Создание и выполнение культурного проекта: "Организация корпоративной вечеринки"

Данная курсовая работа посвящена организации корпоративной вечеринки для сотрудников РУП ПО «Беларуськалий» в честь 23 февраля. Название вечеринки «Будем помнить всегда».

Целью курсовой работы является организация корпоративной вечеринки для сотрудников с их участием, а конкретно для фабрики РСМЦ-4 Футеровщиков-кислотоупорщиков.

Задачи курсовой работы:

1. Раскрыть тему курсовой работы (что такое ивент-менеджмент, что из себя представляет корпоративная вечеринка, история и особенности праздника 23 февраля).

2. Создать собственный проект, по организации корпоративной вечеринки.

В основе курсовой работы лежат личностно ориентированный и культурно-деятельностный методы.

Вообще создание корпоративных вечеринок это работа. А работа важная часть нашей жизни, в этой сфере работает множество людей, каждая уважающая себя компания, фирма и ли корпорация регулярно проводит корпоративные вечеринки. Как правило, все вечеринки и мероприятия тематические, и для каждого вечера пишется свой сценарий. Корпоративные вечеринки могут быть посвящены юбилею компании, какому либо празднику (Новый год, 8 марта, 23 февраля и т.д.) или проводятся в честь удачно подписанного контракта. На торжество приглашают коллектив сотрудников, друзей компании, партнеров по бизнесу, клиентов, спонсоров и т.д. Проведение корпоративных вечеринок серьезное, и требующее большой ответственности дело, которое возлагают исключительно на профессионалов. Существуют специальные агентства специализация которых - организация вечеринок. Организация таких мероприятий проходит на самом высшем уровне, на торжество приглашаются звезды, артисты эстрады и цирка, известные люди. Праздники и корпоративные вечеринки очень хороший созидающий момент для каждой компании и корпорации. В непринужденной обстановке люди сближаются, открываются, расслабляются, коллектив после таких вечеринок становится дружнее и сплоченнее, это помогает развитию компании и способствует улучшению результативности работы. Как правило, на каждой вечеринке проводятся веселые смешные конкурсы и игры, корпоративные вечеринки тем и запоминаются, что это веселье, смех и первоклассный отдых. Именно в неформальной обстановке порой раскрывается та часть личности, которая скрыта от глаз коллег в рабочее время. Какова бы ни была стратегия работы фирмы, новогодние корпоративные вечеринки проводят все, даже если коллектив фирмы немногочисленный. В году немало календарных праздников, но самый любимый – Новый год, вечеринки к этому празднику особенно актуальны, сотрудникам дарят подарки, офисы красиво оформляют в новогоднем стиле. Организация корпоративных вечеринок очень часто сопровождаются банкетом, а иногда арендуется зал в ресторане, если это немногочисленная вечеринка. Ресторан, как правило, не может вместить более сотни- двух человек. Для больших компаний иногда арендуют целые дома отдыха и пансионаты, тогда праздничные вечеринки проводят на открытом воздухе. Главное лицо на каждом празднике, это, несомненно, ведущий, корпоративные вечеринки не меньше нуждаются в умном руководстве чем, рабочий процесс. Только в отличие от менеджеров компании, которые ставят перед коллективом рабочие задачи, ведущий ставит игровые задачи, вызывает добровольцев для участия в конкурсах, играх, сценках, веселит и развлекает публику, следит за тем, что бы ни один участник не отсиделся в стороне.

Специальные вечеринки не всегда можно провести по какому-то конкретному сценарию, в зависимости от ваших пожеланий и запросов подбирается индивидуальный стиль проведения и организации корпоративной вечеринки, дабы праздник запомнился. Организация тематических вечеринок для крупных компаний очень важна! Как правило, у каждой уважающей себя компании есть специальный фотоальбом, где можно увидеть все корпоративные вечеринки, фото конкурсов и сценок. Нередко эти фото попадают в СМИ, где рассказывается о мероприятии, проведенном в данной фирме. Таким образом, вечеринки это еще и часть рекламной стратегии компании.

Организация корпоративных вечеринок может происходить в самых разнообразных формах: это может быть официальный банкет в ресторане, а может быть и веселая, непринужденная вечеринка в клубе.

Для написания данной курсовой работы были использованы следующие источники:

А.Н. Романцов. Event-маркетинг. Сущность и особенности организации. – М., 2009., А.Н. Чумиков., М.П. Бочаров. «Связи с общественностью: теория и практика. – М., 2008., Горкина М., Мамонтов А., Манн И. PR на 100%. Как стать хорошим менеджером по PR. – М., 2009., Горкина М. Пять шагов от менеджера до PR- директора.- М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. - литература использовалась для рассмотрения вопроса: Что такое ивент-менеджмент ?

В.А. Хохлов. Сценарии корпоративных вечеринок: Практическое руководство. – М., 2007., Марк Сандер. Ивент – менеджмент. Организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы. Event Entertaiment and Production. -М., 2006., Джи Б. Имидж фирмы: Планирование, формирование, продвижение. – СПБ.,2000., Маркони Дж. PR: полное руководство. – М., 2007., Шумович А., Бернов А.. Смешать, но не взбалтывать. Рецепты организации мероприятий. – М., 2009.,Шумович А.. Великолепные мероприятия. Технология и практика event menegement. -М., 2007.- литература была использована для рассмотрения особенностей корпоративных вечеринок и выступала помощником по написанию своего проекта.

www.calend.ru/holidays/do/16/

www.dom.sibmama.ru/index.php?p=23fevr.

www.23february.info – с помощью этих сайтов был рассмотрен вопрос : Праздник 23 февраля?

www.stolichniy.ru.

www.artkupag.ru

www.ubo.ru/articles/?

www.niabis.ru/show-business/665.htm/

www.speka.com.ua/god_korporativ.htm/.- эти сайты,есть дополнительные источники для рассмотрения особенностей ивент – менеджмента и в отдельности корпоративных вечеринок.

Работа состоит из введения, теоретической части, которая раскрывает понятие ивент-менеджмента, рассматривает особенности корпоративных вечеринок и особенности праздника 23 февраля (т.к. тема курсовой работы посвящена организации корпоративной вечеринки в честь 23 февраля), практической части, в которой дается описание собственного проекта, заключения, списка литературы и приложений, которые содержат этапы выполнения проекта и бюджет разработанного для корпоративной вечеринки.

ГЛАВА 1. ИВЕНТ-МЕНЕДЖМЕНТ. КОРПОРАТИВНАЯ ВЕЧЕРИНКА К 23 ФЕВРАЛЯ

1.1 Что же такое ивент-менеджмент?

Event-менеджмент – это особая разновидность индустрии развлечений, туризма и маркетинга, которая значительно выросла за последние несколько лет. Число организаций, занятых в этом бизнесе, увеличилось не только в Белоруссии, но и по всему миру. В индустрию также вовлечено множество фрилансеров. Сама же отрасль стремительно расширяется, захватывая всё новые и новые территории и сферы.

Проводимые мероприятия включают корпоративные, частные и некоммерческие праздники, выставки, торговые ярмарки и PR-акции.

Event – management оказывает полный спектр услуг по:

организации корпоративных событий (корпоративные праздники для клиентов и партнеров, внутрикорпоративные праздники, юбилеи фирм, приемы, фуршеты, выездные мероприятия, корпоративные уик-энды, программы team building и пр.)

Для начала давайте разберемся в понятиях мероприятие и событие. В принципе мы используем их как синонимы, но событие может включать в себя не одно, а несколько мероприятий разных форматов. Не считая того, событие может также включать в себя разные церемонии и шоу-программы.

Исходим из задач. На ивент-рынке сейчас действуют три группы лиц, а конкретно: заказчики, исполнители и подрядчики. Первые, в свою очередь, делятся на три главных сектора: Работа со всеми 3-мя группами имеет ряд собственных особенностей. Так, снутри каждой из групп можно выделить более популярные и нужные для их виды ивентов. В рамках нашей темы мы опустим последнюю группу и сконцентрируемся на анализе первых 2-ух.

Ивенты для компаний - это безупречный метод ненавязчиво привлечь внимание к собственной работе, показав во всем разнообразии и продукты, и сервисы, и ценностные ориентиры. Конкретно ими обосновано обилие форматов ивент-мероприятий: спонсируемые компаниями празднички для малышей и родителей, молодежи, концерты звезд, спортивные состязания, корпоративные действия для служащих и партнеров и т. п.

Рассматривая бюджет на событийный маркетинг, компании должны обдумывать необходимость комплексного подхода, чтобы и тут сохранить собственный стиль и выделить корпоративные ценности. Разобравшись в целях, можно приступить к выбору ивент-инструментов, при помощи которых будут решаться те либо другие задачки.

Отдельным пунктом, который во многом суживает, а время от времени и расширяет область выбора ивента, становится бюджет. Компании сейчас, исходя из собственных целей и средств, употребляют определенные инструменты событийного маркетинга, увеличивая популярность одних и оставляя “на позже” остальные.

По-прежнему нужны выставки, конференции, семинары и корпоративные мероприятия для служащих. В то же время в корпоративном секторе выслеживается некая тенденция к проведению наиболее креативных мероприятий. Что касается классического и более распространенного в современной ивент-практике варианта продвижения бренда через событие, то тут стоит огласить о различных так именуемых branding events. Так как конкретно погружение участников действия в мир марки, основанное на включении чувственного восприятия аудитории, - один из более действующих методов всеполно ценно раскрыть стиль бренда, запечатлеть его в сознании публики и управлять продажами в длительной перспективе.

Можно огласить, что на 1-ый план сейчас выходят корпоративные ивенты: как внутренние - для служащих, так и наружные - для партнеров и клиентов, так как в реальный момент в особенности принципиально сохранить и приумножить количество контактов. В целом же, делая упор конкретно на опыт агентства, также беря во внимание ситуацию на рынке, следует выделить несколько более фаворитных направлений ивентов: собрания для дилеров, дистрибьюторов, менеджеров по продажам - с целью подведения итогов, планирования и увеличения мотивации служащих; тренинги для служащих и мотивационные программы (это направление постоянно актуально, весь вопрос - в предполагаемом бюджете и уникальном предложении); особые акции, направленные на увеличение продаж и вербование клиента (но сейчас эти акции должны быть мегакреативны для того, чтоб очень завлекать внимание).

К слову, основываясь на классификации, представленной в книжке “Великолепные мероприятия”, можно выделить последующий хит-парад ивентов:

1 Мероприятия, конкретно приносящие прибыль. К ним можно отнести некие семинары и конференции, фестивали, выставки, концерты, аукционы, спортивные соревнования.

2 Самоокупающиеся мероприятия. Это случаи, когда организация не ставит впереди себя цели извлечь выгоду из самого мероприятия, но не желает в особенности тратиться на его проведение, другими словами покрывать издержки из собственных средств. Организатор стремится свести к одному уровню доходы и расходы мероприятия. Регистрационный взнос для участников выступает некоторым имущественным цензом, отсекая празднолюбопытствующую аудиторию. Такие мероприятия почаще проводят организаторы, чей профиль - не ивент - менеджмент. Сюда можно отнести некие конференции (научные и проф) и семинары (консультационные либо проводимые с целью рекламы продуктов либо услуг), также городские празднички, спортивные соревнования, деловые завтраки.

3 Мероприятия, опосредованно приносящие прибыль. Это пресс-конференции, презентации, промакции, BTL-акции, мероприятия по стимулированию продаж, мероприятия для партнеров, городские празднички, открытия новейших торговых центров и тому схожее. Само мероприятие остается затратным для организации, но качество его проведения влияет на реализации главных продуктов и услуг организации.

4 Бесприбыльные либо планово убыточные мероприятия. Сюда мы отнесем праздничные приемы, юбилеи, женитьбы, дни рождения и т.д.. Мероприятия не преследуют коммерческой цели, прибыли нет, но по определенным причинам организация их проводит.

Итак, фаворитом нашего типичного хит-парада являются корпоративные действия. С их помощью компании стремятся к решению определенных задач. Это собственного рода стратегия чувственного манипулирования сотрудниками с возможностью заслуги построения хороших отношений изнутри коллектива.

Более популярными ивентами в данном направлении являются различные тренинги. Их цель положительное влияние на внутреннее устройство компании. Контент данных событий быть может самым различным. Отметим, что понятие тренинга нередко путается с понятием семинара, а это несколько различные вещи. Так, 2-ое понятие - это, быстрее, занятие и устранение ликбеза снутри компании по любым вопросам. Другими словами оно ориентировано на увеличение компетентности служащих, но никак не на их чувственный фон.

Вторым по популярности корпоративным ивентом является праздник. Он почаще всего организуется по поводу знаменательных дат в истории компании. Также предпосылкой может стать выполнение плана за квартал, открытие новейшего кабинета, переезд кабинета, календарный праздничек и т.д. Тут чрезвычайно важен момент концепции праздничка, чтобы избежать сведения всего к еде и напиткам. Должны быть отработаны такие детали, как сценарий праздничка, упор на повод, трюки по сплочению коллектива во имя новейших фурроров. Такие празднички в ближайшее время почти всегда делаются выездными, что дает возможность включать в таковой “выезд” не только лишь фактически праздничек, да и тренинг, семинар. В итоге корпоративные мероприятия положительно сказываются как на сплоченности коллектива, так и на повышении авторитета компании посреди служащих.

Особые мероприятия в целом - это определенная подача маркетингового сообщения, которая дозволила бы очень опустить участников в ценности и индивидуальности.(1,2,5)

1.2 Особенности и история корпоративных мероприятий

1. С чего все начиналось.

Судя по раскопкам, первобытным сборищам уже были присущи главные элементы корпоративного мероприятия: коллектив людей, объединенных общей идеей и событие, к свершению которого каждый из них, так или иначе, приложил руку.

В те далекие годы еще никому не приходило в голову устраивать особо пышные праздники по поводу заваливания юбилейного мамонта с участием охотников из конкурирующих и дружественных племен, никто также не мог догадаться включать в эти торжества элементы тренинга для персонала. Однако, несмотря на отдельные упущения, лавры изобретателей корпоративных праздников у наших предков из первобытно-общинного строя отнимать уже никто не будет.

Последующие тысячелетия мы смело опускаем, поскольку с точки зрения эволюции корпоративного праздника они безнадежно топтались на месте (религиозные, обрядовые мероприятия рассматривать нет резона - они преследовали совершенно иные цели). Упомянуть можно, разве что, о масонах, которые внесли в свои полуночные бдения элементы идеологии и мистики, хотя «корпоративными праздниками» в чистом виде заседания «вольных каменщиков» позволительно назвать только с большой натяжкой.

Корпоративный праздник в его сегодняшнем виде стал формироваться в интенсивно развивающихся капиталистических странах Европы и Америки на рубеже XIX-XX веков. Этот процесс шел параллельно с процессом демократизации общества в целом. К тому времени собственники окончательно осознали смысл слова «мотивация» и значение этого понятия применительно к бизнесу. Человек, работающий не только, или не столько для поддержания штанов, но еще и «за идею», работает эффективнее, а значит, приносит большую прибыль. Из этого понимания стали формироваться приемы работы с персоналом фирмы, частью которых стал корпоративный праздник - некий акт «сорадования» общим успехам, достижениям и свершениям. В наши дни корпоративный праздник - краеугольный камень искусства построения команды (team building) - одно из самых важных событий в жизни бизнес-структуры.

2. А как у нас?

Как мы знаем из учебников истории, наша страна всегда выбирает «особый путь» развития. Так и в случае с корпоративными праздниками. На рубеже XIX-XX веков в России, как и в других странах, формировался институт корпоративного праздника, однако, несколько в ином виде, скорее, в образе «клуба по интересам» и интересы эти были не профессиональными, а политическими. Возможно еще и оттого, что энергия и знания выросшего в своем интеллектуальном уровне рабочего класса не были верным образом использованы собственниками, и возникли революционные общества. Рабочие, а в первую очередь, служащие (разночинцы или, как их назвали бы теперь, менеджеры нижнего звена) осознали, что собственник смотрит на них, как на бездушные механизмы, а не как на источник своего благосостояния. Отсюда недовольство, желание изменить ситуацию, накал страстей и… результат нам известен. Разумеется, несерьёзно было бы говорить о прямой зависимости: отсутствие корпоративных праздников - революция 1917 года, однако найти взаимосвязь между отсутствием грамотной работы с персоналом и причинами революционных волнений все же можно.

Что касается корпоративного праздника в Советском Союзе, то на первых порах он имел сильнейшую политическую окраску и если даже иногда и не превращался в митинг, то только потому, что оборачивался банальной пьянкой - излюбленной формой празднования со времен Древней Руси. Со временем (годам к шестидесятым), политическая окраска блекла и праздник обрел более «человеческое лицо». Составляющими «советского» корпоративного праздника в разных комбинациях были:

непременная официальная часть (с трибуной и графином на ней) номера самодеятельности, которые могли иметь политическую направленность (сатира на капиталистов, прославление советского мироустройства), критическую направленность (об отдельных недостатках на предприятии, бракоделах и т. п.), нейтральную направленность (сюда можно отнести любительские опыты в области театра, эстрады и музыки). Выступления профессиональных артистов (в те времена существовала система «шефства», которое концертные организации «брали» над предприятиями, заводами, колхозами). Концерт в цеху или на вспаханном поле - бытовая романтика артиста тех лет непосредственно застолье (куда без этого?!).

С распадом Советского Союза традиция корпоративных праздников практически ушла, с тем, чтобы возродиться в середине девяностых уже в ином качестве. Строго говоря, мы до сих пор живем в процессе формирования этой новой традиции корпоративных торжеств.

3. Возьмемся за руки, друзья.

Теперь отойдем от истории и попытаемся найти ответ на вопрос, зачем, собственно, нужен корпоративный праздник? Это мероприятие необходимо, прежде всего, для создания в коллективе дружеского, человеческого контакта и ощущения «сопричастности» общей цели, идее. Праздник также несет в себе функцию «фиксации успеха», он как бы «закрепляет» на оси времени последние достижения, позволяя «поднять их на щит» и, что немаловажно, продемонстрировать партнерам, конкурентам и самим себе во всей красе.

Кроме того, будни налаженного бизнеса, вне зависимости от его профиля, как правило, не дают возможности раздать, помимо «кнутов», должным образом оформленные «пряники». Вот почему момент чествования «передовиков производства» также является важным элементом корпоративного мероприятия, создающим мотивацию, как для самих «передовиков», так и для их коллег.

4. Анатомия праздника.

Корпоративные праздники можно разделить на две категории, во-первых, по их идеологической подоплеке, по задаче, которую они решают, и, во-вторых, по типу организации.

Идеологически мероприятие может быть ориентировано:

на сотрудников (преобладают задачи «построения команды»);

на партнеров, клиентов, гос. чиновников (преобладают «политические» задачи: упомянутая выше «фиксация успеха», укрепление партнерских контактов, наведение новых «мостов» или попросту «задабривание нужных людей»).

По типу организации корпоративные праздники можно условно разделить на: банкетные мероприятия (другими словами «корпоративная вечеринка»).

Это самый часто встречающийся тип организации праздника. Выбирается по причине своей «традиционности», привычности. Проводится в ресторанах, банкетных залах. Надо сказать, что в специфичных российских условиях организовать его так, чтобы консолидирующим фактором стал фактор корпоративности, а отнюдь не алкоголь, порой непросто. При выборе этого типа праздника особое внимание следует уделить программе банкета, разнообразив её включениями развлекательных мероприятий на корпоративную тематику, как-то: шутливые викторины по истории фирмы и блеф-туры по специфике занятий, несерьезные награждения «ярких» сотрудников фирмы забавными призами и тому подобное.

Плюсы: Не требует больших финансовых вложений, эффективно выполняет задачу по сплочению коллектива

Минусы: При правильной организации минусов практически нет.

5. Загородные мероприятия.

К праздникам такого типа можно отнести, как выезды «на шашлыки» всем коллективом фирмы, так и развернутые «дни компании» (company day), которые могут занимать целый уикенд и обычно проходят в пригородных пансионатах, гостиницах. Как правило, все они проводятся не в банкетных условиях и включают в себя спортивные или околоспортивные состязания. Роль еды и алкоголя в этих мероприятиях не столь довлеющая, как в «банкетных» построениях. Проводятся такие праздники обычно поздней весной и летом.

Плюсы: Природа, свежий воздух, широкие возможности для организации спортивно-развлекательных мероприятий.

Минусы: Полная зависимость от погоды. Сложность организации питания по классу VIP.

6. Семейные мероприятия.

Часто этот тип корпоративных праздников, особенно в западно-ориентированных компаниях, именуют «Family Day». Отличительной особенностью таких мероприятий является приглашение членов семей сотрудников компании. Как и «загородные» мероприятия, «семейные», за редким исключением, проводятся на открытом воздухе. Крупные (особенно производственные) предприятия проводят такие праздники на своей территории. Правильно спланированное торжество такого типа включает в себя:

короткую экскурсию по производству (офису) - домочадцам сотрудников рассказывают и показывают где и как работают их родственники развлекательную либо соревновательную программу. Причем следует упомянуть, что если мы не говорим об устройстве семейных стартов (типа «Мама, папа, я - спортивная семья»), необходимо разделить праздник на два потока: детская программа и взрослая программа. Пересечение и временное слияние этих «потоков» не исключается и даже желательно, но, важно понимать, что, по сути, это разные программы. Попытки построения компромиссной, сводной программы и для взрослых и для детей, особенно при количестве гостей, исчисляющимся сотнями, заранее проигрышны.

Плюсы: Закладывает почву для «преемственности поколений», поднимает престиж предприятия в глазах семей сотрудников Минусы: Жена может узнать о ваших отношениях с секретаршей).

7. Концептуальные мероприятии.

Такого рода праздники встречаются нечасто и заказываются, обычно, компаниями либо имеющими сильную «корпоративную легенду» (тогда мероприятие строиться как «визуализация» этой легенды), либо фирмами, выражающими желание увидеть нечто совсем нетривиальное (попросту желающими удивить, поразить гостей). Отличительная особенность таких программных построений - масштабность и значительный бюджет.

Плюсы: Как правило, имеют широкий резонанс и запоминаются надолго Минусы: Серьёзные финансовые вложения, длительный процесс подготовки

8. Презентации.

Наиболее «прикладной» из корпоративных мероприятий - это праздник, посвященный открытию нового ресторана, цеха, филиала, продвижению новой услуги, товара. Мероприятие почти всегда идеологически ориентировано на партнеров, потенциальных клиентов, прессу. Атрибуты: ведущий в смокинге, выступления с речами, фуршет и т.п., наличие развернутой развлекательной программы на таких презентациях - редкость.

Исключениями являются случаи, когда презентация (например, презентация нового магазина) рассчитана на «случайную публику», скажем на прохожих, оказавшихся рядом. При таком развитии событий упор делается на развлекательную программу с конкурсами, викторинами, розыгрышами. Грубо говоря, задачей здесь становиться - создать толпу, которая, сформировавшись, имеет свойство увеличиваться подобно снежному кому. Презентация становиться заметным событием местного масштаба, что нам и требуется.

Плюсы: Эффективность мероприятия, как рекламной акции Минусы: При неправильном построении может обернуться антирекламой

9. Планирование корпоративного праздника.

Один из основных факторов успеха корпоративного праздника - формулирование цели проведения мероприятия. Праздник должен укреплять корпоративный дух компании, сплачивать группу работающих людей в коллектив, в команду единомышленников. Повод для организации торжества может быть любым, главное, чтобы он подчеркивал достижение рубежа, важного для всех сотрудников.

Таким рубежом или вехой могут быть:

· годовщина или юбилей компании;

· успешное завершение этапа деятельности или бизнес-проекта;

· открытие нового подразделения (филиала, офиса, площадки, завода, магазина, торгового центра, ресторана и т. д.);

· слияние нескольких компаний;

· день рождения (юбилей) топ-менеджера или собственника компании;

· принятие новой стратегии развития;

· представление нового руководителя;

· презентация нового вида товара (услуги), нового бренда;

· традиционные праздники: Новый год, 23 февраля, 8 Марта, профессиональный праздник и т. п.

Определив цели проведения праздника, необходимо решить, для кого предназначается данное торжественное мероприятие:

для всего коллектива компании (включая технический персонал);

для сотрудников (за исключением технического персонала), клиентов, партнеров и гостей;

для сотрудников, клиентов, партнеров, учредителей, акционеров, потенциальных партнеров, чиновников профильных ведомств, политиков и др. В этом случае желательно также присутствие представителей СМИ.

Иногда на корпоративную вечеринку приглашаются члены семей работников и гостей. «Рядовую» дату основания компании рекомендуется отмечать «в тесном кругу» сотрудников, иначе «размывается» цель - сплочение коллектива.

Определив аудиторию мероприятия, нужно установить его конкретную дату, составить сметы и бюджет в целом, выбрать место проведения праздника. Целесообразно организовывать торжества в конце рабочей недели: в пятницу вечером или в субботу. Даже если в компании отмечается фиксированная дата - Новый год, 23 февраля, 8 Марта и т. п. праздник уместно проводить накануне, за один – два дня. Новогоднее мероприятие лучше организовать за неделю до календарной даты, поскольку на это время у всех людей приходятся личные хлопоты, многие уезжают. Остальные праздники компании можно отмечать и в будний день - конечно, если отсутствовать на рабочих местах разрешено всему коллективу.

Бывают ситуации, когда мероприятие необходимо провести именно в рабочий день, в таких случаях в офисе остается минимум сотрудников. Они присоединяются к торжеству после окончания рабочего времени. За этими сотрудниками нужно обязательно отправить транспорт и поблагодарить за «жертву» во имя компании для удобства клиентов.

Размер бюджета, безусловно, имеет большое значение для удачного проведения праздника. Подчеркну, что речь идет не только о средствах, выделенных непосредственно на банкет, а и на всю корпоративную вечеринку в целом. Обычно расходы на организацию застолья и прочие мероприятия соотносятся 50/50. Если бюджет очень скромен, допустимо соотношение 70/30, но не меньше, иначе праздник сведется лишь к угощению и возлияниям.

Вряд ли «пьянка за счет шефа» сплотит коллектив, останется для каждого сотрудника ярким воспоминанием. Нередко руководители после таких «мероприятий» чувствуют горечь от впустую потраченных средств и, что еще хуже, испытывают разочарование в своих работниках. Для организации «правильного» корпоративного праздника в зависимости от уровня торжественности сейчас необходимо 60–120 долл. на одного приглашенного. Яркие «публичные» праздники требуют значительно больших расходов - 300–500 долл. на одного человека.

Формируя статьи расходов, исходите из своих возможностей. Обратитесь за помощью в ивент-агентства, расспросите знакомых, в компаниях которых проводились успешные корпоративные вечеринки, соберите частные объявления ведущих, продюсеров, организаторов шоу (обязательно обращайте внимание на их портфолио и рекомендации).

На чем допустимо экономить, если бюджет корпоративного праздника весьма скромен? Можно:

1. Самостоятельно украсить место, где проходит торжество.

2. Не приглашать известных артистов и шоуменов.

3. Отказаться от дорогих фейерверков и спецэффектов.

4. Выбрать место проведения праздника рядом с удачной транспортной развязкой (например, возле станции метро), чтобы сэкономить на транспортных расходах.

5. Не закупать пригласительных открыток (достаточно оповестить сотрудников в устной форме и повесить объявление о дате и месте проведения праздника).

6. Не проводить фото- и видеосъемку.

7. Вместо оркестра или группы музыкантов пригласить диджея с подходящей музыкальной программой.

8. Выбрать ресторан с хорошей репутацией, но не в центре города.

9. Написать сценарий праздника, провести конкурсы и игры своими силами.

10.Последний пункт «экономии» потребует от HR-подразделения серьезных усилий, но в любом случае на мероприятии должен быть ведущий, иначе за банкетным столом гарантированы скука и злоупотребление спиртным.

11..Возьмите на заметку: лучше назначить на должность ведущего собственного креативного и коммуникабельного сотрудника (и изыскать средства для его премирования, поскольку это тяжелая работа), чем нанять очень дешевого «тамаду» со стороны. Стиль ведения корпоративной вечеринки существенно отличается от «бытовых» свадебных или юбилейных торжеств.

Не стоит экономить на…

1. хорошей кухне;

2. качественных спиртных напитках;

3. достаточном количестве и удобстве мест для расположения сотрудников в помещении, в котором проходит праздник (1,5–2 м на человека);

4. хорошем ведущем;

5. качественном звуке (микрофонах, акустической системе для усиления или воспроизведения звука);

6. оригинальной музыкальной программе;

7. символических подарках, сувенирах, призах для победителей конкурсов.

Если ресторан, где планируется торжество, находится вдали от транспортных развязок, на развозке сотрудников экономить нельзя! В таком случае рекомендуется заказать автобус, который доставит их от ресторана к метро или к крупным транспортным магистралям.

10. Секреты успеха корпоративной вечеринки.

Чтобы у сотрудников остались хорошие воспоминания о корпоративном празднике, следует обратить внимание на ряд важных моментов в организации этого мероприятия.

11. Место проведения.

Это может быть любое помещение, где комфортно разместится весь коллектив: ресторан, кафе, бар, клуб, база отдыха, дворец или дом культуры, театр, теплоход, парк, спортивный комплекс, стадион (для организации соревнований), остров в зоне отдыха и пр. Место проведения зависит от цели торжества, числа приглашенных и, конечно же, от бюджета.

Эйчар должен позаботиться о том, чтобы на празднике было достаточное количество обслуживающего персонала (официантов, барменов, уборщиков), чтобы помещение хорошо освещалось, работал гардероб. Если речь идет о фуршете или барбекю (либо об особо ответственном мероприятии с большим количеством VIP-гостей), штат официантов и барменов необходимо удвоить.

12. Музыка.

Музыка должна соответствовать цели мероприятия и гармонировать с его настроем. Для празднования 8 Марта вряд ли подойдет уголовный шансон, а для юбилея управляющего крупной компанией - тяжелый рок или хип-хоп.

У входа гостей должен встречать представитель компании с атрибутами почетной должности - галстуком корпоративной расцветки, значком или эмблемой с логотипом компании на лацкане пиджака.

При выборе места проведения праздника рекомендуется заручиться письменным подтверждением (за подписью директора заведения) вашего права на обслуживание в определенный день. Иначе возможны накладки: нередки случаи, когда устная договоренность с администратором по тем или иным причинам аннулируется буквально накануне мероприятия. Арендуемую площадку необходимо осмотреть самостоятельно, даже если ее рекомендовал лучший знакомый. Обратите внимание на форму зала (должен быть хороший обзор для всех гостей), наличие сцены, места для музыкантов и аппаратуры. Поинтересуйтесь у администратора, гарантирует ли он именно такое оформление помещения в день проведения праздника, чтобы быть уверенным: ковровые дорожки не исчезнут, гардероб будет работать, столы окажутся нужной формы и пр.

Настоятельно не рекомендуется проводить торжество в помещениях компании, даже если у вас есть просторный офис или конференц-зал (столовая). Экономя на аренде помещения, вы экономите на самом духе праздника. Кроме того, организация вечеринки «в родных стенах», как правило, не обходится без привлечения (скажем прямо - эксплуатации) сотрудников, что тоже мало способствует настрою на отдых. О каком праздничном настроении, предположим, к 8 Марта, может идти речь, если сотрудницы после полного рабочего дня вынуждены идти в магазин за покупками к фуршету, а потом целый час делать бутерброды в столовой? Вряд ли они будут благодарны руководителю, «отстегнувшему» деньги на такой, с позволения сказать, «банкет».

На рабочем месте корпоративную вечеринку целесообразно организовывать лишь в случае, когда компания отмечает, например, дни рождения всех сотрудников за месяц. Но и тогда не стоит забывать об атрибутах праздника - украшении помещения, заказе фуршета в столовой или ресторане с доставкой в офис.

Определение ответственных за организацию торжества. В зависимости от количества приглашенных это может быть один сотрудник компании или группа людей, наделенных специальными полномочиями. Если таких распорядителей несколько, необходимо назначить главного ответственного за мероприятие, а зоны ответственности - четко распределить.

Подспорьем для эйчара станет обращение к услугам ивент-агентства - компании, специализирующейся именно на организации торжеств, гарантирующей «настоящий» праздник. Однако стоимость таких услуг не всегда может устроить компанию.

Организация праздника собственными силами, безусловно, имеет очень большой «плюс»: идея торжества, воплощенная самими сотрудниками, крепче сплачивает коллектив, воспринимается как результат совместной деятельности. Кроме того, инвентарь, приобретенный компанией для первого праздника, остается в ее собственности и может быть использован в дальнейшем. Если мероприятие в целом удалось и запомнилось положительными эмоциями, можно провести «работу над ошибками» (от них любители не застрахованы) и в следующий раз постараться их избежать. Если же корпоративный праздник планируется как публичный, с приглашением почетных гостей, рисковать и организовывать его лишь собственными силами не рекомендуется.

13. Меню.

В среднем на человека требуется около 1 кг пищи и 700 г спиртных напитков. В меню должны преобладать мясные и рыбные блюда, одно горячее (можно на выбор), овощи. Спиртные напитки - шампанское, вино, водка/коньяк/виски. Классическое соотношение: 1/4/2 (100 г шампанского, 400 г вина и 200 г крепких спиртных напитков на человека). Вино, как правило, предпочтительнее сухое. Безалкогольных напитко