Совершенствование организационной структуры управления внешнеэкономической деятельностью НПО "Интеграл"

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

На тему:

«Совершенствование организационной структуры управления внешнеэкономической деятельностью НПО «Интеграл»»

МИНСК, 2008

.1 Порядок проведения внешнеэкономической деятельности на НПО “Интеграл”.

Внешнеэкономическая фирма научно-производственного объединения “Интеграл” является структурным подразделением НПО ”Интеграл”. Наименование фирмы - Внешнеэкономическая фирма ВЭФ “Интегралинторг”.

Фирма осуществляет валютные, экспортно-импортные операции, а также экономическое и научно-техническое сотрудничество с зарубежными организациями и фирмами.

ВЭФ “Интегралинторг” возглавляет директор, который непосредственно подчиняется заместителю генерального директора по маркетингу и сбыту.

Рисунок 1 - Структура управления ВЭФ “Интегралинторг”

В своей работе ВЭФ “Интегралинторг” руководствуется законодательными актами, нормативными и методическими материалами и распоряжениями генерального директора, зам. ген. директора по маркетингу, приказами, протоколами совещаний и другими нормативными документами, утвержденными руководством объединения и Положением о ВЭФ “Интегралинторг”.

Основными задачами ВЭФ ”Интегралинторг” являются:

1. Осуществление внешнеэкономической деятельности, исходя из планируемых объемов продаж и обеспечения необходимой прибыльности изделий предприятия, поставляемых на экспорт. Подготовка, заключение и сопровождение контрактов с инофирмами на поставку изделий предприятия.

2. Осуществление операций по импорту, исходя из экономичного расходования средств в иностранной валюте, с учетом требований к качеству и техническому уровню импортируемой продукции и услуг для своевременного обеспечения служб объединения материалами, комплектующими в первую очередь для основного производства.

3. Проведение маркетинговых исследований рынка по импорту и реализуемой продукции по экспорту, расширение круга фирм - продавцов и фирм - покупателей с целью обеспечения необходимых объемов продаж и достижения планируемой прибыльности.

4. Систематическое изучение и анализ достижений зарубежной науки и техники, направлений НТП, опыт применения аналогичной зарубежной продукции микроэлектроники.

Из основных функций ВЭФ ”Интегралинторг” выделяются следующие:

1. Выявление существующих и потенциальных потребностей рынка в продукции предприятия. Изучение и анализ внешних рынков по регионам.

2. Определение емкости рынка, анализ тенденций его развития в соответствующих регионах.

3. Установление прямых контактов с инофирмами в целях подготовки создания совместных предприятий и поиска других форм сотрудничества для организации дилерской сети за рубежом.

4. Систематическое изучение деятельности фирм - покупателей продукции.

5. Сравнительный анализ продукции фирм потенциальных конкурентов.

6. Участие в работах по проведению экономического анализа вариантов номенклатурного плана, экспертизе новых изделий с учетом достигнутых уровней прибыльности производства, в обеспечении реализации продукции предприятия в различных регионах с учетом их специфики.

7. Участие в семинарах, конференциях, выставках, ярмарках, проводимых за рубежом по направлениям микроэлектроники и аппаратостроения.

8. Участие и проведение переговоров с представителями инофирм.

9. Организация и проведение переписки, телексной и телетайпной связи с представителями зарубежных организаций и фирм.

10. Организация отправки информационно - рекламных материалов, образцов продукции объединения через ускоренные виды почт и прочее.

11. Подготовка и заключение контрактов с фирмами на поставку изделий.

12. Сопровождение контрактов с инофирмами с целью обеспечения их выполнения по срокам поставки и номенклатуре изделий.

13. Участие в планировании объемов производства продукции и поступления валютной выручки с учетом заключенных и проектируемых контрактов.

14. Анализ деятельности фирмы с целью повышения ее эффективности.

15. Разработка и осуществление мероприятий, направленных на систематическое изучение деятельности фирм - покупателей продукции.

16. Систематическое изучение деятельности фирм - потенциальных поставщиков продукции, закупаемой по импорту. Сравнительный анализ характеристик продукции фирм - потенциальных поставщиков.

17. Изучение номенклатуры импортируемых материалов, комплектующих, оборудования, запасных частей и др. совместно с соответствующими фирмами объединения.

18. Заключение и использование контрактов на закупку по импорту материалов, комплектующих, оборудования, запасных частей и др. необходимых для нормального функционирования объединения.

2 Основные и внешнеторговые отделы.

Их функции и взаимосвязь с другими отделами фирм. ВЭФ “Интегралинторг” состоит из 5 отделов, каждый из которых возглавляет начальник отдела. При этом в своей работе все отделы тесно взаимодействуют между собой.

Рисунок 2 – Структура ВЭФ “Интегралинторг”

Отдел экспорта. Осуществляет экспортные операции по продаже изделий электронной техники, комплектующих, оборудования, запасных частей и другой продукции предприятия, а также осуществляет экономическое и научно-техническое сотрудничество с зарубежными организациями и фирмами в объеме экспортных операций.

Данный отдел включает в себя:

- бюро экспорта Северо-Американского региона;

- бюро экспорта в регион Юго-Восточной Азии;

- бюро экспорта в регион Европы;

- бюро в регион Малайзии, Индии;

- группа управления базой данных.

Отдел импорта. Осуществляет закупки сырья и материалов для организации производства продукции на предприятии. Через отдел импорта НПО “ИНТЕГРАЛ” выходит на дистрибьютора основных видов продукции (это дешевле для предприятия) на основе маркетинговых исследований.

Данный отдел включает в себя:

- бюро маркетинговых исследований рынков стран дальнего зарубежья;

- бюро коммерческих связей с подразделениями НПО “ИНТЕГРАЛ”

- группа сырья и материалов;

- группа оборудования, запчастей и пресс материалов;

- группа комплектующих, драг металлов.

Финансово-экономический отдел. Отслеживает отгрузки, финансы, контракты, сроки выполнения, санкции, валютные платежи, командировочные, а также правильность осуществления внешнеэкономической деятельности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Данный отдел включает в себя:

- планово-экономическое бюро;

- бюро бухгалтерского учета.

Отдел фаундри-бизнеса. Занимается внедрением в производство изделий по чертежам заказчика, т.е. работает под заказ с подачи информации последнего. (Например: разработка микросхем “под заказчика”; изготовление ПЗУ с магнитными дисками заказчика).

Отдел международных связей (протокольный отдел). Занимается организационными вопросами международных отношений (организацией встреч, оформлением пропусков иностранным делегациям, обеспечением переводов и т.д.).

Каждый из перечисленных отделов состоит из начальника и заместителя начальника отдела, менеджеров по внешнеэкономической деятельности предприятия (каждый из них ведет работу с определенным набором фирм-партнеров), инкорреспондентов, переводчиков и других специалистов в зависимости от отдела.

Существует тесная взаимосвязь отделов ВЭФ между собой и с другими подразделениями предприятия. Например, отдел экспорта передает в планово-экономический отдел заключения по проектам цен на новую продукцию и целесообразность применения действующих цен. В свою очередь получает оттуда годовые планы производства и их изменение, сведения о фактической рентабельности и себестоимости изделий завода и т.д. Отдел экспорта взаимодействует с юридическим отделом, с финансовым отделом, с отделом труда и заработной платы.

Отдел импорта тесно связан с отделом комплектации и оборудования. Именно оттуда отдел импорта получает информацию о комплектации оборудования и т.д. и принимает заказы.

Как показала многолетняя практика, данная структура ВЭФ “Интегралинторг” является оптимальной для данного производства, т.к. существует конкретная система взаимодействия отделов между собой и системы в целом.

3 Совершенствование структуры ВЭФ “Интегралинторг”.

Во внешнеэкономической фирме “Интегралинторг” отделы образованы по направлению деятельности, т.е. экспорт, импорт, международные связи, финансы и фаундри-бизнес. Т.к. НПО “Интеграл” является крупным поставщиком продукции в большое количество стран и регионов, то в данном проекте предлагается совершить реструктуризацию ВЭФ. А именно образовать отделы по регионам. Т.к. работать приходится с такими регионами, как Азия, Европа и СНГ, то понятно, что специфика каждого из них довольно ощутима. Следовательно владеть всей необходимой информацией о всех регионах для ведения эффективной внешнеэкономической деятельности невозможно. А значит будет будит более эффективно, когда специалисты по оному региону будут организованы в отдельный отдел.

На рисунке 3 представлена примерная схема реструктуризации ВЭФ “Интегралинторг”.

Рисунок 3 - Предложение по реструктуризации ВЭФ “Интегралинторг”

Так как вопросы финансово-экономического характера являются также специфичными для каждого региона, то необходимо также выделить специалистов по каждому из них. Подобным образом следует поступить и с отделом международных связей. Неизменным остается лишь отдел фаундри-бизнеса, т.к. он представляет собой отдельную отрасль. Но так останется лишь до тех пор, пока фаундри-услуги не займут значительную долю во всем товарообороте предприятия.

4 Пути совершенствования ВЭД исходя из внутренних факторов.

На основании проведенного мною анализа производственной деятельности объединения и его внешнеэкономической деятельности можно выявить следующие основные внутренние факторы, влияющие на экономическое положение НПО ”Интеграл”, а именно:

- недогрузка производственных мощностей;

- недостаток собственных оборотных средств, вынужденные кредиты и соответственно рост долга;

- недостаточное финансирование НИОКР;

- низкая заработная плата и соответственно высокая текучесть кадров;

- высокий износ технологического оборудования, отсутствие средств на модернизацию оборудования, что приводит к невозможности выпуска высоко технологической продукции;

- малая роль маркетинга в деятельности НПО «Интеграл».

Принимая во внимание вышеизложенные факторы можно предложить следующие направления, выполнение которых позволит увеличить научно - технический и производственный потенциал объединения и, соответственно, даст возможность НПО "Интеграл" увеличить свое влияние на рынке электронных компонентов:

Доведение качества выпускаемой продукции до уровня мировых стандартов, т.е. продукция объединения должна соответствовать требованиям ISO - 9000 и других международных систем качества.

Ориентирование в выпуске и разработке новых видов продукции на аналоги ведущих мировых производителей электроники.

Снижение себестоимости продукции и установление уровня цен на конкурентоспособном уровне.

Одним из непременных условий успешной деятельности объединения на внешнем рынке, даже можно сказать, что и главным, является повышение качества выпускаемой продукции при наличии конкурентоспособных цен.

Как видно из таблицы экспортные цены НПО "Интеграл" на продукцию, поставляемую в страны дальнего зарубежья, по своим значениям сопоставимы с ценами на аналогичную продукцию на мировом рынке, а по некоторым позициям даже немного ниже. Отсюда следует, что объединению необходимо приложить все усилия на производство высококачественной продукции. Для реализации данной задачи требуется уделять внимание не только самому технологическому процессу изготовления интегральных микросхем и другой продукции, но и на качество применяемых сырья и материалов, т. к. использование недоброкачественных или не соответствующих данному технологическому процессу материалов приводит к ухудшению технических параметров выпускаемой продукции.

Работа в данном направлении проводится на объединении уже с 1995г. В частности, начиная с 1999г. НПО "Интеграл" при работе с постоянными поставщиками комплектующих, сырья и материалов для основного производства будет использовать практику сертификации поставщика. Суть данного метода заключается в следующем.

Таблица 1 - Сравнительный анализ цен на основную продукцию НПО ”Интеграл” и средних цен на аналогичную продукцию на мировом рынке