Учёт расчётов с подотчётными лицами

Вопрос № 22. Учёт расчётов с подотчётными лицами

Подотчетными лицами называются работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации.

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых операций. Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается так:

Дебет сч. 71

Кредит сч. 50 «Касса».

Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1) об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется также в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или организаций – изготовителей продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов. К таким документам относятся накладная на отпуск товаров и квитанция к приходному кассовому ордеру. Если в накладной сумма НДС выделена отдельной строкой, она отражается на счете 19 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприходования товарно-материальных ценностей.

Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит сч. 50 «Касса» — выданы денежные средства подотчетному лицу;

Дебет сч. 10 «Материалы»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы материальные ценности по учетной стоимости;

Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен НДС по приобретенным материальным ценностям;

Дебет сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ» - сумма НДС принята к зачету.

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС расчетным путем не выделяется и соответственно налоговому вычету не подлежит.

Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу только после приказа директора. Суммы командировочных расходов сверх установленных законодательством норм в бухгалтерском учете наряду с расходами в пределах норм и ненормируемыми относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при налогообложении прибыли.

Согласно ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком доход, относятся расходы на:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• наем жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование реабилитационно-оздоровительными объектами);

• суточные и полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

• сборы консульские, аэродромные, за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями, иные аналогичные платежи и сборы.

Командировочные расходы при выдаче средств подотчетному лицу после его возвращения из командировки и оформления авансового отчета оформляются следующими учетными записями:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит сч. 50 «Касса» — выданы денежные средства на командировочные расходы;

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена стоимость проездных билетов (без НДС) с отнесением на соответствующие расходы;

Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен НДС по проездным билетам;

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена стоимость проживания в гостинице (без НДС) с отнесением на соответствующие расходы;

Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен НДС по оплате за проживание в гостинице;

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражены суточные с отнесением на соответствующие расходы (НДС не выделяется).

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов, о чем делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть остаток средств в кассу. Эта сумма может быть удержана из зарплаты подотчетного лица. Если авансовый отчет не представлен, имеются иные финансовые претензии к подотчетному лицу, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен факт отсутствия авансового отчета;

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - предъявлены финансовые претензии подотчетному лицу;

Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - удержано из заработной платы подотчетного лица.

К основным документам, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, относятся:

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

• командировочное удостоверение;

• платежная ведомость;

• авансовый отчет;

• прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).

Выдача подотчетному лицу наличных денег возможна только при условии, что оно представило исчерпывающий отчет о средствах, выданных ему ранее, и рассчиталось.

Вопрос № 52.

Документальное оформление и учёт операций кухни, обеденного зала и буфета. Отчётность материально-ответственных лиц

Материальная ответственность за сохранность, правильное расходование продуктов на производство, качество изготовленных изделий и за правильность отпуска блюд и других изделий в обеденный зал, буфеты и другие предприятия возложены на заведующего производством (повара). Материальная ответственность определяется стоимостью полученных им продуктов по окончательным продажным ценам. За продукты заведующий производством (повар) отчитывается выручкой, полученной от продажи готовых изделий и полуфабрикатов собственной выработки через обеденный зал, отпуска обедов на дом, реализации через буфеты, закусочные, магазины кулинарии. Следовательно, выручка от реализации изделий должна быть равна стоимости израсходованных на них продуктов.

Приходными документами для заведующего производством (повара) являются заборные листы, расходные накладные кладовой (склада). Если обязанности повара и кладовщика совмещены, то приходными документами могут быть накладные, счет фактуры, ТТН.

Готовые изделия отпускаются из производства на раздачу, в буфеты и мелкорозничную торговую сеть. Оформление отпуска готовых изделий из производства на раздаточную связано с ее расположением. Если раздаточная отделена, то материальную ответственность за готовые изделия на раздаче несет бригада работников раздаточной. Передачу готовых изделий производства на раздачу оформляют заборными листами, которые выписывает бухгалтер ежедневно в 2-х экземплярах, отдельно на каждое материально-ответственное лицо. Вместо заборных листов может быть выписана расходная накладная.

Если раздаточная не отделена от производства, то материальную ответственность за готовые изделия несут работники производства. В этом случае количество изделий, переданных из производства на раздачу, обычно регистрируют в контрольном журнале в оперативном порядке.

В зависимости от формы обслуживания готовая продукция отпускается потребителям с раздаточной линии (при самообслуживании) или через официантов. При самообслуживании с предварительной оплатой расчеты с покупателем производятся до отпуска продукции. Покупатель получает от кассира чек на каждое блюдо или один чек на комплексный обед и оплачивает его. В некоторых предприятиях на каждое блюдо выдается рулонная марка и чек на общую сумму. Рулонные марки учитываются как бланки строгой отчетности. Для учета количества продранных блюд и определения суммы кассир ведет книгу регистрации рулонных марок.

При самообслуживании с последующей оплатой расчет с покупателями производится после выбора им блюд. Покупатель оплачивает стоимость выбранных блюд кассиру-контролеру и получает один кассовый чек на общую стоимость. Перед выдачей чека кассир-контролер обязан погасить его (надорвать).

Отпуск обедов на дом с установленной скидкой производится по чекам, рулонным маркам на стоимость обедов с учетом скидки и с надписью на них "обед на дом".

Работники предприятий питания имеют право на получение в свои рабочие дни одного обеда из 2-х блюд по специальному меню по фактической стоимости сырьевого набора обеда без наценки с отдельной платой за хлеб. Отпуск обедов работникам предприятий питания оформляется актом на отпуск питания сотрудникам организации. Оплата производится путем удержания из заработной штаты или оплатой через кассу.

Выдача готовых блюд может производиться при предъявлении в столовых абонементов на получение питания сотрудниками предприятия.

В случае расчета за питание учащихся между школой и столовой используется абонементная книжка.

Форма абонемента и абонементной книжки утверждена письмом Минфина России от 20.12.93 г. №16-31 в качестве документа строгой отчетности, который может быть использован при расчетах наличными денежными средствами без применения ККМ.

Ежедневно после окончания рабочего дня заведующий производством (повар), кассир составляют акт о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет (ф ОП-12). Реализованная продукция в акте показывается по видам: реализовано общих и заказных блюд. В акте проставляются фактические цены блюд, с наценкой. В соответствующих графах акта показывают количество и стоимость блюд по каждому виду реализации, затем указывают итоговую сумму реализованных блюд по ценам фактической реализации. В последней графе акта определяется стоимость израсходованного сырья по учетным ценам производства, которая списывается с материально - ответственных лиц. Эта стоимость исчисляется путем умножения учетной цены на количество реализованных блюд.

Учетные цены выписываются из калькуляционных карточек. Исчисленная таким образом стоимость израсходованного сырья обеспечивает его списание по тем ценам, по которым оно было оприходовано на производстве.

Количество и цены реализованных готовых изделий, указанные в акте, должны соответствовать кассовым чекам.

На предприятиях, где производство и раздача не разделены, составляется акт о продаже и отпуске изделий кухни (ф ОП-11).

Данный акт составляется только в суммовом выражении. Стоимость реализованной продукции показывается по ценам продажи и по видам реализации. Стоимость изделий, реализованных за наличный расчет, определяется по показаниям кассовых аппаратов и подтверждается приходным кассовым ордером и подписью кассира в акте.

Для списания израсходованного сырья с материально - ответственного лица заполняется графа "по учетным ценам производства".

На предприятиях системы питания (кафе, рестораны), где посетителей обслуживают официанты, может осуществляться следующая система: письмом Минфина России от 20.12.93 г. №16-31 утверждена форма бланка счета в качестве документа строгой отчетности, который может использоваться при расчетах с посетителями наличными денежными средствами без применения ККМ.

Утвержденная форма содержит все необходимые реквизиты для оформления всего комплекса услуг. Сумма счета должна соответствовать чекам, пробитым официантом через ККМ. Официант выписывает счет и отдает его на руки посетителя для проведения денежных расчетов за оказание услуги (заказа). Посетитель оплачивает стоимость оказанной услуги или выполненного заказа не в кассу, а официанту, который, приняв заказ, пробивает чек на каждое блюдо на закрепленном за ним кассовом аппарате, сумма счета должна соответствовать чекам, пробитым официантом через ККМ. Денежная выручка вместе с кассовым отчетом ежедневно сдается официантом в кассу предприятия.

На счетах бухгалтерского учета эго находит отражение:

1. По заборному листу № 2 поступили продукты на кухню из кладовой на сумму 2000-00:

Дт Кт Сумма

сч.41/3 сч.41/3 2000-00

повар склад

2. По заборному листу № 3 отпущена обеденная продукция в буфет на 400-00:

Дт Кт Сумма

сч.41/3 сч.41/3 400-00

буфет повар

3. По заборному листу № 4 отпущена готовая продукция в школьный буфет: стоимость по ценам кухни столовой 300-00, по ценам буфета 250-00:

Дт Кт Сумма

сч.41/3 сч.41/3 250-00

буфет повар

сч.42/3 сч. 41/3 50 – 00

 повар

Итого 300-00

4. Выручка от продажи кухонной продукции:

а) если деньги получает буфетчик:

Дт Кт

сч.41/3 сч.41/3

буфет повар

б) если оплата производится через кассу раздаточной:

Дт Кт

сч.46 сч. 41/3

сч. 50 сч. 46 (повар) если выручка сдана в кассу правления

Если предприятие имеет право работать без применения ККМ, то могут быть следующие записи:

сч. 46 сч. 41/3

сч. 51 сч. 46 (повар) если выручка сдана на р/с

сч. 46 сч. 41/3 (повар) если выручка сдана инкассатору банка, в вечернюю

сч. 57 сч. 46 кассу банка в последний день месяца

5. При отпуске обедов своим работникам по ведомости. Например, отпущено обедов по ценам калькуляции на 80-00, торговая наценка 40%. За обеды удержано из зарплаты. Дт Кт Сумма

сч. 46 сч. 41/3 57-14

повар

сч. 42/3 сч.41/3 22-86

 _________повар__________

 80-00

сч. 70 сч. 46 57-14, если оплата через кассу, то составляется запись:

Дт Кт Сумма

сч. 50 сч.46 57-14

6. При отпуске обедов по абонементам:

а) получено в кассу по абонементам 240-00

 Дт Кт Сумма

сч. 50 сч. 64 240-00

б) отпущены обеды по абонементам на 240-00:

 сч.46 сч.41/3 240-00

повар

сч. 64 сч. 46 240-00

7. Предприятия питания при обработке продуктов и реализации обедов через обеденный зал имеют много ценных отходов, которые полностью надо использовать для откорма животных. Оценка отходов устанавливается правлением кооперативной организации или руководителем предприятия. Сумму стоимости отходов, переданных для откорма животных своего хозяйства, записывают на счета:

Дт Кт

сч. 10/6 сч. 80/2

сч.29/2

Буфеты функционируют в столовых, ресторанах или являются филиалами при предприятиях, школах.

В буфетах продаются изделия кухни, покупные товары, горячие напитки (чаи, кофе) и бутерброды, приготовляемые в буфетах.

Поступающие в буфеты изделия кухни, продукты и товары из кладовой передаются под материальную ответственность буфетчика и оформляются заборными листами или расходными накладными. На многих предприятиях питания буфетчик так же принимает деньги за блюда, реализуемые через обеденный зал. Сумма выручки от продажи изделий кухни определяется на основании акта подсчета чеков. Она показывается в отчете буфетчика отдельной строкой, т.е. отделяется от выручки, полученной от реализации товаров из буфета. Выручка буфета сдается в кассу правления, в кассу банка, инкассатору банка и оформляется унифицированными денежными документами - приходными кассовыми ордерами, объявлениями на взнос наличными, препроводительными ведомостями.

Все поступающие товары и изделия кухни приходуются и реализуются по окончательным продажным ценам. Операции буфета в основном приравниваются к операциям магазина.

Основные хозяйственные операции по буфету:

1. Поступили товары и тара от фабрики "Конфил» по ТТН № 0646:

стоимость товаров по договорным ценам с НДС 2000-00 тара____________________________________ 40:00

 К оплате 2040-00 Торговая наценка 30%.

Дт Кт Сумма

 сч. 41/3 сч. 60 2040-00

сч. 41/3 сч. 42/3____600-00

Итого 2640-00

2. По заборному листу № 7 поступили товары из кладовой на сумму 1500-00:

Дт Кт Сумма

сч.41/3 сч.41/3 1500-00

буфет склад

3. По заборному листу № 9 поступила готовая продукция из кухни на 200-00:

Дт Кт Сумма

41/3 41/3 200-00

буфет кухня

4. На сумму выручки от продажи товаров (сданную в кассу, расчетный счет):

Дт Кт

46 41/3

50,51 46

5. Товарные потери оформляются и отражаются в учете так же, как и по кладовой (см. вопрос № 2)

На муниципальных предприятиях общественного питания синтетический учет сырья на производстве ведется на счете 20 "Основное производство". По дебету этого счета отражают по продажным ценам стоимость сырья, поступившего на кухню, а по кредиту - стоимость продуктов, израсходованных на приготовление продукции, а также возврат продуктов в кладовую, списание по актам. Сальдо всегда дебетовое и показывает стоимость остатков непереработанного сырья, а также полуфабрикатов и нереализованных готовых изделий, находящихся на кухне.

Таблица 2 Основная корреспонденция счетов