Организация компьютерного учета на примере УФКСС и ДМ Администрации г. Жуковского
1.Возможности современных бухгалтерских программ
1.1.Комплекс "БЕСТ-ПРО"
1.2.Система "Турбо Бухгалтер 6.5"
1.3.Программа "ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ"
1.4.Система "1С:Предприятие 7.7"
2. Преимущества ведения компьютерного бухгалтерского учета.
2.1.Общие сведения о программе
2.2. Краткая характеристика предприятия
2.3.Организация компьютерного учета по видам учета
2.4.План счетов
2.5.Роль документов в организации компьютерного учета
2.6.Автоматизированное осуществление операций и проводок
2.7.Отчеты в "1С:Предприятие"
2.7.1.Регламентированные отчеты.
2.7.2.Стандартные отчеты.
2.7.2.1.Оборотно-сальдовая ведомость
2.7.2.2.Сводные проводки
2.7.2.3.Шахматка
2.7.2.4.Оборотно-сальдовая ведомость по счету
2.7.2.5.Обороты счета (Главная книга)
2.7.2.6.Журнал-ордер и ведомость по счету
2.7.2.7.Анализ счета
2.7.2.8.Карточка счета
2.7.2.9.Анализ счета по субконто
2.7.2.10.Анализ счета по датам
2.7.2.11.Анализ субконто
2.7.2.12.Карточка субконто
2.7.2.13.Обороты между субконто
2.7.2.14.Отчет по проводкам
2.8.Специализированные отчеты
2.9.Дополнительные регистры бюджетного учета
3.Автоматизация различных разделов бухгалтерского учета
3.1.Учет кадров
3.2.Расчет, начисление и выплата заработной платы
3.3.Учет операций по расчетному счету и кассе
3.4.Расчеты с подотчетными лицами
3.5.Учет основных средств
3.6.Учет нематериальных активов
3.7.Учет материалов
3.8.Учет реализации услуг
Заключение
Список использованной литературы.
Сегодня от бухгалтера ожидают не только аккуратного ведения учета, правильного расчета заработной платы и налогов, точного отражения проводок по документам, своевременного представления налоговой отчетности, но и квалифицированных советов в области управления предприятием при поиске путей сокращения издержек, для более рационального использования имеющихся средств, для увеличения оборота и прибыли. Кроме того, бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы. Особенно непросто это делать, если тот или иной законодательный акт вступает в силу "задним числом". И, наверное, даже самый далекий от бухгалтерии человек, наслышан, как тяжело бывает готовить баланс. Справиться с названным выше объемом задач без использования компьютерных технологий, проблематично. Именно потому все большее число бухгалтеров либо уже используют, либо стремятся приобрести специализированные компьютерные системы.
Компьютер гораздо быстрее выполняет расчеты, позволяет автоматизировать сложные операции. Финансово-экономический анализ деятельности предприятия и ведение бухгалтерского учета значительно упрощаются при применении новых компьютерных технологий. Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.
Рынок бухгалтерских программ в нашей стране достаточно развит. Лидирующее положение на рынке бухгалтерских программ занимает компания "1С". Также на рынке представлены такие бухгалтерские программы, как "БЭСТ", "Турбо бухгалтер". Существует также большое количество других бухгалтерских программ, которые не имеют широкого распространения. Эти программы позволяют вести оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический), формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю, вести складской учет и учет персонала.
Целью данной курсовой работы является исследование и описание возможностей использования этих программ по организации компьютерного учета в условиях нынешней экономической реальности Российской Федерации. Работа написана на материалах Управление по физической культуре, спорту, спортсооружениям и делам молодежи Администрации города Жуковского (УФКСС и ДМ), где я работаю. Данное предприятие использует для ведения автоматизированной бухгалтерии программу “1С:Предприятие – Бухгалтерский учет (бюджет) версии 7.7."
Курсовая работа состоит из 3-х глав, в которых раскрываются важнейшие аспекты организации компьютерного учета. Курсовая работа изложена на страницах машинописного текста. Кроме того, она включает два приложения, а также библиографический список из восемнадцати наименований.
1.Возможности современных бухгалтерских программ
На сегодняшний день существует громадное количество программ по организации компьютерного учета на предприятии. Все эти программы обладают весьма разным уровнем технического решения и степенью полноты перевода бухгалтерского учета с традиционных форм учета на компьютерную. Для того чтобы определить каким набором функций должна обладать современная программа по ведению компьютерного бухгалтерского учета, мы рассмотрим в этой главе возможности наиболее известных и популярных сегодня на рынке программ автоматизации учета.
1.1.Комплекс “БЕСТ-ПРО”
Комплекс "БЭСТ-ПРО" предназначен для автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг. В структурный состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативного производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, автотранспорта, кадров, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.
Основой для ведения бухгалтерского учета в системе "БЭСТ-ПРО" являются первичные документы, зарегистрированные в подсистемах, отвечающих за учет и управление финансовыми и материальными потоками и персоналом.
Информационным ядром контура бухгалтерского учета является подсистема "Главная книга". В ней накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется вся необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность. При необходимости можно настроить и свои собственные формы отчетов. Данные по счету сгруппированы по учетным периодам. Система вычисляет итоговые обороты за период и рассчитывает сальдо по счету.
Проводки могут формироваться как по отдельному документу, так и в пакетном режиме либо в ручном режиме, либо с применением механизма типовых операций. Для расчета сумм по произвольным алгоритмам имеется встроенный язык программирования.
Операции, которые непосредственно не связаны с первичными документами, например, закрытие какого-либо счета, вводятся в подсистеме "Главная книга" при помощи документов специального вида - бухгалтерских справок.
Система "БЭСТ-ПРО" располагает гибкой настройкой плана счетов, который имеет иерархическую структуру, определяется произвольно задаваемым кодом счета. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами. В системе имеются средства для контроля корреспонденции счетов в бухгалтерских проводках.
Аналитический учет в подсистеме "Главная книга" организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками, представляющими собой набор карточек с настраиваемой структурой. Реквизитный состав аналитической карточки определяется пользователем и может включать в себя данные из различных системных или произвольно созданных справочников и картотек. Каждая карточка может иметь до 5 уровней вложенности.
Программа поддерживает мультивалютный учет бухгалтерских операций, автоматически контролирует балансовую стоимость средств в иностранной валюте и проводит расчет курсовых разниц. Текущие суммы остатков по мультивалютным счетам отображаются в таблице остатков по каждому виду валют.
Нередко в связи с изменением действующего законодательства возникает необходимость внесения корректив в уже задействованный бухгалтерский счет: в его разбиении на субсчета, в переносе в другой раздел плана счетов или же понижении порядка (уровня) счета. Для этого в системе имеется режим "Реорганизация счетов".
Для анализа оборотов и сальдо по счетам удобнее всего воспользоваться оборотно-сальдовым балансом. Обороты могут отображаться как в целом по счету, так и в разрезе проводок за период. По каждой проводке можно получить подробную информацию вплоть до указания первичного документа. Обороты и сальдо по счетам, на которых открыт аналитический учет, отображаются в разрезе аналитических карточек.
Следует отметить, что система "БЭСТ-ПРО" прекрасно адаптируется к любым изменениям в действующем законодательстве и в полном объеме учитывает российскую экономическую специфику. В ней можно настроить любые, сколь угодно сложные алгоритмы расчета налогов; она превосходно справляется и с учетом бартерных операций, и с взаимозачетами.
1.2.Система “Турбо Бухгалтер 6.5”
"Турбо Бухгалтер 6.5" - это интегрированная среда, объединяющая в рамках одного рабочего места самые разнообразные возможности учета.
Программа позволяет автоматизировать банковские и кассовые операции, расчет зарплаты, учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НМА), учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), вести синтетический, а также многомерный и многоуровневый аналитический учет, многовалютный учет, количественный учет, расчеты с контрагентами, делопроизводство.
"Турбо Бухгалтер 6.5" обеспечивает составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, внутренних отчетов (оборотных, шахматных ведомостей, журналов-ордеров, Главной книги и т. п.) и отчетов для налоговых органов. Программа содержит набор готовых форм первичных и отчетных документов, соответствующих текущему Законодательству.
С помощью программы можно выделить участки учета в бухгалтерии, вести бухгалтерии нескольких предприятий на одном компьютере, а также сводный учет по группе предприятий.
Гибкость и открытость является основой технологии "Турбо Бухгалтера". Благодаря этому пользователь может самостоятельно вносить изменения в настройки при изменении законодательства, адаптировать ее к специфике учета на предприятии.
Программа содержит мощные средства программирования и широчайшие возможности для настройки программы, а также создания индивидуальных прикладных систем и автоматизированных рабочих мест.
Кроме того, появились версии для бюджетных организаций и силовых структур.
1.3.Программа “ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ”
Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ представляет собой комплексную систему ведения бухгалтерского учета для предприятий любой численности и любого профиля. В стандартную поставку программы ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ как составные части входят программы ИНОТЕК ЗАРПЛАТА и ИНОТЕК ДОКУМЕНТЫ. Опционально поставляется модуль планирования и контроля исполнения бюджета ИНОТЕК БЮДЖЕТ, а также модули: ИНОТЕК ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА, ИНОТЕК СКЛАД и ИНОТЕК АРХИВАТОР.
Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ поставляется с интерфейсом на русском или английском языках.
Данная программа обеспечивает
• ведение журнала хозяйственных операций в рублях и валюте с автоматизированным расчетом курсовых разниц и возможностью замены базовой валюты (рубли) на любую иную валюту;
• ведение максимально развернутого аналитического учета на основе настраиваемого плана счетов, имеющего 7-уровневую иерархическую структуру субсчетов, в разрезе до 3-х аналитических характеристик (объектов учета) по каждому счету (субсчету) и до 8-ми аналитических отметок — по каждой проводке;
• разноску проводок непосредственно из тела заполняемого первичного документа и построение документов на основе выполненных проводок;
• учет взаиморасчетов с дочерними предприятиями, сторонними организациями и подотчетными лицами; учет договоров и контрактов;
• ведение кассовой книги;
• учет основных средств и нематериальных активов с возможностью выбора различных моделей расчета амортизации; учет товарно-материальных ценностей и списание их по средним ценам либо на основе методов ЛИФО и ФИФО;
• возможность работы с системами штрихового кодирования;
• расчет заработной платы в нескольких валютах; начисляемая зарплата может быть рассчитана на основе сумм "чистыми на руки" (так называемый обратный расчет);
• возможность настройки рабочих мест пользователей с учетом ограничения их прав доступа к различным подсистемам, включая: планы счетов, журналы, хозяйственные операции и т.д.;
• формирование и вывод на печать первичных бухгалтерских документов и форм бухгалтерской квартальной отчетности, консолидированной отчетности; в комплект поставки входит встроенный редактор для разработки необходимых дополнительных первичных документов;
• планирование и контроль исполнения бюджета предприятия (сметы проекта);
• фактический и прогнозный учет с возможностью моделирования налогообложения;
• экспорт и импорт данных для электронных таблиц, текстовых редакторов, систем клиент-банк, биллинговых систем и др.;
• ведение бухучета нескольких предприятий на одном компьютере (в одной локальной сети);
1.4.Система “1С:Предприятие 7.7”
Система «1С:Предприятие 7.7» может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов; поддерживает разные системы учета и ведет учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе. Разнообразные и гибкие возможности системы «1С:Предприятие» позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.
Система «1С:Предприятие» может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:
• учет операций по банку и кассе; учет валютных операций;
• учет основных средств и нематериальных активов, материалов;
• учет товаров, услуг и производства продукции;
• учет взаиморасчетов с дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;
• учет расчетов по заработной плате;
• учет расчетов с бюджетом.
Система «1С:Предприятие» обладает гибкими возможностями организации учета;
• синтетический и аналитический учет по многоуровневому плану счетов;
• учет по нескольким планам счетов;
• количественный учет;
• учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
Ввод информации в «1C:Предприятие» может быть организован с разной степенью автоматичности:
• режим ручного ввода операций;
• режим типовых операций;
• режим автоматического формирования операций по документам.
Исходя из рассмотренных выше возможностей наиболее распространенных бухгалтерских программ, следует, что современное средство автоматизации бухгалтерского учета должно обладать следующими возможностями:
• Вести учет по банковским и кассовым операциям;
• Вести расчет зарплаты;
• Вести учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НМА);
• Вести учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• Вести синтетический учет;
• Вести многомерный и многоуровневый аналитический учет;
• Вести многовалютный учет;
• Вести количественный учет;
• Вести учет товаров, услуг и производства продукции;
• Вести расчеты с бюджетом.
Система «1С:Предприятие 7.7» обладает всеми перечисленными возможностями и следовательно соответствует современным требованиям к программам для организации компьютерного учета на предприятии.
2.Преимущества организации компьютерного бухгалтерского учета
В данной главе преимущества организации компьютерного учета будут рассматриваться на примере программы “1С:Предприятие 7.7”, такт как в УФКСС и ДМ, по данных которого пишется эта курсовая работа, используется именно эта система.
2.1.Общие сведения о программе
Программа “1С:Предприятие (бюджет) 7.7” использует стандартный интерфейс для приложений к операционной системе Windows. Функционирование системы делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.
На этапе конфигурирования системы «1С:Предприятие» выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета. При конфигурировании разработчик или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уровня. Так как, конфигурирование системы требует специальных навыков программирования, основная работа бухгалтера происходит в режиме пользователя функционирующего на основе уже готовой конфигурации, в которой осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т.д.
В программе используются следующие базовые понятия:
· Константы – используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. Это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: «Наименование предприятия», «Размер НДС», «ФИО главного бухгалтера» и т.д.
· Справочники – предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Ими являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие. «1С:Предприятие» поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.
· Перечисления – используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений, например, виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и т.д.
· Документы – для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными. Как правило, набор документов «1С:Предприятии» совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т.д. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.
· Журналы – предусмотрены для просмотра документов. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или все документы сразу.
· Отчеты и обработки – применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т.д.), так и для формирования данных для налоговой отчетности (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды). Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочниках товаров.
2.2. Краткая характеристика предприятия
В качестве примера организации компьютерного учета рассмотрим организацию компьютерного учета в УФКСС и ДМ.
Для отражения задач организации компьютерного учета и целесообразности применения системы автоматизации далее приводится краткая характеристика ведения учета на данном предприятии.
Бухгалтерский учет в данной организации реализует стандартную методологию бюджетного учета в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации. Он осуществляется на основе бюджетного плана счетов с использованием Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ от 10.02.2006г. №25н. При этом:
• учет доходов по предпринимательской и иной приносящей доход деятельности текущего года ведется по кредиту счета 2.401.01.000 «Доходы учреждения»;
• форма бюджетного учета ведется с использованием регистров бюджетного учета;
• моментом реализации по предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, используемым на предприятии является отгрузка;
• учет расходов по бюджетной деятельности, предпринимательской и иной приносящей доход деятельности ведется по дебету счета 0.401.01.000 «Расходы учреждения» в разрезе каждой деятельности и согласно сметы расходов;
• критерий стоимостной оценки основных средств – в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, нормативными актами Минфина РФ и Госналогслужбы РФ;
• способ начисления амортизации по ОС – линейный способ.
• начисление заработной платы сотрудникам производится по Положению об оплате труда работников государственных учреждений физической культуры и спорта Московской области;
2.3.Организация компьютерного учета по видам учета
Для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам в системе «1C: Предприятие» используются виды субконто, предназначенные для ведения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем. Виды субконто определяются и вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить возможность назначать бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов данных.
Состав видов субконто, используемых в программе, определяется требованиями нормативных документов, регламентирующих порядок ведения на счетах аналитического учета (Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета), и возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объектов аналитики, как для составления отчетности, так и для внутренних целей предприятия.
В данной конфигурации содержится набор видов субконто, обеспечивающий возможность ведения аналитического учета по бюджетным счетам в необходимых разрезах, регламентированных требованиями к ведению аналитического учета по конкретным счетам плана счетов. Справочник имеет наименование, совпадающее с наименованием соответствующего ему вида аналитического учета, например «Контрагенты», «Материалы», «Основные средства» и т. д. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. С помощью него вывод информации можно организовать так, чтобы информация о средствах собиралась со всех счетов, на которых ведется аналитический учет. Это позволяет получить полную информацию о данных, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах.
Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 03020000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Контрагенты» и «Договоры». Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным,то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вышеописанный пример с аналитическим учетом по счету 03020000, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги можно получать как по контрагентам в разрезе договоров, так и по договорам в разрезе контрагентов.
С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию, как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую аналитическую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.
По счету может также вестись и количественный учет. Сама возможность ведения количественного учета задается на этапе конфигурирования. По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий приз-нак в плане счетов. Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении. Возможность ведения количественного учета обычно используется в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам аналитического учета — такую, например, как наличие товаров на складе, количество основных средств, закрепленных за одним подразделением и тому подобное.
Система «1С:Предприятие» позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета задается в конфигурации системы. Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом. По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в ее эквиваленте базовой валюты. Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу. Также при ведении валютного учета, в системе «1С:Предприятие» предусмотрен учет курсовых разниц.
Ведение синтетического учета в полном объеме описано ниже по ходу работы.
2.4.План счетов
Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документами а также другие специальные планы счетов.
Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на некоторых предприятиях, таких как совместные, может использоваться и несколько планов счетов. В системе «1С:Предприятие» предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов.
Сам план счетов создается на этапе конфигурирования. При этом часть счетов может быть введена уже на этапе конфигурирования, такие счета обычно играют важную роль в работе различных элементов конфигурации — документов, отчетов. Остальные счета вводятся уже при работе с информационной базой. Такой дифференцированный ввод счетов служит защитой от возможных ошибочных действий пользователя при работе с программой, которые могут нарушить целостность учета. Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать закладки с названиями планов счетов.
План счетов имеет многоуровневую структуру. На верхнем уровне находятся счета, на нижних — подчиненные им субсчета.
На этапе конфигурирования для любого реквизита планов счетов можно задать хранение истории изменения его значения. Подобные реквизиты планов счетов называются периодическими.
План счетов в системе «1С:Предприятие» играет основополагающую роль в организации компьютерного учета на предприятии. Именно в нем, благодаря установке разного рода реквизитов счетов, обусловливаются правила и структура ведения аналитического, количественного, валютного и синтетического учета. План счетов в системе «1С:Предприятие» воспринимается не только в традиционном бухгалтерском смысле, но и как основа алгоритмов автоматизации. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процесс организации компьютерного учета. Некоторое количество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета без знаний в области программирования,. Этот аспект существенно снижает как производительность системы так и возможности ее полноценного использования.
2.5.Роль документов в организации компьютерного учета
В системе «1C:Предприятие» информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые журналы для их хранения.
Внешний вид журнала и его свойства определяются при настройке конфигурации задачи и может быть самым разнообразным.
Документ может автоматически формировать бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.
В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того, в системе «1С:Предприятие» существуют общие журналы, в которых отображаются все введенные в систему документы. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.
Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе «1C: Предприятие» существуют два предопределенных журнала — «Полный» и «Прочие».
Полный журнал отображает документы всех видов, и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа).
Журнал «Прочие» используется для отображения тех документов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться.
Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу. Каждая строка журнала является ссылкой на документ. В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе. По значениям реквизитов, которые выводятся в графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.
Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные накладные. Механизм отбора настраивается в конфигурации.
На протяжении всего сеанса работы в системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще раз.
Как уже отмечалось выше, любая операция хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записиэтого документа в журнал.
Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть.
К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы и снижает вероятность появления ошибок. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять корректность и полноту введенных данных, что также снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.
Уникальность номеров и правила их автоматического присвоения могут быть определены едиными для нескольких видов документов. Например, это может быть сквозная нумерация для приходных и расходных накладных. Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут скопированы из реквизитов документа-образца, что также позволяет экономить время бухгалтера. Для этих же целей в «1С:Предприятии» имеется возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм «на основании». Этот механизм позволяет, например, создать накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета. Эта процедура позволяет дополнительно уменьшить возможность ошибок при заполнении документа.
Наряду с режимом ввода «на основании», в системе «1С:Предприятие» существует возможность создания подчиненных документов, которая позволяет организовывать цепочки взаимосвязанных документов. Рассмотрим типичный пример реализации такой возможности. Клиенту был выписан счет на оплату товаров. При получении денег информация о платежном поручении была введена в систему со ссылкой на ранее выписанный счет. Позже, при выписке накладных на отпуск товаров по оплаченному счету, в накладные также была введена ссылка на счет. В этом случае между счетом и документами, которые «последовали» за счетом, устанавливаются отношения подчинения. При работе с таким счетом можно вызвать на экран список всех подчиненных ему документов для просмотра и редактирование этих документов. Возможность установки между документами отношений подчинения задается на этапе конфигурирования. Если для документа существует печатная форма, то она открывается в стандартном редакторе таблиц системы «1С:Предприятие». При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки.
При записи документа в журнал существует возможность указать время документа, что является важной особенностью системы «1С:Предприятие». По времени записи документы сортируются в журнале в пределах одного дня, и в такой же последовательности документы будут обрабатываться при выполнении каких-либо расчетов или построении отчетов.
Проведением документа называется д