухгалтерский учет ведется строго по утвержденным типовым формам первичных документов. Если предприятие станет использовать документы, не предусмотренные типовыми формами, то в приказе об учетной политике нужно привести их перечень (так же это относится к формам для внутренней отчетности).

Работу по составлению «графика документооборота организует главный бухгалтер. Основой разработки графика документооборота является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете №105.

ООО «Шанс» постепенно переходят на полную автоматизацию бухгалтерского учета. На данный момент автоматизированы такие объемные участки работы, как учет заработной платы; учет материалов и товаров; касса и расчетный счет.

При этом бухгалтера предпочитают использовать такую программу как "1-С Бухгалтерия". В частности она применяется при выписке платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров, одним словом, денежных расчетов предприятия. При начислении заработной платы и отчислений в органы социального обеспечения а так же при обработке других хозяйственных операций в бухгалтерии используются программы местного назначения, разработанные и установленные собственным программистом фирмы. Естественно, что данные программы уступают таким современным усовершенствованным программам, как "1-С Бухгалтерия", "Бухгалтер Консультант" и прочие. Но собственные программы позволяют более наглядно и удобно отобразить основные особенности ведения учета на предприятии и отразить такие моменты, которые доступны лишь местным программам.

2. УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И СПИСАНИЯ ГОРЮЧЕ—СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются основной статьей расходов при эксплуатации автотранспорта. Под горюче-смазочными материалами понимаются автобензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также другие технические и специальные жидкости, используемые при эксплуатации транспортных средств (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, микроавтобусов, тягачей, самосвалов, фургонов, специальных и специализированных автомобилей (краны, погрузчики, пожарные автомобили и т.п.)). ГСМ, используемые организациями для эксплуатации автотранспортных средств, относятся к материально-производственным запасам, учет которых следует вести в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н (далее - ПБУ 5/01). Учет горюче-смазочных материалов организуется на основе:

- строгого соблюдения установленного порядка приемки и отпуска горюче-смазочных материалов;

- - тождественности данных оперативно-складского и бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов.

- При организации учета ГСМ необходимо соблюдать основные принципы оперативно- бухгалтерского метода учета, которыми являются:

- - подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета ГСМ на складах и в баках автотранспорта, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;

- - систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению ГСМ, а также ведения складского учета; бухгалтеры должны самостоятельно проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;

- - осуществление бухгалтерского учета материальных ГСМ в денежном выражении по учетным ценам или по фактической себестоимости в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения

- - складов и кладовых (материально ответственных лиц) - и марок ГСМ;

- - систематическое подтверждение органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам или по фактической себестоимости, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

- В соответствии с Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 "Топливо" счета 10.

- Учет горюче-смазочных материалов целесообразно организовать в разрезе следующих субсчетов:

- - субсчет 3-1 "Топливо на складе";

- - субсчет 3-2 "Топливо в баках автотранспорта";

- - субсчет 3-3 "Топливо по талонам".

- На субсчете 10-3-1 "Топливо на складах" учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и для других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки.

- Основанием для записей по дебету субсчета 10-3-1 "Топливо на складах" являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами. По кредиту субсчета 10-3-1 "Топливо на складах" производится списание горюче-смазочных материалов с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных ведомостей, накладных.

- При этом дебетуются:

- - субсчет 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств" - на стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам и водителям;

- - счета 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Издержки обращения" - на стоимость отпущенных с нефтескладов (пунктов заправки) смазочных материалов.

- На субсчете 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств" учитываются бензин и дизельное топливо, полученные водителями:

- - в виде талонов;

- - на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов.

- Субсчет 10-3-3 "Нефтепродукты по талонам" предназначен для учета талонов на бензин, дизельное топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении. В то же время на этом счете талоны учитываются только в том случае, если договором заправки, заключенным с АЗС, предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов.

- Для получения более точной информации рекомендуется использовать субсчета второго порядка. Например:

- - субсчет 10-3-1-1 "Бензин на складе" - по маркам;

- - субсчет 10-3-1-2 "Дизельное топливо на складе" - по видам;

- - субсчет 10-3-1-3 "Специальные масла на складе" - по видам.

- Аналитический учет ведется по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.

- Приобретение ГСМ может производиться предприятием:

- - за наличный расчет;

- - в безналичной форме. В первом случае ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия.

- Расчеты при безналичной форме приобретения производятся либо путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика - специализированной организации, либо путем проведения взаимозачета. Кроме того, одной из распространенных форм приобретения ГСМ является отпуск их с автозаправочных станций (АЗС) по талонам, а также по пластиковым картам.

2.1 Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях

- Приобретение ГСМ на АЗС за наличный расчет - это наиболее распространенный способ их приобретения. В этом случае водителям выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина (дизельного топлива). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40) выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций. Для этого руководитель предприятия издает приказ, в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств в кассе предприятия под отчет. В этом приказе также оговариваются сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов.

- При выдаче средств под отчет необходимо учитывать следующие требования действующего законодательства:

- - при наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только при представлении отчета по предыдущему (предыдущим) авансу (авансам);

- - не допускается выдача средств лицу, с которым организацией не заключен трудовой договор (контракт);

- - в организации должны быть установлены сроки и порядок отчетности подотчетных сумм.

- Журнал операций.

- Учет движения горюче-смазочных материалов при заправке их на АЗС за наличный расчет.

Таблица 6