Организация хранения документации в организации

Актуальность темы.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Целью работы является проследить процесс хранения документов в организации.

Цель работы определяет следующие задачи:

1. Раскрыть значение номенклатуры дел

2. Рассмотреть порядок формирования дел

3. Изучить условия хранения документации

4. Проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения

5. Выявить правила проведения экспертизы ценностей документов

6. Рассмотреть порядок оформления дел

7. Изучить процесс сдачи дел в ведомственный архив

Объектом исследования являются документация организации.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности документации в организации.

Источниковая база

Основные аспекты хранения документации в организации изложены в законодательно-нормативных документах: ГОСТ 17914–72 «Обложка дел длительных сроков хранения. Типы размеры и технические требования», ГОСТ 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения», «Основные правила работы государственных архивов», «Основные правила работы ведомственных архивов», «Основные правила работы архивов организации».

Основная идея «Единая государственная система делопроизводства» – всесторонняя комплексная унификация. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: унификация и стандартизация документов; рациональная организация документооборота; организация труда делопроизводственного персонала; механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Государственный стандарт 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает для каждого понятия один стандартизированный термин. Это приводит к одинаковому пониманию того или иного термина в области делопроизводства и архивного дела.

«Основные правила работы ведомственных архивов»: определяют задачи и функции ведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций; общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов; требования к составлению и порядок оформления годовых разделов сводных описей дел организаций; рассматривают вопросы разработки, порядка согласования и утверждения номенклатур дел; вопросы подготовки и передаче документов в ведомственный архив; вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении.

Степень изученности темы

Всю имеющуюся по теме литературу можно условно разделить на три группы: труды, носящие общий, обзорный характер; публикации, рассматривающие данную тему как глубоко теоретический вопрос; работы, имеющие полезное практическое значение.

К первой группе можно отнести исследования: Соколова В.С., Петелина В.Г., Непогоды А.В., Сергазина Ж.Ф. Данная группа дает представление о сохранности документов в организации, главные понятия и основные положения.

Теоретические основы организации хранения документации в организации были затронуты в работах таких научных деятелей, как: Андреева В.И., Кузнецова Т.В., Уфинов С.С., Вигер А.М. Здесь подробно рассматриваются теоретические вопросы, касающиеся темы, затронуты детали и частные возможные случаи.

Работы, имеющие полезное практическое значение, таких авторов, как: Крайская З.В., Булюлина Е.В., Смирнова Е.П., Стяжкина Т.А. Данные работы имеют высокое значение для наилучшего изучения темы.

Горфейн Г.М. в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов.

Исследование «Делопроизводство» Стенюкова М.В. подробно раскрывает этапы работы с документами. Одним, из которых является этап – текущее хранение документов. Так же в данном исследовании рассматривается классификация документов по различным основаниям.

Работа Кирсановой М.В. «Современное делопроизводство» послужила информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных работе очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.

Литература по данной теме охватывает все процессы подготовки документов и организацию работы с документами, в том числе и хранение, вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение. Но на данном этапе времени происходит активный переход от бумажного документооборота к электронному. Тема организации хранения электронных носителей информации освещена мало и практически не изучена.

1. Организация хранения документации

1.1 Номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, то есть она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В-третьих, номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов. В-четвертых, классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. В-пятых, номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками храпения до 10 лет включительно. В-шестых, номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со сроками хранения свыше 10 лет. В-седьмых, номенклатура дел имеет и справочное значение при изучении структуры учреждения.

Общие требования к составлению и оформлений номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают несколько видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел отдельной организации, фирмы, учреждения, предприятия), примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом или отдельно для каждого структурного подразделения.

В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.

Сводная номенклатура, как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственный архивов указывают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых вделопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный, состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательная характер.

Руководители структурных подразделений обязаны не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо ответственное за делопроизводство и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами: «Государственной системой документационного обеспечения управления», «Основными правилами работы ведомственных архивов» и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы вся совокупность как полученных извне, так и созданных процессе деятельности подразделения.

При наличии типовой номенклатуры дел «Основные правила работы ведомственных архивов» предписывают: «заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации».

Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы

«Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений». Так как главным требованием к номенклатуре дел является охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены документы и временно действующих комиссий, творческих групп, других временных образований, созданных длярешения или обсуждения каких-либо задач. Требование к заголовку дела – краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов», употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией организации.

Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

При наличии однородных корреспондентов «заголовки дел, заведенные по географическому и покорреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или названий» .

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков и установления сроков хранения.

В сводной номенклатуре виндекс каждого дела входит обозначение структурного подразделении и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и, последовательно, повторяется из года в год.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

Таблица 1.1 Унифицированная форма номенклатуры дел