Алфавитный каталог: его функции, назначение и организация на примере центральной библиотеки

Алфавитный каталог является важнейшей частью системы каталогов в современной библиотеке. Актуальность темы состоит в том, что алфавитный каталог с одной стороны, является простейшим инструментом к поиску нужной информации для пользователя, а с другой стороны – это совершеннейшая система накопления информации в алфавитном порядке.

Целью моей курсовой работы является показать огромное значение алфавитного каталога в современной библиотеке, на примере центральной библиотеки обозначить его организацию. В современной библиотеке каталоги – основа любой библиотечной деятельности. Значение каталогов проявляется на любом участке библиотечной работы. Без каталогов невозможно хорошее обслуживание пользователей. По каталогу библиотекарь вместе с пользователем осуществляет информационный поиск. Каталоги помогают библиотекарю в рекомендации книг, каталогами работники библиотеки пользуются при комплектовании книг, при обработке новых поступлений литературы. Однако важная роль каталогов состоит в том, что пользователи имеют возможность самостоятельно, без посредничества библиотечного работника, установить наличие в данной библиотеке литературы по интересующему их вопросу. Система каталогов и картотек вместе со справочными и библиографическими изданиями образует справочно-библиографический аппарат, предназначенный для поиска необходимой информации пользователей библиотеки.

Задачей моей курсовой работы является описание структуры современного алфавитного каталога, выявление его функций, назначения.

Библиотечные каталоги – динамически развивающаяся область библиотечной практики. Инновационные процессы, развивающиеся в современных библиотеках, коснулись не только сферы обслуживания читателей, но и области обработки и каталогизации литературы. Компьютеризация библиотечных каталогов дает возможность оперативного обслуживания пользователей, точного удовлетворения их запросов. Однако наряду с компьютерными, остаются востребованными и традиционные каталоги.

Алфавитный каталог является таким каталогом, который отражает в себе формальные поисковые признаки.

Алфавитный каталог (АК), по определению толкового словаря 1992 года издания - это «библиотечный каталог, в котором библиографические записи (БЗ) располагаются в алфавитном порядке имен (фамилий) индивидуальных авторов или заглавий документов»(1).

Эдуард Рубенович Сукиасян в 2003 году определяет алфавитный каталог следующим образом: « Алфавитный каталог, АК, в котором БЗ располагаются в алфавитном порядке имен лиц, наименований организаций и (или) заглавий документов. В некоторых странах АК функционирует в виде двух самостоятельных каталогов – авторского (имен лиц и наименований организаций) и заглавий документов»(2).

Сравнивая два этих определения алфавитного каталога, можно проследить эволюцию взглядов современных библиотековедов на данную проблему: лаконизм и простота определения 1992 года уступает место более обширному значению в 2003 году. Здесь мы видим, как под влиянием времени и с изменением общества в целом, в понятие алфавитного каталога входит уже не только алфавитный порядок имен и заглавий документов, но и наименования организаций.

В библиотечных каталогах отражаются имеющиеся в фондах библиотек произведения печати (издания), видео- и аудио- материалы, электронные носители с полнотекстовыми базами данных (CD, дискеты, флеш-карты, жесткие диски персональных компьютеров), а также неопубликованные материалы, составляющие в совокупности документы – материальные объекты с информацией. По назначению каталоги делят на читательские и служебные, а также сочетающие одновременно функции читательских и служебных. Внутреннее единство системы каталогов и картотек опирается на применение стандартизированных правил составления библиографических описаний для всех каталогов и картотек(3) и обеспечивается общей для библиотек страны системой классификации – Библиотечно-библиографической классификацией (ББК)(4).

В современной научной библиотечной прессе поднимается вопрос по поводу паспортизации каталогов, имеющихся в крупнейших библиотеках страны, так как в данное время каталоги (в том числе и алфавитные) рассматриваются как национальное достояние страны. Известные библиотековеды, такие, как: Э. Р. Сукиасян, Е. Кузьмин, И Г. Моргенштерн, Н. В. Перегоедова, - высказываются за паспортизацию каталогов национальных библиотек России. В будущем планируется разрабатывать национальный проект, поддерживающий развитие библиотек в этом направлении.

Глава 1. Алфавитный каталог, его функции, назначение, организация

Алфавитный каталог, в котором библиографические описания произведений печати располагаются в порядке алфавита фамилий авторов, наименований учреждений и организаций, принятых в качестве авторов, и заглавий произведений, является обязательной составной частью системы каталогов каждой библиотеки.

Задача алфавитного каталога – дать ответ на два основных вопроса:

1. есть ли в библиотеке определенная, заранее известная читателю книга (журнал, нотное, картографическое или другое издание;

2. какие книги данного автора имеются в библиотеке.

К алфавитному каталогу обращаются в тех случаях, когда необходимо получить ответ на частные вопросы: какими изданиями представлена книга, в каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, редактора, составителя, иллюстратора. На первые два вопроса отвечает любой алфавитный каталог. На остальные – в зависимости от потребностей читателей и соответственно от границ применения вспомогательных описаний.

Функции алфавитного каталога:

1. информационная,

2. поисковая,

3. справочная.

Алфавитный каталог выполняет в библиотеке информационную, поисковую и справочную функции.

Специфика его построения позволяет собрать в одном месте все произведения определенного автора независимо от их содержания, а также от того, выступает ли данное лицо в качестве индивидуального (самостоятельного) автора или соавтора, редактора или переводчика, составителя или комментатора. Таким образом, в каталоге создаются авторские комплексы.

Информационная и поисковая функции алфавитного каталога заключаются в том, что он раскрывает фонд библиотеки по авторскому признаку и обеспечивает поиск известных читателю книг по фамилии автора, наименованию коллектива или названию (или другому признаку, использованному в качестве заголовка вспомогательного описания) изданий.

Алфавитный каталог также называют авторским. Однако термин «авторский комплекс» достаточно условен, так как в алфавитном каталоге указываются далеко не все авторы, работы которых представлены в фонде. Например, при описании книг, написанных четырьмя и более авторами, добавочное описание делается лишь на фамилию первого автора. Не выявляются обычно все фамилии авторов статей, включенных в сборники, труды, ученые записки. Теоретически возможно полное раскрытие авторского состава фонда библиотеки в алфавитном каталоге, но в традиционном (карточном) каталоге практически это реализовать невозможно.

Справочная функция алфавитного каталога реализуется с помощью генерального алфавитного каталога. По нему наводят всевозможные справки, связанные с комплектованием библиотек (например, когда нужно проверить, имеется ли в фонде, конкретная книга и в каком количестве экземпляров), с обработкой новых поступлений, с составлением библиографических пособий.

Особенно велика роль алфавитного каталога в крупных библиотеках. Алфавитные каталоги Российской Государственной библиотеки, Библиотеки Академии наук Российской Федерации, Библиотеки Конгресса США и других всемирно известных библиотек представляют собой репертуары национальной книги.

Алфавитный каталог может также оказывать читателям помощь в выборе интересующих их произведений и тем самым пробуждать новые интересы. С помощью алфавитного каталога можно популяризировать как отдельные произведения, так и знакомить с творчеством того или иного автора в целом, обратить внимание читателя на неизвестные ему труды интересующего его автора. Например, труды Ключевского Василия Осиповича в зависимости от их содержания будут рассредоточены в систематическом каталоге в нескольких отделах: истории, религиоведении, философии. В алфавитном же каталоге все описания этих работ объединяются под его фамилией и окажутся в одном месте.

Ценное свойство алфавитного каталога – простота работы с ним. Пользователю, разыскивающему описания интересующих его изданий, не обязательно ориентироваться в системе классификации, без чего не обойтись при использовании систематического каталога, или уметь сформулировать предмет книги, как этого требует обращение к предметному каталогу. Знания основных библиографических сведений о разыскиваемой книге вполне достаточно для быстрого ее нахождения. Даже в том случае, если пользователь не располагает всеми необходимыми данными о книге, он найдет ее с помощью вспомогательных описаний и вспомогательных карточек.

Задача вспомогательных карточек алфавитного каталога – облегчить пользователю ориентировку в каталоге. Вспомогательные карточки существенно отличаются от вспомогательных описаний: они не содержат библиографического описания, не связаны с каким-либо определенным изданием.

Виды вспомогательных карточек в алфавитном каталоге:

1. ссылочные (общие и частные),

2. справочные.

Общие ссылки (отсылки) с помощью сокращенного слова «см.» (смотри) отсылают пользователя от отвергнутой формы фамилии автора или наименования учреждения к форме, принятой в заголовке описания.

Общеизвестно, что одни авторы издают свои труды под подлинной фамилией, другие – под псевдонимом или под несколькими псевдонимами. Некоторые писатели печатаются и под подлинной фамилией и под псевдонимом (псевдонимами). В алфавитном каталоге произведения одного и того же автора отражаются всегда под единообразной, наиболее известной формой его имени: либо под подлинной фамилией, либо под псевдонимом. Поэтому, чтобы ориентировать пользователя, под каким заголовком описаны работы интересующего его автора, в каталог включаются общие ссылки: в одних случаях от псевдонима к подлинной фамилии, в других – от фамилии к псевдониму.

Частные ссылки (перекрестные) с помощью слов «см. также» взаимно отсылают от одного заголовка описания к другому, также принятому в данном каталоге. Этот вид ссылок применяется главным образом при описании официальных изданий учреждений и организаций с измененными наименованиями. Описания материалов в этих случаях, согласно существующим правилам, будут стоять в каталоге в разных местах – соответственно наименованиям учреждений. Однако пользователь, обратившийся только к одной из форм заголовка описания, с помощью частных ссылок будет направлен ко всем другим заголовкам, под которыми отражены нужные издания. В крупных библиотеках частные ссылки могут применяться, кроме того, для связи одинаковых заголовков в разных алфавитных рядах. Так, при наличии книг отдельных авторов на русском и иностранном языках, в каталог русских книг полезно включить частную ссылку, отсылающую пользователя к тому же заголовку в каталоге иностранных книг.

Справочные карточки, так же как ссылки, не содержат описания. Они предназначаются для отыскания в каталоге произведения определенного индивидуального или коллективного автора. Когда требуется не только отослать пользователя к другому заголовку, но и дать некоторые объяснения, справочные карточки могут заменить общие и частные ссылки. Так, при отсылке от старого наименования учреждения к новому полезно указать, в каком году произошла реорганизация, с какими учреждениями оно объединилось под новым наименованием и другие сведения. Нередко справочные карточки используются для раскрытия коллективных псевдонимов, для выявления подлинного автора книг, ошибочно приписывавшихся другим лицам или известных только как анонимные.

В генеральном алфавитном каталоге должны быть сосредоточены все сведения о фонде библиотеки и раскрытии его в каталогах. Это достигается с помощью библиотечных пометок – служебных записей, одни из которых помещаются на лицевой стороне карточек, другие – на оборотной. К библиотечным пометкам относятся: шифр, инвентарные номера, справки о вспомогательных описаниях, полный индекс, предметные рубрики.

Правильная организация каталога может быть достигнута при условии точного применения, как общих правил расстановки карточек, так и специальных приемов отражения в каталоге изданий, имеющих научную или художественную ценность. В алфавитный каталог книг включаются основные и вспомогательные (добавочные, аналитические, серийные) описания, ссылки и справочные карточки. Все карточки, включаемые в алфавитный каталог, расставляются в общем алфавите, в соответствии с буквенным составом их начальных слов. (5)

Если первое слово одного описания совпадает с началом первого слова другого, то карточка с описанием, начинающимся с более короткого слова, ставится впереди. При полном совпадении начальных слов различных описаний (карточек) расстановка производится по алфавиту вторых, третьих и т.д. слов.

Если тождественные начальные слова в одних описаниях обозначают фамилию автора, а в других – служат первым словом заглавия или наименования коллектива, впереди ставятся описания под индивидуальным автором, затем под коллективом и под заглавием. Если наименование коллектива на одних карточках является заголовком описания, а на других – начальными словами заглавия, то описания под заглавием ставятся после описаний, сделанных под коллективным автором.

Применяемые в заголовке описания или в заглавии сокращенные наименования стран, республик, организаций и учреждений при расстановке рассматриваются как одно слово.

Авторские описания располагаются по алфавиту фамилий и инициалов, приведенных в заголовке описания. В случае совпадения фамилии автора с первым словом наименования коллективного автора или заглавия, описания, сделанные под индивидуальным автором, ставятся впереди других.

Описания произведений авторов-однофамильцев расставляются в алфавитном порядке инициалов. Если при фамилии указан только один инициал, карточка ставится впереди других с тем же начальным инициалом. Описания, имеющие в заголовке только фамилию (без инициалов), ставятся впереди всех описаний, имеющих в заголовке ту же фамилию.

Описания произведений авторов, имеющих двойные или составные фамилии, расставляются после описаний произведений авторов, фамилии которых совпадают с первой частью двойной или составной фамилии.

Если в заголовке описания перед фамилией автора имеется приставка (предлог, член и т.д.), при расстановке фамилия с приставкой рассматривается как одно нераздельное слово.

Описания произведений авторов народов Азии и Африки расставляются по алфавиту фамилий и имен, причем каждое из них, по общим правилам, рассматривается как самостоятельное слово.

Описания произведений одного автора расставляются по алфавиту заглавий. Но если в каталоге наряду с отдельными его произведениями имеются собрания сочинений, то описания располагаются двумя последовательными рядами. Первый ряд составляют описания собраний сочинений, в убывающем порядке полноты издания. Все остальные издания (отдельные произведения или сборники) расставляются во втором ряду в общем алфавите заглавий.

Описания одноименных собраний сочинений или различных изданий одного произведения, если на них составляются самостоятельные описания, расставляются в обратнохронологическим порядке годов издания и нисходящей последовательности порядковых номеров издания.

Основные описания произведений двух и трех авторов расставляются в каталоге по фамилии первого автора. Собрания сочинений, по общему правилу, выносятся вперед, а описания отдельных произведений ставятся в общем алфавите заглавий с произведениями, написанными единолично первым автором. Добавочные описания на соавторов расставляются в общем алфавите заглавий их произведений. Таким образом, заголовок основного описания, повторенный в добавочном, во внимание не принимается.(6)

Добавочные описания на первого автора книг, принадлежащих четырем и более авторам и описанных под заглавием, также расставляются в общем алфавите его произведений.

Добавочные описания на составителей, редакторов и других лиц, принимавших участие в работе над произведением или подготовке его к изданию, расставляются в одном ряду с описаниями произведений, в которых они являются авторами или соавторами. Описания, составленные под коллективным автором, расставляются по алфавиту первых, а при их совпадении – последующих слов заголовка. В пределах описаний, основных и добавочных, составленных под одинаковым заголовком, карточки расставляются в общем алфавите заглавий.

Расстановка описаний, составленных под заглавием, производится по алфавиту первых, а при их совпадении – последующих слов. Предлоги и союзы в начале и в середине заглавия при расстановке рассматриваются как самостоятельные слова. Ученое или почетное звание, обозначение, чин, титул, духовный сан, приведенные в заглавии, при расстановке принимаются во внимание.

Если в заглавие входят в качестве неотъемлемой части числительные или цифры, при расстановке карточек они принимаются во внимание в их словесном выражении. Если однотипные заглавия различаются только цифрами, расстановка производится в возрастающей последовательности чисел, выраженных этими цифрами.

Расстановка описаний разных изданий одного произведения, выпущенных с одинаковым заглавием, производится в обратнохронологическом порядке годов издания и в нисходящей последовательности порядковых номеров издания.

Таким образом, вышеперечисленные особенности организации алфавитного каталога, позволяют библиотекарям составить и оформить алфавитный каталог в наиболее удобном и доступном виде для читателя и наиболее полно удовлетворить его запросы.

назначение алфавитный каталог библиотека

Глава 2. Анализ функционирования каталога Центральной городской библиотеки

2.1 Карточный алфавитный каталог

Традиционный (карточный) алфавитный каталог (АК) в системе каталогов Центральной городской библиотеки муниципального учреждения культуры «Централизованная библиотечная система города Саратова» представлен двумя каталогами: служебным и читательским. Служебный алфавитный каталог – единственный каталог библиотеки, выполняющий учетно-регистрационную функцию, важнейший документ, к которому ограничивается доступ не только читателей, но и сотрудников библиотеки. Каталог размещается в отделе комплектования и учета литературы ЦГБ г. Саратова. Список лиц, имеющих право самостоятельно обращаться к каталогу, утверждается приказом директора МУК «ЦБС г. Саратова». Ящики каталога из отдела комплектования и учета литературы не выносятся.

Центральный служебный алфавитный каталог включает библиографические описания на имеющиеся в фондах МУК «ЦБС г. Саратова» книги и брошюры, как для взрослых, так и для детей. В служебный АК включаются только основные описания. На лицевой стороне карточки помещают библиографическое описание, инвентарный номер, библиотечный шифр (по таблицам ББК), полный индекс, цену, пометки о вспомогательных добавочных описаниях в читательском АК. Единое библиографическое описание, полный индекс и библиотечные пометки о добавочных описаниях, приведенные на карточке служебного АК, связывают его с центральным читательским АК и АК библиотек-филиалов (которых в системе МУК «ЦБС г. Саратова» - 46).БС г. точке служебного АК и АК библиотек-филиалов (которых в системе МУК "очки помещают библиографическое описаниеЭПИЦ), создан

Основная карточка служебного АК содержит сведения обо всех карточках, представляющих данный документ в системе каталогов библиотеки, о местонахождении всех экземпляров документа в библиотечном фонде, а также информацию служебного характера (сведения о сотрудниках библиотеки, принимавших участие в библиотечной обработке документов, сроках прохождения этапов обработки).(7)

Учетный каталог выполняет учетные и справочные функции и ведется по тем же правилам, что и центральный служебный АК. Учетный каталог организуется с момента введения «Инструкции об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры…»(8) и отражает все виды произведений печати и другие материалы, поступающие в единый фонд МУК «ЦБС г. Саратова» (централизация библиотек в ЦБС в Саратове произошла в 1981 году). С момента организации учетного каталога центральный служебный АК перестал пополняться, и был законсервирован.

Основные преимущества центрального читательского АК, находящегося в ЦГБ, – простота в использовании, доступность для любой категории потребителей, прямой доступ к информации (читатель сразу же может получить сведения о наличии в фонде документа и его шифр хранения). Этот каталог размещен для широкого доступа читателей в Электронном поисково-информационном центре библиотеки (ЭПИЦ). Сотрудники (библиографы), работающие в библиографическом отделе ЭПИЦ, - консультируют читателей по поводу правильного использования каталога. В отличие от центрального служебного АК в читательском АК отражаются только последние или лучшие издания каждого названия. На карточке делается пометка: «В библиотеке имеются и другие издания». Кроме основных, в центральный читательский АК включаются все необходимые вспомогательные описания: на фамилии соавторов, редактора, составителя, на заглавие, а также ссылочные и справочные карточки, облегчающие поиск. Все это расширяет информационные и поисковые возможности читательского АК.

На лицевой стороне карточек читательского АК проставлен инвентарный номер, библиотечный шифр, полный индекс систематического каталога, пометки о добавочных описаниях.

Каталогизатору и библиографу предоставляются широкие возможности в детализации материала, так как алфавитная расстановка легко сочетается с хронологической (по году издания), простейшей систематической (этот прием используется, например, для группировки произведений индивидуального автора), нумерационной и другими. С помощью добавочных библиографических записей (БЗ) в АК организуется авторский комплекс – группа БЗ на произведения одного лица, выступающего в качестве автора (соавтора), составителя, редактора. АК книжных изданий на русском языке имеет в структуре два алфавитных ряда: русский и латинский. В ЦГБ функционирует отдел литературы на иностранных языках, поэтому алфавитный каталог литературы, изданной на иностранных языках, находится именно в этом отделе. Алфавитный каталог на русском языке находится в структуре Электронного поисково-информационного центра библиотеки (ЭПИЦ), созданного на базе отдела автоматизации и библиографического отдела летом 2004 года.

2.2 Электронный каталог

Входящая в третье тысячелетие современная библиотека — это уже не только книгохранилище, но и своеобразный "электронный архив". Это единственное место на земле, где предоставляется доступ к информации и на традиционных ее носителях, и в электронном виде. В результате широких дискуссий в профессиональной библиотечной среде в середине 1990-х годов были выстроены приоритеты проводимой Министерством культуры РФ политики модернизации библиотечного дела. В Федеральной целевой программе "Культура России (2001 — 2005 годы) на первом месте стоит следующая задача:

«Создание и развитие общероссийской информационно-библиотечной компьютерной сети "Либнет". Проведение комплекса мероприятий, связанных с внедрением системы машиночитаемых форматов Я115МАКС, разработкой и внедрением стандартов и других нормативных материалов, переход на корпоративные электронные технологии, создание библиотечных онлайновых центров.

Организация подключения региональных библиотек к действующим компьютерным сетям.

Создание электронных информационных ресурсов и развитие автоматизированных технологий в библиотеках субъектов РФ»(9)

Автоматизированные технологии формирования электронных ресурсов активно развиваются, и вместе с этим как Центральной городской библиотеке г. Саратова (далее – ЦГБ), так и другим библиотекам региона приходится решать ряд проблем. Одной из наиболее важных сейчас является организация возможностей обмена библиографическими записями между библиотеками. С 1998 года ЦГБ МУК «ЦБС г. Саратова» освоила компьютерную библиотечную программу «Библиотека-4.02».

С 2005 года библиотека перешла на новое программное обеспечение - «Ирбис», которое представляет более широкие возможности для обмена информацией. В данный момент в ЦГБ параллельно ведутся оба этих электронных каталога. «Библиотека» - в «законсервированном» варианте 1998-2005 гг. «Ирбис» - постоянно обновляющаяся система, в которую вошли наиболее важные каталоги из «Библиотеки» и которая продолжает развиваться и пополняться новыми библиографическими описаниями.

Соответственно, и в структуру электронной системы «Библиотека-4.02» и в состав системы «Ирбис» входит алфавитный каталог.

Основными функциями комплектатора при работе в автоматизированной системе «Ирбис» являются:

· ввод в Базу Данных (БД) новых документов с кратким Библиографическим описанием (БО) книг и Периодических изданий (ПИ) — газет, журналов и др.;

· ввод сведений о заказе книг, подписке на ПИ и получение соответствующих печатных документов для оформления;

· отслеживание и контроль выполнения заказов;

· регистрация поступлений книг и получение специальных печатных форм;

· ввод в БД каталога информации о выбытии экземпляров книг из подразделений Библиотеки и о передаче части выбывших книг в другие подразделения (списание);

· получение специальных печатных форм.

Документ—Книга содержит следующие данные:

- Элементы Данных (ЭД) БО одного издания—единицы заказа (однотомного издания, тома многотомника или нескольких томов, заказываемых как одно целое (при поступлении издания его БО будет откорректировано каталогизатором)),

- сведения о "почтовом" заказе и его поэтапном исполнении (организация, в которую направлен заказ, номер и дата заказа, общее число заказанных и полученных экземпляров, номер записи в КСУ для каждого этапа исполнения заказа); обеспечивается возможность заказа книги в нескольких (не более 3—х) различных организациях,

- сведения о каждом отдельном экземпляре, заказанном по предварительному или почтовому заказу: направление его (филиал, отделение), факт получения (статус экземпляра), инвентарный номер, а также идентификатор партии книг, с которой поступил данный экземпляр (им служит номер записи в КСУ и номер акта Инвентарного учета (ИУ)).

Документ — Периодическое издание содержит следующие данные:

· краткие ЭД БО периодического или сериального издания (журналов, газет и других изданий, все выпуски которых выходят нумерованными и не имеют частных заглавий) и кодированную информацию (вид издания и периодичность);

· сведения о подписке его на очередной подписной период (квартал, полугодие, год): подписной индекс (с учетом использованного каталога), цена комплекта (в рублях или валюте) и доставки на подписной период, число экземпляров, заказываемых по каждому адресу для различных подразделений (филиалов, отделений);

· сведения о подписке издания за прежние подписные периоды.

По мере ввода в БД сведений об организациях и заказах книг, в системе формируются следующие словари, которые могут быть использованы для контроля выполнения заказов:

· "Организация — книги"; в нем в алфавитной последовательности полных и кратких наименований представлены все организации, введенные ранее в БД, а в окне связанных записей — перечень кратких БО книг, заказанных, но еще не полученных (или полученных частично) в организации, выделенной курсором; отметив клавишей нужную организацию или книгу и нажав кнопку ПОЛНОСТЬЮ можно увидеть на экране полные данные отмеченной записи или перейти к ее корректировке (по клавише КОРРЕКТИРОВКА);

· "Организация — заказы"; в нем в алфавитной последовательности полных и кратких наименований представлены все организации, введенные ранее в БД, а в окне связанных записей — перечень заказов в выделенной курсором организации, которые еще не выполнены, либо выполнены частично, (номера заказов и их даты); отметив нужную организацию или заказ и нажав кнопку ПОЛНОСТЬЮ можно увидеть на экране полные данные отмеченной записи или перейти к ее корректировке (по клавише КОРРЕКТИРОВКА);

· "Дата заказа"; в нем в порядке возрастания представлены даты заказа (ГГГГММ), а в окне связанных записей — краткие БО книг, соответствующие заказам для выделенной курсором даты;

· "Невыполненные заказы"; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг, заказанных, но еще не полученных (или полученных частично), а в окне связанных записей — наименования всех организаций, в которых оформлены заказы;

· "Выполненные заказы"; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг, заказы которых выполнены полностью (получены все экземпляры по всем заказам); записи БО книг, заказы, на приобретение которых полностью выполнены, могут быть удалены из БД комплектования;

· "Дезидераты"; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг, в которых есть потребность, но заказы, на приобретение которых еще не были оформлены.(10)

После полного выполнения заказа сведения из всех словарей, формируемых для контроля выполнения заказов, автоматически удаляются.

Электронный алфавитный каталог позволяет пополнять базу данных и осуществлять поиск не только в электронном каталоге (далее – ЭК) «Книги», но и в ЭК «Статьи», «Ретро-книги», «Ретро-статьи», «Межбиблиотека», и других поисковых элементах. В эту работу входят следующие библиографические процессы отделов каталогизации и обработки литературы, а также библиографического отдела ЦГБ:

- Библиографическое описание в электронном каталоге (ЭК) статей из периодических изданий, получаемых ЦГБ (библиографические описания статей из 200 наименований журналов и газет ежедневно пополняют электронную базу данных «Статьи»).

- Создание библиографических описаний статей пятнадцати журналов для Межрегиональной Ассоциации Росписи Статей (МАРС).

- Редактирование описаний статей, получаемых по импорту МАРС (дополнительный ввод ключевых слов).

- Пополнение электронной Базы данных «Книги» ключевыми словами (редактирование библиографических описаний новых книг, получаемых ЦГБ).

- Ретро-ввод в ЭК описаний тех книг, которые были получены ЦГБ до компьютеризации библиотеки.

Внутри элементов поиска электронного каталога данные расположены в алфавитном порядке:

Элементы поиска в ЭК «Книги» -

ü по автору,

ü по заглавию,

ü по персоналиям, упоминающимся в статье,

ü по географическим названиям,

ü по хронологическим данным,

ü по названию серии,

ü по ключевому слову,

ü по году издания,

ü по месту издания,

ü по месту хранения,

ü по шифру ББК,

ü по названию предметной рубрики

В ЭК «Статьи» к вышеназванным элементам поиска добавляется «наименование периодического издания», внутри которого все наименования также располагаются в алфавитном порядке. Таким образом, алфавитный принцип сохраняется во всех элементах электронного каталога.

Электронный алфавитный каталог имеет преимущества перед традиционным каталогом.

Пользователи часто не умеют пользоваться карточным каталогом, плохо ориентируются в структуре библиотеки и ее информационных массивах, не знают правил библиографического описания. Электронный каталог позволяет пользователям ничего не знать о правилах библиографического описания. Достаточно в соответствующем окошке для поиска набрать фамилию автора, название произведения, либо, если это – статья из журнала – название периодического издания.

Еще одним преимуществом электронного каталога является оперативность получения обновлений на местах. В ЦГБ в считанные минуты сведения, введенные отделом комплектования литературы, обрабатываются в отделе обработки и тут же становятся доступными для отделов обслуживания (читального зала, молодежного информационного центра, отдела абонемента, отдела искусств, отдела литературы на иностранных языках, библиографического отдела).

Таким образом, электронный каталог в целом, и алфавитный каталог, в частности, являются неотъемлемой частью библиотечных процессов и значительно облегчают работу сотрудников библиотеки, а также позволяют оперативно осуществлять информационный поиск пользователям библиотеки.

Заключение

Актуальность темы состоит в том, что алфавитный каталог с одной стороны, является простейшим инструментом к поиску нужной информации для пользователя, а с другой стороны – это совершеннейшая система накопления информации в алфавитном порядке. Благодаря успешной координациидеятельности библиотек МУК «ЦБС г. Саратова» значительно возрастают информационные ресурсы библиотек. Координация библиографической деятельности представляет собою добровольное системное согласование деятельности библиотек в целях развития библиографических ресурсов и улучшения библиографического обслуживания. Одним из инструментов координации служит ведение центрального алфавитного каталога МУК «ЦБС г. Саратова» в Центральной городской библиотеке, а также ведение электронных каталогов программного обеспечения «Ирбис».Реально этот инструмент «воплощают картотеки и указатели библиографических пособий, описи каталогов и картотек, каталоги баз данных...».(11) С переходом на новое программное обеспечение связан круг проблем, обусловленный вводом с 1 июля 2004 г. ГОСТа 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления», полемика о котором ведется на страницах профессиональной прессы. Библиографы опасаются, что предлагаемые к введению новые ГОСТы усложнят в значительной степени практическую библиографическую деятельность; предметом особой тревоги являются сложные формы аналитического описания (глав, разделов, статей, интервью и т.д.)(12)

В Центральной городской библиотеке МУК «ЦБС г. Саратова» как традиционный, так и электронный алфавитные каталоги являются сводными. В них входят описания книг и статей, имеющихся не только в ЦГБ, но и во всех библиотеках-филиалах МУК «ЦБС г. Саратова». Таким образом, обеспечивается доступ широких масс населения к информации, содержащихся в фондах МУК «ЦБС г. Саратова».

В профессиональной печати с введением первых электронных каталогов в нашей стране (начало 1990-х гг.) ведется спор: нужны ли карточные каталоги при наличии электронного? Я считаю, что алфавитные каталоги должны вестись параллельно: традиционные и электронные. Это обусловлено необходимостью дублировать электр