Деловая переписка

Содержание

1.      Деловые письма в своем историческом развитии и их виды

1.1    Введение

1.2    История писем

1.2.1 Первое письмо

1.2.2 Из истории немецких писем

1.2.3 Деловые письма 19 в.

1.2.3.1        Правила делового стиля

1.2.3.2        Циркуляры

1.2.3.3        Доклады о товарах…

1.3    Деловой стиль

1.4    Современные деловые письма

1.4.1 Форма делового письма

1.4.2 Основные правила написания

1.4.3 Уведомление

1.4.4 Предложение

1.4.5 Рекламация

1.4.6 Ответ на рекламацию

1.4.7 Напоминание

1.4.8 Отказ

1.4.9 Рекламное письмо

1.4.9.1        Индивидуальное письмо

1.4.9.2        Стандартное письмо

2.      Структурные, лексические и синтаксические особенности деловых писем

2.1    Современные немецкие деловые письма и письма 19 века

2.1.1 Заказ товара

2.1.1.1        Форма письма

2.1.1.2        Синтаксис

2.1.1.3        Лексика

2.1.2 Подтверждение отправки товара или выполнение заказ

2.1.2.1        Форма письма

2.1.2.2        Синтаксис

2.1.2.3        Лексика

2.2    Современные немецкие и русские деловые письма

2.2.1 Заказ товара

2.2.1.1        Форма письма

2.2.1.2        Синтаксис

2.2.1.3        Лексика

2.2.2 Подтверждение отправки товара

2.2.2.1        Форма письма

2.2.2.2        Синтаксис

2.2.2.3        Лексика

Заключение

Приложение

Список литературы

1.Деловые письма в своем историческом развитии и их виды

1.1 Введение

Во все времена деловое общение и соответственно деловая переписка были одними из важнейших составляющих любого бизнеса, главными средствами взаимодействия в его рамках. Умение грамотного оформления деловых писем является одним из факторов успешной предпринимательской деятельности. Соблюдение правил, установленных спецификой формы делового письма и традициями общения, играет значительную роль в бизнесе при ведении официальной переписки, поэтому изучение и выявление норм, касающихся не только оформления письма, но также и характера изложения его содержания, определяют актуальность данной работы. К тому же следует учитывать, что в разных языковых группах существуют разные правила оформления письма. В частности, оформление его некоторых деталей будет отличаться в зависимости от того, написано оно на русском или немецком языке.

Целью нашей курсовой работы является выявление и рассмотрение правил, необходимых в деловой переписке.

Для достижения этой цели ставились следующие задачи:

1. рассмотрение изменений в правилах деловой переписки в зависимости от исторического периода;

2. выявление структуры деловых писем;

3. описание форм коммерческих писем;

4. выявление общих, а также дифференцирующих черт в современных немецких письмах и письмах 19 века;

5. анализ особенностей оформления деловых писем в немецком и русском языках.

Для решения поставленных задач использовались следующие методы:

1. метод сравнительного анализа и описания

2. метод лексического анализа

3. метод синтаксического анализа

4. метод структурного анализа.

Материалом послужили коммерческие письма 19 века и современные деловые письма на немецком и русском языках.

Данная работа состоит из введения, теоретической и практической части, заключения, приложения и списка использованной литературы.

1.2 История писем

1.2.1 Первое письмо

"Я страдаю от голода,- пошли мне хлеба и крупы!" (1). Крик о помощи, кульминация драмы, сюжет которой никто не знает, потому что эти слова из одного письма, которое было написано почти четыре тысячи лет назад. Однако оно не достигло своего получателя, так как плитка, на которую неразборчиво, с большим трудом отправитель нацарапал клинописью эти строки, была обнаружена вместе с резцом в руинах древнего Вавилона...

В течение тысяч лет люди доверяли письмам бесчисленное количество тайн, но долгое время они были привилегией лишь ученых и властителей этого мира. Изобретение бумаги и распространение грамотности сделали этот вид общения наиболее доступным и популярным.

1.2.2 Из истории немецких писем

В Европе письма распространились в средние века, и при этом, основываясь на работе Д. Горнфельда “Эпистолярная литература” (2), обычным языком писем того времени был латинский. Монастыри и духовенство были в деятельной переписке; частные лица в деле письменных сообщений также не могли обойтись без их помощи. От этой эпохи сохранились по преимуществу письма духовно-литературного и политически-делового содержания. Форма старого латинского письма окрасилась новыми христианскими формулами. Лишь в конце средних веков европейские народы начали понемногу применять в переписке и свои национальные наречия. В Германии первая обширная коллекция писем на немецком языке — писем рифмованных — относится к эпохе миннезингеров(3). Прозаические немецкие письма мы встречаем в XIV в.; это письма мистиков, показывающие уже значительную свободу в обращении с языком. Медленно обиходная речь входит в употребление в переписке почти исключительно деловой. Немецкое письмо носит еще следы происхождения от латинского: адрес, обращение, дата часто написаны по-латыни, хотя текст немецкий. Лишь в XV ст. латинское письмо становится исключением. Письмо в это время начиналось с привета или изъявления преданности, затем шло обращение, в конце адресат поручался покровительству Господа, или автор вновь выражал свое почтение. В стиле самого текста также было много схематичного, условного, тяжелого и канцелярского; к тому же большинство писем было посвящено делам политическим или торговым; частное дружеское общение выражалось в корреспонденции очень мало. На пороге новой истории стиль письма становится свободнее, по мере того, как оно теряет свой исключительно деловой характер. Высший момент развития немецкого письма связан в это время с перепиской Лютера, но дальнейшему развитию препятствует возрождение латинского письма, любимого гуманистами; вновь водворяется канцелярский стиль и, не смотря на усиление частной переписки, прежняя простота языка понемногу исчезает. Вытесняется и немецкий язык: люди образованные пишут по-латыни, знатные — по-французски; даже немецкие письма пишутся на смешанном французско-латинско-немецком наречии, уже тогда возбуждавшем тщетное неодобрение. Около 1700 г. чисто немецкое письмо исчезает совершенно: французские адрес, обращение и подпись становятся обязательными. Стиль приобретает чрезвычайную напыщенность и оснащается церемонными условностями, множеством бессодержательных извинений, изъявлениями преувеличенной покорности. Исключение представляют лишь немногие авторы, напр. Валленштейн, Карл Людвиг Пфальцский и особенно женщины, естественность которых была связана с их недостаточным образованием. Особенно выдаются письма Елизаветы-Шарлотты, впоследствии герцогини орлеанской, впервые вводящие в немецкую переписку простую непринужденную беседу, которая была давно уже обычна в французских письмах. Так как письма в эту эпоху в значительной степени заменяли газеты, то считалось необходимым поддерживать как можно более обширную переписку; знатные лица осаждались добровольными корреспондентами, искавшими в такой переписке личных выгод. Под влиянием французов, а также развития общения, чрезвычайно увеличилась частная дружеская переписка, в XVIII в. выродившаяся в образованном обществе в известного рода спорт. К концу века относится обширная корреспонденция немецких поэтистов — зачаток будущей сентиментальной переписки. Меняется в это время и форма письма: дата ставится в начале, а приветствие — в конце; препоручение Господнему покровительству сменяется комплиментами; изменяется к лучшему и стиль. Аристократия, однако, продолжала переписываться по-французски, и французские адреса еще долго сохранялись у немцев. Латинская переписка ученых почти вышла из употребления. Новым фазисом в судьбах немецкого письма был период "бури и натиска", с его стремлением провести принцип естественности во всей его полноте. Еще более повлияло на эпистолярный (4) стиль назревавшее преобладание жизни чувства; сентиментальность стала характерным элементом тона и содержания письма, которое должно было явиться полным выражением индивидуальной жизни сердца. Прекрасными образцами индивидуального стиля в переписке являются письма Лессинга, Мерка, Клаудиуса, Лихтенберга, Лафатера, Шиллера, Гете; превосходные письма принадлежат женщинам — Еве Кентг, Шарлотте Шиллер и г-же Рат. XVIII в. можно назвать веком писем; переписка для переписки сделалась некоторым родом культа, отнимавшим массу времени. Лишь к сороковым годам замечается поворот к простоте и деловитости. Рассмотрим подробнее особенности деловых писем 19 в.

1.2.3 Деловые письма 19 в.

1.2.3.1 Правила делового стиля

По Хоффманну, “Личные и деловые письма” (5), деловыми письмами считаются такие сочинения, которые составляются для урегулирования и улучшения процесса взаимного общения, а также для установления, соблюдения и определения прав, обязанностей или свобод партнеров. Все эти письменные сочинения относятся к деловому стилю, который в свою очередь подразделяется на стиль публичных и стиль частных дел. Первый касается дел государства и о нем речь здесь не пойдет. К сочинениям стиля частных дел относят деловые письма всех видов: коммерческие письма, облигации, расписки, счета, объявления, свидетельства и др. Основными качествами хорошего коммерческого стиля считают ясность, краткость и благозвучие. Этому стилю принадлежат также некоторые установленные формулы, которые должны быть известны во избежание возможных неприятностей.

Текст коммерческих писем разделяют на три основные части: начало (вступление), содержание и конец. В начале письма, которому предшествуют адрес получателя, место и день составления упоминают дату последнего или всех последних неотвеченных писем делового партнера или дату своего последнего письма, ответа на которое еще не поступило. Если обмен письмами связывается с торговыми отношениями, или если переписка надолго была прервана, то это делает необходимым в начале письма ознакомить получателя с положением и обстоятельствами дела, которые побуждают автора писать ему или же автор сообщает о причине перерыва в деловой связи. Начало письма всегда должно соответствовать содержанию и быть кратким. Оно непосредственно ведет к настоящему содержанию письма, причем особенно следует обратить внимание на то, что связь между ними (началом и содержанием) должна быть естественной, легкой и непринужденной.

 В содержании письма, если отвечают иностранному деловому партнеру, все ответы на вопросы ставят точно в таком же порядке, в каком они следовали в письме компаньона. После сообщения о том, как исполнены поручения партнера, автор переходит к своим собственным поручениям, заказам, просьбам и т.д. В последнюю очередь добавляются также общие торговые отчеты и те новости, которые интересуют иностранного корреспондента как коммерсанта. Конец письма, также как и начало, должен быть кратким, непринужденным и вежливым. В нем получателя просят о предоставлении и сохранении его благосклонности и рекомендуют ему себя как можно более простым способом. Следующие выражения являются наиболее употребительными и достойными рекомендации: Ihrem ferneren Wohlwollen mich bestens empfehlend, zeichnet achtungsvoll und ergebenst - Прощаюсь, надеясь на Вашу дальнейшую благосклонность, и выказываю Вам глубокое почтение и преданность; Mit aller Hochachtung empfehlt sich - Прощаюсь с глубоким уважением; In Erwartung Ihrer ferneren guetigen Befehle habe ich die Ehre, mich Ihnen bestens zu empfehlen - В надежде на Ваши дальнейшие любезные поручения, я имею честь попрощаться с Вами; Ich habe die Ehre, mich Ihnen bestens zu empfehlen - Я имею честь откланяться; Einer baldigen gefaelligen Antwort entgegensehend, zeichne ich mit vorzueglicher Hochachtung - Ожидая скорейшего любезного ответа, выказываю вам глубокое уважение; Achtungsvoll empfehlt sich Ihnen Ihr ergebener - С почтением прощается с Вами Ваш преданный... ; Mit besonderer Achtung zeichnet - Отмечая особое уважение; Ferneren guetigen Auftraegen entgegensehend empfehlt sich Ihnen achtungsvoll - Ожидая дальнейших любезных поручений, с уважением прощается с Вами; Mit achtungsvoller Ergebenheit - С почтением, и преданностью,- или просто: Mit Achtung zeichnet - Выказывая уважение; Achtungsvoll - С уважением; Ergebenst - С преданностью и т.д.

Наличие различных видов коммерческих писем обусловливается разнообразием деловых отношений. Для писем, содержанием которых являются ходатайства, заявления, соглашения и т.д. существуют действующие общие правила, которые учитывают своеобразие коммерческого стиля. Но есть также письма, которые нельзя отнести к общим формам, и составлять которые следует по уже имеющимся в наличии образцам этого вида.

Для ведения переписки необходимо, чтобы коммерсант умел быстро и красиво писать. Само собой разумеется, что корреспондент должен в совершенстве владеть языком, на котором он пишет. В письме не рекомендуется использовать аббревиатуры, особенно для имен существительных. Числа выражаются не цифрами, а буквами; нарушение этого правила может привести к чувствительным убыткам. Плохой и неразборчивый почерк имеет в письмах точно такое же воздействие, как и нечеткое произношение в речи. Важным правилом является то, что каждое письмо после его завершения следует внимательно перечитать, чтобы исправить возможные ошибки и добавить забытое. Учитывая, что в крупных торговых предприятиях переписка часто ведется на многих иностранных языках, необходимо, чтобы желающие посвятитъ себя коммерческому делу знали в совершенстве не только родной язык, но и иностранные, в первую очередь английский и французский.

1.2.3.2 Циркуляры

Цель циркуляров (6) - учреждение фирм, прекращение или продолжение деловых отношений. Так как циркуляры направляются во многие торговые дома в одной и той же форме, их, как правило, разрешается печатать, от руки заполняют только строку с адресом получателя при отправлении письма. Особые замечания, которые могут быть высказаны определенному деловому партнеру, прилагаются к циркуляру как постскриптум.

При учреждении, к примеру, пишут, что на таком то месте учреждается предприятие, называют его, указывают род занятий, уверяют, что владеют требующимися способностями и средствами для руководства этим предприятием, прилагают просьбу о доверии, выказывают желание выполнять все наилучшим образом, уверяют в своем усердии на службе и в конце обращают внимание получателя на свою, как правило собственноручную, подпись.

1.2.3.3 Доклады о товарах, обзор состояния конъюнктуры рынка, письма – заказы с ответами на них, купля и продажа (7)

В торговых городах время от времени даются обзоры состояния конъюнктуры рынка и сообщается о торговых домах их комитентам. Они информируют получателя письма о состоянии, запасах и ценах главных товаров и предлагают ему заказать эти товары. Цель писем-заказов, как уже указывает название,- заказ определенных товаров. В этих письмах обычно пишут о своем доверии к получателю и его обещаниям, знакомят его со своими (заказчика) интересами, называют требующиеся товары, сорт и желаемое качество и просят установить, какие товары более дешевые. Ответы - это письма об исполнении полученных заказов, в которых сообщают о поставке, обещают самое лучшее и дешевое обслуживание, выдают счет и просят об обновлении заказа, в конце часто прилагают каталог цен. Письма о купле и продаже оформляют по тем же самым правилам.

1.3 Деловой стиль

Выше мы часто употребляли термин “деловой стиль”, и для того, чтобы перейти к современным деловым письмам, необходимо дать определение этому термину и выявить основные характеристики данного стиля.

Официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения. Тексты этого стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, а также множество деловых жанров (например, объяснительная записка, автобиография, анкета, статистический отчет и др.). Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную,предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности. Поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

Критериями официально-делового стиля, по Н.А. Богатыревой и Л.А. Ноздриной (8), являются “однозначность, целостность и четкость понятий”. С помощью текстов данного стиля идет влияние на поведение получателя. Однако названные критерии не всегда действовали в этом стиле. “Так для канцелярского стиля 18-19 вв. использовались расширенные описания сообщений.” С одной стороны в таких текстах преобладает тенденция к экономии в языке, с другой стороны они должны быть понятны, по крайней мере в кругу реципиентов, на которых эти тексты направлены.

“В положениях законов, по возможности, рекомендуется избегать пустых мест в содержании и двузначности,…Не употребляются восклицательные, вопросительные предложения и даже риторические вопросы… Точно также были бы не к месту эмоции и экспрессивные инверсии… преобладают пассивные и статические предложения, используются глагольные описательные формы ( zur Beurteilung gelangen, in Widerspruch geraten, Widerspruch einlegen ). Особую роль в этом стиле играют языковые средства распоряжений. В положениях законов с этой целью употребляются модальные глаголы, глаголы с семантикой требования ( anordnen, veranlassen, verordnen, verlangen ), определенные неличные конструкции ( ist unzulaessig, erforderlich ), а также конструкции с haben+zu и sein+zu…”

“…Словарный состав, соответствующий официально-деловому стилю – термины… Тексты стиля наглядно “разделены” на части, параграфы, разделы, пункты, в договоре на отдельные композиционные фрагменты, на находящиеся на расстоянии друг от друга и тем самым отделенные абзацы… Договоры включают в себя большое количество обязательных, шаблонных частей…”.

“К постоянным композиционным сегментам содержания договора относятся, к примеру:

1) фиксирование партнеров по договору;

2) идентификация предмета договора;

3) установление срока и условий выполнения договора;

4) права и обязанности партнеров договора;

5) порядок расчета;

6) ответственность партнеров по договору;

7) условия непреодолимых обстоятельств;

8) действующие в спорных вопросах юридические нормы и законы;

9) условия вступления в силу, срок и условия действия договора;

10) юридические адреса партнеров по договору;

11) заверенные подписи партнеров договора”.

Характерными экстралингвистическими чертами официально-делового стиля по Э.Ризель (9) являются функциональность, отсутствие «индивидуальности», формальность и точность. С лингвистической точки зрения стилю свойственно употребление так называемой функционально окрашенной лексики, местоименных наречий (hiermit, hiervon, hierfuer), «общих» глаголов (unternehmen, durchfuehren, erfordern), а также предлогов zwecks, laut, infolge, gemaeB. Для текстов данного стиля характерно использование сложных составных существительных, абстрактных существительных на –ung, -keit и –heit субстантивированных существительных.

С грамматической точки зрения наиболее явной чертой текстов официально-делового стиля является использование многочленных и длинных простых предложений, для оформления безличного высказывания служат пассивные конструкции.

Лингвисты единодушны в том, что язык официальных документов - это набор клише, штампов, стандартов. Это исходит из того, что особенностью современного этапа развития официальных документов является их унификация. Она рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. С точки зрения лексики важнейшей стороной унификации текстов документов является использование языковых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, отобранных в результате многолетней практики, терминов, принятых сокращений, условных обозначений, единиц измерения, предусмотренных государственными стандартами.

Деловые письма являются одним из жанров официально-делового стиля, и в связи с этим их структура и тексты должны соответствовать его основным критериям и характеристикам. Более подробно этот жанр будет рассмотрен в нижеследующих пунктах.

1.4 Современные деловые письма

1.4.1 Форма делового письма

Правильно оформленное деловое письмо имеет большое значение для установления деловых контактов, заключения выгодных сделок и успешного ведения бизнеса. Существует внешняя и внутренняя форма написания деловых писем.

1. Внешняя форма начинается с шапки письма (Briefkopf) или фирменного бланка предприятия с его названием, логотипом, подробным адресом, телефонами, факсами, электронной почтой, интернетом. Если имеются деловые связи с зарубежными партнерами, то желательно оформить бланк на двух языках - на родном и языке зарубежного партнера, или на родном и английском языках.

Рекомендуется указывать на бланке банковские реквизиты предприятия или организации, занимающихся внешнеторговой деятельностью. Например: INGENIERBÜRO * STRICH & FADEN

STAHLBAUKONSTRUKTIONEN - BERECHNUNGEN – STATISTIK

Wellenstraße 7

61286 Schwanderndorf

Telefon: 062 14-97 33 4-0

Telefax: 062 14-97 33 4-1

Bankverbindung

Commerzbank Frankfurt

Konto: 44 62 978 Y BLZ 800 700 10

2. Адрес получателя (Anschrift des Empfängers)

Адрес получателя пишется в левом верхнем углу письма. Следует запомнить, что немецкий адрес пишется в такой последовательности: фамилия получателя, фирма (предприятие), улица и номер дома, индекс и название города, страна получателя. Например:

Carola Müller

Compakta GmbH

Raschendorfer Str. 30

50212 Köln

Deutschland

Последовательность «фамилия, фирма» означает, что письмо имеет право вскрыть только адресат. Последовательность «фирма, фамилия» позволяет вскрытие письма секретарем или коллегой адресата.

Запятые и точки в адресе не ставятся. Выше адреса может стоять помета о виде отправки: Luftpost (авиа), Einschreiben (заказное), Eilzustellung (срочная доставка).

3. Исходные данные (Bezugszeichen)

Ниже адреса размещается строчка исходных данных. Она стала в современной переписке необязательной и может отсутствовать. К исходным данным относятся следующие:

Ihre Zeichen (Ваш шифр), Unsere Zeichen (наш шифр) - здесь могут указываться условные знаки отдела фирмы, ведущего корреспонденцию; начальные буквы диктовавшего письмо и писавшего его под диктовку. Например:

Ihre Zeichen: Verk S/K (Abteilung Verkauf (отдел продажи), Herr Semmback диктовал письмо, а Fräulein Kostage его писала)

Ihre Nachricht vom ... (Ваше сообщение от ...), Unsere Nachricht vom ... (Наше сообщение от ...) - здесь отмечается дата получения письма (факса) партнера и дата ответа на это письмо.

Дата написания письма может стоять отдельно справа, ниже исходных данных или на одной строке с ними. Дата пишется цифрами или с названием месяца: 25.07.2003 или 25. Juli 2003. Перед датой часто упоминается место отправления письма:

Rоstov am Don, 25.07.2003

4. Указание на содержание (Betreffzeile)

Перед текстом указывается тема письма. Таким образом получатель сразу может определить, о чем идет речь в письме. Например:

Vertrag № 7/8. Anfrage

(Касательно договора №7/8. Запрос.)

Вводящее слово „Betr." („ Betreff, betrifft" - касательно) встречается в деловой корреспонденции все реже и лучше его опускать. Формулировка темы письма должна быть краткой и состоять только из назывных предложений.

5. Обращение (Anrede)

Если адресат неизвестен, обращение должно иметь форму: Sehr geehrte Damen und Herren (Уважаемые дамы и господа).

Если имя получателя Вам известно, Вы пишите: Sehr geehrte Frau Hoffmann или: Sehr geehrter Herr Scholz.

При состоявшемся знакомстве устанавливается более теплый тон даже официального письма и рекомендуется обращение типа: Lieber Herr Direktor Neumann (Дорогой господин директор Нейман)

После обращения, как правило, стоит запятая, и первая строка письма начинается как продолжение предложения.

6. Текст письма (Brieftext)

Немецкий текст пишется без употребления красной строки. Абзацы отделяются друг от друга пропуском строки (пустой строчкой).

Построение письма должно быть как можно более простым, прозрачным, логически связанным. Желательно, чтобы самое важное стояло в начале или в конце письма, и в конце письма должно формулироваться пожелание, цель, даже если об этом уже говорилось выше. Письмо не должно быть длинным, максимум полторы страницы неплотного текста. Если Вы пишите первое письмо по данному делу, то оно обязательно должно содержать благодарность: за внимание к письму, за внимание к просьбе, предложению, вообще за то, что письмо прочитано. Обычная формульная концовка, которую можно по-разному варьировать: Im voraus dankend für Ihre liebe Aufmerksamkeit für unser Schreiben, verbleiben wir, mit freundlichen Grüßen, Ihr (Заранее благодарны за любезное внимание к нашему письму, остаемся, с дружеским приветом, Ваш ...) Концовка может быть иной, но смысл должен быть неизменен - подтверждение дружелюбия, которым проникнуто все письмо.

7. Заключительная фраза прощания (Schlußformel)

После текста письма обычно употребляется заключительная фраза прощания: Mit freundlichen Grüßen, Freundliche Grüße(c дружеским приветом).

Если Вы находитесь с Вашим партнером в дружеских отношениях, Вы можете написать: Mit bestem Gruß или Mit herzlichen Grüßen (с наилучшими пожеланиями, с сердечным приветом).

Иногда Вы можете прочитать и ныне устаревшее: Hochachtungsvoll ( с почтением)

8. Подпись (Unterschrift)

Право подписи деловых писем имеет директор (руководитель) предприятия. Рядом с подписью часто ставится штамп фирмы.

Если письмо подписано не его составителем, а по его поручению, перед подписью ставится сокращение: i.V. (in Vertretung - по поручению). Варианты: i.A. (im Auftrag - по поручению), p.p.,или рра. (per procura - по доверенности).

Если письмо подписывается двумя лицами, справа ставит свою подпись исполнитель или зав. отделом, слева- его начальник. Например:

Süddeutsche Carl Hahn oHG

Maschinenfabrik AG

ppa. Schmidt

ppa. Lüders i.A. Klatte Verkaufsleiter

9. Приложение (Anlage)

Если к письму приложены какие-либо документы и т.п., об этом упоминается в завершение письма. Внизу слева пишется слово Anlage, если одно приложение, или Anlagen если их несколько. Например: 3 Anlagen

10. Примечания о рассылке (Verteilervermerk)

Если копии письма направляются каким-либо лицам, ниже пометы о приложении пишется: Verteiler («копии передать»). Например:

Verteiler:

Herrn Emer, Verkauf

Frau Schulze, Werbung.

1.4.2 Основные правила написания

Современное письмо должно быть четким и приветливым по отношению к адресату. Поэтому следует избегать пустых или высокопарных фраз, пространных речевых оборотов, которые, разрастаясь, только утомят адресата или вовсе оттолкнут его.

Следует избегать общих фраз. Излишними могут быть, к примеру, такие формулировки: "Wir haben von Ihrem Schreiben in allen Teilen bestens dankend Kenntnis genommen" - "Unter Bezugnahme auf Ihre Nachricht von 3.7., mit der Sie davon Kenntnis geben, dass ..." - "Stets gern zu Ihren Diensten verbleiben wir" - "Mit der Versicherung, in Zukunft alles zu tun, um Ihre Zufriedenheit zu gewinnen" - "... teilen wir Ihnen hiermit nicht"(o чем, собственно говоря?) -"Ohne mehr für heute"- "Wir gestatten uns den höflichen Hinweis..." Разумеется, подобные выражения удобны: диктующий, пока повторяет то, что написано в письме другого, уже соображает, что ему следует написать самому. Эти шпаргалки парализуют письмо, делают его неуклюжим и недейственным. Лучше всего: сначала подумать, а потом садиться писать!

Писать рекомендуется в активном наклонении. Предмет пассивен; все живое - активно. Поэтому по возможности следует использовать форму деятеля.

Активный залог оживляет стиль письма и потому предпочтительней, однако пассивный залог не является абсолютно неприемлемым. Вместе с тем активный залог выделяет местоимение "wir"; поэтому приходится прибегать к пассиву, когда необходимо уклониться от слишком назойливого "wir". Кроме того, пассивный залог предпочтительней, когда нежелательно напрямую сказать адресату, что он не прав. Вот пример: "Sie haben uns falsch informiert"- "Wir wurden falsch informiert".

И, наконец, пассивная форма всегда используется в том случае, когда объект описания не действует, а подвергается воздействию. Мать никогда не скажет: "Ein Hund hat meine Luise gebissen" /"собака укусила мою Луизу"/, а "Meine Luise wurde von einem Hund gebissen" /"моя Луиза была покусана собакой"/. При этом она, очевидно, пожалуется владельцу собаки: "Ihr Hund hat meine Luise gebissen", потому что в этом случае уже собака центральный пункт сообщения.

Действие необходимо выражать словами действия. (глаголами). Как видно из самого названия, слова эти обозначают действие и делают письмо более живым и энергичным. Поэтому рекомендуется избегать образования оборотов с существительными, если речь идет о какой-либо деятельности. Например:

Но и это правило не безусловно; иногда описательная конструкция с существительным означает нечто иное, чем однокоренной глагол, к примеру: "in Erfahrung bringen" /"разузнавать", "получать сведения"/ и "erfahren" /"узнавать"/.

Желательно избегать wir-стиля. Как собеседник, говорящий исключительно о себе, так и автор письма вряд ли добьется успеха, если постоянно будет использовать "Wir"- или "Ich"-форму. Правила: " необходимо поставить себя на место получателя письма" и "подтвердить сначала получение письма, а потом давать пояснения"- говорят о том же. Не так много можно выразить через "Wir''-форму; это же можно сделать, используя пассив. Как уже говорилось выше, пассивный залог увеличивает действенную силу письма. Совет: "отказываться от "wir''-стиля" более касается внутренней, нежели внешней формы, больше образа мыслей, чем самого языка. И потому совет, что вместо "Wir senden Ihnen..." следовало бы лучше написать: "Sie erhalten..." часто остается невостребованным. Формулировка "Sie erhalten einen Kontoanzug" является канцеляризмом и звучит не лучше выше приведенных выражений. Следует как можно реже использовать пассивный залог, а пытаться изнутри придать своим мыслям иную форму, ни на секунду не забывая об адресате. Вот примеры:

некорректно:

Wir lassen Ihnen mit diesem Brief unseren neuesten Prospekt zugehen /с сим письмом переправляем Вам наш новейший проспект/

корректно:

Der beiliegende Prospekt wird Sie ausfuhrlich informieren /прилагаемый проспект ознакомит Вас в деталях/

некорректно:

Wir beziehen uns auf Ihren obigen Brief, den wir dankend erhalten haben /ссылаемся на Ваше вышеупомянутое письмо, полученное нами с глубокой признательностью/

Корректно:

Vielen Dank für Ihren Brief /благодарим за Ваше письмо/

Тот, кто будет придерживаться хотя бы этих четырех принципов, уже не напишет плохого письма.

1.4.3 Уведомление

Простейшей формой коммерческого письма является уведомление, цель которого - простое информирование партнера по переписке. Считается, что уведомление не требует особого умения; оно зависит лишь от достоверности информации, а не от ее воздействия. Рассмотрим одно из таких сообщений.

Клиенту одного кредитного учреждения должны сообщить, что в его распоряжении - филиал предприятия по месту жительства.(10)

Ситуация. Клиент кредитного предприятия написал в головное отделение в Штуттгарте, что он хотел бы получить в будущий понедельник кредит в размере 2.000 DM. Чтобы сразу получить деньги, он написал заранее. В письме он указал, что является постоянным клиентом Товарно-финансового ГмбХ в Равенс-бурге; в настоящий момент он занимает пост руководителя отделения фирмы "Шойбле" в Эсслинге с окладом 1100 DM. Выписку из расчетной ведомости он предоставит.

Психологическая сторона дела. Клиент заранее написал письмо, чтобы сберечь себе и кредитному предприятию время при проверке его платежеспособности, когда он придет в Товарно-финансовое ГмбХ за деньгами. На автора же уведомления это не произвело ровным счетом никакого впечатления. В его послании просто сказано: мы не уполномочены выдавать кредит; напишите письмо еще раз, в наш филиал в Эсслингене. И с дружеским приветом. Уведомление демонстрирует совершенное равнодушие к клиенту; и если тот еще колеблется, где ему взять кредит, то автор послания - во всяком случае так это выглядит - прямо толкает его к конкурентам.

В эпоху мелкого кредитования позиции товарно-финансовых учреждений по сравнению с банками и сберегательными кассами были слабыми. Однако составитель письма явно придерживается той точки зрения, что кредитное учреждение должно не обслуживать клиентов, а только открывать им кредиты.

Язык и стиль. Точка после указания года отправления в резюме не нужна. Сокращение в резюме "Schrb.v." просто невежливо. Впрочем, темой письма является не "Ihr Schrb.v....", а просимый клиентом товарный кредит. Остальные же сокращения, вроде gefl. или bzgl., а также прочие hofl. или betr. являются недопустимой грубостью. Партнер по переписке вправе ожидать, что без всяких сокращений ему сообщат то, что должны сообщить. Слово "Erledigung" имеет негативный оттенок. "Gefaellig" - пустое слово, от которого уже отвыкли не только в укороченном, но и в его полном виде. "Obig" -плохой немецкий и вообще здесь не нужно. "Bzgl. Der Aufnahme eines Kredits" - канцеляризм. На нормальном языке это звучит: "Wegen eines Kredits". Хороший корреспондент ответил бы примерно так: (11).

 Автор письма старается сделать его как можно более доступным для клиента. Он учитывает то, что клиент хочет найти все оформленным, когда он пожелает забрать деньги. В первой редакции проступает отчетливое недовольство тем, что клиент сразу не обратился по правильному адресу. Письмо выглядит бюрократической отпиской. Во второй редакции автор письма тот факт, что имеется филиал кредитного учреждения по месту жительства клиента, описывает как положительный, каковым он и является на деле. Весьма непрофессионально в деловом письме позитивный факт выставлять в негативном свете. Во второй же редакции письма попытка установить личный контакт: господин Мюллер поставлен в известность о желании клиента и уже ожидает его. Этим для заинтересованного лица снимаются последние препятствия по открытию кредита. Письмо убирает все то неприятное, с чем всегда сопряжена просьба о кредите.

1.4.4 Предложение

Различается два вида коммерческих предложений. 1. Коммерческое предложение на определенный запрос; 2. общее коммерческое предложение, произвольно рассылаемое более широкому кругу заинтересованных лиц или, также произвольно, на основе более или менее подходящей информации (объявления, газеты). Вторая категория относится к группе рекламных писем.

Коммерческое предложение должно включать:

1. описание товара, точно в соответствии с его видом, качеством, размером и объемом (die Warenbeschreibung, genau nach Ar