Совершенствование документирования управленческой деятельности
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................... 4
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ...................................................... 8
1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ............................................. 8
1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ..................................................................... 10
1.2.1 Становление документирования в России.......................................... 10
1.2.2 Становление документирования зарубежом...................................... 14
1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ............................................................................................. 16
1.3.1 Унификация текстов документов......................................................... 16
1.3.2 Стандартизация оформления документов.......................................... 20
1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ................ 22
1.4.1 Переход к безбумажной технологии управления............................... 22
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............ 28
2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ
ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ................................................. 28
2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области..................... 28
2.1.2 Функции администрации Губернатора Иркутской области.............. 29
2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области........... 31
2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............ 33
2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области................................................................. 33
2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области........................................................................................ 35
2.2.3 Документирование управленческой деятельности............................. 36
2.3 КРИТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 37
2.3.1 Анализ унифицированности текстов и стандартизованности оформления документов........................................................................................................................ 37
2.3.2 Анализ использования НИТ в документировании............................. 39
2.3.3 Вывод.................................................................................................... 41
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ........................................................... 42
3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............................................................................. 42
3.1.1 Описание СЭД «Дело–Предприятие»................................................. 44
3.1.2 Внедрение СЭД «Дело–Предприятие»............................................... 46
3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело–Предприятие».................. 47
3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 49
3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций............................................................ 50
3.2.2 Расчёт периода возврата инвестиционных вложений........................ 51
3.2.3 Расчёт роста производительности труда............................................ 52
3.2.4 Вывод.................................................................................................... 54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................. 54
СПИСОК НОРМАТИВНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ............. 59
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях ускорения социально–экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями, в данном случае, администрацией Губернатора Иркутской области, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.
Научное значение. В дипломной работе проведён анализ документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, основанный на изучении структуры данной организации, функций и задач её подразделений и должностных лиц, стадий подготовки документов, степени унифицированности их содержания и оформления, следования стандартам в области ДОУ, характера применения НИТ. В исследовании представлены показатели материальных затрат, экономической и производительной эффективности от внедрения данного проекта.
С точки зрения практического значения исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, его результаты могут быть использованы специалистами управления документационного обеспечения администрации Губернатора Иркутской области в целях эффективного формирования документационных ресурсов организации, регламентирования способов и процессов их создания, рационализации работы с ними с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В качестве гипотезы исследования выдвинуто утверждение о том, что совершенствование документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.
Целью написания дипломной работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области с учётом проведённого анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ. Достижение цели предполагает решение следующих задач:
– определение понятий «совершенствование», «документирование», «управленческая деятельность», «организация»;
– анализ мирового опыта в области оптимизации работы с документами;
– рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов;
– изучение нормативно–правовых источников, регламентирующих документирование управленческой деятельности организаций, в том числе нормативных актов администрации Губернатора Иркутской области;
– исследование специфики документирования управленческой деятельности организаций в целом и с учётом особенностей ДОУ администрации Губернатора Иркутской области;
– внесение предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности в администрации Губернатора Иркутской области с учетом рекомендаций нормативно–методических источников и специализированной литературы;
– проведение оценки эффективности предлагаемых мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности.
Объектом исследования выступает документирование управленческой деятельности.
Предметом исследования является совершенствование документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области.
Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.
Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.
В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно–теоретического и конкретно–исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.
Источниковой базой дипломной работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет. Обширную группу источников составили делопроизводственные документы администрации Губернатора Иркутской области и её самостоятельных структурных подразделений.
Ретроспективному анализу документирования посвящены работы М. И. Басакова, Г. В. Гузиловой, М. В. Ларина, опубликованные в периодической печати. Они детально описывают становление отечественного документирования с Х века до настоящего времени и кратко касаются зарубежной практики создания документов и работы с ними.
Фундаментальными научными исследованиями по совершенствованию создания и оформления управленческих документов являются работы О. И. Бондыревой, С. Н. Дёмина, Ю.Н. Столярова, В. Э. Баласаняна, нашедшие отражение в учебных пособиях и периодике. Этими учёными подробно описаны принципы унификации и стандартизации в документоведении.
В рамках исследований И. Е. Ивановой по совершенствованию работы с документами разносторонне рассмотрен подход безбумажной технологии управления. Также теме автоматизации, электронного документооборота и НИТ в сфере ДОУ посвящены труды В. Э. Баласаняна и Л.Р. Фионовой. Материал по данным вопросам взят из периодических источников.
При написании работы особое внимание было обращено на публикации М. В. Ларина, В. М. Рубцова, О.И. Рыскова, в которых отражены основные направления государственной политики и регулирования в области ДОУ как РФ, так и зарубежных стран. Важное значение имело знакомство с законодательством РФ, нормативными документами в области ДОУ.
Анализ источников и литературы по данной теме позволил определить основные направления исследования и выводы, которые легли в основу настоящей дипломной работы.
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка нормативных источников и литературы, семи приложений.
Апробация работы. Тезисы исследования изложены автором в опубликованных материалах конференций, прошедших в рамках «Недели науки Иркутского государственного лингвистического университета» в феврале 2008 года, и доложены на научно–практической конференции «Документоведение и ДОУ».
Выводы настоящей дипломной работы ориентированы на внедрение в практику документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ
Совершенствование — от глагола «совершенствовать» — делать лучше, совершеннее (48); процесс рационализации объектов, предметов, явлений, действий с учётом последних достижений науки и техники (42).
Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам (5). М.И.Басаков (25:59) описывает его как «процесс создания и оформления документов». Мы будем рассматривать это понятие как процесс создания и оформления документов на различных носителях по установленным правилам.
Управленческая деятельность (управление) — сознательное, заранее продуманное действие со стороны одних людей (управляющих) на других (управляемых) и экономические объекты с целью получения желаемого результата (46); процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения целей организации (43); деятельность по эффективному и прогрессивному использованию ресурсов, достижению целей организации, а также росту эффективности и производительности (27).
Организация — предприятие, учреждение, фирма независимо от форм собственности и подчиненности (13), призванное выполнять заданные функции, решать определенный круг задач (49).
Таким образом, в данной работе мы будем рассматривать совершенствование документирования управленческой деятельности организаций как совокупность действий, направленных на повышение эффективности и рационализацию создания и оформления документов, возникающих в процессе управления.
1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ
1.2.1 Становление документирования в России
По данным археологов и лингвистов уже в X в. в Древнерусском государстве начала складываться культура написания документов (договоры с Византией 911 и 945 гг.). В этот период в основном документируют правовые отношения. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами («Русская Правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создают документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, вкладные, купчие грамоты; заёмные, закладные кабалы, фиксирующие заём денег; житийные записи — при срочном найме работников; полные грамоты — при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).
Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Стали вырабатываться типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составляли своеобразные пособия по делопроизводству — «формулярники». Установили приёмы засвидетельствования документов, их составления — документы начинают проходить стадии написания (чернопись, редакция, беловик); начали использовать скрепы, печати, мосты (подписи на склейках) — так появляются элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.
До конца XIV в. основным материалом для письма служил пергамент. Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15–17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составляли уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стали использовать полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писали сплошным текстом, без разделения на слова. Из знаков препинания к XIV в. стали использовать точку в конце предложения.
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства. Этот период (XV–XVII вв.) принято называть приказным: по названию первых государственных учреждений — приказов.
В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага. Первоначально её изготавливали из тряпья, а чернила — из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким — он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаемы. Инструментами письма до второй половины XIX в. служили гусиные перья. Написанный текст посыпался мелким кварцевым песком. В делопроизводстве приказов продолжали использовать как форму документа столбец — свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров.
Составные части столпа назывались поставами. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писали только с одной стороны, оборотную использовали для проставления помет, резолюции, адреса. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовую форму документирования отменил Петр I. Позже стали применять тетради — листы бумаги, сложенные вдвое. Их собирали вместе, переплетали и составляли книги. В форме книг вели списки, финансовые, учетные записи.
В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста — они составляли сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора документа: «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой России самодержца, боярину, князю Якову Куденетовичу Черкасскому...».
Коллежское делопроизводство примечательно реформами Петра I. Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих форм документов, постоянных сроков для производства дел побудил правительство искать новые формы государственного устройства.
Существенные изменения претерпевает форма документов. Разрабатывают «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам — была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата и наименование документа. Появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, о направлении в дело и иное.
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства — появились министерства. Делопроизводство этого периода называют министерским. Первоначально преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения всех предыдущих документов, дела при этом достигали огромных размеров. К середине XIX в. сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки — самого существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатали типографским способом или писали от руки. Состав реквизитов бланка включал наименование учреждения, структурных подразделений, дату и регистрационный индекс документа. Занял обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах). Появляется ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имела пока унифицированного вида и могла выглядеть по–разному: «Ответ на ...» или: «От …» и т.п. Приобретает устойчивый вид реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. Большое значение имели письмовики — сборники образцов документов.
Период 1917–1990-х гг. 15 марта 1917 г. Было принято постановление «Об упрощении формы официальных сношений и бумаг», которое заключалось в отмене «титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства». В «Положении о письмоводстве и делопроизводстве» от 1918 г. изменения касались исключения устаревших канцелярских штампов в текстах документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях её экономии.
К концу 20–х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений. Были стандартизованы материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).
В 1965 году была разработана ЕГСД. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы НИТ, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из–за полного отсутствия литературы по данным вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции ГСДОУ, утвержденной в 1988 г.
В 70–80–х гг. были разработаны стандарты на управленческую документацию, общесоюзные классификаторы технико–экономической информации, унифицированные системы документации. Это значительно улучшило оформление документации; облегчило процессы поиска, учета, анализа, хранения разнообразной информации; подготовило почву для автоматизации управленческих функций (38).
На современном этапе процесс документирования стремятся полностью автоматизировать с помощью НИТ. Их использование при осуществлении, например, работы органов исполнительной власти позволит сократить издержки на управление, в том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. Долю электронного документооборота предполагают довести до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном взаимодействии (7). На сегодняшний день создано множество программ как зарубежного («Lotus Notes», «Office Media»), так и отечественного производства («Дело», «Делопроизводство»). Создание и оформление ЭД (электронных документов) регулируют Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (11), от 27 июля 2006 №149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (19), Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002–2010 гг.)» от 28 января 2002 г. № 65 (7). Интернациональное взаимодействие на документальном уровне регулируют в рамках международного стандарта ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» (3).
1.2.2 Становление документирования зарубежом
В Германии с 1926 г. действовал «имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства». Разработчики современной системы делопроизводства министерств ФРГ одной из главных ее задач поставили «противодействие соблазну через средства современной ВТ отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифрования документов» (40:20).
В 1960 г. Европейской экономической комиссией была признана целесообразность унификации деловых документов. В 1963 г. ею был принят формуляр–образец, признанный в 1966 г. и ведомствами СССР (40).
В США с 1976 г. действует закон по управлению Федеральной документацией. Термин «Управление документацией» включает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение и другие управленческие действия, предполагающие создание и оформление документов, их хранение, использование и возможность распоряжения ими.
В Англии с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров работает второй административный отдел, который совместно с Государственный архивом Великобритании занимается вопросами управления документацией на современном технико–технологическом уровне.
В Чехии в законе «Об архивном деле» 1994/1997–2002 гг. четко обозначена обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, «заботиться о правильном оформлении, учёте и хранении документации».
В Австралии впервые в мире в 1996 г. был принят стандарт по управлению документами, содержащий рекомендации по работе с традиционными (на бумажном носителе) и современными (электронными) документами (37).
В 2003 г. в Голландии на основании закона «Об электронных подписях» 1999/93/EC принят аналогичный закон, признающий электронно–цифровую подпись на ЭД равнозначной собственноручной на бумажном носителе.
В настоящее время Европейское сообщество прилагает значительные усилия по реорганизации деятельности органов государственной власти в соответствии с концепцией «Электронного правительства» и «Электронного управления». Так в Голландии одной из целей продвижения бизнеса является ведение как минимум 25% управленческой деятельности национального правительства электронным способом. Также в национальных проектах «Электронного правительства» участвуют страны Европы, Великобритания, Соединённые штаты Америки, Россия (7).
Показательным является и опыт коллег из стран СНГ. Республика Беларусь — одно из первых государств, успешно разработавших и внедривших законодательную и нормативно–методическую базу управления документацией, включая электронную. Закон «Об информатизации» (1995 г.), Гражданский Кодекс Республики Беларусь (1998 г.), закон «Об электронном документе» (2000 г.), ГОСТ СТБ 1221–2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» являются важными государственными актами в сфере ДОУ (37).
В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим документирование и работу с документами, является национальный стандарт, эквивалентный международному ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» (3). Например, в Голландии это переведенный на национальный язык ISO NEN 15489:2001(39).
Из вышеприведённого ретроспективного анализа со всей очевидностью следует, что во всём мире наблюдается уверенная тенденция совершенствования создания и оформления документов с целью экономии временных и трудовых ресурсов, обеспечения сохранности документированной информации как объекта социального, экономического, политического, исторического, научного и культурного наследия.
1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯДОКУМЕНТОВ
1.3.1 Унификация текстов документов
Под унификацией в широком смысле понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения (42). Согласно «Словарю по бизнесу и праву» (45), унификация (лат. uni — один и facere — делать) — приведение к единой форме (документов, оборудования, услуг и пр.). Применительно к управленческим документам она заключается в сокращении неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единоподобию форм, структур, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учёту и хранению (25).
Унификация текстов документов — целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов (26).
Результаты унификации
– Целенаправленное и оправданное применение в текстах документов устоявшихся семантических конструкций и терминологии;
– Совершенствование структуры документов;
– Универсализация представления документированной информации.
Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации, фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. В итоге это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.
В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации (28).
Способы унификации текстов документов
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур (6).
Трафарет — способ фиксации постоянной информации в виде связного текста с пробелами для переменной. В такой форме создают приказы, заявления.
Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. В УСОРД анкетным методом смоделированы приказы о приёме, переводе, увольнении; докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.
Таблица — разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация — в заголовках граф и боковике, а переменная — на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию, проводить сравнительный анализ данных (28).
Принципы унификации документов
– Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа;
– Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивают путём максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
– Комплексность унификации. При её проведении должны быть предусмотрены требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
– Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
– Сокращение числа видов документов. Достигают за счёт совершенствования методов управления, например, при повсеместном применении организационной техники;
– Стабильность требований к документам.Зафиксировано в государственных и отраслевых стандартах;
– Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико–экономической информации;
– Экономичность. Достигают за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. (26).
Этапы унификации текстов документов
1) Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;
2) Выбор последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа — с этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;
3) Предварительная унификация стилистических средств текста;
4) Формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.
Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста документа (форму документа) помещают в альбом унифицированных форм документов организации и (или) в банк унифицированных форм ЭД.
В дальнейшем унифицированные формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов. Содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утверждённые, а также корректируют действующие (28).
В соответствии с Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов (15) тексты последних излагают деловым стилем, характерными чертами которого являются подчеркнутая официальность, адресность, использование стандартных (подходящих для изложения) словарных единиц, нейтральность и лаконичность, точность и ясность изложения; тематическая ограниченность содержания, подразумевающая освещение в документе не более одного–двух вопросов (47).
Следование перечисленным стилистическим нормам при подготовке текстов документов в значительной степени способствует ясному пониманию их содержания и позволяет адресату в более короткие сроки выработать оптимальное управленческое решение, подготовить ответный документ.
1.3.2 Стандартизация оформления документов
Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов (42). Международная организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности» (3:5). Большой юридический словарь трактует это понятие как «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг» (44:248).
Стандартизация в делопроизводстве — деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения (5).
Стандартизация оформления документов — форма юридического закрепления результатов унификации;целенаправленная, упорядоченная работа по приведению внешнего вида документов к единообразию посредством установления оптимального состава реквизитов и их оформления в соответствии с принятыми требованиями (28).
В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. N 184–ФЗ «О техническом регулировании» (10), целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно–технического прогресса и рационального использование ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико–статистических данных; взаимозаменяемость продукции.
К документам в области стандартизации, используемым на территории РФ, относят национальные стандарты; правила, нормы и рекомендации в области стандартизации; общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации; стандарты организаций (10).
Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154–1 «О стандартизации» (14) устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.
В практике совершенствования ДОУ разрабатывают государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.
Результаты стандартизации
- Юридическая сила документированной информации;
- Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;
- Эффективная автоматизированная обработка документов.
Нормативные акты, регламентирующие оформление документов
1) Международные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями;
2) Государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;
3) Территориальные и отраслевые стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятел