Разработка Табеля унифицированных форм документов

Методические рекомендации по разработке нормативных документов отдела

Методика разработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени

Табель унифицированных форм документов организации – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы(1).

Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации»(2).

Разработка и соблюдение «табельных требований документирования» гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.

В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:

– оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;

– классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

– унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других(3).

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ(4). Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

– предпроектное обследование.

– выбор формы Табеля.

– формирование структуры Табеля.

– отбор форм документов для включения в Табель(5).

Основные задачи предпроектного обследования:

– определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;

– формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

– выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;

– определение массива документов для включения в Табель(6).

В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:

– документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;

– организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

– комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;

– документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель(7).

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.

Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.(8)

Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций.

Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:

1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение).

2–3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.

4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер.

5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)

6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ.

7–8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.

9–11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).

12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др(9).

В процессе разработки табеля и унификации документов особое внимание необходимо уделять наименованиям документов. Наименование документа должно точно соответствовать назначению документа и строиться в соответствии с современными требованиями, предъявляемыми к документам.

Разделами Табеля могут являться наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности отдела. Рекомендуется построение Табеля по функциональному признаку, так как оно исключает необходимость корректировки всего Табеля при изменении структуры отдела(10).

Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)(11), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения(12).

Выбор задач и функций отдела при подготовке Табеля остается за конкретной организацией в соответствии с ее положением.

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо выбрать вид внутренней структуры, которая определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля – это классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых в отделе(13).

Все пользователи обязаны в равной мере соблюдать требования Табеля при работе с документацией.

Руководство отдела и сотрудники используют Табель в справочных целях, а также в целях контроля за соблюдением требований рациональной организации документирования деятельности.

Справочным аппаратом к Табелю, облегчающим поиск необходимой формы документа, является оглавление (систематизированный список разделов табеля).

В табель унифицированных форм документов отдела включаются:

– формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента. Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

– формы документов, утвержденные нормативными актами органов власти и управления субъектов РФ;

– применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

– внутренние документы, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

Табель оформляется на общем бланке отдела и содержит следующие реквизиты:

– Наименование организации;

– Наименование вида документа;

– Дата документа;

– Регистрационный номер документа;

– Гриф утверждения документа;

– Место составления или издания документа;

– Заголовок к тексту;

– Текст документа;

– Подпись;

– Визы согласования.

Данный документ утверждается начальником Управления и является нормативным документом, обязательным для применения всеми работниками.

Методика разработки альбома унифицированных форм документов Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени

Альбом унифицированных форм документов отдела – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности отдела(14).

Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации(15).

Целесообразно альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой табеля унифицированных форм документов отдела и рассматривать альбом форм как дополнение к табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки табеля форм документов.

Возможны варианты, когда альбом унифицированных форм документов разрабатывается как приложение к инструкции по делопроизводству организации или как самостоятельный документ(16).

Цель разработки альбома унифицированных форм документов отдела – регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности отдела.

Этапы разработки альбома унифицированных форм документов:

– определение назначения альбома;

– определение структуры альбома и состава документов, включаемых в альбом, если альбом разрабатывается как самостоятельный документ – структура альбома самостоятельная; если альбом представляет собой приложение к инструкции по делопроизводству организации – его структура должна быть связана с разделами инструкции; если альбом разрабатывается параллельно с табелем – структура альбома должна отражать структуру табеля унифицированных форм документов;

– классификация документов в соответствии с выбранной структурой;

– распределение форм документов на уже унифицированные и нуждающиеся в унификации;

– унификация форм документов (разработка УФД и сбор УФД);

– формирование альбома унифицированных форм;

– разработка методических материалов по ведению альбома;

– согласование альбома с табелем, с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями;

– редактирование и удостоверение (подпись, утверждение)(17).

Разработка альбома унифицированных форм документов отдела предполагает метод унификации форм документов. Унификация форм документов заключается в:

– определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

– установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

– установление порядка расположения и оформления реквизитов;

– унификации текста документа(18).

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

– формирование объекта унификации – исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем унифицированных форм документов отдела);

– анализ документов и обобщение результатов анализа;

– разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома унифицированных форм документов отдела(19).

Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов отдела, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3–5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов»(20).

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др(21).

Трафарет – форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы – крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, – в заголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста) – в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и условные обозначения.

Показатели таблицы – переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки. При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф(22).

Анкета – форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной – их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос – ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.) или слов в именительном падеже. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков(23).

На каждой унифицированной форме, включаемой в альбом унифицированных форм отдела необходимо указать ее правовое основание (кем и когда утверждена).

Все унифицированные формы документов группируются в альбом унифицированных форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в отделе. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений с начальником общего отдела, заведующим архивом, альбом унифицированных форм документов отдела, как и табель унифицированных форм документов, утверждается начальником Управления.

Альбом форм документов, применяемых в отделе, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в отделе, и электронной копии, обеспечивающей быстрый доступ к документам.

По мере необходимости в альбом унифицированных форм документов отдела каждый год вносятся изменения и дополнения. Альбом унифицированных форм документов отдела вступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения.

Табель унифицированных форм документов

Содержание Табеля унифицированных форм документов

I. Общие положения

II. Основные положения

1. Организация управления

2. Планирование деятельности отдела

3. Регулирование деятельности отдела в нормативных и методических документах

4. Основная деятельность отдела:

Деятельность по осуществлению регистрационного учета граждан по месту

пребывания и по месту жительства

4.2. Деятельность по приему документов иностранных граждан по месту пребывания

5. Информационное обеспечение деятельности отдела

6. Документационное обеспечение

Учет и контроль исполнения документов

Хранение и использование документов

III. Ведение табеля, внесение изменений и дополнений

ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ УТВЕРЖДАЮ

СЛУЖБЫ ПО ЯНАО В г. САЛЕХАРД Начальник отдела Управления

________ И.О. Фамилия

___ _________ 200___

ТАБЕЛЬ

_________ №_______

г. Салехард

Унифицированных форм документов

отдела Управления Федеральной

миграционной службы

1. Общие положения

1.1. Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

1.2. Табель является:

– справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;

– справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;

– справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);

– справочником контроля за деятельностью исполнителей;

– справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

1.3. Табель решает следующие задачи:

– оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

– классификация применяемых в деятельности отдела форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

– унификация состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей;

– унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в отделе;

– упорядочение в целом документационного обеспечения отдела в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.

1.4. Внутренняя структура табеля определена группировкой форм документов по функциям деятельности.

1.5. Табель форм документов является нормативным документом обязательным для применения всеми работниками отдела.

1.6. Применение и изготовление форм документов, не предусмотренных табелем, не допускается.

1.7. Табель разработан в бумажной и электронной форме.