Аудиторская проверка ведения учета в торговой организации

Торговля – огромная отрасль народного хозяйства. В эту сферу вовлечено практически все население страны либо в качестве продавцов, либо в качестве покупателей. Под торговлей мы понимаем хозяйственную деятельность по обороту, купле и продаже товаров. Причем в качестве и продавцов, и покупателей могут выступать юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица без регистрации в качестве предпринимателей.

Ежедневно в деятельности торговой организации происходит множество хозяйственных процессов, связанных с оборотом товаров: приобретение, транспортировка до места продажи, приемка, выбраковка, погрузка и разгрузка, хранение, продажа, доставка покупателям, уценка, списание и др. Процесс приобретения и продажи товаров непосредственно связан с движением денежных потоков в организации, образованием и погашением задолжностей продавцов и покупателей. Всё это относится к хозяйственным операциям.

Кроме того, для обеспечения нормальной деятельности торговая организация должна иметь торговое оборудование, холодильники, склады, помещения для торговли, транспортные средства и пр. Чтобы обзавестись таким имуществом, необходимы средства – источники формирования имущества. К ним относятся вклады собственников, займы, кредиты, прибыль организации, целевое финансирование, безвозмездные поступления.

И наконец, основным фактором торгового процесса является труд.

Задачами бухгалтерского учета в торговой организации являются:

1) учет всего имущества организации в количественно-суммовом выражении;

2) учет источников формирования имущества организации (обязательств организации);

3) описание всех хозяйственных процессов, происходящих в торговой организации;

4) учет количества и качества затраченного в торговой и управленческой деятельности труда;

5) формирование полной и достоверной информации о результатах деятельности торговой организации.

Предметом бухгалтерского учета в торговой организации является хозяйственная деятельность торговой организации. Составными частями предмета бухгалтерского учета являются объекты бухгалтерского учета. К ним относятся:

1) имущество (активы организации);

2) обязательства организации;

3) хозяйственные операции, вызывающие изменение имущества и источников их формирования.

Задачей является определение правильности ведения учета в торговой организации «Агромаш», а также выявление нарушений и разработка рекомендаций по их устранению. Проверке подлежат документы за 3 квартал 2002 года.

1. Учет товарных операций

1.1 Синтетический учет товаров

Для учета товаров предназначен один балансовый счет 41 «Товары» и два забалансовых счета 002 «Товаро-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и 004 «Товары, принятые на комиссию». В данном случае разделение в учете осуществляется по признаку права собственности на товар. На балансовом счете 41 учитываются товары, право собственности на которые перешло к торговой организации. На забалансовых счетах учитываются товары на хранении(002) и принятые на комиссию (004). Таким образом, в бухгалтерском учете товар, принадлежащий самой торговой организации, и товар, принадлежащий другим собственникам.

Далее необходимо разделить товар по признаку его предназначения для оптовой или розничной продажи. Для этого к счету 41 открываются субсчета:

1– товары на складах;

2– товары в розничной торговле;

3 – тара под товаром и порожняя;

4– товары в пути;

5– неотфактурованные поставки.

Следующий уровень учета – по местам хранения и материально–ответственным лицам. Такой учет необходим для управленческих целей и проведения инвентаризации. Учет по МОЛ–ам ведется на аналитическом уровне.

Складской учет предполагает учет товаров по группам, наименованиям, сортам, кипам, партиям. Каждой товарной единице присваивается номенклатурный номер в соответствии номенклатурным справочником, который разрабатывается организацией самостоятельно.

В оптовой торговле товары учитываются по покупным ценам, в которые включается цена поставщика и дополнительные расходы поставщика, связанные с доставкой товара, которые подлежат возмещению согласно условиям договора.

В розничной торговле товары учитываются по продажным ценам. В продажную цену включается цена поставщика и торговая надбавка в соответствии с реестром цен, утвержденным руководителем.

По импортным товарам в покупную цену включаются транспортные расходы по доставке товара до таможенного склада.

В оптовой торговле проданные товары списываются по себестоимости каждой единицы. В розничной – себестоимость проданных за отчетный месяц товаров определяется по окончании месяца расчетным путем через определение процента реализованного наложения на остаток товаров на конец отчетного периода.(12, 39-42)

При учете товаров по продажным ценам разница между покупной и продажной стоимостью в предприятиях розничной торговли отражается обособленно на счете 42 «Торговая наценка».

Порядок формирования свободных цен на продукцию предусмотрен «Методическими рекомендациями по формированию и применению свободных цен и тарифов на продукцию, товары и услуги», утвержденными инструктивным письмом Минэкономики РФ от 6.12.1995 г. № СП–484/7–982.(11, стр. 79)

1.2 Учет поступления товаров

Торговая организация получает товар от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам комиссии, по отдельным заявкам и т.п. Материально-ответственный работник и члены приемной комиссии знакомятся с условиями договора, которые касаются наименования товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки, от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам.

Приемку товаров можно вести на территории поставщика, на территории перевозчика и на территории самой торговой организации.

Если приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то материально-ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Доверенность оформляется по унифицированным формам N M-2 и N-M2a.(11, стр. 68)

1.2.1 Прием товаров по количеству, качеству и комплектности

1) По количеству – соответствие количества товара, указанного в договоре, и фактически поставленного. Проверка производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и товаросопроводительных документов (товарной накладной, счета-фактуры). Товарные накладные оформляются по унифицированной форме ТОРГ- 12.

При большом перечне товаров может использоваться счет-фактура типовой формы N 141. Для организаций розничной торговли она служит приходным товарным документом и основанием для оплаты поступившего товара.

Если количество товара указано в договоре в весовых единицах, то его количество устанавливается взвешиванием. Проверяется вес брутто и нетто выгруженного товара в пункте назначения. Эти данные сравнивают с указанным в сопроводительном документе.

Если количество товара указано в объемных единицах, то проверка количества производится подсчетом выгруженного количества мест.

2) По качеству.

1-й способ. На основе документа, подтверждающего соответствие качества товара. В зависимости от вида товара, условий договора качество товара может определяться по сертификатам, техническим условиям, стандартам и т.д.

2-й способ. Путем проверки качества фактически поставленного товара в месте приемки.

При этом способе проводят качественный анализ, сличение ранее отобранных образцов, осмотр товара, различного рода испытания.

3) По комплектности. Понятие комплектности применяется в основном к технически сложным изделиям, например к бытовой технике.

Когда по результатам приемки товара установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на сопроводительных документах накладывается штамп торговой организации. Этим подтверждается соответствие принятых товаров данным, указанным в документах. МОЛ, принявшее под отчет поступивший товар, ставит свою подпись на товарной накладной и заверяет ее круглой печатью.(12,стр. 18-27)

1.2.2 Оформление и учет поступления товаров, имеющих расхождения с сопроводительными документами

В случае несоответствия фактического наличия товаров данным документов или отклонения по качеству приемка приостанавливается. Составляется акт о приемке товаров по унифицированной форме, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании.

Акты о приемке товаров регистрируются и хранятся в бухгалтерии торговой организации.

Если при приемке товара выявлены излишки по сравнению с количеством, указанном в сопроводительных документах, то получатель может по своему усмотрению либо принять большее количество товаров и оплатить его, либо принять к оплате предусмотренное количество товаров и отказаться от излишков.

Акты о приемке товаров и сопроводительные документы на товар поступают в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей по дебету счета 41. Эти документы являются первичными оправдательными документами и принимаются к учету в бухгалтерии, если они составлены в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства.

Акт по форме ТОРГ-1 составляется в случаях если:

1) расхождений с документами поставщика нет, но составление комиссионного акта предусмотрено графиком документооборота организации при каждом поступлении товара;

2) обнаружены расхождения с документами поставщика, но товар поступил без предварительной оплаты или с частичной предоплатой, которая не превышает стоимости фактически поступившего товара.

Приемный акт и сопроводительные документы передаются в бухгалтерию. Бухгалтер на основании акта делает запись по дебету 41 и кредиту счета 60 на стоимость фактически поступившего товара.

3) товар был предварительно оплачен, а при приемке товара обнаружены расхождения с документами поставщика. Бухгалтер делает проводки:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51 «Расчетный счет»

– на сумму предоплаты, перечисленной поставщику;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 субсчет «Поставщики товара»

– на сумму фактически поступившего товара;

Дебет 19 субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»

– на сумму НДС по фактически поступившему товару;

Дебет 60 субсчет «Поставщики товара» Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– зачет предоплаты на сумму фактически поступившего товара с учетом НДС;

Дебет 76 субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– на сумму недостающего товара.

Формы ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товаро-материальных ценностей» и ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров».

Эти акты применяются для оформления поступления товара, имеющего количественные и (или) качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика.

Данные акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или грузоотправителю.

После составления акта его необходимо утвердить у руководителя и передать в бухгалтерию организации под расписку. На основании акта бухгалтер делает проводки.

При количественном расхождении:

Дт 41 Кт 60 –на стоимость фактически поступившего товара;

Дт 19 Кт 60 – на сумму НДС по фактически поступившему товару;

Дт 76 Кт 60 – на сумму превышения предоплаты.

Если недостача произошла не по вине поставщика то:

Дт 94 кт 60 – на сумму недостачи.

При расхождении по качеству:

Дт 41 Кт 60

Дт 19 кт 60

Дт 94 Кт 41 – на сумму уценки товара;

Дт 94 Кт 19 – на сумму НДС, приходящуюся на сумму уценки.

Дт 76 Кт 94 – сумма претензий.(12,стр. 27-36)

1.2.3 Учет неотфактурованных поставок

Для принятия к учету товаров по неотфактурованным поставкам т.е. без расчетных документов поставщиков используется акт формы ТОРГ-4 .

Акт составляется в двух экземплярах комиссионно по фактическому наличию поступившего товара в присутствии материально-ответственного лица.

На основании акта бухгалтер делает проводку по дебету счета41 и кредиту 60. К счету 41 следует открыть специальный субсчет «Неотфактурованные поставки».(12,стр. 18)

1.2.4 Оформление и учет приемки и завеса тары

Когда товар поступает в торговую организацию в таре или упаковке, которая не указана в счете поставщика отдельной строкой, а цена на нее включена в цену товара составляется акт формы ТОРГ-5. на основании акта бухгалтер делает проводку:

Дт 41/3 Кт 60

Форма ТОРГ-6 применяется для оформления приемки и завеса тары. Он составляется комиссионно.

Если при приемке товара обнаружено, что фактическая масса тары превышает массу, указанную в документах поставщика, то акт надо составить в двух экземплярах в присутствии представителя поставщика.

На основании акта бухгалтер делает проводки»

Дт 94 Кт 41– обнаружена недостача товаров в результате расхождений в весе тары;

Дт 44 Кт 94 – списана недостача.(12,стр. 61)

1.3 Отпуск товаров

В розничной торговле отпуск товаров населению оформляется выдачей чека ККМ и отражением выручки за день в книге кассира-операциониста.

Продажа товаров мелким оптом производится на основании письма-требования или заказа-отборочного формы ТОРГ-8. Товар отпускается по товарной накладной формы ТОРГ-12,а для оплаты товара выписывают чек.

В оптовой торговле товар отпускается по товарной накладной ТОРГ-12.

Внутреннее перемещение товара учитывается отдельной строкой в товарном отчете.

Для учета движения товаро-материальных ценностей внутри организации, между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами применяется форма ТОРГ-13.(12,стр. 69)

1.4 Инвентаризация товаров

Наличие товаров на складах и в рознице периодически проверяется посредством их инвентаризации. Она проводится с целью выявления соответствия фактического наличия товаров данным бухгалтерского учета, а также проверки правильности самих учетных данных.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

– излишек приходуется, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

– недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки, сверх норм – за счет виновных лиц.

Одновременно с фактической проверкой товаров проверяется состояние и ведение складского хозяйства, в том числе правильность организации хранения и размещения товаров.

В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей. При этом выявленные расхождения оформляются составлением сличительных ведомостей и соответствующими учетными записями.(12, стр. 73)

1.5 Учет товарных потерь

Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что сумму недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, выявленных в процессе их заготовления, хранения и реализации отражают по учетным ценам по дебету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 41. Исключение составляют недостачи и потери, выявленные при приемке товаров по вине поставщиков или транспортных предприятий. Эти суммы списывают по дебету 76; потери ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий относят в дебет счета 99.

Если товары учитывают по продажным ценам, то одновременно списывают со счета 42 «Торговая наценка» торговую надбавку, относящуюся к недостающим или испорченным товарам.

Согласно пункту 3 статьи 12 Закона РФ «О бухгалтерском учете» при отсутствии норм естественной убыли недостача имущества и его порча относятся на счет виновных лиц, если виновные лица не установлены– на финансовый результат, недостачи в пределах норм естественной убыли списывают на издержки обращения.(11, стр.142)

1.6 Переоценка товаров

Переоценка (уценка, дооценка) товаров, в результате которой изменяется их продажная цена, проводится на оптовых складах и в розничной торговле.

Переоценка товаров в торговых предприятиях вызывается изменением спроса и предложения на них, а также частичной потерей товарами их первоначальных потребительских свойств, моральным старением и другими причинами.

Оформляется переоценка инвентаризационной описью-актом.

Переоценка товаров получает отражение в бухгалтерском учете, если учет товара ведется по продажным ценам.

Для отражения операций, связанных с результатами переоценки товаров на складах и в розничной торговле, а также данных об отклонениях их стоимости в текущих рыночных ценах от стоимости, определившейся в бухгалтерском учете, используется счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».(11, стр.145)

1.7 Учет расходов на продажу

Расходы на продажу бывают двух видов: непосредственно вызываемые куплей-продажей и связанные с продолжением процесса производства в сфере обращения. Бухгалтерский учет этих затрат ведется на счете 44 «Расходы на продажу».

В организациях, осуществляющих торговую деятельность, на счете 44 могут быть отражены следующие расходы (издержки обращения): на перевозку товаров; на оплату труда; на аренду; на содержание зданий сооружений; на рекламу.

По дебету счета 44 накапливаются суммы произведенных расходов, связанных с продажей товаров, работ, услуг. Эти суммы списываются полностью или частично в дебет счета 90 «Продажи». При частичном списании подлежат распределению – в организациях, осуществляющих посреднеческую деятельность, – расходы на транспортировку.

Все остальные расходы, связанные с продажей товаров, работ, услуг, ежемесячно относятся на себестоимость проданных товаров, работ, услуг.

Аналитический учет по счету 44 ведется по видам и статьям расходов.(11, стр.146)

1.8 Учет расчетов с поставщиками и покупателями

Учет расчетов с поставщиками ведется на счете 60. Независимо от оценки товар – материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика.

Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товаро – материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей.

Счет 60 дебетуется на суммы исполнения обязательств в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому предъявленному счету, а расчеты в порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику.

Для учета расчетов с покупателями и заказчиками применяется счет 62.

Счет 62 дебетуется в корреспонденции со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.

Счет 62 кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей.

Аналитический учет по счету 62 ведется по каждому предъявленному покупателям счету, а при расчетах плановыми платежами – по каждому покупателю и заказчику.(13, стр. 101)

1.9 Применение контрольно – кассовых машин

Согласно Закону РФ «О применение контрольно – кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» все организации должны осуществлять расчеты с населением наличными денежными средствами только с применением ККМ.

Перед началом работы на ККМ кассир получает у администратора ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями. Кассир расписывается в книге учета принятых и выданных денег.

Администратор обязан в присутствии кассира снять показания секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в журнале кассира – операциониста за предыдущий день, оформить начало контрольной ленты , указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков, заверить данные на контрольной ленте подписями и закрыть замок денежных счетчиков.

По окончании рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом старшему кассиру. После этого администратор снимает показания счетчиков, получает распечатку или вынимает из ККМ использованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец контрольной ленты, показания на конец отчетного дня вписывают в журнал кассира – операциониста.(13, стр. 112)

2 аудиторская проверка ведения учета в ТО «Агромаш»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Агромаш»

Данная организация является частной, независимой, экономически самостоятельной организацией. Организация является юридическим лицом, имеет расчетный и другие счета, включая валютные в банках, круглую печать, угловой штамп, бланки со своим фирменным наименованием и другие реквизиты.

Торговая организация в своей деятельности руководствуется действующим законодательством и настоящим Уставом.

Организация представляет собой форму свободного предпринимательства, осуществляемого на принципах экономической выгоды.

Организация может заниматься любыми видами деятельности, не запрещенными действующим законодательством, при сохранении в качестве ведущего вида деятельности реализацию продукцию через собственные магазины.

Организация может поставлять продукцию в кредит с уплатой получателями процентов, как за пользование заемными средствами. Организация в праве приобретать продукцию в кредит.

Денежные средства формируются за счет выручки от реализации продукции.

Организация имеет право пользоваться льготным кредитом, предоставленным государственным, коммерческим банками на основании договора.

Возглавляет организацию руководитель, в штате один главный бухгалтер и бухгалтер, шесть продавцов, один администратор, два водителя.(6)

2.2 Планирование аудиторской проверки и оценка системы внутреннего контроля

Планирование, являясь начальным этапом проведения аудита, включает в себя разработку аудиторской организацией общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита, а также разработку аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.(23, 146)

Таблица 1 Программа аудита

Проверяемый субъект          Т.О. «Агромаш»

Аудитор                                Петина Ю.Е..

Проверяемый период           2 квартал 2006 года