Аналітико-синтетична обробка документів

ЗМІСТ

Вступ

Розділ 1. Поняття аналітико-синтетичної обробки документів

Розділ 2. Значення в змісті навчальних дисциплін

Інформатика

Бібліографія

Каталогізація

Розділ 3. Процеси аналітико-синтетичної обробки документів

3.1 Складання БО

3.2 Анотування

3.3 Реферування

Розділ 4. Введення автоматичних процесів. Поєднання машинної праці з ручною (на прикладі бібліотеки м. Квебек, Канада)

Висновок

Список використаної літератури

ВСТУП

Тема управління процесами АСОД є досить актуальною на сьогоднішній день. Адже предмет АСОД досить впевнено входить в учбові плани факультетів документознавства, бібліотекознавства. Постає питання: що ж саме означає термін “аналітико-синтетична обробка документів”, і чи є якісь процеси, чи супроводжуючі дисципліни, які можуть бути пов’язані з цим терміном. Яку значущість мають процеси АСОД в підготовці бібліотечних кадрів? Ці питання я виношу в даній курсовій роботі.

Що до стану наукової розробленості теми, то можна відзначити, що в журналах “Библиография”, “Вісник Книжкової палати” досить часто друкуються статті, що частково торкаються даної теми. Можна відзначити авторів, які віддають багато часу та зусиль для вирішення цих актуальних на цей час питань. Це Н.Н. Кічакова, яка піднімає питання каталізації у виданнях та нових технологій, також Фоменко І., Крюкова Г., Асаєнко І., які займаються створенням програмних оболонок для новітніх пакетів прикладних програм, Г. Швецова-Водка, яка дає тлумачення всіх бібліотечних процесів, З. Сафіуліна, яка займається вирішенням наукових питань, що пов’язані з терміном АСОД. Ігор Фоменко, який розглядає питання розповсюдження автоматизованих інформаційних систем.

Мета роботи – розглянути основні процеси АСОД, поняття аналітико-синтетичної обробки документів в змісті навчальних дисциплін, введення автоматизаційних процесів в бібліотеках, привести приклади.

Об’єктом дослідження є бібліотечні, технологічні процеси аналітико-синтетичної обробки документів, які потребують вивчення і є складовою частиною предмету аналітико-синтетичної обробки документів.

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ АНАЛІТИКО-СИНТЕТИЧНОЇ ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ

В учбові плани факультетів бібліотековедення, документоведення, інформатики впевнено ввійшов як один із основних спеціальних курсів курс “Аналітико-синтетична обробка документів”. Вузи накопичили певний досвід його викладання і сьогодні можна підвести перші підсумки становлення курсу і подальший його розвиток та удосконалення.

Поняття “аналітико-синтетична обробка документів” має різне тлумачення і різне наповнення, що відображається на змісті учбової дисципліни. Спираючись на сучасні термінологічні словники, стандарти, посібники, можна встановити, що в інформатиці під аналітико-синтетичною обробкою інформації розуміють переробку інформації, що міститься в документах з метою вилучення необхідних відомостей, їх оцінки, порівняння і узагальнення. В бібліографії аналітико-синтетичну обробку документів розуміють як процес бібліографування, а саме процеси, що забезпечують ідентифікацію документів, інформацію про них. В каталогізації метою аналітико-синтетичної обробки є розкриття складу і змісту документального фонду, що дає можливість ідентифікувати документи і здійснювати бібліографічний пошук. Кожна галузь визначає певні види або процеси аналітико-синтетичної обробки. В інформатиці це, як правило, анотування, реферування, вилучення фактів і підготовка оглядів; в бібліографії – складання бібліографічних описів (БО), анотування, індексування, складання бібліографічних оглядів та покажчиків; в каталогізації – складання БО, індексування, анотування.

Однак, якщо здійснювати ретельний аналіз наукової та навчальної літератури з цього питання програм курсів АСОД різних вузів можна визначити, що чітких меж в розумінні терміну “аналітико-синтетична обробка документів” та єдності у визначенні немає.

Виходячи з того, що аналітико-синтетична обробка включає операції аналізу та синтезу, багато спеціалістів вважає, що поняття, яке розглядається, окрім названих процесів включає здійснення наукового перекладу, створення бібліографічних покажчиків, списків, інформаційних видань, фактографічних картотек та баз даних, оскільки про цьому не можливо обійтись без цих операцій. У підсумку “Аналітико-синтетична обробка документів” в деяких вузах поглинає розділи курсів бібліографії, каталогізації, інформаційно-пошукових систем, стає дуже широким. Не дивно, що деякі спеціалісти пропонують розділити його на декілька самостійних дисциплін: “Складання бібліографічних описів”; “Реферування”, “Складання бібліографічних показників та оглядів літератури” і т.п.

Якщо усвідомлювати, що аналіз і синтез – загальнонаукові методи дослідження, що вони знаходять найширше практичне застосування у всіх сферах діяльності, то стає зрозумілим – їх можливо залучити до будь-якого інформаційного, бібліографічного і бібліотечного процесу. Тому спеціальний термін “аналітико-синтетична обробка документів” потребує конкретизації і обмеження певними процесами. При цьому можна виходити, по-перше, з того, що в процесі аналітико-синтетичної обробки повинно здійснюватися згортання інформації, що міститься в документі. В кінцевому підсумку синтетична обробка документів має за мету забезпечення оперативної інформації про документ та їх пошук завдяки саме згортанню інформації, представленню відомостей про найважливіші або необхідні ознаки документів. Спираючись на це положення, із аналітико-синтетичної обробки можливо виключити науковий переклад, оскільки при перекладі тексту з однієї мови на іншу не здійснюється згортання інформації.

Ще один фактор, який можна використовувати для обмеження поняття, - сприйняття даної обробки як первинної, що передує створенню інформаційно-пошукових систем. До поняття аналітико-синтетичної обробки цілеспрямовано віднести саме первинні процеси наукової обробки документів, а саме: обробку кожного окремого документа, не дивлячись на те, що мова йде про монографічне, серійне або монотонне видання. Створення бібліографічних списків, покажчиків інформаційних видань, каталогів і картотек, баз даних і т.п. здійснюється на основі такої первинної обробки. При їх створенні аналіз та синтез здійснюється на більш вищому рівні, коли первинна обробка кожного окремого документа вже виконана. Тому ці процеси не слід включати в поняття “аналітико-синтетична обробка документів”.

Таким чином, до аналітико-синтетичної обробки документів можна віднести наступні процеси: складання БО, індексування, анотування і реферування.

Найважче вирішити питання про вилучення фактів та складання бібліографічних та аналітичних оглядів. Що стосується вилучення фактів, то суть цього процесу відповідає поняттю “аналітико-синтетична обробка”, але знаходить досить обмежене застосування у створенні фактографічних інформаційно-пошукових систем. Складання оглядових творів знаходиться на стику процесів аналітико-синтетичної обробки документів і процесів бібліографування. При створенні оглядів виконується аналіз та синтез ознак змісту окремих документів і в той же час деякої їхньої сукупності, результатом є вторинний документ, що характеризує групу документів або розробку певної тематики. Ці вторинні документи за своїм змістом ближчі до бібліографічних покажчиків, інформаційним виданням.

Процеси складання БО, індексування, анотування, реферування в свою чергу входять у склад процесів бібліографування, каталогізації, автоматизованих інформаційних технологій. В кожній документальній сфері використовуються майже всі види обробки, хоча деякі використовуються більш ширше та активніше. Наявність у всіх документальних сферах однакових по суті процесів дає змогу виділити найголовніші процеси аналітико-синтетичної обробки документів:

· складання БО

· індексування (систематизація)

· анотування

· реферування

Таким чином, ми виділили основні процеси, але, як ми бачимо, АСОД містить низку інших процесів, які зустрічаються в інших дисциплінах, а саме:

· інформатика

· бібліографія

· каталогізація.

РОЗДІЛ2. ЗНАЧЕННЯ В ЗМІСТІ НАВЧАЛЬНИХ ДИСЦИПЛІН

Аналітико-синтетична обробка документів містить цілу низку процесів, які розглядаються в різних дисциплінах по різному, та з різних точок зору. Але у деяких дисциплінах вони мають те ж саме значення і мету. Отже одним з найвагоміших процесів аналізу документу, є його переробка змісту з метою його аналізу, видалення необхідних даних, відомостей, а також їх оцінка, співставлення та групування, вилучення фактів та підготовка оглядів. В бібліографії обробка документу визначається як:

· сукупність процесів, що забезпечують ідентифікацію документу і його представлення в бібліографічних посібниках (каталогах, списках, вказівках), а також:

· бібліографічний опис, що доповнюється при необхідності анотування або індексуванням.

За першим визначенням до обробки документу додається інформаційний аспект.

Більш тісне розуміння АСОД дається при характеристиці окремих процесів, особливо процесу каталогізації. Тут АСОД як наукова обробка документу (НОД) розглядається як сукупність процесів каталогізації, завершальною ціллю яких є адекватне представлення документа в системі бібліотечних каталогів, яке дозволяє його ідентифікувати, розкрити його склад і зміст в інтересах ефективного бібліографічного пошуку. В процесі НОД формується бібліографічний запис (БЗ), в склад НОД входить і складання БО, індексування при необхідності анотування та інші процеси. Ми ознайомились із НОД тоді, коли під аналітичною обробкою (АО) розуміють: бібліотечну обробку об’єкта каталогізації, який представлений у вигляді частини документа. Результатом АО є аналітичний БО; аналітичний, класифікаційний індекс.

Що до бібліотечної обробки, то це комплекс процесів підготовки документів до наступного використання та зберігання в бібліотеці. Включає в себе: складання БО, анотування, індексування (систематизацію, предметизацію), технічну обробку документів. Бібліотечна обробка регулюється спеціальними інструкціями та державними стандартами.

Функції АСОД в автоматизованому режимі ті ж, що і в традиційному. Під автоматизацією АСОД розуміють бібліографічну реєстрацію документа, каталогізацію, індексування, реферування, вилучення фактів та складання оглядів. При цьому процеси технологічної обробки документа є більш детальними:

· ввід БО в електронний каталог

· редагування введеної інформації

· пошук введеної інформації в електронному каталозі

· перегляд результатів запиту

· друк каталогових карток

· друк бібліографічних довідок

· ведення довідників, рубрикаторів.

Таким чином в традиційній та автоматизованій АСОД виділяються: інформаційний, бібліографічний аспекти, вони хоч і відрізняються, але і пов’язані між собою.

Інформаційний аспект є загальним для всіх видів діяльності, якщо брати до уваги загальну, семантичну, відображальну природу інформації. В процесі АСОД ставиться завдання зберегти основну семантику інформації в описі, рефераті, анотації, огляді, показнику літератури або базі даних. Особливість бібліографічної діяльності і полягає в тому, що для ідентифікації документа, використовується як семантична складова так і доповнююча. Необхідні в цій діяльності формальні ознаки деякі елементи БО, інвентарні номери, штриховий міжнародний номер і т.д.

Це означає, що інформаційна та бібліографічна АСОД ні чим не відрізняється, коли мова йде про обробку інформації у формі документа. Різниця виникає лише тоді, коли документально-бібліографічна інформація порівнюється з іншими не документальними формами інформації. Тому інформаційні та бібліографічні аспекти АСОД правильно виділяти тоді, коли розглядаються не документальні форми аналітико-синтетичної діяльності, наприклад, розбирається за частинами чиясь усна розповідь або усне повідомлення. При аналізі документальних джерел (в тому числі і в електронній формі) інформаційний аспект є генетичною основою і виділити його як самостійний можливо лише теоретично. Тому АСОД можна визначити як інформаційно-бібліографічну діяльність з метою оптимізації, ідентифікації документів користувачами.

Щодо бібліографічної обробки як різновиду АСОД можна лише додати - це теж інформаційно-бібліографічна діяльність з метою ідентифікації документів користувачами лише в умовах бібліотек, які є інститутом зберігання документів.

Отже, інформаційно-бібліографічна діяльність включає в себе навички стислого, зрозумілого розкриття змісту документа, вміння управляти процесами АСОД. А саме вміння складати виділені нами БО, реферат, анотацію, огляд, рецензію, кодування і т.д.

Ознайомимося з ними.

· Бібліографічний опис – сукупність відомостей про документ, які наведені за встановленими правилами та призначені для ідентифікації та загальної характеристики документу. В наш час в Україні діють правила БО документів, які встановлені за державним стандартом 7.1-8.4. Існують різні видання виробничого характеру “Правила БО”, що пояснюють цей стандарт.

· Анотація – коротка характеристика документу з погляду його змісту, призначення, форми та інших особливостей. Анотація виглядає як стислий коментар або пояснення щодо змісту документу, його призначення і форми, що додається, як правило у вигляді примітки після БО документу. Іноді короткі пояснювальні анотації включаються в БО документа, у квадратних дужках після його назви.

У деяких бібліографічних посібниках анотації бувають більше ніж звичайні, вони наближаються за формою до нарисів. БО документів при цьому може бути поданий як перед анотацією, так і всередині у дужках, або як примітка.

· Реферат – стислий виклад змісту документу (головних ідей, методів досліджень, результатів і т.д.). З основними практичними відомостями та висновками. За обсягом реферат може прирівнюватися до анотації чи бути більшим ніж вона; ця ознака не головна. Головне те, що реферат пишеться, в основному, на твори науково-дослідної чи виробничої літератури та призначається читачу – спеціалісту відповідної галузі знань з метою забезпечити йому попереднє ознайомлення із змістом документів. Якщо той чи інший документ важко доступний (є тільки в одному примірнику, в якому-небудь центрі науково-технічної інформації, чи викладений іноземною мовою), то реферат цього документу здатний замінити звернення споживача до первинного документу. Як правило, бібліографічна характеристика у вигляді реферату пишеться для певних типів бібліографічних посібників: реферативного журналу чи реферативного збірника.

· Рецензія – критико-бібліографічна характеристика документу, яка дає його аргументований аналіз, показує його позитивні якості та недоліки. Рецензія на ті чи інші твори літератури чи видання пишуться, як правило, спеціалістами тієї галузі знань, до якої належить видання. Рецензії на твори художньої літератури пишуть літературні критики.

Публікуються рецензії головним чином в періодичних виданнях: журналах і газетах, у спеціальних бібліографічних відділах або поряд з публікаціями не бібліографічного характеру.

Існують також спеціальні критико-бібліографічні журнали чи збірники, в яких рецензії є таким способом бібліографічної характеристики, що переважає. Проте створення критико-бібліографічного видання потребує багато зусиль від його організаторів і наявності відповідного кола читачів, які б підтримали таке видання. Тому спеціальні критико-бібліографічні видання створюються дуже рідко чи існують недовго.

· Огляд – узагальнена характеристика декількох документів. Як спосіб бібліографічної характеристики огляд є чимось подібним до статті: суцільний текст, в якому характеристика документів (їх змісту, форми чи видавничих особливостей) подається про всі документи разом або про окремі з них порівняно один з одним. БО документів при цьому подаються у вигляді списку літератури після огляду чи у вигляді підрядкових приміток.

Вище оглянуті процеси є бібліографічними і дають змогу аналізувати документ більш детальніше. Іншими словами дані процеси дають змогу не лише вивчити документ, але і дати більш детальну інформацію про сам зміст, ідею документу. Звичайно, що окремі елементи опису несуть змістовно-оцінюючу інформацію про документ, але в основному приблизного змісту. Наприклад, якщо книга видана у видавництві “Книга”, то можна припустити, що вона книгознавчого характеру, або, якщо книга видана у видавництві “Наука”, то логічно стверджувати, що ця книга наукового змісту та за змістом вона більш краща, а ніж видання на ту ж тему, видане будь-яким місцевим видавництвом. Отож не рідко БО не дає чіткого уявлення про зміст твору, його характер, предмет дослідження. Необхідні додаткові відомості, що розширяють та поглиблюють характеристику документу. Саме це завдання виконують анотація і реферат, які по суті і є вторинними документами.

РОЗДІЛ 3. ПРОЦЕСИ АНАЛІТИКО-СИНТЕТИЧНОЇ ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ

Однією з найбільших проблем сьогодення є проблема підвищення оперативності і якості всієї інформаційної роботи. Отож ми далі переконуємось в необхідності вдосконалення складання вторинних документів: анотацій і рефератів, їх значення особливо зростає в зв’язку зі створенням і промисловою експлуатацією автоматизованих систем науково-технічної інформації. Бази даних яких містять не лише бібліографічний опис, але і анотації та реферати. На основі вторинних документів здійснюється комплекс бібліографічних послуги, поточний та ретроспективний пошук, складання бібліографічних посібників, а також вибіркове поширення інформації. Але перед автоматична обробка інформації для введення в автоматизаційні системи науково-технічної інформації поки що здійснюються вручну, а саме, реферати, анотації складаються людиною (бібліографом, референтом), а вже потім вводяться в автоматизовану систему.

Але не залишайте поза увагою і складання БО документа, яке несе в собі основні відомості про документ, і є одним з основних бібліотечних процесів. БО документа повинен відповідати ГОСТ 7.1-84 “Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления”. Складання БО є актуальною проблемою сьогодення.

3.1Складання БО

Складання бібліографічного опису документа

Бібліографічний опис – сукупність бібліографічних даних про документ, його складової частини або групи документів, що дають можливість ідентифікувати добуток печатки, а також одержати представлення про його зміст, читацьке призначення , обсяг, у довідковому апараті і т.д.

Об'єктами складання опису є книга (однотомне чи багатотомне видання), серійне видання (періодичне, постійне, серійне), окремий том (випуск, номер і т.п.) багатотомного чи серіального видання, а також їх складові частини (стаття, розділ, глава і т.п.).

Дані для складання опису беруться безпосередньо з видання (опис de visu), що забезпечує точність і повноту опису.

Опис складається з елементів, що об'єднані в області, і заголовки.

Заголовок опису (прізвище індивідуального чи імена колективних авторів) обов'язковий для застосування в державних бібліографічних покажчиках, на картках централізованої каталогізації й у каталогах бібліотек.

Елементи опису поділяються на обов'язкові і факультативні. Обов'язкові елементи: основний заголовок, повторність видання, перше місце видання, дата видання, обсяг (кількість сторінок), Міжнародний стандартний номер книги (ІСБН) чи Міжнародний номер серіального видання (ІССН). Факультативні елементи опису містять бібліографічні дані, що дають додаткову інформацію про документ: про жанр, читацьке призначення, про заснування й осіб, що брали участь у підготовці документа до видання, про ілюстративний і довідковий матеріал, про серію й ін. Набір факультативних елементів визначає області, що складає опис.

Області і їхні елементи записуються у встановленій послідовності.

В описі застосовуються умовні розділові знаки. Для розмежування областей використовується крапка і тире (.–). Кожному елементу опису усередині області передує свій умовний розділовий знак.

.– крапка і тире

. крапка

, кома

: двокрапка

; крапка і кома

/ коса риска

// дві косих риски

( ) круглі дужки

( ) квадратні дужки

+ знак плюс

= знак рівності

Розділові знаки не зв'язані з нормами мови, тому після розділового знака перше слово елемента пишеться з великої букви.

У залежності від об'єкта БО може бути монографічним, зведеним чи аналітичної. Монографічний опис складають на однотомне видання, окремий том (випуск), багатотомне чи серіальне видання; складається з однієї частини. Зведений опис складають на багатотомне чи серіальне видання, воно складається, як правило, із двох чи більше частин. Аналітичний опис – опис складової частини видання.

Монографічний БО (опис книги) складається з заголовка й областей опису:

Заголовок опису; область заголовка і даних про відповідальних; область видання; область вихідних даних; область кількісної характеристики; область серії; область приміток; область Міжнародного стандартного номера книги (ІСБН), ціни і тиражу.

Зведений БО (опис серіального видання) складається з загальної частини і специфікації.

Загальна частина: область заголовка і даних про відповідальних; область нумерації; область видання; область вихідних даних; область приміток; область Міжнародного стандартного номера серіального видання (ІССН), ціни і тиражу.

Специфікація: основна, порядкова одиниця, її наступні розподіли; особистий заголовок номера; дані про відповідальних; рік видання.

Аналітичний опис складається з двох частин і містить дані, що характеризують складову частину чи книги, чи серіального видання (окремий частину, статтю і т.д.), а також дані про видання, у якому вона опублікована.

Бібліографічні описи, що включаються в каталоги, підрозділяються на основні і допоміжні.

Основний опис

Петрянов И.В., Трифонов Д.Н. Великий закон: Для сред. і ст. шк. віку. – 2-е вид. – М.: Педагогіка, 1984. – 128с.: іл. – (Б-чка Дит. Енциклопедія. Учені – школяреві).

Додатковий опис

Трифонов Д.Н., соавт. Петрянов И.В., Трифонов Д.Н. Великий закон. – 2-і изд. – М., 1984.

Складання бібліографічних описів¹

Суворо кажучи, на аналітичному підетапі в більшості випадків бібліографічний опис не складається, а уточнюється, оскільки опис багатьох документів запозичено з основних і додаткових бібліографічних джерел. Укладач обов'язково повинний звірити їх з оригіналом. Жоден, навіть саме авторитетне джерело, не гарантує не неточності. Крім того, бібліографічний опис, узятий зі старих джерел, не відповідає сучасним вимогам. Нарешті, помилки може допустити сам укладач у ході перегляду джерел. Уперше складаються бібліографічні описи на частини, що виявляються за допомогою суцільного перегляду журналів, збірників і інших видань.

Бібліографічний опис повинний відповідати ГОСТУ 7.1-84 «Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання».

3.2 Реферат

Реферат являє собою короткий виклад змісту документа (його частини) з основними фактичними даними і висновками, необхідними для первісного ознайомлення з документом і визначення доцільності звертання до нього. Реферати класифікуються по цільовому призначенню (загальні і спеціалізовані); глибині згортання інформації (інформативний реферат, реферативна анотація, розширений реферат); форми представлення (анкетні чи позиційні реферати, табличні реферати, реферати телеграфного стилю, схематичні реферати); методи викладу інформації в рефераті (реферат-екстракт, перефразований реферат, синтезований реферат); способи підготовки (ручний, автоматизованої); кількості охоплених рефератом джерел (монографічний, зведений); авторському виконанню (автореферат; реферат, складений іншою людиною – референтом).

Процес реферування включає виконання наступних операцій: читання вихідного тексту, його аналіз, вибір інформативних фрагментів, їхнє узагальнення, створення нового тексту (реферату). Читання вихідного тексту підрозділяється на ознайомлювальне, вивчаюче і реферативне. Воно переслідує задачу визначити тематику документа, розібратися й осмислити його зміст. Під час реферативного аналізу текст документа розбивається на окремі фрагменти. завданням автора реферату є вилучення інформації з потрібним ступенем повноти з кожного фрагмента. Потім ця інформація вивчається, виявляється найбільш коштовна і визначається спосіб її представлення відповідно до цільового призначення реферату. Процедуру реферативного аналізу полегшує використання спеціальних формалізованих схем (анкетне і виборче реферування). Перехід до формалізованого представлення реферативної інформації порозумівається прагненням зменшити суб'єктивізм референта, підвищити якість і полегшити сприйняття тексту реферату, зробити його джерелом індексування в механізованій і автоматизованій інформаційно-пошуковій системах.

При анкетному реферуванні широко використовуються спеціально розроблені в інформатиці детальні схеми (анкети) універсального і галузевого характеру як посібник для вибору потрібної інформації в тексті документа. Задання референта полягає в тім, щоб знайти відповіді на питання анкети. Реферування зводиться до заповнення відповідних позицій анкети і побудові вторинного документа – реферату – за твердим планом (алгоритму).

При виборчому реферуванні головна увага приділяється типу і функціональному призначенню (жанру) реферованого документа. Виявлені в ході реферативного аналізу зведення викладаються в тексті реферату у формі переказу. Найпростіший методичний прийом викладу – екстрагування, коли з тексту документа референт цілком переносить у реферат фрази, пропозиції. При перефразовуванні реферат має лише частковий текстуальний збіг з вихідним текстом, при інтерпретації зміст може бути розкритий на основі узагальненого представлення про нього.

Такі загальні представлення про реферат як один з видів бібліографічної характеристики.

Результати розглянутих вище аналітичних операцій бібліографування поєднує бібліографічний запис – основний елемент бібліографічного посібника. Тому процес складання бібліографічних записів являє собою перехід від аналітичного до синтетичного підетапу бібліографування. У залежності від теми, цільових і читацьких установок, жанрових, видових і інших особливостей посібника, що складається, структура бібліографічного запису може варіюватися.

Приведені вище зразки анотацій разом з бібліографічним опис являють собою типові приклади бібліографічних записів.

Правильне оформлення бібліографічного запису має важливе значення. Кожен її елемент (бібліографічний опис, чи анотація реферат і ін.) міститься з нового рядка. У друкованих покажчиках опису й анотації доцільно набирати різними шрифтами. Самі записи відокремлюються один від одного пробілами.

3.3 Анотація

Анотація – коротка характеристика документа, його чи частини групи документів з погляду призначення, змісту, форми й інших особливостей – у першу чергу необхідна в рекомендаційних бібліографічних посібниках, а також у тих науково-допоміжних покажчиках, у яких відсутній який-небудь інший спосіб розкриття змісту включених документів, оскільки вони розташовані по формальній ознаці: по алфавіту чи авторах назв, у хронологічному чи назад хронологічному порядку, по мовах і т.д.

Характер, зміст, обсяг анотації залежать від виду, читацького і цільового призначення, структури підготовлюваного посібника, тематики документів що анотуються, а також від кваліфікації укладачів. Укладачам варто уникати запозичень готових анотацій з інших посібників, анотованої картки, оскільки в них, зміст анотацій був продиктований іншими цілями. Крім того, у кожному конкретному бібліографічному посібнику анотації повинні бути витримані у визначеному ключі (дотримані сформульовані в проспекті методичні вимоги, забезпечена однаковість у розкритті змісту документів і т.д.).

Анотація покликана доповнити заголовок, якщо вона недостатньо інформативна. У ній можуть бути приведені такі дані: згадування про нові факти, явища, експерименти, методи, викладені у частині; про час, до якого відносяться описувані події; про наявність таблиць, графіків і інших додатків.

Анотації диференціюються по самих різних ознаках. Найбільш загальна класифікація анотацій здійснюється по функціональному призначенню і по способі характеристики документів що анотуються.

По функціональному призначенню анотації поділяються на довідкові і рекомендаційні.

Довідкова анотація уточнює заголовок частини і повідомляє додаткові (переважно фактичні) дані про автора, а також про форму, зміст, жанр, призначенні й інших особливостях документа, відсутні в бібліографічному описі.

Довідкові анотації повинні бути гранично короткими. Виконуючи уточнюючі стосовно бібліографічного опису функції, вони не вимагають розгорнутої характеристики аннотуючого документа. Довідкові анотації особливо широко застосовуються в науково-допоміжних бібліографічних покажчиках. У рекомендаційних посібниках вони використовуються в основному при описі довідкової, учбово-методичної літератури, бібліографічних посібників, положень, інструкцій і інших подібних документів.

Рекомендаційна анотація характеризує й оцінює документ, виходячи їхніх потреб, рівня підготовки, віку й інших особливостей тієї групи читачів, який адресований даний бібліографічний посібник. Рекомендаційна анотація покликана активно пропагувати кращу літературу, впливаючи не тільки на логічне, але і на емоційно сприйняття читача. Рекомендаційна анотація повинна надавати діючу допомогу у вивченні літератури, сприяти правильній організації систематичного, цілеспрямованого читання. Тому в цих анотаціях значне місце займають педагогічні елементи, різного роду методичні ради і рекомендації.

Оцінюючи документ, бібліограф спирається на критичні статті, огляди, рецензії, матеріали наукових дискусій, довідкову літературу, раніше видані бібліографічні посібники й інші джерела, але разом з тим у багатьох випадках вирішальну роль грають його власні ідейні установки, рівень утворення й ерудиція, особисте відношення до аннотуючої частини. Здійснена з позицій наукових досягнень, по можливості максимально об'єктивна, орієнтована на визначеного читача відкрита оцінка добутку – головна риса рекомендаційної анотації, у першу чергу визначальна її якість.

Обсяг рекомендаційних анотацій звичайно значно перевищує обсяг довідкових, хоча вимоги стислості і точності і тут залишаються в силі.

Рекомендаційні анотації містяться насамперед у посібниках популярно-просвітнього, самоосвітнього призначення. У науково-допоміжних посібниках вони використовуються в тих випадках, коли необхідно охарактеризувати найбільш значні і коштовні в науковому відношенні документи.

Функціональне розходження між довідковим і рекомендаційним анотуванням полягає в тому, що довідкові анотації служать одним із засобів практичної реалізації пошукової і комунікативної функцій, а рекомендаційні анотації – оцінної функції бібліографічної інформації.

По другій ознаці – способу характеристики документів – анотації поділяються на загальні, аналітичні і групові.

Загальна анотація характеризує частину у цілому і застосовується в основному в двох випадках: для розкриття змісту, по своєму змісті цілком стосовних до теми покажчика , і для універсальних посібників, не обмежених ніякими змістовними рамками (наприклад, анотації на друкованих анотованих картках).

Загальна анотація може містити самі різноманітні дані (біографічні дані про автора, про час і обставини написання частини і т.п.), але головне в ній – характеристика ідейного і наукового змісту частини, його значення для даної теми.

Аналітична анотація розкриває тільки частину змісту документа і застосовується в тих випадках, коли анотуюча частина відноситься до теми посібника частково. Розрізняються два основні різновиди аналітичних анотацій: що розкривають визначений аспект змісту добутку і виділяючі якусь частину добутку – главу, параграф, окреме висловлення.

Групова анотація поєднує трохи близьких по змісту (чи по якій-небудь іншій ознаці) документів і дає їм узагальнену характеристику, що дозволяє більш ощадливо і точно, уникаючи повторень, показати загальне й особливе в анотованих добутках. Розрізняються три основних види групових анотацій:

анотація, що характеризує кілька самостійних добутків (чи книг статей) одного чи різних авторів;

анотація, що характеризує ряд добутків, об'єднаних єдиною видавничою формою, наприклад тематичний збірник, і утримуюча узагальнену характеристику теми збірника, а також просте перерахування його чи розділів поміщених у ньому добутків, достатнє для розкриття змісту збірника;

анотація на один добуток, у якій містяться зведення і про інші добутки, так чи інакше зв'язаних з анотованими.

Групова анотація у своєму розвитку логічно переростає у вступні (попередні) зауваження до розділів посібника, що дають найбільш узагальнену характеристику й оцінку змісту всіх добутків, включених у даний розділ. В останні роки, особливо в практиці рекомендаційного бібліографування, вступні зауваження до розділів одержали велике поширення. У них звичайно розкривається сутність головних проблем, розглянутих у літературі, що рекомендується, даються методичні вказівки – як, у якій послідовності вивчати тему, на що звернути увагу. Наявність у посібнику добре розроблених вступних зауважень до розділів рятує укладачів від необхідності давати розгорнуті загальні характеристики й оцінки в окремих анотаціях, дозволяє нерідко обмежитися короткими довідковими анотаціями, а в окремих випадках (наприклад, у посібниках для підготовлених читачів) взагалі обійтися без анотацій.

Природно, що обидва принципи класифікації (функціональне призначення і спосіб характеристики) застосовуються до тим самим анотацій.

Таблиця 1

Двовимірна типологічна класифікація анотацій

Визначений тип анотацій, позначений у табл.1 цифрами, утвориться шляхом сполучення (перетинання) властивих йому основних видових ознак. Наприклад, 1 – довідкова/загальна, 3 – довідкова/групова і т.д.

Нижче приводяться зразки бібліографічних записів, узяті з різних покажчиків. (Текст деяких анотацій приведений у скороченом