Разработка проекта повышения эффективности системы адаптации персонала

Проблема построения эффективной системы адаптации вновь принятых работников приобретают особую актуальность ввиду номинальной их организации на многих предприятиях и значимости последствий программы работы с новыми сотрудниками при должной ее организации в компании. Программа адаптации приводит к повышению эффективности функционирования персонала, введение программы адаптации имеет побочные последствия как, например, сплоченность коллектива и повышение уровня развития корпоративной культуры. Меры адаптации частично определяют вклад нового персонала при работе в организации, доходы будущих периодов, снижение затрат за счет ненужности поиска нового персонала и их адаптации. Несмотря на это, часто данная область работы службы управления персоналом не получает должного внимания на практике.

Компания ЗАО Торговый дом «Firma» столкнулась с проблемой снижения доли рынка. Кроме того, на данном этапе развития перед ней стоят проблемы продолжения комплектования штата работников, занятых непосредственно в осуществлении основной деятельности. Соответственно, наиболее востребованными функциями управления персоналом являются подбор, отбор и адаптация сотрудников. При этом функции подбора, отбора реализуются по отлаженному механизму, а система адаптации недостаточно регламентирована и не выполняет свои задачи.

Объектом исследования является система управления персоналом компании ЗАО Торговый Дом «Firma».

Предметом исследования является процесс адаптации персонала в компании ЗАО Торговый Дом «Firma».

Цель дипломного проекта – разработать проект повышения эффективности системы адаптации персонала в ЗАО Торговый Дом «Firma» на основе анализа эффективности управления персоналом в компании.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить основные теоретические положения по вопросу адаптации, рассмотренные в литературе.

2. Проанализировать деятельность ЗАО ТД «Firma» на рынке для конкретизации проблем компании и выявления их причин.

3. Проанализировать структуру персонала организации, уровень его развития и основные процессы, происходящие в коллективе организации.

4. Провести исследование существующего механизма адаптации работников.

5. Разработать и обосновать проект повышения эффективности адаптации персонала ЗАО ТД «Firma».

6. Произвести расчет экономической эффективност проекта и оценить целесообразность его внедрения и реализации.

В ходе исследования используются следующие методы: теоретический анализ проблемы, анализ объективной экономико-статистической информации, наблюдение, опросные методы. Также при оценке предварительной экономической эффективности проекта будут использованы методы экономического анализа на основе различных показателей.

Таким образом, данная работа несет в себе новизну и непосредственную практическую пользу, заключающиеся в:

· систематизации основных точек зрения на проблему адаптации новых сотрудников;

· проведении анализа деятельности ЗАО ТД «Firma» на рынке, рассмотрении связи этой категории и построения системы работы с персоналом;

· проведении анализа персонала ЗАО ТД «Firma»;

· разработке методов адаптации в соответствии с особенностями ЗАО ТД «Firma»;

· расчете предварительной экономической эффективности проекта.

1. Теоретические и методические основы адаптации персонала

1.1 Сущность процесса адаптации персонала

Адаптация персонала – это процесс приспособления коллектива к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды организации.

Адаптация работника – это приспособление индивидуума к рабочему месту и трудовому коллективу, к содержанию и условиям труда. Но в то же время адаптация –это взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда. Процесс адаптации – это двусторонний процесс. С одной стороны, за тем фактом, что человек начал работу в организации, стоит его сознательный выбор, основанный на определенной мотивации принятого решения, и ответственность за это решение. С другой стороны, и организация принимает на себя определенные обязательства, нанимая работника для выполнения конкретной работы. Организация ожидает от нового работника, что тот будет эффективно выполнять конкретную рабочую функцию, важную для организации, в обмен на получение им значимых для него благ.

После поступления на работу человек включается в систему внутриорганизационных отношений, занимая в ней одновременно несколько позиций. Каждой позиции соответствует совокупность требований, норм, определяющих социальную роль человека в коллективе как работника, коллеги, подчиненного, руководителя, члена общественной организации и т.п. От человека, занимающего каждую из названных позиций, ожидается соответствующее ей поведение. Поступая на работу в ту или иную организацию, человек имеет определенные цели, потребности, нормы поведения. И в соответствии со своими целями, потребностями, нормами поведения сотрудник предъявляет определенные требования к организации: к условиям труда и его мотивации. Процесс взаимного приспособления, или трудовой адаптации, сотрудника и организации будет тем успешнее, чем и большей степени нормы и ценности коллектива являются или становятся нормами и ценностями отдельного сотрудника, чем быстрее и лучше он принимает, усваивает социальные роли в коллективе.

Адаптация работника к требованиям работы и к труду в организации предполагает:

– возможно более быстрое достижение рабочих показателей, приемлемых для организации-работодателя;

– вхождение работника в рабочий коллектив, срастание с его неформальной структурой и ощущение себя членом организации;

– принятие работником основных требований сложившейся оргкультуры и следование правилам поведения, принятым в организации.

Вышеперечисленные установки в свою очередь повлекут за собой осуществление следующих целей адаптации:

• уменьшение стартовых издержек. Новый работник не всегда знает работу и то, как работает организация. До тех пор, пока он работает менее эффективно, чем опытные сотрудники, его работа требует от организации более высоких затрат. Эффективная адаптация уменьшает эти стартовые затраты и дает возможность новому работнику скорее достигнуть установленных стандартов выполнения работы;

• снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новым работником.Тревожность и неуверенность в данном случае означают боязнь провалов в работе и неполную ориентацию в рабочей ситуации. Это нормальный страх перед новым и неизвестным;

• сокращение текучести кадров.Если работники не смогли своевременно освоиться в организации, то они могут отреагировать на это увольнением;

• экономия времени непосредственного руководителя и коллег.Работник, который недостаточно адаптировался к работе в организации, требует значительно больше времени на помощь в процессе выполнения возложенных на него обязанностей;

• развитие у нового работника удовлетворенности работой, позитивного отношения к работе и реализма в ожиданиях.Процесс адаптации должен способствовать формированию положительного отношения новых работников к организации, к своему подразделению и к порученному делу. Это является непременным условием высоких рабочих показателей.

В процессе адаптации работник проходит стадии ознакомления, приспособления, ассимиляции и идентификации.

Продолжительность стадии ознакомления составляет один месяц. За этот период можно продемонстрировать свои возможности.

На стадии приспособления происходит постепенное привыкание, усвоение стереотипов. Продолжительность – до одного года. В течение этого периода достигается совместимость с коллегами.

Стадия ассимиляции предусматривает полное приспособление к среде. Происходит постепенная интеграция работника в организацию.

На стадии идентификации работник отождествляет личные цели с целями коллектива. По степени идентификации различают три категории работников: безразличные, частично идентифицированные, полностью идентифицированные с целями коллектива.

Явление адаптации можно классифицировать по различным критериям.

1. По отношениям «субъект – объект»:

– активная, когда индивид стремиться воздействовать на среду с тем, чтобы изменить ее;

– пассивная, когда он не стремиться к такому воздействию и изменению;

2. По воздействию на работника:

прогрессивная, то есть положительно влияющая на него, и регрессивная – наоборот;

3. По уровню:

– первичная – у лиц, не имеющих трудового опыта; вторичная – для опытных работников;

– В. Волина выделяет также еще 2 вида адаптации с учетом ее уровня. Это адаптация работников к новой должности и адаптация работников к понижению в должности;

4. По направленности:

– профессиональная адаптацияхарактеризуется дополнительным освоением профессиональных возможностей, также формированием профессионально необходимых качеств личности, положительного отношения к своей работе. Как правило,удовлетворенность трудом наступает при достижении определенных результатов, а последние приходят по мере освоения сотрудником специфики работы на конкретном рабочем месте. Психофизиологическая адаптация заключается в освоении совокупности всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. К этим условиям следует отнести: физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, санитарно-гигиенические нормы производственной обстановки, ритм труда, удобство рабочего места, внешние факторы воздействия;

– социально-психологическая адаптация, при которойпроисходит включение работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. В ходе такой адаптации сотрудник получает информацию о системе деловых и личных взаимоотношений в коллективе и отдельных формальных и неформальных группах, о социальных позициях отдельных членов группы. Эту информацию он воспринимает активно, соотнося ее со своим прошлым социальным опытом, со своими ценностными ориентациями. При принятии сотрудником групповых норм происходит процесс идентификации личности либо с коллективом в целом, либо с какой-либо формальной или неформальной группой;

– организационно-административная адаптация, то есть знакомствоработника с особенностями организационного механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре. При данной адаптации у сотрудника должно сформироваться понимание собственной роли в общем производственном процессе. Следует выделить еще одну важную и специфическую сторону организационной адаптации – подготовленность сотрудника к восприятию и реализации нововведений;

– экономическая адаптацияпозволяет работнику ознакомиться с экономическим механизмом управления организацией, системой экономических стимулов и мотивов, адаптироваться к новым условиям оплаты своего труда и различных выплат;

– санитарно-гигиеническая адаптация.

В процессе нееработник осваивается с новыми требованиями трудовой, производственной и технологической дисциплины, правилами трудового распорядка. Он привыкает готовить рабочее место к трудовому процессу и сложившихся в организации условиях производства, придерживаясь гигиенических и санитарных норм, требований техники безопасности и сохранения здоровья, а также с учетом экономической безопасности окружающей среды.

Таким образом, адаптация – двусторонний процесс приспособления работника и организации, основывающийся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда. При этом в процессе адаптации работник проходит стадии: ознакомления, приспособления, ассимиляции и идентификации. Кроме того, существуют явление адаптации классифицируют по разным основаниям.

1.2 Построение процесса адаптации персонала

На некоторых предприятиях система адаптации выстраивается в соответствии с последним признаком классификации. Но для подробной и эффективной ее организации следует рассмотреть вопрос об этапах процесса адаптации с точки зрения различных авторов, компонентах ее организации.

Т.Ю. Базаров считает, что условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа.

1. Оценка уровня подготовленности новичканеобходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Однако следует помнить, что даже если сотрудник имеет опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, ввиду различий в организационной структуре новичок неизбежно попадает в какой-то степени в незнакомую ему ситуацию.

2. Ориентация – практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации.

Как правило, программа ориентациивключает ряд небольших лекций, экскурсии, практикумы. В программе ориентации выделяют 2 части: общую и специальную.

В ходе проведения общей программы ориентациизатрагиваются следующие вопросы:

· общее представление о компании;

· политика организации;

· оплата труда;

· дополнительные льготы;

· охрана труда и соблюдение техники безопасности;

· работник и его отношения с профсоюзом;

· служба быта;

· экономические факторы.

Затем может быть проведена специальная программа, осуществляемая как в формах бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем. Обычно в специальной программе затрагиваются следующие вопросы.

· функции подразделения;

· рабочие обязанности и ответственность;

· требуемая отчетность;

· процедуры, правила, предписания:правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; поведение в случае аварий, правила техники безопасности; информирование о несчастных случаях и опасности; гигиенические стандарты; охрана и проблемы, связанные с воровством; отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению; правила поведения на рабочем месте; перерывы; использование оборудования; контроль и оценка исполнения;

· представление сотрудников подразделения.

3.      Действенная адаптация.Этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу, он обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации, важно оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.

4. Функционирование.Это завершающий этап адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. При спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1 – 1,5 лет работы, при регулируемом – может наступить уже через несколько месяцев.

А.В. Миронова выделяет следующие этапы адаптации новых сотрудников:

1. Подготовительный.

Начало его – принятие решения о приеме на работу конкретного сотрудника. В это время планируется процесс адаптации, разрабатывается его программа, определяются лица, ответственные за мероприятия по каждому направлению, наставник, готовится пакет документов, рабочее место).

2. Выход на работу нового сотрудника.

Беседа менеджера по персоналу с новичком о: истории компании, руководящем составе, правилах внутреннего трудового распорядка, структуре организации, порядке оплаты и премировании, корпоративных нормах, правилах, сотруднику выдаются подготовленные документы.

Наставник или руководитель отдела знакомит сотрудника с: коллегами и их функциональными обязанностями, историей структурного подразделения, схемой взаимодействия с другими отделами, порядком оформления документов, включая отчетность.

Также на данном этапе происходит обсуждение и согласования с сотрудником плана адаптации.

3. Вводное обучение.

4. Реализация плана адаптации.

· руководитель подразделения или наставник:

– Определяет долгосрочные, первоочередные цели;

– Описывает требования к работе и ожидаемые результаты;

– Контролирует выполнение задач в соответствии с листом адаптации;

· куратор совместно с ним осуществляет программу социально-психологическая адаптации по направлениям:

– определение психологической совместимости с коллективом, профилактика конфликтов;

– мотивация новичка;

– ознакомление с корпоративной культурой, этикой деловых отношений;

– помощь в развитии необходимых компетенций.

На данном этапе происходят регулярные встречи менеджера по персоналу и работника.

5. Оценка результатов прохождения адаптации.

· Встреча работника со всеми лицами, ответственными за адаптацию;

· Оценка листа адаптации и выполнения поставленных задач, овладения компетенциями.

А.П. Егоршин выделяет этапы адаптации персонала, которые по содержанию могут быть охарактеризованы как методы или способы адаптации:

· испытательный срок продолжительного от 3-х до 6-и месяцев, в течение которого осуществляется овладение необходимыми навыками и умениями и «доводка» работника до необходимых требований модели рабочего места;

· адаптация молодых специалистов на должностях мастеров и специалистов продолжительностью до трех лет, в течение которых он набирает необходимый производственный опыт и «включается» полноправным членом коллектива предприятия или организации;

· программа введения в должность руководящего работника продолжительностью до одного года, в течение которого он изучает внутренние нормативные документы подчиненных сотрудников и стратегию развития предприятия до получения необходимого мастерства управления;

· наставничество и консультирование как форма руководства процессом адаптации молодых рабочих и специалистов со стороны опытных руководителей с ярко выраженными педагогическими навыками;

· развитие человеческих ресурсов как формы всестороннего развития личности сотрудника организации на протяжении всего периода работы до ухода на пенсию.

Сравнение представленных точек зрений показано в таблице

Таблица 1 – Сравнительная характеристика подходов к процессу адаптации