Делопроизводство в учебном учреждении

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Документ – бесценное средство связи и конечный результат солидных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Руководство предприятий персональную ответственность за состав, хранение и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском писком потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

В своей контрольной работе я опишу работу с документами в высшем учебном заведении Саратовском институте (филиале) Московского государственного университета коммерции (СИ МГУК). Мною будут охарактеризованы основные организационно-распорядительные документы, а также организация ведения деловой переписки. Все документы, приведенные в приложении оформлены на основе нового стандарта по ГОСТ P 6. 30 – 2003

1. Саратовский институт (филиал) Московского государственного университета коммерции

Саратовский институт является государственным высшим учебным заведением, входящим в состав Московского государственного университета коммерции в качестве его филиала.

Институт в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным закон РФ от 22 августа 1996 г. №125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», другими действующими законодательными и нормативными актами, уставом МГУК и внутренним Уставом. Учредителем института является Московский государственный университет коммерции. Институт осуществляет свою образовательную деятельность на основании лицензии, выданной Университету. Учредитель имеет безоговорочное право контроля любой формы деятельности Института в рамках своей компетенции.

Институт является юридическим лицом: имеет самостоятельный баланс, бюджетный, текущий и другие счета в банковских и других кредитных учреждениях, круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и собственным наименованием, угловой и другие штампы.

За институтом в целях обеспечения его уставной деятельности закрепляются объекты права пользования (земля, здания, сооружения, имущественные комплексы, оборудование, а также иное необходимое имущество потребительского, социального, культурного и иного назначения), отнесенные к федеральной собственности. Размещается он в отдельно стоящем здании. Институт располагает необходимой учебно-материальной базой: кабинеты и лаборатории оснащены новейшим оборудованием, ЭВМ и множительной техникой.

Институт (филиал) является бюджетной организацией. Высшим органом управления Института является Ученый совет Института – выборный представительный орган.

Высшим органом управления Института является Ученый совет Института – выборный представительный орган. Состав ученого совета Института объявляется приказом ректора Института, который является председателем этого совета.

В состав Ученого совета Института входит по должности ректор Института, который избирается коллективом Института с последующим утверждением Учредителем. Остальные члены совета избираются на Собрании преподавателей, научных сотрудников и представителей других категорий работников и обучающихся Института путем тайного голосования, простым большинством голосов при наличии кворума – 2/3 списочного состава полномочных членов собрания. Кандидаты в члены Ученого совета Института считаются избранными, если за них проголосовало более 50% присутствующих на собрании. Срок полномочий Ученого совета института 5 лет.

Решения Ученого совета являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами, персоналом и студентами Института и вступают в силу после подписания их ректором Института – председателем Ученого совета.

За время работы института сформировался и работает высококвалифицированный профессорско-преподавательский состав.

Систематически ведется работа по повышению научной квалификации кадров, ряд преподавателей в настоящее время занимаются подготовкой докторских и кандидатских диссертаций.

В Институте предусмотрены должности преподавательского, вспомогательного и другого персонала. Все должности в соответствии с законодательством Российской Федерации замещаются по трудовому договору (контракту).

Саратовский институт имеет следующие факультеты: коммерческий, менеджмента, учетно-финансовый, внешнеэкономической деятельности. В 1995 году был открыт факультет подготовки по ускоренной образовательной программе по заочной форме с трех годичным сроком обучения.

Факультет возглавляет декан, который организует всю работу на факультете и несет полную ответственность за его деятельность. Декан факультета избирается Ученым советом (тайным голосованием) сроком на 5 лет из числа наиболее квалифицированных и авторитетных специалистов соответствующего профиля, имеющих ученую степень и звание.

Институт имеет 7 кафедр. Это учебно-научные структурные подразделения Института, осуществляющие учебную, методическую, научно-исследовательскую работу по одной или нескольким родственным дисциплинам, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации. Кафедра возглавляется заведующим кафедрой, имеющим, как правило, ученое звание или ученую степень доктора наук, также избираемым на эту должность Ученым советом Института.

Институт осуществляет подготовку кадров высшей квалификации коммерсантов, менеджеров и экономистов в области учета, финансов и внешнеэкономической деятельности.

2. Схема-макет организационно-распорядительных документов

Организационно-распорядительные документы (ОРД) – документы, в которых фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

Изобразим графически типичный путь прохождения (схему-макет) документа (на примере письма), поступившего в организацию.

Таблица 1: «Схема-макет поступившего документа»