Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный и упорядоченный характер. Для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. В рамках ДОУ предъявляют особые требования к документированию управленческой деятельности, так как этот процесс влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям.

К сожалению в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Целью написания данной курсовой работы является разработка предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации с учётом проведения анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ.

Объектом рассмотрения является документирование управленческой деятельности.

Задачи курсовой работы:

- анализ проблем совершенствования документирования в организации;

-исследование методов совершенствования документирования в организации

-рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов.

В качестве методов для проведения курсовой работы были выбраны: исторический анализ, наблюдение, изучение документационных источников.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Становление документирования в России

По данным археологов и лингвистов культура написания документов (договоры с Византией 911 и 945 гг.) в Древнерусском государстве начала складываться уже в X веке. В этот период в основном документируют правовые отношения. С развитием законодательных основ государства на ряду с объемными правовыми актами ("Русская Правда") создают документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, купчие грамоты; полные грамоты – при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).

Накопленные навыки в сфере документирования вело к формированию круга специалистов в области создания и обработки документов. Сначала их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Стали вырабатываться типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составляли пособия по делопроизводству – "формулярники". Установили приёмы засвидетельствования документов, их составления - документы начали проходить стадии написания; начали использовать скрепы, печати, мосты – так появляются элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

До конца XIV в. основным материалом для письма служил пергамент. На Руси самой древней формой документа была грамота. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы, потерявшие ценность счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась и графика письменности: первоначально документы составляли уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже, в XIV в. стали использовать полуустав, он позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писали сплошным текстом, без разделения на слова. Только в XIV в. из знаков препинания начали использовать точку.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства. Этот период называют приказным – по названию первых государственных учреждений – приказов.

В XV в. бумага вытеснила дорогостоящий пергамент. Инструментами письма до второй половины XIX в. служили гусиные перья, а написанный текст посыпался мелким кварцевым песком. В делопроизводстве приказов продолжали использовать как форму документа столбец – свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Составные части столпа назывались поставами. Столбец являлся не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Столбцовую форму документирования отменил Петр I. Позже стали применять тетради – листы бумаги, сложенные вдвое.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста – они составляли сплошной текст. Как правило, документ начинался с даты, обращения или обозначения автора.

Коллежское делопроизводство примечательно реформами Петра I. Отсутствие в учреждениях установленного законом порядка, общих форм документов, постоянных сроков для создания дел побудил правительство искать новые формы государственного устройства.

Существенные изменения претерпела форма документов. Разрабатывают "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельными элементами формуляра становятся наименование и дата документа. Появляются ряд реквизитов, отражающие различные стадии процесса документирования: отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, о направлении в дело, подписи и другое.

В начале XIX в. появилась новая реформа государственного управления в делопроизводстве – появились министерства. Делопроизводство этого периода называют министерским. Первоначально преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения всех предыдущих документов, при этом дела достигали огромных размеров. К середине XIX в. сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки – само существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Печатали бланки типографским способом или писали от руки. Состав реквизитов бланка включал наименование учреждения, структурных подразделений, дату и регистрационный индекс документа. Обособленное место занял заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка. Появляется ссылка на поступивший документ, которая не имела пока унифицированного вида и могла выглядеть по-разному: "Ответ на…" или "От…" и т.п. Преобладает устойчивый вид реквизит "Адресат", появившейся еще в XVIII в. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. Большое значение имели письмовки – сборники образцов документов.

Период 1917-1990-х гг. 15 марта 1917 г. было принято постановление "Об упрощении формы официальных сношений и бумаг", которое заключалось в отмене "титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства". В "Положении о письмоводстве и делопроизводстве" от 1918 г. изменения касались исключения устаревших канцелярских штампов в текстах документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях экономии.

К концу 20-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, протоколов, извещений, телефонограмм. Были стандартизованы материалы. Применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).

В 1965 г. была разработана ЕГСД. Реализация её положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений. Позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы НИТ, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по данным вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел частично был восполнен созданием новой редакции ГСДОУ, утвержденной в 1988 г.

В 70-80-х гг. были разработаны стандарты на управленческую документацию. Общесоюзные классификаторы технико-экономической информации, унифицированные системы документации. Это значительно улучшило оформление документации; облегчило процессы поиска, учета, анализа, хранения разнообразной информации; подготовило почву для автоматизации управленческих функций(10, С.11).

Новый этап в развитии отечественного документирования начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется всё возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями(4, C. 9).

На современном этапе процесс документирования стремятся полностью автоматизировать с помощью новых информационных технологий (НИТ). Их использование позволит сократить издержки на управление. В том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. На сегодняшний день создано множество программ как зарубежного ("Office Media"), так и отечественного производства ("Делопроизводство"). Создание и оформление электронных документов регулируют Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"(13), от 27 июня 2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"(14).

1.2 Совершенствование содержания и оформления документа

1.2.1 Унификация документов

Под унификацией понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения(11, С.1278).

Унификация текстов документов – целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов(2, С.8).

Результаты унификации:

- Совершенствование структуры документов;

- Универсализация представления документированной информации;

- Целенаправленное и оправданное применение в текстах документов устоявшихся семантических конструкций и терминологии.

Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации. Фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. Всё это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.

В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации(5, С. 276).

Способы унификации текстов документов:

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.

Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация – в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечен соответствующих граф и строк. Достоинства таблиц: обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и координировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.

Трафарет – способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В такой форме создают приказы, заявления(5, С. 278).

Этапы унификации текстов документов:

1. Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;

2. Выбор последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа – с этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;

3. Предварительная унификация стилистических средств текста;

4. Формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.

5. Окончательный вариант унифицированного текста документа помещают в альбом унифицированных форм документов организации и в банк унифицированных форм ЭД.

6. Унифицированных формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов.

Содержание альбома унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утвержденные. А также корректируют действующие.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации (1,С.9).

1.2.2 Стандартизация оформления документов

Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов.

Стандартизация – изготавливать по стандарту, придать чему-нибудь однообразие, стандартные формы(9,C.662). Под стандартизацией понимается деятельность, направленная на достижение упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих и потенциальных задач(16). Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов(1, С.9).

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании", целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ(6). Услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использования ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154- 1 "О стандартизации" устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты(7).

Результаты стандартизации:

- Юридическая сила документированной информации;

- Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

- Эффективная автоматизированная обработка документов.

Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление).

Значение унификации и стандартизации создания и оформления документов возросло в связи с применением в управленческой деятельности НИТ.

1.3Прием, обработка и распределение поступающих документов

1.3.1 Прием и первичная обработка

Организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Операция в основном техническая. Обработка поступающей корреспонденции достаточно традиционна и не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил(12, C.128). Проводится централизованно секретарем - референтом, а в крупных учреждениях – экспедициями или специально выделенным работникам (экспедитором). В канцеляриях и общих отделах организаций создается участок по приему и отправке документов. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступающих документов:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковки передаются по назначению.

4. Конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая из к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте не надписи "лично", а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передается адресату. Однако, в некоторых организациях количество документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки – адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (не указываются фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки – регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает не Толькой почтой но и другими каналами информации. Значительное количество документов, содержащих оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача "из рук в руки". Все эти способы доставки создают большие документопотоки, содержащие информацию необходимую для деятельности организации. Служба делопроизводства должна обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. Иначе эти документы могут "выпасть" из поля зрения службы делопроизводства и не включатся в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Во всех сферах управления используются компьютеры, с этим коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс - модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс – модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.

Всё это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации.

1.3.2 Передача документов

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают за работу с документами в этих подразделениях.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных организациях, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга. Организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Для передачи документов в структурные подразделения используют несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время в соответствии с графиком работы службы ДОУ забирают сотрудники подразделений самостоятельно.

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек (12, 133-134).

Самый нерациональный способ доставки документов – выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Обработку поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией (12, C.134).

1.4 Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами

Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.

На этапе движении от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с небольшими штатами сотрудников документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить последовательно от руководителя (заместителя) организации к руководителям сначала крупных структурных подразделений (главные управления), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и "ожидание" рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Регистрация документов и контроль за сроками их исполнения, могут значительно увеличить время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канцелярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем – референтом руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам – высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а так же доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших документов. При этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителем в обязательном порядке – документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов – в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует "узкие" места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому секретарь должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Рассмотрение документов руководителем организуется более рационально – к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данных или предварительной переписки.

Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа – они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка "Принято к сведению" или "Принято к руководству", ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки "Включено в план", "Включено в отчет", и подшивают в дела.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли её объем и качество (актуальность, достоверность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов.

Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений – так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.

Изменение в процессах визирования могут быть при наличии в организации локальной компьютерной сети. Она позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но возникают организационные трудности из – за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеют ограниченный доступ (право чтения, копирования, внесение изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.

После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передаются также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа.

Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.

По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

Из этого следует, что подготовка документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласоваться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальный аппарат (секретариат коллегии).

1.5 Правила обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляется централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителем на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке(3, С. 127).

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

1.6 Проблема совершенствования документооборота

Объем документации, создаваемых в учреждениях имеет тенденцию к постоянному и всё более ускоряющему росту. В связи с НТР увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.

Рост объемо