Разработка автоматизированной системы управления документооборотом в ООО "Анелик"

Глава 1. Анализ и характеристика бизнес-процессов в ООО «Анелик»

1.1 Понятие и этапы жизненного цикла автоматизированной системы управления (корпоративной информационной системы)

1.2 Классификация бизнес-процессов

1.3 Характеристика, анализ и оценка базовых бизнес-процессов в ООО «Анелик»

1.3.1 Общие сведения об организации

1.3.2 Характеристика и анализ базовых бизнес-процессов

1.3.3 Выявление причин, обуславливающих необходимость автоматизации отдельных бизнес-процессов

Глава 2. Выбор программного обеспечения

2.1 Проектирование архитектуры АСУ

2.2 Проектирование архитектуры баз данных (БД)

2.3 Выбор средств, архитектуры для АСУ. Требования к аппаратному обеспечению

Глава 3. Разработка технического задания

3.1 Разработка базы данных

3.2 Разработка интерфейса пользовательской части

Глава 4. Анализ эффективности внедрения АСУ в Департаменте Аренды

Заключение

Список литературы и источников

Приложение 1. Функциональная модель бизнес-процессов

Приложение 2. Модель основного бизнес-процесса, сформированная с помощью ARIS

Приложение 3. Объекты системы маршрутизации документооборота

Приложение 4. Структура сети

Приложение 5. Функциональная модель бизнес-процесса предоставления услуг в проектируемой АСУ

Приложение 6. Структура интерфейса пользовательской части

Приложение 7. Основная форма АСУ Департамента Аренды

Приложение 8. Экранная форма «Журнал»

Приложение 9. Экранная форма «Объекты»

Приложение 10. Экранная форма отчета «Клиенты»

Приложение 11. Экранная форма отчета «Объекты»

Приложение 12. Экранная форма «Экспозиция»

Введение

Актуальность темы данного дипломного проекта обоснована тем, что эффективность управления предприятием или организацией зависит и от того, насколько разумно организован документооборот. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к большим потерям в деятельности предприятия. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянное время, деньги и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что руководители на работу с документами тратят до 65% рабочего времени, секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, а операционные сотрудники предприятия от 30% до 70% рабочего времени, в зависимости от того, насколько автоматизирована система документооборота на предприятии.

На основе вышесказанного можно отметить, что автоматизированные системы документооборота в деятельности предприятий любого профиля играют немаловажную роль, и поэтому для современных предприятий применение и усовершенствование данных систем документооборота является актуальной задачей. Автоматизация системы документооборота на предприятии в быстро меняющихся условиях и существенного роста объема информации невозможно без использования современных информационных технологий.

Современные системы документооборота строятся на базе корпоративных информационных систем, позволяющих создавать единое информационное пространство для всего предприятия. И это особенно важно, так как, только владея полной информацией обо всех процессах, происходящих во всех структурных подразделениях можно принимать оперативные и обоснованные руководящие решения.

А создание единого информационного пространства для всего предприятия невозможно без объективной оценки текущего состояния дел - создания модели «как есть», но и анализа планируемых изменений, т.е. моделирования ситуаций «как должно быть» (для решения данных задач применяется моделирование бизнес-процессов).

Поэтому целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы управления (АСУ) документооборотом на основании проведенного анализа по предприятию ООО «Анелик», являющегося объектом исследования в данной работе.

Задачи, которые стояли при изложении данного дипломного проекта:

- Определить понятие корпоративной информационной системы;

- Определить этапы жизненного цикла ИС;

- Определить понятие бизнес-процесса с точки зрения международных стандартов;

- Проанализировать базовые бизнес-процессы на предприятии, являющимся объектом исследования в данном дипломном проекте, построить функциональную модель бизнес-процессов и объектную модель бизнес-процессов с помощью методологии ARIS;

- Рассмотреть существующие архитектуры АСУ документооборотом и предложить наиболее оптимальную для данного предприятия;

- Разработать и внедрить АСУ документооборотом на предприятии, обосновать ее эффективность.

Как уже было показано выше, объектом исследования в данном дипломном проекте является Общество с Ограниченной Ответственностью «Анелик», которое осуществляет свою деятельность на рынке строительства и эксплуатации объектов туристической недвижимости.

Предметом исследования в данном дипломном проекте являются технологии и методологии проектирования автоматизированных систем управления документооборотом.

В процессе подготовки дипломного проекта был изучен широкий спектр специальной литературы, посвященной вопросам документационного обеспечения управления. При этом особое внимание уделялось вопросам организации и совершенствования автоматизации документооборота на предприятиях и в организациях, а также перспективам развития автоматизированных систем управления документооборотом.

Глава 1. Анализ и характеристика бизнес-процессов в ООО «Анелик»

1.1 Понятие и этапы жизненного цикла автоматизированной системы управления (корпоративной информационной системы)

В зависимости от конкретной области применения автоматизированные системы управления или как их обычно называют в деловом обороте – информационные системы (ИС) могут очень сильно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить, по крайней мере, два свойства, которые являются общими для всех информационных систем. Во-первых, любая информационная система предназначена для сбора, хранения и обработки информации. Поэтому в основе любой информационной системы лежит среда хранения и доступа к данным. Среда должна обеспечивать уровень надежности хранения и эффективность доступа, которые соответствуют области применения информационной системы.

Во-вторых, информационные системы ориентируются на конечного пользователя. Они могут быть очень далеки от мира компьютеров. Для них терминал, персональный компьютер или рабочая станция представляют собой всего лишь орудие их собственной профессиональной деятельности. Поэтому информационная система обязана обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который должен предоставить конечному пользователю все необходимые для его работы функции, но в то же время не дать ему возможность выполнять какие-либо лишние действия. Иногда этот интерфейс может быть графическим с меню, кнопками, подсказками и т.д.

Корпоративная информационная система – это стратегическая ИС представляющая собой совокупность технических и программных средств, реализующих идеи и методы автоматизации всех функций управления предприятием. Такая ИС является многопользовательской, функционирует в распределенной вычислительной сети. И хотя понятие корпоративности подразумевает наличие довольно крупной, территориально-распределенной информационной системы, все же вполне правомерно присовокупить сюда системы любых предприятий, вне зависимости от их масштаба и формы собственности.

Корпоративные ИС (КИС) предназначены для обеспечения большинства бизнес-процессов (желательно всех) всего предприятия (нескольких предприятий), сбора и анализа информации о предприятии и внешней среде с целью решения задач управления предприятием как по вертикали (от первичной информации до поддержки принятия решений высшим руководством), так и по горизонтали (все направления деятельности и технологические операции). Для таких систем характерно высокое быстродействие и чрезвычайная простота в использовании, однако, функциональность подобных систем с точки зрения анализа обычно крайне ограничена.

КИС помогают исполнителям анализировать важную информацию и использовать соответствующие инструментальные средства, чтобы направлять ее для создания стратегических решений в организации. Так, например, КИС помогают исполнителям разрабатывать более точное и актуальное целостное изображения операций организации, а также и конкурентов, поставщиков и потребителей (заказчиков).

Специализация КИС - мониторинг событий и трендов, как внутренних, так и внешних. Владея своевременной и более широкой информацией и соответствующими инструментальными средствами, менеджеры высшего уровня лучше готовятся к принятию стратегических изменений для использования возможностей организации и устранения проблем.

КИС могут быть:

- конкурентным оружием и инструментальным средством стратегического планирования;

- улучшать качество решений, которые создаются на высшем уровне;

- уменьшать объем времени на отслеживание (выявление) проблем и возможностей;

- улучшить качество планирования на верхних уровнях управления организацией;

- обеспечивать механизм для улучшения контроля в организации; обеспечивать более скорый и лучший доступ к данным и моделям.

В последнее время, все больше руководителей начинают отчетливо осознавать важность наличия на предприятии КИС, как необходимого инструментария для успешного управления бизнесом в современных условиях. ИС является высоко эффективной, если деятельность предприятия рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов или услуг. Тогда с помощью ИС различного функционального назначения, включенных в эту цепь, можно оказывать влияние на стратегию принятия управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы.

Такое понимание концепции КИС связано с осознанием того, что корпоративное информационное пространство является, представляющим собой нечто достаточно сложное, а не просто совокупность нескольких программ. Сначала пришло признание того, что это интегрированная среда обработки данных, отсюда возникло применение другого термина - интегрированная информационная система. Затем, постепенно сформировалось понимание того, что это не просто среда обработки данных, а, прежде всего, совокупность методов и подходов к управлению разнородными и мультиформатными данными, извлечению информации из имеющейся ИС, прежде всего в формах, необходимых для обеспечения деятельности по управлению предприятием. При этом достаточно долго существовало стремление объединить эти методы и подходы в едином программном продукте. Причем сначала это совершенно не были продукты типа систем управления ресурсами предприятия, как это пытаются представить сейчас, а это были СУБД. В наибольшей степени этот подход нашел свое логическое завершение в Oracle , в частности в спектре продуктов и решений, предлагаемых этой компанией. В этот момент «тиражируемые решения» еще были редким явлением и ИТ-менеджеры в основном полагались на заказную разработку.

Методология проектирования информационных систем описывает процесс создания и сопровождения систем в виде жизненного цикла ИС, представляя его как некоторую последовательность стадий и выполняемых на них процессов. Для каждого этапа определяются состав и последовательность выполняемых работ, получаемые результаты, методы и средства, необходимые для выполнения работ, роли и ответственность участников и т.д. Такое формальное описание ЖЦ ИС позволяет спланировать и организовать процесс коллективной разработки и обеспечить управление этим процессом.

Жизненный цикл – это модель создания и использования ИС, отражающая ее различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной системе и заканчивая моментом ее полного завершения использования у всех без исключения пользователей(1).

Выделяют следующие основные этапы ЖЦ ИС:

1. разработка требований;

2. проектирование;

3. реализация (программирование);

4. тестирование и отладка;

5. ввод в действие.

Для каждого этапа ЖЦ характерно:

- создание набора документов и технических решений, которые формируются на данном этапе;

- получение исходных данных (документов и решений) от предыдущего этапа;

- завершение этапа верификацией созданных документов и решений с целью проверки их соответствия исходным.

В настоящее время известны и используются следующие модели жизненного цикла ИС:

Каскадная модель. Предусматривает последовательное выполнение всех этапов проекта в строго фиксированном порядке. Переход на следующий этап означает полное завершение работ на предыдущем этапе (рисунок 1).

Рис. 1 - Каскадная модель жизненного цикла ИС

Поэтапная модель с промежуточным контролем. Разработка ИС ведется итерациями с циклами обратной связи между этапами. Межэтапные корректировки позволяют учитывать реально существующее взаимовлияние результатов разработки на различных этапах; время жизни каждого из этапов растягивается на весь период разработки (рисунок 2).

Рис. 2 - Поэтапная модель с промежуточным контролем жизненного цикла ИС

Спиральная модель. На каждом витке спирали выполняется создание очередной версии продукта, уточняются требования проекта, определяется его качество и планируются работы следующего витка (рисунок 3). Особое внимание уделяется начальным этапам разработки - анализу и проектированию, где реализуемость тех или иных технических решений проверяется и обосновывается посредством создания прототипов (макетирования).

Рис. 3 - Спиральная модель жизненного цикла ИС

Модели жизненного цикла информационных систем предназначены для использования, прежде всего, создателями, разработчиками таких систем. Поэтому нужно понять, в какой мере эти модели могут быть полезны для тех, кто реально занят эксплуатацией информационных систем.

В этой связи имеется вопрос – задача: в качестве кого по отношению к информационной системе (например, корпоративной сети предприятия) выступают те, кто работает на предприятии и занят ее эксплуатацией - системные администраторы, менеджеры, пользователи и т. д.

В развитой современной организации специалисты по информационным технологиям принимают самое непосредственное участие в формировании сетевого решения - выборе архитектуры, оптимизации топологии, настройке сетевого программного обеспечения и конечно же модернизации сети. Другими словами, специалисты по информационным технологиям по отношению к сети выступают в качестве одних из ее создателей, следовательно, модель жизненного цикла информационной системы является их рабочим инструментом.

Предпочтительной моделью жизненного цикла для корпоративной ИС является спиральная модель. В данном конкретном случае она интерпретируется следующим образом: специалисты, занятые эксплуатацией сети, постоянно разрабатывают новую версию своей сети, проходя в такой работе на каждом витке спирали стандартные этапы и не дожидаясь, когда эффективность системы опустится ниже заданного порога или система не сможет удовлетворять постоянно растущим требованиям предприятия.

Использование международных стандартов жизненного цикла информационных систем, представленных на рисунках 1 – 3, в этой работе позволяет значительно сэкономить усилия, время и материальные ресурсы. И в этом главное достоинство использования таких моделей жизненного цикла, апробированных многократно и повсеместно.

1.2 Классификация бизнес-процессов

Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информации, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие в компании, делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями:(2)

- Основные бизнес-процессы - генерируют доходы компании;

- Обеспечивающие бизнес-процессы - поддерживают инфраструктуру компании;

- Бизнес-процессы управления - управляют компанией;

- Бизнес-процессы развития - развивают компанию.

Рис. 4 - Бизнес-процессы предприятия

Нужно отметить, что данных подход классификации бизнес-процессов является одним из часто используемых на практике. Рассмотрим, что представляют из себя каждая группа процессов - основных, обеспечивающих, управленческих и процессов развития.

Одной из сложностей постановки современного менеджмента является наличие слабо формализованных объектов, которыми необходимо эффективно управлять. Для того что бы, точнее определить подобные объекты приводят несколько определений, которые с разных точек зрения описывают рассматриваемый объект. Аналогичным образом поступают при рассмотрении четырех групп бизнес-процессов.

Основные бизнес-процессы, к этой группе основных относят следующие бизнес-процессы:

- Процессы, создающие добавленную стоимость продукту, который производит компания.

- Процессы, создающие продукт, представляющий ценность для внешнего клиента.

- Процессы, прямой целью которых является получение доходов.

- Процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Последнее определение предложили классики реинжиниринга бизнес-процессов М. Хаммер и Д. Чампи. Ими было предложено использовать данное определение как один из методов определения, того - является ли процесс основным или нет. Согласно этому методу у внешнего клиента нужно спросить готов ли тот платить деньги за данный бизнес-процесс или нет. Если клиент ответит «да», значит, данный процесс является основным, если «нет», то процесс относят к одной из трех оставшихся групп.

Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес-направлений компании. В большинстве случаев перечень основных бизнес-процессов представляет зеркальное отражение дерева бизнес-направлений компании.

Основные бизнес - процессы определяют доходы компании (таблица 1). Именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют стратегическое значение. Именно эти процессы конкурентоспособная компания должна уметь выполнять лучше других в своей отрасли. По мере функционирования компании основные бизнес-процессы развиваются или умирают в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Таблица 1 Характеристики основных бизнес-процессов.