Корпоративные информационные порталы (опыт создания и эксплуатации, эффективность функционирования)
Корпоративные информационные порталы (опыт создания и эксплуатации, эффективность функционирования)
Содержание
Введение
1. Сущность корпоративных порталов и их возможности
2. Классификация корпоративных порталов
3. Аспекты создания корпоративного портала современной компании
4. Описание платформ для создания КИП
5. Проект создания корпоративного портала торговой сети «Связной» на базе Microsoft SharePoint Server 2007
Заключение
Список использованной литературы
Приложение
Корпоративный информационный портал – автоматизированная система, предоставляющая пользователям адаптированные под их потребности и обязанности унифицированные корпоративные информационные сервисы, обладающие следующими характеристиками:
- наиболее востребованы большинством сотрудников компании;
- используются для организации высокоуровневых рабочих мест для отдельных категорий сотрудников;
- предназначены для организации эффективного взаимодействия сотрудников друг с другом.
Корпоративные порталы позволяют создать на предприятии единый программный комплекс, обеспечивающий универсальный доступ пользователей к различным информационным системам и источникам. В зависимости от размера компании, преимуществами использования корпоративного портала являются:
- снижение издержек на создание единого информационного пространства территориально распределенной компании;
- интеграция разнородных информационных систем (ERP системы, CRM системы, управление документами, управление кадрами, поддержка принятия решений), внутренний информационный обмен для географически распределенных компаний;
- повышение эффективности совместной работы сотрудников в рамках различных направлений деятельности;
- повышение эффективности управления кадрами.
Корпоративные порталы обеспечивают интеграцию разнородных информационных систем (ERP-систем, CRM-систем, систем электронного документооборота, управления персоналом, финансовыми и другими приложениями).
1. Сущность корпоративных порталов и их возможности
Корпоративный портал - это программный комплекс, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа. При этом это может быть не простой доступ какого либо сотрудника к нужной ему информации или приложению, а организованные бизнес-процессы, когда коллектив территориально разнесенных сотрудников решает единую задачу, имеющую жесткие временные рамки (5, c. 82).
Началом истории корпоративных порталов можно считать 1998 г., когда Кристофер Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", November 1998) дали следующее определение «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal - EIP) - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений». Т.е. это прямое использование наработанных технологий публичных информационных порталов в корпоративных целях.
Сразу же в ответ на это Джерри Мюррей из IDC (Gerry Murray, "The Portal is the Desktop", January 1999) значительно расширил понятие корпоративного портала. Он считает, что «порталы, которые концентрируются лишь на работе с контентом, не отвечают нуждам корпоративного рынка. Корпоративные порталы должны подключать нас не только ко всей необходимой информации, но и ко всем нужным нам людям, и предоставлять инструменты, необходимые для поддержки совместной работы». По данному определению корпоративный портал это не только предоставление информации, но и поддержка совместной работы, автоматизация бизнес-процессов (10, c. 66).
В настоящее время корпоративные порталы называют еще Интранет-порталами, корпоративными Интранет-порталами, внутренними корпоративными порталами, чтобы подчеркнуть их внутрикорпоративное использование (Интранет - внутрикорпоративная сеть). Корпоративные порталы компаний предоставляют доступ к порталу только уполномоченным сотрудникам своих компаний, использующих полученную информацию и приложения портала для решения задач, в основном связанных с жизнедеятельностью своей же компании. Кроме того, корпоративные порталы могут предоставлять определенную часть корпоративной информации и сервисов своим потребителям, поставщикам, партнерам по бизнесу (Приложение 1).
Основная цель корпоративного портала - увеличение прибыли компании за счет снижения непроизводительных издержек и улучшения организации работ компании.
Для достижения поставленной цели корпоративный Интернет-портал может обеспечивать уполномоченных сотрудников следующими средствами:
· коллективной работы (чаты, рассылки, форумы, конференции и т.д.) - Collaboration (CL);
· хранения и анализа информации - Business Intelligence (BI);
· организации бизнес-процессах выработки, согласования и принятия решений - Workflow (WF)
· организации разработки, согласовании, утверждении и выпуске текстовых документов - Docflow (DF);
· организации разработки, согласовании, утверждении и публикация материалов для Intranet/Internet порталов - Content Management (CM);
· организации доступа к автоматизированным системам управления компании, включая бухгалтерию, финансы, склады, маркетинг, производство, логистику, снабжение, сбыт, сервис, персонал - ERP (MRP II) / CRM / SCM. В зависимости от задач доступ может предоставляться на чтение (при необходимости с проведением анализа), на запись и/или исполнение);
· многими другими средствами, перечень которых практически неограничен.
Если у компании есть только один офис, многие взаимодействие между сотрудниками и внутренний электронный документооборот строится на базе локальной сети. Если же компания имеет центральный офис, несколько филиалов в разных городах, а то и странах, торговые точки, удаленные складские помещения, мобильные точки и т.д. эффективно организовать ее работу можно только с помощью сетей Интернет, Интранет, Экстранет и корпоративный портал здесь просто незаменим.
Корпоративный портал может быть установлен на сервере Интернет или Интранет сети компании и предоставлять персонализированный прозрачный интерфейс всем сотрудникам компании по этой сети.
Но для ряда компаний корпоративные порталы должны обеспечивать доступ к корпоративной информации не только сотрудникам компании, но и партнерам по бизнесу (естественно толь к той части информации, к которой они допущены). В этом случае корпоративный портал может развертываться в сетях Экстранет (в расширенной сети Интранет - Экстранет-портал).
Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal - EIP) является мощным инструментом интеграции информационных ресурсов, который многократно повышает эффективность управления предприятием. Портал представляет собой совокупность технологий и программных средств, позволяющих компаниям "расконсервировать" информацию, которая возникает и накапливается как внутри, так и вне их границ. Одновременно портал предоставляет каждому пользователю персонифицированное "окно" для просмотра всей информации, необходимой ему для принятия обоснованных управленческих решений (6, c. 147).
С технологической точки зрения портал представляет собой совокупность Web-интерфейсов, которые обеспечивают единообразный доступ к корпоративным данным и программам через локальные и глобальные сети. В качестве терминала может быть использовано любое устройство с Web-браузером (стационарный или переносной компьютер), подключенное к корпоративной сети либо находящееся далеко за ее пределами. Порталы позволяют организовывать дополнительные сервисы, основанные на доступе к разнородным данным и приложениям с одной Web-странички. При этом пользователь может и не знать, с какими приложениями он работает, где и в каком формате хранятся предоставляемые ему данные и с помощью каких операционных систем они обрабатываются.
Корпоративный информационный портал включает:
1. Внутренний портал ограниченный локальной сетью компании.
2. Внешний портал, который доступен для использования территориально удаленным сотрудникам компании и клиентам за счет сети Интернет (открытая информация и конфиденциальная информация не представляющая особой ценности), Интранет и Экстранет (конфиденциальная информация).
Возможностями внутреннего корпоративного портала являются:
- единая библиотека документов с разграниченным доступом и мощными поисковыми средствами существенно сократит то время, которое Ваши сотрудники ежедневно тратят на поиск необходимой им информации;
- база знаний компании позволит экономить рабочее время сотрудников, благодаря возможности повторного использования результатов ранее выполненных работ;
- управление информационными потоками (периодическая публикация новостей компании, результатов ее деятельности и дальнейших планов, управление совещаниями, запросами и уведомлениями) увеличит доверие сотрудников руководству компании, повысит лояльность.
Возможностями внешнего корпоративного портала являются:
- единое хранилище документов, регламентирующих отношения компании с контрагентом и функции документооборота (повышает эффективность работы с документами);
- инструменты автоматизации работы с контрагентами (существенно увеличивают производительность менеджеров, уменьшают вероятность возникновения ошибок, ускоряют обработку запросов, сокращают затраты на обучение и содержание менеджеров);
- механизмы интеграции с информационными системами других предприятий (позволяют передать часть функций контрагентам "на самообслуживание");
- инструменты информирования и механизмы обратной связи (повышают эффективность, способствуют росту лояльности клиентов и партнеров) (5, c. 91).
Внедрение корпоративного портала обеспечивает компании серьезные конкурентные преимущества:
· по оценкам компании Plumtree Software норма возврата инвестиций от внедрения корпоративного портала в среднем составляет 145%;
· аналитики компании Meta Group считают, что к 2009 году 85% компаний из списка Global 2000 (крупнейшие компании мира по величине оборота) внедрят у себя корпоративные порталы;
· к 2009 году 90% компаний из Fortune 500 будут использовать корпоративный портал в качестве инструмента поддержки принятия решений, совершенствования информационных потоков и развития электронной коммерции типа B2B (Business To Business);
· по результатам опросов руководителей IT-подразделений на сегодняшний день почти 80% крупнейших предприятий России из числа участников рейтинга Top-100 одной из своих первоочередных задач считают создание корпоративного информационного портала (12, c. 27).
Как показала практика, внедрение корпоративного портала позволяет увеличить производительность труда как минимум на 15%, благодаря сокращению:
· времени поиска информации - на 70-80%,
· времени внутренних коммуникаций – на 40-50%,
· времени, необходимого на сбор управленческой информации - на 40%,
· издержек на внутренние коммуникации - на 20% (2, c. 18).
Экономические и организационные эффекты от построения корпоративного портала связаны, в первую очередь, со следующими аспектами:
1. Повышение производительности
Сотрудники компаний ежедневно получают информацию из различных источников, таких как корпоративные информационные системы, периодические печатные издания, внутренние нормативные документы, деловая переписка, электронная почта, техническая документация и ресурсы сети Internet. Используя корпоративный портал, специалисты могут получать необходимую информацию в предельно сжатые сроки непосредственно со своего рабочего места, независимо от его географического расположения и времени суток. Использование современных технологий позволит организовать целевую доставку информации и своевременное оповещение ее получателей, обеспечив при этом необходимый уровень конфиденциальности.
2. Улучшение корпоративного взаимодействия
Портал играет роль центрального информационного ресурса для руководства и сотрудников компании, ее заказчиков, поставщиков, дистрибьюторов, партнеров и акционеров. Оперативный обмен необходимой информацией обеспечивает более тесную связь между всеми группами сотрудников и подразделениями.
3. Управление корпоративными знаниями
Использование корпоративного портала позволит в полной мере применить технологию управления знаниями (Knowledge Management), которая во всем мире признана наиболее эффективной формой взаимодействия сотрудников. Любой работник достаточно легко сможет найти и использовать различные отчеты, сводки, статьи, библиографические справочники, новости, методики, регламенты, аналитические обзоры и исследования вне зависимости от того, где и кем они были созданы. Накопление и сортировка всей этой информации позволит создать и использовать "базу знаний" Вашей компании, охватывающую большую часть корпоративной информации.
4. Оптимизация процесса управления
Интеграция корпоративного портала с другими компонентами информационной системы предприятия (финансово-учетные и сбытовые программы, хранилища данных, электронный документооборот и т.п.) открывает новые возможности анализа деловой информации, сегментирования рынка и позиционирования, планирования и прогнозирования, выполнения ряда иных функций. Соответственно, менеджеры Вашей компании смогут принимать более эффективные решения, учитывающие все нюансы конкретной ситуации.
5. Оптимизация инвестиций в информационные ресурсы
Портал - это интегрированное приложение, которое можно достаточно быстро внедрить и легко поддерживать, затрачивая при этом сравнительно скромные ресурсы по сравнению с системами со сходными функциями, но построенными на основе других концепций. Все это снижает издержки и повышает отдачу от вложений в информационную систему предприятия. Использование для визуализации информации "тонкого клиента" (обычного Web-браузера) позволяет экономить на обучении персонала и, одновременно, дает возможность не устанавливать клиентские приложения на множестве компьютеров. Сокращение затрат на приобретение и обслуживание клиентского ПО и оборудования - один из основных ресурсов снижения издержек при использовании корпоративного портала. Также важно упомянуть о минимизации затрат на аренду Internet-канала за счет того, что наиболее значительная часть информации, необходимой для пользователей портала, размещается в корпоративной сети.
6. Единая платформа для ведения электронного бизнеса
Внедрение корпоративного портала и обеспечение доступа к нему внешних пользователей способствует укреплению деловых связей с заказчиками, партнерами, поставщиками и повышает качество обслуживания заказчиков и партнеров за счет предоставления им дополнительных возможностей и услуг (4, c. 219).
Корпоративный портал призван решать следующие основные задачи:
· Предоставление унифицированного (обычный браузер, не требующий никакого специального клиентского программного обеспечения) персонализированного доступа в реальном времени к корпоративной информации сотрудникам компании, а также клиентам и партнерам компании вне зависимости от их территориального расположения, для поддержки процессов принятия решений и управления.
· Обеспечение рабочих мест и средств коллективной работы с унифицированным (браузер) персонализированным доступом в реальном времени к корпоративным приложениям и информации сотрудникам компании, а также клиентам и партнерам компании вне зависимости от их территориального расположения, т.е., фактически, автоматизация бизнес-процессов (7, c. 162).
В сфере маркетинга и реализации наибольше применение находят, естественно корпоративные порталы B2C - Интернет-магазины (однако далеко не всякий Интернет-магазин можно отнести к данной категории и к корпоративным порталам вообще).
Единственное ограничение корпоративного портала – наличие Интернет-доступа, но мобильный Интернет и спутниковый Интернет, практически снимают все территориальные ограничения. Корпоративный информационный портал это кросс-платформенное решение, не зависящее от оборудования и приложений.
Приведенные выше определения и вытекающие задачи практически не имеют границ. Ведь в принципе, на основе унифицированного браузера можно создать и корпоративную информационную систему компании любого масштаба. Причем, может, так и было бы, если бы Интернет-технологии появились бы лет на двадцать раньше.
Необходимо провести грань между корпоративным информационным порталом и корпоративной информационной системой.
Корпоративный информационный портал чаще всего является дополнением традиционной корпоративной информационной системы (на базе локальной сети), отвечающим за взаимодействие компании с внешним миром (в широком понимании – частью общей глобальной корпоративной информационной системы), иногда изолированной системой, решающей ограниченные задачи.
Описание функциональных возможностей корпоративного портала начнем с того, что доступ к корпоративному порталу может быть организован для нескольких групп пользователей:
· руководители с помощью портала получают инструмент контроля над ключевыми параметрами деятельности организации;
· сотрудники получают интегрированную внутреннюю и внешнюю информацию и доступ к корпоративным приложениям. Через корпоративный портал пользователи получают всю необходимую для работы информацию и инструменты;
· поставщики получают возможность повысить эффективность взаимодействия с компанией, оптимизировать объемы и время поставок. Таким образом, портал становится инструментом для планирования и прогнозирования расходования запасов и поставок;
· партнеры получают более эффективный инструмент по обмену информацией. Через портал они имеют доступ к маркетинговой и технической документации, планам выпуска продукции и т.п.;
· заказчики получают информацию о выпускаемой компанией продукции, новые инструменты работы с ней. Анализ действий заказчиков при работе с порталом может помочь компании принимать более взвешенные маркетинговые решения (10, c. 73).
Для внутренних пользователей (руководителей и сотрудников предприятия) на основе корпоративного информационного портала может быть реализована следующая функциональность:
- корпоративная библиотека технико-экономической, технологической, договорной или юридической документации;
- внутренняя система подачи заявок (например, на расходные материалы, автотранспорт, и т.п.);
- справочник контактных реквизитов сотрудников предприятия;
- картотека существующих и потенциальных контрагентов;
- формы внутренней отчетности для оперативного контроля и управления производством и проектами (отчеты по использованию рабочего времени сотрудников, выполнение календарных планов и графиков проектов);
- механизмы совместной работы (форумы по различным проектам или направлениям деятельности предприятия, переговорные сессии для проведения оперативных совещаний);
- развитая система поиска информации;
- служба технической поддержки пользователей компьютеров и оргтехники (Help Desk);
- различные новостные сервисы с персонифицированной доставкой и системой оповещения получателей (например, оперативные показатели финансовой и производственной деятельности предприятия, сводки деловой информации, корпоративные и региональные новости, прогноз погоды, меню столовой).
Для внешних посетителей портала (поставщиков, партнеров и заказчиков) могут быть созданы механизмы, включающие в себя информирование о ценах, продуктах, складских запасах, доставке и процессе выполнения заказов, а также решения типа "торговой площадки" (marketplace). Эти решения позволяют наладить совместное планирование и прогнозирование, скоординированное производство и управление дистрибуцией. Таким образом, корпоративный портал обеспечивает интеграцию традиционных учетных систем с приложениями для управления отношениями с клиентами (Customer Relationship Management - CRM), управления цепочками поставок (Supply Chain Management - SCM).
Следует отметить, что развитие портала представляет собой динамический процесс, который неразрывно связан с процессом формализации информационных потоков предприятия. Соответственно, отдача от информационного портала будет увеличиваться по мере роста его функционального наполнения.
2. Классификация корпоративных порталов
Существуют различные классификации корпоративных порталов, но обычно их принято делить по следующим классификационным признакам:
1. По функциям:
· EIP (Enterprise Information Portal) - корпоративный информационный портал. Обеспечивает персонифицированный доступ к внутренним и внешним информационным ресурсам компании. Обеспечивает доступ к данным по классификатору и с возможностью проведения сквозного полнотекстового и атрибутивного поиска.
· EEP - (Enterprise Expertise Portals) – корпоративный экспертный портал, обеспечивает подключение к экспертам (связь между пользователями) на основе их знаний (способностей)
Не всегда портал содержит нужную пользователю информацию, однако, в случае ее отсутствия, он может подключить пользователя к нужным специалистам, которые могут поделиться необходимой информацией, дать экспертные оценки по интересующим вопросам.
· EAP (Enterprise Application Portal) - корпоративный портал приложений. Портал, который предоставляет пользователям различные корпоративные приложения компании с помощью которых они могут получить требуемую информацию и данные.
· ECP (Enterprise Collaboration Portal) - корпоративный портал совместной работы. Портал, предоставляющий информацию и приложения, и обеспечивающий работу группы сотрудников над какой-либо задачей, проектом (фактически, автоматизация бизнес-процессов).
· EKP (Enterprise Knowledge Portal) - корпоративный портал управления знаниями. Интегрированный портал, охватывающий все перечисленные выше, предназначенный для обеспечения коллективной работы (автоматизация бизнес-процессов) с максимальным информационным обеспечением и аккумулированием корпоративной информации.
Первые три типа порталов предназначены для индивидуальной работы и обеспечивают пользователя необходимой ему информацией, приложениями, экспертными заключения специалистов (которых он может найти и к которым пользователь может подключиться с помощью портала). Иногда все их объединяют под общим названием «Корпоративный информационный портал».
Вторые два типа порталов это порталы совместной работы (автоматизации бизнес-процессов). Они позволяют проводить определенный цикл работ в соответствии с алгоритмом бизнес-процессов, автоматически передавать промежуточные результаты по цепочке другим пользователям, отслеживать и координировать ход работ. При этом пользователи имеют максимальное информационное обеспечение, а компания акумулирует корпоративную информацию, превращая ее в свой капитал.
2. По назначению:
· B2C (Business-to-Consumer)
Автоматизированные системы электронной коммерции, в которых в качестве продавца выступает юридическое лицо (предприятие, организация), а покупателя - физическое лицо. Типичный пример - Интернет-магазин.
· B2B (Business-to-Business)
Автоматизированные системы электронной коммерции, в которых в качестве субъектов процессов продажи и покупки выступают юридические лица (предприятия, организации). Такие системы (электронные торговые площадки) обычно используются для организации снабжения компаний и реализации продукции.
· B2E (Business-to-Employee) (9, c. 186)
Внутрикорпоративная система, по организации работы персонала компании, отдельных структур или подразделений. Фактически, B2E системы являются системами автоматизации управления и берут на себя некоторые функции Корпоративных информационных систем (КИС). Как правило, такие системы функционируют во внутрикорпоративной сети - Интранет. При этом Интранет может использовать защищенные каналы в Интернет.
Корпоративные порталы B2C, B2B, B2E включают в себя корпоративные порталы EAP, EIP, EKP, однако на базе последних можно строить и другие самые различные системы. Рассмотрим их более подробно.
Корпоративный портал B2C (Business-to-Customer) представляет собой внешний, доступный для конечных потребителей, портал компании, содержащий информацию о выпускаемой продукции и необходимые сервисы (в большей или меньшей степени) для работы с потребителями, т.е. это торговые площадки электронной коммерции.
Главным видом реализации портала B2C является Интернет-магазин, обеспечивающий полный сервис работы с потребителями (включая сбор информации о потребителях). Но к этому виду относятся также и Интернет-витрины, и промо-сайты обеспечивающие оффлайн реализацию, а также информационные публичные порталы, представляющие на своих страницах продукцию целого ряда фирм, эти порталы называют также инфо-посредниками (infomediaries, от information intermediaries).
Интернет-магазины могут быть как розничными, так и мелкооптовыми, и оптовыми. В этом смысле они соприкасаются с корпоративными порталами B2B (Business-to-Business).
Если лет пять-десять тому назад корпоративные порталы B2C представляли посетителям только прайс-лист компании, то сейчас они имеют мощную информационную поддержку: подробные описания товаров, фотографии (вплоть до десятка и более на каждый товар), ссылки на сайты производителей. Иначе порталу просто не выжить (12, c. 29).
Другим условием выживания является актуальность цен и номенклатуры. Для этого порталы B2C (и Интернет-магазины, и Интернет-витрины) связывают с корпоративной информационной системой компании, что позволяет обеспечивать четкое соответствие информации, предъявляемой посетителю и складов компании, позволяет осуществлять резервирование товаров и исключает случаи отказа в обслуживании потребителя по причине отсутствия товара на складе Один-два таких отказа, и потребитель больше не зайдет в Ваш Интернет-магазин. А возможность резервирования товара на Интернет-витрине, существенно повышает ее имидж, увеличивает число покупателей.
Еще одним важным фактором успеха является персонификация портала, т.е. отслеживание каждого покупателя, сбор статистики, предоставление ему персонифицированных цен (в зависимости от объема покупок за определенный период времени) и других персонифицированных сервисов, налаживание диалога с покупателями.
Успех нового портала B2C, поставленного в Интернет далеко не однозначен. Появляется все больше и больше новых порталов, но в тоже время все больше и больше порталов сходят со сцены. Успех определяется, в первую очередь, качеством обслуживания посетителей и формированием надежного имиджа, а это в свою очередь, во многом определяется качеством выполнения и наполнения портала, оперативности работы персонала.
Корпоративные порталы B2B (Business-to-Business) представляют собой внешние порталы для организации строго персонифицированного доступа бизнес-партнеров, корпоративных заказчиков и поставщиков, к информации и сервисам компании. Например, торгово-закупочный портал, предоставляющий персонализированные сервисы по заказу товаров и услуг, отслеживанию графиков поставки и т.д.
В отличие от порталов B2С (Business-to-Customers), которые также могут обеспечивать оптовую реализацию товаров, корпоративные порталы B2B имеют дополнительные услуги и сервисы для:
· обсуждения условий поставки или закупки, согласования графиков поставки.
· отслеживание графиков поставки, обеспечение системы Just-in-Time (точно в срок) (4, c. 230).
К корпоративным порталам B2B можно отнести корпоративные Интернет-представительства компаний, электронные торговые площадки, а также межкорпоративные торговые площадки.
Электронные торговые площадки (дальнейшее развитие Интернет-магазина), используют не только модель каталога товаров (как Интернет-магазин), но и другие модели: аукцион (цена на товар определяется в ходе торгов), тендер (цена назначается поставщиками), бартер.
Межкорпоративные торговые площадки являются дальнейшим развитием публичных информационных порталов представляющих прайс-листы большого числа компаний. В отличие от последних, кроме информации о товарах/услугах, на межкорпоративные торговых площадках присутствуют сервисы заключения сделок.
Корпоративные порталы B2B позволяют стереть все территориальные рамки при заказе/реализации продукции, позволяют работать в режиме реального времени и очень быстро провести маркетинг поставщиков и потребителей продукции, согласовать и заключить и оплатить сделки, обеспечить своевременные поставки.
Однако серьезный эффект корпоративные порталы B2B могут обеспечить только при их интеграции с корпоративными информационными системами компаний. В противном случае ручные операции по обеспечению заказов и проводок могут свести на нет весь эффект от их применения.
Основными назначениями корпоративного портала B2E (Business-to-Employees) является предоставление внешним и внутренним пользователям компании возможности персонифицированного доступа к корпоративным ресурсам (включая неструктурированные и разнородные данные) и обеспечение совместной работы с доступом к необходимым данным и сервисам в любое время и независимо от места пребывания пользователей (требуется только наличие стандартного компьютера или сотового телефона, и доступ в Интернет).
Основные функции корпоративного портала B2E заключаются в следующем:
· уничтожение корпоративных барьеров, создание единого информационного пространства для сотрудников компании, поставщиков, потребителей, партнеров (естественно с соответствующим разграничением доступа).
· обеспечение доступа к корпоративной информации, в том числе к приказам, новостям, нормативно-справочным данным. И не только доступа, но и ознакомления "под расписку".
· управление и обеспечение коллективной работы.
· построение системы управления знаниями компании.
· интеграция приложений, превращение портала в единую точку доступа ко всем корпоративным системам компании (4, c. 238).
В таком широком понимании корпоративный портал B2E включает все частные виды порталов. Корпоративные порталы B2E иногда строят в публичной сети Интернет (или защищенной Интернет), но чаще в закрытых внутри корпоративных территориальных сетях Интранет (которые в основном используют закрытые каналы в Интернет) и закрытых корпоративных сетях Екстранет, к которым допускаются и пользователи, не являющимися сотрудниками компании.
3. Аспекты создания корпоративного портала современной компании
Разработка корпоративного портала - это создание автоматизированной информационной системы, автономной или объединяющей все необходимые информационные ресурсы компании, автоматизированной системы подсистемы управления компанией на базе самых современных информационные технологий управления. Также к этому относится разработка программного комплекса, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа по корпоративной сети компании (Интранет) или по сети Интернет (защищенного Интернет) для обеспечения задач корпоративного управления и автоматизации бизнес-процессов. При этом соблюдаются все требования обеспечения безопасности: информационной безопасности, экономической безопасности.
При этом корпоративный портал будет обеспечивать круглосуточную работу в реальном времени во всех городах и странах, в любой точке земного шара, где есть Интернет-доступ, а спутниковый Интернет и мобильный Интернет практически снимает все допустимые границы.
Масштабы корпоративного портала распространяются от достаточно простой автоматизированной информационные системы расположенной на сервере компании или сайте Интернет, до крупных комплексов интегрирующих в единой информационной среде внутренние ресурсы всех территориально удаленных точек компании (их автоматизированные системы управления) или имеющих единую автоматизированную систему управления, расположенную на защищенном веб-сервере (3, c. 174).
Кроме того, корпоративный портал может разрабатываться и внедряться постепенно, охватывая задачи компании одну за другой.
Процесс создания корпоративного портала включает следующие этапы:
1. Аналитические исследования;
2. Технико-экономическое обоснование проекта;
3. Создание корпоративного портала, предварительные испытания;
4. Опытная эксплуатация, штатная эксплуатация.
Аналитические исследования
Цель этапа - уточненная оценка коммерческой эффективности создаваемого корпоративного портала, разработка концепции корпоративного портала, описание бизнес-процессов, выпуск проектной документации.
Совместные работы с подрядчиком
Первое, с чего начинается работа по созданию корпоративного портала, это с оказание помощи подрядчику в изучении самой компании, особенностей ее бизнеса и организации бизнес-процессов.
Затем, совместно с подрядчиком, предварительно формулируются:
- цели проекта создания корпоративного портала
- основные цели корпоративного портала
- задачи корпоративного портала
- укрупненные бизнес-процессы
В заключение выпускается техническое задание (ТЗ) на аван-проект - на аналитические исследования по созданию корпоративного портала и заключается договор на проведение работ.
Для простейших корпоративных порталов на данном этапе может быть выполнена также и часть работ аван-проекта и сразу выпущено ТЗ на разработку корпоративного портала (при этом часть невыполненных работ включается в ТЗ).
Описание бизнес-процессов компании
Это совместная работа Подрядчика и Заказчика. Описание бизнес-процессов может предоставить Заказчик и проводится их согласование с Подрядчиком и их оптимизация с учетом возможностей корпоративного портала. Или их разрабатывает Подрядчик и проводится их оптимизация согласование с Заказчиком с учетом традиций, возможностей и потребностей компании.
Контроль Подрядчика, согласование и утверждение материалов Аван-проекта
Работы по ТЗ проводятся, конечно, Подрядчиком, но Заказчик должен контролировать ход работ, согласовывать и утверждать промежуточные материалы по следующим основным направлениям:
1) Создание концепции корпоративного портала;
2) Определение требуемых разделов корпоративного портала (утверждение);
3) Формулирование организационно-технических требований к административной системе управления корпоративным порталом (утверждение);
4) Определение структуры корпоративного портала с учетом поставленных задач, требуемых бизнес-процессов;
5) Формулирование требований к дизайну;
6) Уточнение стоимости создания, внедрения и поддержки корпоративного портала;
7) Создание концепции развития корпоративного портала;
8) Создание концепции поддержки корпоративного портала.
Работа по данному этапу завершается:
- выпуском аналитического отчета
- выпуском проектной документации
- выпуском технического задания на создание корпоративного портала и заключением договора на проведение дальнейших работ (7, c. 198).
И только после проведения описанных выше работ можно приступать собственно к созданию корпоративного портала. И это будет не просто создание корпоративного портала, а создание требуемой Вам автоматизированной системы ведения бизнеса.
Технико-экономическое обоснование проекта.
Цель этапа - самая предварительная оценка (без участия Подрядчика) коммерческой эффективности проекта по созданию корпоративного портала и, при положительной оценке, принятие решения об