Обособленные подразделения: как вести бухгалтерский и налоговый учет
Чулков Н.Г., эксперт журнала «Российский налоговый курьер»
На страницах нашего журнала неоднократно освещались вопросы, связанные с деятельностью обособленных подразделений. В частности, мы писали о признаках подразделений, их создании, особенностях заполнения деклараций по отдельным налогам. Тем не менее эта тема по-прежнему интересует наших читателей. В данной статье мы рассказываем об особенностях организации бухгалтерского и налогового учета в обособленных подразделениях.
Гражданский кодекс позволяет организациям создавать обособленные подразделения в форме представительств и филиалов. Такие структуры различаются названием и юридическим статусом. Права и обязанности у них также разные. В статье 55 ГК РФ сказано, что учредительные документы организации должны обязательно содержать информацию об имеющихся у нее филиалах и представительствах.
Налоговое законодательство под термином «обособленное подразделение» подразумевает не только представительства и филиалы, но и другие подразделения. Главное — чтобы они соответствовали понятию «обособленного подразделения», данному в статье 11 Налогового кодекса(1). Для такого подразделения в целях налогообложения характерно наличие двух основных признаков: территориальная обособленность от организации и оборудованные рабочие места, созданные на срок более одного месяца.
Обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами. Цель, задачи и функции таких структур определяются создавшей их организацией. Она же организует в них бухгалтерский и налоговый учет.
При постановке бухгалтерского и налогового учета в обособленных подразделениях необходимо учитывать различные факторы: территориальную разобщенность, особенности регионального законодательства по месту нахождения подразделений, возможности оперативного сбора информации и др.
Бухгалтерский учет в организациях с обособленными подразделениями
Обособленные подразделения вне зависимости от их места нахождения применяют способы ведения бухгалтерского учета, которые избрала организация в соответствии с учетной политикой. Об этом сказано в пункте 10 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации».
Рабочий план счетов организации составляется таким образом, чтобы можно было учитывать операции с обособленными подразделениями. Для этих целей в нем надо предусмотреть необходимые счета и субсчета.
Первичные учетные документы составляются от имени или на имя организации, поскольку именно она, а не ее подразделение приобретает права и обязанности по всем сделкам.
В учетной политике дополнительно может быть определен порядок распределения расходов между организацией и подразделениями.
Здесь необходимо учитывать возможности документального подтверждения всех операций. Поэтому приложением к приказу об учетной политике может быть, к примеру, положение о внутреннем учете и отчетности обособленных подразделений. При этом важное значение приобретают правила и график документооборота между организацией и ее обособленными подразделениями.
Организация бухгалтерского учета и учета первичных документов во многом зависит от того, выделяется ли учет имущества и хозяйственных операций обособленного подразделения на отдельный баланс.
Обособленные подразделения без отдельного баланса
Подразделения, у которых объем операций и количество сотрудников незначительны, как правило, не выделяются на отдельный баланс. Обычно они не имеют и собственного банковского счета. Все денежные и материальные средства эти подразделения получают от головной организации.
Обособленные подразделения без отдельного баланса не имеют собственной бухгалтерии (бухгалтера) и не ведут бухгалтерский учет. Первичные учетные документы, оформленные в подразделении, передаются в бухгалтерию головной организации. Сроки для такой передачи устанавливаются внутренними актами. Бухгалтерия организации производит обработку указанных документов и отражает их в учете.
Если в таком подразделении учет все-таки ведется, то он ограничивается, как правило, лишь обработкой и систематизацией первичных документов.
Тем не менее головная организация должна обеспечить раздельный аналитический учет хозяйственных операций обособленных подразделений, у которых нет отдельного баланса. Для этого все операции подразделения надо учитывать на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, устанавливаемого в учетной политике организации.
Обособленные подразделения на отдельном балансе
Под отдельным балансом следует понимать перечень показателей, которые устанавливает организация для своих обособленных подразделений. Конкретный перечень таких показателей организация определяет самостоятельно. Об этом сказано в письме Департамента налоговой политики Минфина России от 29.03.2004 № 04-05-06/27.
В штате подразделения, которое выделяется на отдельный баланс, должен быть бухгалтер (бухгалтерия). Ему поручается вести бухгалтерский учет и формировать отчетность. Причем учет в таком подразделении обособлен от головного предприятия. Отметим также, что на отдельный баланс выделяются те подразделения, которые определены Гражданским кодексом, то есть филиалы и представительства.
Рабочий план счетов подразделения, выделенного на отдельный баланс, формируется исходя из специфики такой структуры. В нем обычно не используются счета, которые имеют значение для компании в целом. Например, счет 80 «Уставный капитал», счет 84 «Нераспределенная прибыль», счет 75 «Расчеты с учредителями» и др.
Для обобщения информации о расчетах с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс, в организации используется счет 79 «Внутрихозяйственные расходы». К нему могут быть открыты субсчета 79-1 «Расчеты по выделенному имуществу» и 79-2 «Расчеты по текущим операциям».
Помимо этих субсчетов могут быть открыты и другие, например субсчет «Расчеты по налоговым обязательствам» или субсчет «Расчеты по распределению прибыли».
Аналитический учет по счету 79 ведется отдельно по каждому обособленному подразделению организации, выделенному на отдельный баланс.
Рассмотрим сказанное на примере.
ПРИМЕР
ООО «Мир» имеет два обособленных подразделения — строительные участки № 1 (CУ-1) и № 2 (CУ-2). СУ-1 выделен на отдельный баланс и имеет расчетный счет в банке по месту своего нахождения. СУ-2 не имеет отдельного баланса и счета.
Предположим, ООО «Мир» передало СУ-1 бетономешалку. Ее стоимость по данным бухгалтерского учета — 120 000 руб., сумма начисленной по ней амортизаций равна 40 000 руб.
Также ООО «Мир» приобрело материалы на сумму 118 000 руб. (в том числе НДС — 18 000 руб.). В каждое подразделение были переданы материалы на сумму 50 000 руб.
Бухгалтер ООО «Мир» создал в учете к счету 10 следующие аналитические субсчета:
10-1-1 — «Материалы основной компании»;
10-1-2 — «Материалы СУ-1»;
10-1-3 — «Материалы СУ-2».
В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:
у ООО «Мир»
ДЕБЕТ 79-1 КРЕДИТ 01
— 120 000 руб. — передана бетономешалка обособленному подразделению СУ-1;
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 79-1
— 40 000 руб. — передана обособленному подразделению сумма амортизации по бетономешалке;
ДЕБЕТ 10-1-1 КРЕДИТ 60
— 100 000 руб. (118 000 руб. – 18 000 руб.) — оприходованы материалы на склад;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 18 000 руб. — учтен НДС по материалам;
ДЕБЕТ 79-1 КРЕДИТ 10-1-1
— 50 000 руб. — переданы материалы СУ-1;
ДЕБЕТ 10-1-3 КРЕДИТ 10-1-1
— 50 000 руб. — переданы материалы СУ-2;
у строительного участка № 1 (СУ-1)
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 79-1
— 120 000 руб. — получена бетономешалка от головного офиса;
ДЕБЕТ 79-1 КРЕДИТ 02
— 40 000 руб. — учтена накопленная амортизация по полученной бетономешалке;
ДЕБЕТ 10-1-2 КРЕДИТ 79-1
— 50 000 руб. — получена партия материалов от организации.
Показатели деятельности подразделений должны учитываться при формировании отчетности в целом по организации. Это установлено пунктом 33 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Данный документ утвержден приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.
Обособленные подразделения, которые выделены на отдельный баланс, представляют в головную организацию внутреннюю бухгалтерскую отчетность. Эти данные используются при формировании квартальных и годовых отчетов всей организации. Такая отчетность составляется по формам, предусмотренным для организации в целом.
При составлении отчетности организации необходимо проанализировать показатели счета 79. Для этого сравнивают остатки по дебету каждого субсчета головного офиса с остатками по кредиту соответствующих субсчетов у подразделений. Они должны совпадать. Аналогично кредитовый остаток у головного офиса также должен соответствовать дебетовому остатку у подразделения. После сверки остатков на субсчетах бухгалтерия организации взаимно погашает их и в бухгалтерскую отчетность не включает.
Остатки на всех остальных счетах обособленного подразделения увеличивают соответствующее сальдо в балансе головного предприятия. Показатели деятельности обособленного подразделения за отчетный период построчно прибавляются к соответствующим данным, полученным по головной организации.
Такой порядок применяется не только при составлении баланса, но и при формировании других форм отчетности организации: отчета о прибылях и убытках, отчета о движении капитала, отчета о движении денежных средств.
Учет налогов в организациях с обособленными подразделениями
Филиалы, представительства и иные обособленные подразделения не являются самостоятельными налогоплательщиками. Они лишь исполняют обязанности головных организаций по уплате налогов и сборов по месту своего нахождения (ст. 19 НК РФ). По некоторым налогам обособленные подразделения также представляют отчетность в налоговые органы по месту своего учета.
Факт наличия у организации обособленных подразделений оказывает существенное влияние на порядок исчисления, уплаты налогов и представление отчетности. Поэтому каждое предприятие с разветвленной территориальной сетью учитывает это, когда разрабатывает учетную политику в целях налогообложения.
При формировании учетной политики надо обращать внимание на те элементы, которые повлияют и на порядок налогообложения обособленных подразделений. К таким элементам можно отнести следующие:
— момент определения налоговой базы при реализации товаров (работ, услуг);
— выбор показателя для расчета суммы налога, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения;
— выбор способа уплаты налога;
— порядок оформления документов, которые впоследствии будут приниматься к налоговому учету, а также сроки их представления в головной офис;
— виды и формы ведения налоговых регистров.
Отметим, что порядок оформления документов, принимаемых к налоговому учету, во многом схож с порядком составления первичных документов в бухгалтерском учете. Как и в бухучете, он прежде всего зависит от того, выделено обособленное подразделение на отдельный баланс или нет.
Налоговая база по налогу на прибыль рассчитывается по организации в целом. Далее она распределяется между головным офисом и обособленными подразделениями. В федеральный бюджет налог уплачивается по месту нахождения головного офиса без распределения по подразделениям. Уплата налога в региональный бюджет осуществляется и по месту нахождения головной организации без входящих в нее обособленных подразделений, и по месту их нахождения.
Распределение налога производится исходя из доли налоговой базы, приходящейся на каждое обособленное подразделение. Эта доля рассчитывается в соответствии с пунктом 2 статьи 288 НК РФ(2). Обратите внимание: если у организации несколько обособленных подразделений на территории одного субъекта РФ, то с 1 января 2006 года распределение прибыли по каждому из них может не производиться. Это разрешено статьями 1 и 8 Федерального закона от 06.06.2005 № 58-ФЗ.
Организация подает по месту своего нахождения налоговую декларацию с распределением сумм налога по обособленным подразделениям (п. 5 ст. 289 НК РФ). По месту нахождения каждого из обособленных подразделений отчетность представляется по сокращенной форме. В нее включаются только титульный лист, подразделы 1.1 и 1.2 раздела 1, а также приложение № 5а к листу 02 декларации.
Налог на добавленную стоимость
НДС уплачивается централизованно в целом по организации по месту ее регистрации в налоговом органе (п. 2 ст. 174 НК РФ). Отчетность также представляется только по месту нахождения организации согласно пункту 5 статьи 174 НК РФ.
Счета-фактуры выписываются обособленными подразделениями от имени организации(3). В них указывается адрес организации и ее ИНН, а также КПП подразделения.
В целом по организации необходимо соблюдать единую нумерацию первичных документов. Вместе с тем допускается присваивать каждому номеру индекс подразделения, которое выставило счет-фактуру. Журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж ведутся подразделениями в виде разделов единых журналов учета, единых книг покупок и продаж организации. За отчетный период указанные разделы обособленные подразделения представляют в головное подразделение.
Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж подразделениями необходимо отразить в учетной политике организации для целей налогообложения.
Порядок исчисления и уплаты налога зависит от того, по каким подакцизным товарам он уплачивается.
По алкогольной продукции акцизы уплачиваются по месту реализации с акцизного склада (абз. 1 п. 4 ст. 204 НК РФ).
По нефтепродуктам — по месту нахождения головной организации и месту нахождения обособленных подразделений. При этом рассчитывается доля налога, которая приходится на обособленное подразделение. Она определяется как величина удельного веса объема реализации нефтепродуктов (в натуральном выражении) подразделением в общем объеме реализации нефтепродуктов в целом по организации. На это указывает абзац 2 пункта 4 статьи 204 НК РФ. Если все подразделения и организация расположены на территории одного субъекта РФ, акцизы могут уплачиваться полностью головным офисом. Сделать так разрешает абзац 4 пункта 4 статьи 204 НК РФ.
По прочим подакцизным товарам налог уплачивается по месту их производства (абз. 1 п. 4 ст. 204 НК РФ).
Декларации по акцизам представляются по месту нахождения головной организации и обособленных подразделений. По подразделениям (в том числе по головному) указываются данные в отношении осуществляемых ими операций, признаваемых объектом налогообложения (абз. 1 п. 5 ст. 204 НК РФ).
Налог на доходы физических лиц
Налоговыми агентами признаются российские организации, индивидуальные предприниматели и постоянные представительства иностранных организаций, коллегии адвокатов, адвокатские бюро и юридические консультации. Так определено пунктом 1 статьи 226 НК РФ.
Согласно статьям 226 и 230 Кодекса налоговые агенты обязаны вести учет выплачиваемых физическим лицам доходов, производить расчет налоговой базы и суммы налога, удерживать и перечислять удержанный налог в бюджет.
Налоговые агенты — российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ по месту своего нахождения, а в отношении исчисленных и удержанных налогов с работников обособленных подразделений этой организации — по месту нахождения каждого обособленного подразделения.
В то же время обособленное подразделение организации самостоятельно может вести бухгалтерский учет и выплачивать доходы своим работникам, вести учет этих доходов, производить расчет налоговой базы и суммы налога. В этом случае удерживать и перечислять налог будет обособленное подразделение российской организации. Все эти полномочия организация должна делегировать обособленному подразделению.
Налоговые агенты представляют в инспекции по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных в налоговом периоде налогов. Сведения подаются ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Российская организация, имеющая обособленные подразделения, должна представлять сведения о доходах, выплаченных физическим лицам, в налоговую инспекцию по месту своего учета в отношении тех физических лиц (включая работников обособленных подразделений), источником выплаты доходов которых она является.
Если же обособленное подразделение самостоятельно исполняет обязанности налогового агента, то сведения о доходах, которые такое подразделение выплатило физическим лицам, подаются в налоговую инспекцию по месту нахождения обособленного подразделения.
Соответственно для каждого физического лица в справке по форме № 2-НДФЛ указывается код ОКАТО — код территории муниципального образования, в бюджет которого перечислен налог.
Порядок исчисления и уплаты ЕСН организациями, в состав которых входят обособленные подразделения, зависит от того, какими полномочиями наделены эти подразделения.
Если подразделение имеет отдельный баланс, расчетный счет и начисляет выплаты и иные вознаграждения, то оно должно исполнять обязанности организации по уплате налога (авансовых платежей). Также на него возлагается обязанность по представлению расчетов и деклараций по ЕСН по месту своего нахождения. На это указывает пункт 8 статьи 243 НК РФ. Суммы ЕСН, уплачиваемые подразделениями, определяются исходя из величины налоговой базы, относящейся к этому подразделению.
В случаях, когда обособленные подразделения не выделены на отдельный баланс, головной офис самостоятельно исчисляет, уплачивает налог и представляет декларации по месту своего учета.
Если обособленные подразделения имеют на отдельном балансе основные средства, то они уплачивают налог на имущество по месту нахождения обособленного подразделения. Налоговые декларации также представляются по месту нахождения этого обособленного подразделения (ст. 384 НК РФ)(4). В настоящее время данные, отраженные в декларации, которая представляется в инспекцию по месту нахождения обособленного подразделения, не указываются в декларации, представляемой по месту нахождения организации.
Порядок исчисления и уплаты транспортного налога зависит от того, где зарегистрировано транспортное средство (п. 1 ст. 363 НК РФ). Организация представляет декларацию и уплачивает транспортный налог в том регионе, где данное транспортное средство находится и зарегистрировано соответствующими органами, которые осуществляют государственную регистрацию транспортных средств. Это может быть и в регионе, где находится головной офис, и по месту обособленного подразделения организации в другом регионе.
Налог и авансовые платежи уплачиваются в бюджет по месту нахождения земельных участков, признаваемых объектами налогообложения (п. 3 ст. 397 НК РФ).
Организация должна уплатить налог и представить налоговую декларацию:
— по месту нахождения головного офиса в отношении земельного участка по месту нахождения организации;
— по месту нахождения обособленного подразделения относительно земельного участка, предоставленного этому подразделению;
— по месту нахождения объекта недвижимого имущества. Отметим, что в этом случае по указанному месту может не находиться ни головной офис, ни обособленное подразделение.
При этом если указанные земельные участки находятся в одном муниципальном образовании (образованиях), то налогоплательщик вправе уплатить налог и представить одну налоговую декларацию в налоговую инспекцию, в введении которой находится данное муниципальное образование (образования). Это положение распространяется на Москву, а также другие субъекты РФ, в которых земельный налог полностью зачисляется в региональный бюджет.
(1) Подробнее о признаках обособленного подразделения и порядке его регистрации см. в статье М.С. Поляковой «Рабочее место как обособленное подразделение // РНК, 2005, № 11. — Примеч. ред.
(2) Подробнее о порядке уплаты налога и авансовых платежей и заполнении декларации обособленными подразделениями см. в статьях Н.А. Ромаховой «Расчет доли прибыли обособленного подразделения», Е.В. Селиной «Обособленные подразделения: заполнение декларации», С.В. Шаровой «Организация создает филиал: как рассчитать налог на прибыль» и И.Н. Сбитневой «Как рассчитать налог на прибыль при ликвидации обособленного подразделения» // РНК, 2005, № 7, 11 и 15. — Примеч. ред.
(3) О порядке выставления счетов-фактур обособленными подразделениями см. письма МНС России от 21.05.2001 № ВГ-6-03/404 «О применении счетов-фактур при расчетах по НДС» и от 26.08.2004 № 03-1-08/1880/18@ «О порядке заполнения счетов-фактур». — Примеч. ред.
(4) Подробнее об этом см. в статье О.В. Хритининой «Декларация по налогу на имущество в организациях с обособленными подразделениями» // РНК, 2005, № 8. — Примеч. ред.