Влияние унификации документов на систему делопроизводства
Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.
В этой связи очень важной становится вопросы унификации документов. Опыт унификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании Генерального регламента 1720 года делались попытки из всего многообразия используемых в центральных и местных органов управления видов документов выделить ту часть, которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических, правовых и других задач управления. Например, в "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" общее количество переписки было сведено к минимуму, получили повсеместное распространение типизации и трафаретизации текстов. В последующие периоды развития государственности такие работы проводились как в широких масштабах, так и в пределах отдельных ведомств.
Поиски наиболее оптимальных методов унификации особенно характерны для XX - начала XXI вв. Основные принципы унификации и стандартизации рассматриваются в работах В.А.Архипова, И.П.Маркова, А.Н. Соковой, Т.В.Кузнецовой, М.П. Илюшенко, Я.З.Лившица и др.
Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени, найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведения и практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации документов в предшествующие годы и тщательный анализ современных проблем унификации документации представляется актуальным направлением исследования.
Целью данной дипломной работы является рассмотрение в историческом аспекте влияния унификации документов на систему делопроизводства. Задачи исследования:
· охарактеризовать систему делопроизводства
· определить роль унификации документов в системе делопроизводства
· изучить историю становления и развития системы делопроизводства в России
· рассмотреть влияние унификации документов на систему делопроизводства в различные исторические периоды.
Объектом исследования является система делопроизводства.
Предмет исследования – унификация документов.
В ходе работы над дипломным проектом нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.И.Андреева, В.А.Кузнецова, М.П.Илюшенко, В.А. Кудряев и др.
Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.
Во введении обосновывается актуальность, также рассмотрены объект, предмет и задачи исследования.
В первой главе работы рассматриваются теоретические проблемы унификации документов.
Во второй главе исследования проблемы унификации документов рассматривается в историческом аспекте.
В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведенного исследования.
Список используемых источников включает статьи и работы ведущих специалистов документоведческой сферы деятельности.
Глава 1. Влияние унификации документов на систему делопроизводства: общая характеристика
1.1 Система делопроизводство: сущностные особенности
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин "делопроизводство" в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно в речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин образован от сочетания слов "производство дела". Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин "дело" обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина "делопроизводство".
Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с документами. Термин "делопроизводство" в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину "документационное обеспечение управления", который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.
Согласно ГОСТу Р 51141-98, делопроизводство (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. По мнению некоторых специалистов-документоведов, термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как "программное обеспечение", "информационное обеспечение", "лингвистическое обеспечение" и т.п..
Делопроизводство (ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Согласно В.И. Андреевой, документационное обеспечение управления -деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
В современном значении документационное обеспечение управления – самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Документационное обеспечение управления предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Этот процесс поддерживается информационной технологией - системой методов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческой документации, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения.
Государственная система документационногообеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых вее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.
Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обслуживания:
· в министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
· на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
· в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; в совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;
· в (органах местного самоуправления) и в аппарате управления общественных организаций – общий отдел. В состав общего отдела включается: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
· в организациях, не умеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
· совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
· сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
· разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
· осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
· регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
· организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; размножение и проектирование бланков документов;
· разработка номенклатуры дел организации, обеспечения хранения дел и оперативного использования документной информации;
· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
· разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;
· осуществление контроля за правильностью оформления и формированияструктурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
· организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде;
· повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;
· организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ .
Как видим, организация деятельности службы документационного обеспечения управления важная составляющая всей деятельности учреждения, организации и фирмы, от качества деятельности которой зависит эффективность управленческой работы.
1.2 Унификация документов: основные понятия
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.
Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов". Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.
Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ).
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой, взамен применяемой даст значительный экономический эффект.
Работа по унификации включает:
· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
· внедрение разработанных ОКТЭИ;
· ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Основные направления развития унификации документов
1.Сокращение избыточности информации в документах
Сокращение избыточности в документах может быть достигнуто тремя основными способами:
1.1.сокращением количество документов;
1.2. сокращением количество текстов входящих в документы. Сокращение объемов текста может быть достигнуто в результате следующих мер.
а) применения телеграфного стиля в изложении документов.
б) применения типовых текстов. При подготовке типовых текстов производится сокращение их объемов по сравнению с применяемыми ранее индивидуальными.
в) деления текста на четкие структурные части и элементы позволяющие за счет исключения переходов от одной фразы к другой сократить объем текста до 5%.
г) применения в отчетах, справках, докладных записках и в других документах, отражающих ход выполнения планов, заданий или установленных норм, информации по отклонениям, опуская те показатели, которые соответствуют планам, заданиям или нормам.
2.1. сокращением количество числа лиц, вынужденных читать документ
Для сокращения числа лиц, вынужденных читать документы, могут быть рекомендованы следующие меры:
а) рациональное построение документопотоков: в некоторых случаях с этой целью могут быть оправданы даже структурные изменения в аппарате управления.
б) правильное адресование документов, то есть адресование именно на тот уровень управления, на котором принимается решение по данному вопросу.
в) постоянная структура текста позволяет читать не весь документ, тому кто с ним знакомится, а разные части документа читать с различной скоростью.
4) указание фамилии составителя (исполнителя документа) и номера его служебного телефона не только повышает его ответственность, но стимулирует непосредственное к нему обращение, в том числе и по телефону, что создает условия для уменьшения переписки или более правильного адресования письма-ответа.
2.Создание общей модели построения документов является одним из основных направлений унификации и стандартизации документов в настоящий период. Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики. Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели. Применение графических моделей построения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системы моделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации и стандартизации документов. К рассмотрению этих моделей мы вернемся ниже в отдельной главе.
3.Углубление формализации документов одно из важных направлений их унификации и стандартизации. Степень формализации документов определяется методами их изготовления и обработки и должна быть наиболее высокой при автоматизации этих процессов. Причем степень формализации документов зависит как от устройств и способов ввода данных, так и от способов хранения и обработки введенной информации.
4.Применение единой терминологии в документах. Формализация смыслового содержания документов (естественного языка) нужна для типизации текстов и особенно для их быстрого поиска из большого массива таких документов. Применение единой терминологии является одним из направлений унификации и стандартизации как формы, так и содержания документов. Единообразие терминов необходимо в наименованиях видов и разновидностей документов, их реквизитов, в управленческих текстах на естественном языке
Унификация терминологии в документах проводится по различным направлениям. Разрабатываются правила построения заголовков форм документов. Составляются единые перечни показателей входных форм, при этом повышается точность формулировок реквизитов, обеспечивающих полное соответствие их наименований и содержания, исключающая возможность различных толкований. Для сокращения применяемой лексики разрабатываются тезаурусы реквизитов-признаков, технико-экономических показателей и составляются дескрипторные словари. Применяется формализованная грамматика, позволяющая эффективно вводить элементы управленческих текстов. Унификация терминов управленческих документов упрощает их кодирование, а также обеспечивает эффективную обработку и поиск документов в автоматизированных системах управления.
5.Типизация и трафаретизация текстов. В практике управления встречается большое количество однотипных управленческих ситуаций, для описания, которых могут применяться одни и те же тексты. Такие тексты, пригодные для многократного применения в неизменном виде или с некоторыми изменениями, называют типовыми. Бланки документов, включающие в себя фрагменты типового текста, называют трафаретными. Типовые тексты оформляются в виде сборников, трафаретные — в виде набора бланков
Считается, что до 45% текстовых документов, применяемых в управлении, поддаются типизации и трафаретизации.
В литературе определяют следующие принципы унификации документов:
1.Соответствие документов решаемым задачам или процедурам управленческих действий.
2.Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или считывания.
3.Снижение физического объема документов в результате обоснованного определения площадей для размещения реквизитов.
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Глава 2. Влияние унификации документов на систему делопроизводства в различные исторические периоды
2.1 Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)
Об организации делопроизводства на ранних стадиях развития Древнерусского государства можно судить лишь по сохранившимся письменным документам, а также по некоторым археологическим находкам. В частности, договоры киевских князей с Византией 911 и 945 гг. свидетельствуют о том, что уже в то время имелись традиции составления письменных завещаний и подорожных грамот для купеческих кораблей.
В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частно-правовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т. д.
По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), – а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т. е. подписи на склейках).
Хотя в Древнерусском государстве постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами — дьяков, подьячих, писцов — появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства. Однако говорить об унификации в этот период еще рано.
В XV—XVII вв. формируется приказное делопроизводство.
По мере превращения Московского княжества в великорусское государство усложнялись его административные задачи, отдельные части управления, находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращались в постоянные присутственные места — избы или приказы. Деятельность приказов (Большой казны, разрядного, посольского, тайных дел, разбойного, холопьего, сибирского и др.) определялась высшим правительственным учреждением — Боярской Думой; эти учреждения выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.
Часть приказов относилась к органам территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями.
Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно. По мнению исследователей, в XVII в. функционировало от 40 до 70 приказов.
Приказ возглавлял приказной судья, назначаемый из думных чинов, в его ведении находились один - три дьяка (к концу XVII в. в крупных приказах было 6—10 дьяков). В ведении дьяков находились подьячие, которые в зависимости от знаний, стажа и опыта разделялись на "старых" (старших), средних ("средней руки") и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу.
В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находилась в ведении приказных судей. Дьяки и подьячие занимались делопроизводством, они отправляли в приказ челобитные, доклады, доношения, хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим "средней руки" доверялась более сложная работа — подготовка решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием — во многих царских указах XVII в. подчеркивается необходимость строго контролировать их работу. Подьячие, допускающие ошибки в официальных документах, подвергались строгому наказанию – их били батогами, лишали жалованья.
В ведении приказов находились воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" — приказную избу и помощников — "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба имела подразделения - столы.
Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие, канцелярию и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные — в сундуках-ларях в тех же помещениях, в которых велись текущая работа и прием посетителей.
Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки — документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты — это царские указы, посылаемые из приказов на места — боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.
Важнейшим признаком официального документа является его формуляр — совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр — результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала.
В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого — кому):
"От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому..."
или:
"...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами ...", а затем излагалось существо вопроса.
Челобитные и отписки начинались с обращения:
"Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой ..."
или:
"Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...".
При обращении к великому князю служилые люди писались холопами ("бьет челом холоп твой"); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети — сиротами; духовные лица — богомольцами.
В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:
"Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день".
Челобитная заканчивалась заверительной надписью: "К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил", а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.
Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: "... вели государь мне дать...", а заканчивалось: "...царь-государь смилуйся пожалуй...".
Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:
· вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;
· постановления о финансовом управлении;
· отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;
· постановления о полицейской деятельности воеводы;
· определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов:
· поступление документа;
· передача его на рассмотрение;
· подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела;
· оформление документа, содержащего решение.
При поступлении документа на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету "Выписать", что означало "навести справки". Фактически с этого начиналось рассмотрение дела. Дела в приказе рассматривались по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными сведениями, решение ("отпуск") готовилось сразу, если же их было недостаточно — начинался сбор необходимых материалов. В случае, когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей, короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.
Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса. Если думные дьяки вносили коррективы, в подготовленный проект, то после вынесения решения дьяк "чернил" документ, т. е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий "справлял", т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью — "справой", подтверждая соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал после "приписи" (подписи) дьяка. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, — своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.
Подпись дьяка была весьма своеобразной: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа - это было узаконено Судебником 1550 г. в целях предохранения документа от фальсификации и подлога.
В московских приказах впервые произошло обособление оконченных дел от "текущих". Документы начали хранить не только в кулях, мешках и сундуках — в некоторых приказах (например, Поместном) появились шкафы для хранения документов и принимались меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.
Уложение 1646 г. и ряд указов, принятых позже, ввели нормы письменного оформления различных договоров, благодаря чему установилось внешнее единообразие деятельности приказов.
Однако известно, что образцы документов применялись и в более ранний период. В частности, Н.П.Лихачев упоминает о старинных сборниках образцов актов - составители которых в качестве примеров брали настоящие, а не выдуманные документы. Из наиболее ранних, дошедших до нас, он называет сборник митрополитчьих грамот (оригинал ХV в.), дошедший в нескольких списках, титулярники, содержащие вари