Учет и аудит дебиторской задолженности

Введение

Бухгалтерский учет на предприятиях в условиях рыночных отношений приобретает особое значение. Он строится на основе общих принципов и положений, закрепленных в Стандартах бухгалтерского учета.

В современных условиях хозяйствования практически невозможно управлять сложным механизмом хозяйствующего субъекта без современной, полной и достоверной экономической информации, которую дает только четко налаженная система учета.

В Казахстане была проведена реформа бухгалтерского учета, введены в действие стандарты и разработанный на их основе Типовой план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов. Данная система соответствует Международным бухгалтерским стандартам и позволяет организовать бухгалтерский учет так, чтобы он полностью соответствовал специфике, формам организации, структуре деятельности и всем требованиям, предъявляемым пользователями к получаемой информации.

Работники экономической службы и, в первую очередь персонал бухгалтерии, должны хорошо знать всю систему учета и отчетности, упрощать и удешевлять ее, строго соблюдать положения, инструкции и другие нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность предприятий и организаций.

От четкой, слаженной работы бухгалтерии во многом зависит экономическое состояние предприятия. Принятая в Казахстане система бухгалтерского учета позволяет сделать предприятия более открытыми, следовательно, и более предпочтительными для внутренних и внешних инвесторов, что положительно сказывается на общем подъеме всей экономики Республики Казахстан.

В условиях перехода к рыночной экономике важное место в системе контроля отводится аудиторским службам, призванным осуществлять независимую экспертизу и анализ бухгалтерской отчетности предприятий и организаций. При плановой, централизовано управляемой экономике нашей страны потребность в независимом финансовом контроле не возникала. Его заменяла система ведомственного и вневедомственного контроля, сосредоточенная на поиске упущений и злоупотреблений в хозяйственной деятельности предприятий, взыскании ошибок в учете и отчетности, нахождением и наказании виновных.

Переход к рыночным отношениям, процесс приватизации, изменение структуры управления экономики, ликвидация отраслевых министерств и связанной с ними системы ведомственного контроля явились предпосылкой

развития внутреннего аудита. В условиях рынка и реальной конкуренции вмешательство государственных органов в финансовую деятельность предприятий ограничено. Укрепление статуса предприятия, как хозяйствующего субъекта, открыло перед ним широкие возможности самостоятельного решения многих финансовых и производственных вопросов. Принятие решений по этим вопросам основано большей частью на бухгалтерской отчетности и другой экономической информации, которая должна быть достоверной.

В Послании Президента Республики Казахстан к своему народу "Казахстан 2030" подчеркивается, что конечной целью развития нашей страны является экономический рост, что приоритет экономического роста "будет одним из самых важных сегодня, и завтра, и в течение следующих тридцати лет". Важную роль в достижении этой цели играет информация, развитие которой окажет воздействие не только на экономический рост, но и на социальную сферу, а также на интеграцию Казахстана в международное сообщество.

Изложение методики учета и аудита дебиторской задолженности хочется начать по следующим причинам:

во-первых, дебиторская задолженность принадлежит к числу наиболее подвижных и быстро реализуемых активов предприятия;

во-вторых, дебиторская задолженность носит массовый и распространенный характер;

в-третьих, подвижность дебиторской задолженности и распространенность операций по ней делают этот участок хозяйственной деятельности субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений;

в-четвертых, правильная действующая система влияет на жизненную силу, кругооборот доходов и расходов, который олицетворяет всю экономику.

Целью данной дипломной работы является комплексное исследование организации бухгалтерского учета дебиторской задолженности, раскрытие методики организации аудита на примере АО "Би-Логистикс", а также разработка рекомендаций по совершенствованию учета. Соответственно, основными задачами данной работы являются:

ознакомление с основными требованиями и положениями по учету дебиторской задолженности на предприятиях;

анализ их выполнения на предприятии;

формирование мнения о достоверности отражения операций по дебиторской задолженности на изучаемом предприятии;

выработка конкретных мер и рекомендаций по совершенствованию учета дебиторской задолженности, по преодолению выявленных в ходе исследования недостатков и несоответствий действующим требованиям.

Объектом исследования данной работы является АО "Би-Логистикс" - предприятие по предоставлению услуг в сфере строительной индустрии.

В дипломной работе использовались материалы финансовой и внутренней отчетности АО "Би-Логистикс"

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

1. Экономическая сущность дебиторской задолженности

1.1 Платежная система в Республике Казахстан, виды и формы платежей

В обеспечении правильного кругооборота хозяйственных средств предприятий, его своевременного завершения большую роль играет избранная система расчетов. Рациональная их организация способствует своевременной реализации продукции и бесперебойному возобновлению кругооборота средств.

Платежная система представляет собой отношения, связанные с платежами и переводами денег, осуществляемыми между различными юридическими и физическими лицами-банками Республики Казахстан, организациями осуществляемыми отдельные виды банковских операций и иностранными банками.

Отношения, возникающие при осуществлении платежей и переводов денег в Республике Казахстан, регулируется законом Республики Казахстан "О платежах и переводах денег". Отношения, регулируемые настоящим Законом, возникают при осуществлении платежей и переводов денег в соответствии с условиями оплаты по гражданско-правовым сделкам, переводов денег по поручению клиента банка или организации, осуществляющей отдельные виды банковских операций, когда такие поручения не связаны с выполнением условий оплаты по гражданско-правовым сделкам, обязательных платежей и переводов денег, производимых в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Согласно этому Закону на территории Республики Казахстан применяются следующие способы осуществления платежей и переводов денег:

с участием наличности;

без участия наличности.

Безналичные расчеты в зависимости от экономического содержания делятся на 2 группы:

по товарным операциям

по финансовым обязательствам.

К первой группе относятся расчеты между предприятиями за товарно-материальные ценности (работы, услуги).

Ко второй - платежи в бюджет (налог на недвижимость, НДС, экономические санкции и другие платежи), погашение банковских ссуд, уплата процентов за кредит.

По месту нахождения поставщика и покупателя безналичные расчеты подразделяются на иногородние и одногородние. В зависимости от местонахождения поставщиков и покупателей, характера и содержания операций, организации взаимного контроля расчеты могут быть организованы по-разному. Совокупность способов и приемов осуществления платежей, порядок документооборота и оборота денежных средств между участниками расчетов и учреждениями банков представляют собой форму расчетов.

В настоящее время предприятия используют следующие формы безналичных платежей и переводов денег:

предъявление платежных поручений

предъявление платежных требований-поручений

оплата с аккредитивного счета

выдача чеков

выдача векселей

использование платежных карточек

инкассовое распоряжение.

Платежное поручение представляет собой распоряжение обслуживающему предприятию банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет бенефициара. Платежное поручение представляет в банк плательщика, т.к. он выступает здесь инициатором оплаты. При перечислении средств трем и более получателям, обслуживаемым одним учреждением банка, выписываются сводные поручения. В платежном поручении указывается назначение сумм, подлежащих перечислению. С помощью платежных поручений осуществляются расчеты:

за полученные товарно-материальные ценности, выполненные работы и услуги;

в порядке предварительной оплаты, т.е. авансом;

в порядке плановых платежей.

Платежи в порядке плановых перечислений применяются между предприятиями при постоянных, равномерных поставках ТМЦ или оказания услуг. Договором определяется постоянная, плановая сумма стоимости продукции или услуг, подлежащая оплате исходя из согласованной периодичности платежей и объема поставок или оказания услуг. При этом образовавшаяся разница может перечисляться отдельным платежным поручением, либо учитываться при очередном платеже.

Поставщик 1 Покупатель

4 2

Банк поставщика Банк покупателя

Схема 1 - Схема расчетов платежными поручениями.

1. отгрузка товара;

2. предъявление платежного поручения о списании средств со счета;

3. перевод денежных средств с расчетного счета покупателя на расчетный счет поставщика;

4. сообщение о перечислении денег.

Недостатком этой формы расчетов является то, что нет гарантии своевременного поступления денег.

При платежах, осуществляемых платежными требованиями-поручениями, получатель средств представляет в обслуживающий его банк требование-поручение, содержащее требование к плательщику об уплате определенной суммы за ТМЦ, выполненные работы и оказанные услуги. Получив платежное требование-поручение, банк плательщика передает его плательщику для акцепта. Плательщик должен его акцептовать, поручив банку перечислить с его расчетного счета указанную сумму поставщику. Об отказе полностью или частично оплатить платежное требование-поручение плательщик уведомляет обслуживающий его банк в течение 3-х дней.

Особенностью этой формы расчетов является то, что получатель средств предъявляет платежное требование - поручение к оплате после отгрузки ТМЦ, выполнения работ и оказания услуг.

5 1* 2 3

Схема 2 - Схема расчетов платежными требованиями-поручениями

1 - поступление товара;

1* - письменный запрос требования-поручения бенефициара;

2. направление платежного поручения отправителю;

3. направление решения (акцептовать / не акцептовать);

4. при акцептации перечисления со счета отправителя на счет бенефициара;

5. снятие денег со счета.

Аккредитивная форма расчетов основана на открытии плательщиком аккредитивного счета в банке получателя (поставщика). Денежные средства на аккредитивный счет перечисляются с расчетного счета плательщика или за счет кредита, полученного в банке. Каждый аккредитив для расчетов только с одним поставщиком и не может быть переадресован. Поставщик после отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг предъявляет в свой банк отгрузочные и другие предусмотренные условиями договора документы при реестре счетов. Банк поставщика после проверки соблюдения поставщиком всех условий аккредитива, а также правильности оформления реестра счетов, производит перечисление средств с аккредитива на счет поставщика.

Аккредитив используется, когда поставщик товара не имеющий действенных мер воздействия на покупателя требует предоплаты, а покупатель сомневается в надежности поставщика и уклоняется от предоплаты. Эта форма расчетов экономически не выгодна для плательщика, за счет изъятия из оборота денежных средств, необходимых для открытия аккредитивного счета на срок его действия.

4 6 2

Схема 3 - Схема аккредитивной формы расчетов

1. заключение договора и сообщение поставщиком покупателю о готовности товара к отгрузке;

2. покупатель извещает банк-поставщика об открытии аккредитивного счета;

3. Банк-покупателя извещает Банк-поставщика об открытии аккредитивного счета;

4. Банк-покупателя извещает поставщика о готовности определенной суммы денег за конкретный товар;

5. отгрузка товара;

6. разрешение о списании денег с аккредитивного счета и перечислении его поставщику;

7. списание денег с аккредитивного счета;

8. перечисление денег в банк поставщика;

9. перечисление денег на счет поставщика.

Недостатками этой формы расчетов является большой и объемный документооборот и невозможность использования покупателем депонированных средств. Преимуществом же является стопроцентная гарантия платежа.

Платежи путем выдачи чеков также относятся к тем формам расчетов, которые снимают сомнения с поставщика в своевременности получения оплаты, а покупателя в своевременности получения товаров, выполнения услуг и работ. В соответствии со статьей № 9 Закона Республики Казахстан "О платежах и переводах денег" выдача чека - это способ осуществления платежа, при котором платеж производится путем выдачи чекодателем одноименного платежного документа чекодержателю. Выдача чека не является исполнением денежного обязательства чекодателя, во исполнение которого такой чек был выписан. Исполнение указанного обязательства происходит в момент получения денег по чеку. Чеки подразделяются на покрытые и непокрытые. Покрытыми являются чеки, которые обеспечены депозитом, предварительно внесенные чекодателем в банк. Непокрытыми являются чеки, которые не были предварительно обеспечены депозитом. Чеки могут содержать гарантию банка по их оплате, в т. ч. по непокрытым счетам. Права и обязанности чекодателя и банка, связанные с использованием чека, возникают на основании договора об использовании чеков между чекодателем и банком. Права чекодержателя возникают с момента получения чека от чекодержателя. Реализация указанных прав и обязанностей производится с момента выдачи чека чекодателем. У чекодержателя возникает право денежного требования к банку чекодателя в сумме, указанной в чеке. Банк чекодателя оплачивает чек, предъявленный чекодержателем, либо мотивированно отказывает в его оплате в сроки, предусмотренные нормативными правовыми актами Национального Банка Республики Казахстан.

3 4 7 8

Схема 4 - Схема чековой формы расчетов

1. просьба о выдаче чековой книжки;

2. выписка чековой книжки;

3. оплата товаров чеком;

4. поставка товаров;

5. отправка чека в банк;

6. получение денег из банка;

7. оповещение о получении чека;

8. перечисление денег со счета покупателя на счет поставщика.

В условиях дефицита платежных средств возникает настоятельная потребность в использовании векселей в расчетно-кредитных отношениях.

Согласно ст.10 "Вексель" Закона Республики Казахстан "О платежах и переводах денег" применение векселей в качестве способа платежа регулируется законодательством Республики Казахстан "О вексельном обращении".

Вексель - это платежный документ строго установленной формы, содержащий одностороннее безусловное денежное обязательство. Вексель дает его владельцу бесспорное право по истечении его срока требовать с должника уплаты обозначенной в векселе денежной суммы. Лицо, которое подписывает вексель и тем самым обязуется уплатить по нему, называется векселедателем. Лицо, которое получает платеж по векселю, называется ремитентом (векселедержатель). Вексель выдается для отсрочки платежа по сделкам и поставкам товаров. Он выступает одновременно как платежный документ и как средство кредитования. Если срок оплаты векселя составляет менее года, ремитент должен отразить его в балансе как векселя полученные в разделе ликвидных активов, а векселедатель, отражает как векселя выданные в разделе текущих обязательств. Обычно векселя полученные используются по одной или более причин:

продленные сроки выплаты (в покрытие просроченной дебиторской задолженности);

является более основательным доказательством задолженности, чем счет-фактура и прочие коммерческие документы;

официальное основание для взимания процентов;

возможность пуска в обращение.

В Казахстане действует Закон " О вексельном обращении в Республике Казахстан", который был принят 28 апреля 1997 года. Согласно этому вексельному законодательству вексель может быть простым и переводным.

Простой вексель (соло) - это безусловное обязательство векселедателя уплатить по требованию или в установленный срок, обозначенную в векселе сумму денег ремитенту.

Переводной вексель (тратта) - это безусловное предложение (приказ) векселедателя третьему лицу уплатить первому векселедержателю (ремитенту) по требованию или в установленный срок, обозначенную в векселе сумму денег.

Все юридические и физические лица на территории Республики Казахстан вправе использовать простой и переводной вексель в расчетах между собой при условии, что это предусмотрено в соответствующем договоре и не противоречит вексельному законодательству. Операции по кредитованию являются первостепенным источником векселей полученных. Векселя полученные также являются результатом обычной реализации, продлением срока погашения дебиторской задолженности, обмена долгосрочных активов, а также авансовых выплат служащим. Процентная ставка, указанная на векселе может не соответствовать рыночной ставке, превалирующей по обязательствам с аналогичной оценкой кредитоспособности или риском. Тем не менее, объявленная ставка всегда используется при определении процентных выплат. Если объявленная и рыночная ставки не совпадают, для оценки векселей и измерения процентного дохода используется рыночная ставка. Рыночная ставка является той ставкой, которая принимается обеими сторонами, имеющими противоположные интересы и вовлеченными в операции между независимыми сторонами.

Векселя делятся на процентные и беспроцентные. Процентные векселя предусматривают процентную ставку, применяемую к номинальной стоимости при калькулировании процентных выплат. На беспроцентных векселях процентная ставка не указывается, но она предусмотрена через номинальную стоимость, превышающую сумму первоначальной задолженности.

В свою очередь процентные векселя подразделяются на две категории, в соответствии с видом требуемых денежных выплат:

простые векселя предусматривают денежные выплаты только процентов, за исключением завершающей выплаты;

сложные векселя - денежные выплаты, по которым включают в себя как проценты, так и основную сумму.

Вексель как расчетный документ выписывается в 4-х экземплярах с приложением товарно-транспортных документов на отгрузку товаров. Поставщик направляет вексель вместе с отгрузочным документом непосредственно покупателю, который должен его акцептовать своей подписью и печатью. Покупатель, получив вексель, определяет возможность его оплаты и акцептует его. В срок, согласованный с поставщиком, покупатель предъявляет вексель в свой банк. Банк производит списание с его расчетного счета суммы средств, указанной в векселе и направляет необходимые документы банку поставщика для зачисления средств на его счет. Плательщик может и отказаться акцептовать вексель. При этом протест о неакцепте или неплатеже по векселю совершается нотариусом, путем произведения соответствующей надписи на нем, удостоверяющей факт неакцепта или неплатежа.

Платежная карточка - карточка, используемая юридическим или физическим лицом для безналичной оплаты товаров и услуг предприятий торговли и сервиса, получения наличных денежных средств, а также для обменных операций с иностранной валютой. Безналичные расчеты с использованием платежных карточек на территории Республики Казахстан осуществляются в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Расчеты между предприятиями и владельцами платежных карточек осуществляются через банки, являющиеся участниками данной системы платежных карточек. Предприятия вправе принимать к оплате платежные карточки только той системы платежных карточек, участником которой оно является. Эмитенты платежных карточек и торговые организации, осуществляющие расчеты с физическими лицами на их основе, заключают договор о продаже товаров владельцам платежных карточек, в котором указываются порядок авторизации карт (проверка наличия обеспечения средств под карту), обеспечение магазина необходимыми техническими средствами, условия расчетов за товары и др. Обязательным приложением к договору должна быть инструкция о порядке обслуживания владельцев кредитных карт. Работник предприятия, ответственный за прием денежных средств, при оплате товаров и услуг владельцем платежной карточки обязан проверить принадлежность платежной карточки соответствующей системе карточек, срок действия карточки и ее пригодность к использованию. Работник имеет право проверить принадлежность платежной карточки лицу, осуществляющему оплату товаров или услуг с ее использованием. Перед проведением платежа предприятие вправе осуществить авторизацию платежа. Право проведения авторизации платежа должно быть оговорено в договоре о присоединении.

Авторизация платежа проводится в автоматизированном режиме (с использованием платежного терминала предприятия) или в режиме голосовой авторизации (по телефонной связи). При использовании платежной карточки с магнитной полосой авторизация платежа должна производиться в режиме работы on-line. On-line режим обмена информацией по платежам с использованием платежных карточек при непосредственной связи терминала предприятия с процессинговым центром в момент совершения оплаты товаров и услуг. Авторизация платежа в режиме работы off-line производится только при использовании платежных карточек с интегральной микросхемой. Off-line-режим обмена информацией по платежам с использованием платежных карточек без установления связи между процессинговым центром и платежным терминалом предприятия в момент совершения оплаты товаров и услуг. При вводе банковской карточки набирается личный код, известный только владельцу карточки. После подтверждения платежеспособности покупателя дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги).

В Республике Казахстан оплата товаров и услуг с использованием платежной карточки должна быть подтверждена двумя экземплярами торгового чека на сумму покупки или Слипом. Первый экземпляр торгового чека остается на предприятии, второй - выдается владельцу платежной карточки. Торговый чек должен содержать следующие реквизиты:

сумму платежа;

дату совершения покупки;

идентификатор предприятия;

вид валюты.

Слип оформляется в трех экземплярах. Первый экземпляр слипа передается банку, второй остается на предприятии, третий выдается владельцу платежной карточки. Слип должен содержать следующие реквизиты:

идентификатор предприятия;

дату совершения покупки;

реквизиты платежной карточки;

вид валюты;

подпись владельца карточки;

подпись работника предприятия.

Подтверждением платежа при возникновении споров между сторонами, участвующими в расчетах, являются документы, свидетельствующие о платеже, оформленные надлежащим образом, и торговый чек предприятия или владельца платежной карточки или экземпляр слипа.

Расчеты инкассовыми распоряжениями. Эта форма расчетов применяется при списании средств со счетов в банке предприятия без его согласия. В инкассовом распоряжении, предъявленном в банк плательщика, указывается назначение платежа и делается ссылка на законодательный акт, предусматривающий право изъятия денег без согласия плательщика. К документам, на основании которых предъявляются инкассовое распоряжение относятся:

исполнительные листы и решения суда;

распоряжение органов налоговой службы (при взыскании недоимки по платежам в бюджет, штрафов);

распоряжения таможенных органов о принудительном взыскании платежей;

исполнительные надписи, учиненные нотариусом и другие документы, установленные законодательными актами Республики Казахстан.

Платежные взаимоотношения между плательщиком и получателем денег регулируется договором, заключенным на поставку товарно-материальных ценностей, выполненных работ и услуг. Форма платежа в договоре должна определяться с соблюдением принципа свободы выбора и экономической рациональности ее для обеих договаривающихся сторон. При использовании любой формы безналичных платежей следует добиваться своевременности расчетов и не допускать сомнительной и безнадежной к получению дебиторской задолженности.

1.2 Понятие и состав дебиторской задолженности, задачи их учета, анализа и аудита

Дебиторская задолженность - это все выражаемые в денежной форме обязательства юридических и физических лиц перед хозяйствующим субъектом.

Основная дебиторская задолженность формируется при расчетах с покупателями и заказчиками.

Отношения между субъектами начинают складываться при подписании договора или устного обязательства.

В каждой организации разрабатывается свой прайс-лист по реализации товаров, в котором указывается цена на каждый реализуемый товар.

При выполнении обязательства выписывается счет-фактура. Счет-фактура на оказанные услуги или выполненные работы выписывается только на основании акта выполненных работ. На реализацию товаров - на основании заявки покупателя. Согласно ст.21000 Налогового кодекса счет-фактура является обязательным документом для всех плательщиков налога на добавленную стоимость. Плательщик налога на добавленную стоимость, осуществляющий реализацию товаров (работ, услуг), облагаемых НДС, обязан выставить лицу, получающему указанные товары (работы, услуги), счет-фактуру с НДС. Если организация не является плательщиком НДС, выписывается счет-фактура без НДС как основание для отражения доходов в финансовой отчетности. При выписке счет-фактура регистрируется и нумеруется в "Книге учета счет-фактур". Счет-фактура должна иметь № и дату. Указываются реквизиты: наименование, РНН, адрес, № свидетельства по учету НДС (если есть) и расчетный счет, наименование банка. Реквизиты указываются как поставщика, так и покупателя. Если между сторонами заключен договор, указывается № и дата заключения договора. Бухгалтеру следует указать код назначения платежа (КНП) для избежания ошибок клиентом при платежах. В счете-фактуре указывается наименование товаров (работ или услуг), количество, цена, подсчитывается оборот, ставка НДС, сумма НДС (если плательщик НДС) и подсчитывается общая сумма. Документ должны подписать 3 лица:

руководитель;

главный бухгалтер;

ответственное лицо за выписку счета-фактуры.

После проверки правильности заполнения счета-фактуры ставится печать организации. Счет-фактура должна быть выписана не позднее даты совершения оборота по реализации.

Согласно ст.21000 Налогового кодекса налогоплательщики, осуществляющие реализацию электроэнергии, воды, газа, услуг связи, коммунальных услуг, железнодорожных перевозок, транспортно-экспедиторского обслуживания, банковских операций, облагаемых налогом на добавленную стоимость, вправе выписывать счета-фактуры по итогам налогового периода.

В счете-фактуре наименование товаров (работ, услуг) должно быть составлено по отдельности. Допускается указывать общий оборот, если приложен дополнительный документ, в котором указывается перечень реализуемых товаров (работ, услуг) и если в счете-фактуре будет ссылка на этот документ. Стоимость товаров (работ, услуг) и сумма НДС в счете-фактуре указываются в национальной валюте РК, за исключением случаев реализации товаров (работ, услуг) по внешнеторговым контрактам.

После выписки счета-фактуры выписывается накладная. Накладная выписывается в том случае, если происходит реализация товарно-материальных ценностей (товары для реализации, готовая продукция, остатки материальных запасов, основные средства). При отгрузке товарно-материальных ценностей от покупателя необходимо требовать доверенность на получение товарно-материальных ценностей. При реализации основных средств также составляется акт (накладная) приема передачи (ф. № ОС-1). Акт должен соответствовать сумме сделки по продаже активов на основании договора купли-продажи.

В соответствии с принципом начисления, при переходе права собственности на товар предприятие, продавшее товар получает доход. При этом записывается следующая корреспонденция:

На договорную стоимость Д-т счета 1210 К-т счета 6010

На сумму НДС 14% Д-т счета 1210 К-т счета 3130

Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которыми являются сотрудники организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике. Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования:

административно-хозяйственные расходы

операционные расходы.

Выдаваемые из кассы организации денежные средства расходуются строго на определенные цели: приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), канцелярских принадлежностей, оплата мелких ремонтных работ, командировочные и представительские расходы в соответствии с приказом руководителя организации. Обязательными условиями выдачи денег под отчет являются: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; сметы расходов с указанием основных статей расходов с разбивкой по кварталам; расходование выданных денежных средств строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

Расчеты с работниками по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, осуществляются на счетах 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность работников" и 2150 "Долгосрочная дебиторская задолженность работников". На счете может образоваться дебетовое сальдо при задолженности подотчетных лиц перед организацией, кредитовое сальдо - при наличии задолженности организации перед работником, а также одновременно сальдо по дебету и кредиту счета.

Размер подотчетных сумм, выдаваемых на хозяйственные нужды, и сроки сдачи авансового отчета, а также возврата неиспользованных подотчетных сумм определяет руководитель организации. Передача другому лицу наличных денег, выданных под отчет, запрещена. Неизрасходованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу.

Для учета денежных средств, выдаваемых подотчетным лицам на административно-хозяйственные нужды и операционные расходы, организации применяют авансовый отчет, которым подтверждается расходование полученных сумм. Авансовый отчет утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути. На период пребывания в командировке за работником сохраняется средний заработок. Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении, которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя.

Размер средств, выдаваемых на командировочные расходы, зависит от срока командировки и места назначения:

командировки на территории РК;

командировки в государства СНГ;

командировки за рубеж.

При наличии приказа о направлении сотрудника в командировку выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются:

фамилия, имя, отчество работника;

срок командировки;

место командировки;

цель командировки.

Кроме того, в командировочном удостоверении должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытия из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет, прилагая к нему документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Командированному работнику возмещаются все фактически произведенные и документально им подтвержденные расходы.

Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке при наличии приложенных оправдательных документов:

расходы по найму жилого помещения, в том числе и плата за бронирование мест в гостиницах;

расходы по проезду к месту командировки и обратно, в том числе плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;

суточные за время пребывания в командировке, в том числе и за время нахождения в пути;

различные страховые и комиссионные сборы;

сборы за услуги аэропортов, вокзалов и трансагентств;

расходы на провоз багажа.

Если командированным утеряны проездные билеты, то их оплата зависит от решения руководителя организации.

Установлены нормативы размера суточных за время пребывания в командировке. Сверх нормы денежные средства могут выдаваться подотчет только с письменного приказа руководителя организации.

Если сумма расходов по авансовому отчету превышает сумму, ранее выданную под отчет, то разница выдается из кассы на основании расходного кассового ордера. Неиспользованные суммы выданных авансов сдаются подотчетным лицом в кассу организации в течение трех дней с момента прибытия из командировки вместе с авансовым отчетом (не считая дней невыходов на работу по уважительным причинам).

В случае несвоевременного возвращения в кассу неиспользованного аванса на командировочные расходы сумма подлежит удержанию на основании приказа (распоряжения) руководителя.

Направление работника в служебную командировку за границу оформляется приказом руководителя организации, в котором указываются: фамилия, имя, отчест