Практика применения системно-ситуационного подхода в управлении (на примере ГОУ СПО Кемеровский педагогический колледж)

Менеджмент можно представить, как умение добиваться поставленных целей, используя труд, мотивы поведения и интеллект людей. Иначе, менеджмент - целенаправленное воздействие на людей с целью превращения неорганизованных элементов в эффективную и производительную силу.

Термин «менеджмент» означает управление социально-экономическими процессами; на уровне организации – управление хозяйственной деятельностью и личностью, персоналом.

Рыночные отношения нашего времени разительно отличаются от недавнего прошлого. На любой стадии развития организации мы имеем дело с менеджментом разного типа, в каких-то организациях – это корпоративный, в каких-то технологический. Появилось много людей, овладевающих менеджментом, в связи с тем, что появилось множество организаций и предприятий различных форм собственности, которыми необходимо управлять и при этом делать это экономически выгодно.

Но невозможно эффективно управлять организацией, не зная ключевых понятий и представлений об организациях различного типа и направлений лучшего управления им.

Понятие «системно-ситуационный подход» занимает очень важное место в курсе менеджмента. Без понятия сущности разнообразных подходов невозможно достаточно эффективно управлять предприятием, чтобы оно было рентабельным, давало прибыль.

В принципе эта тема достаточно изучена в литературе по менеджменту, о ней уже много написано и раскрыто ее содержание, на мой взгляд, достаточно полно и образно. Особенно хорошо все же эта тема изучена в зарубежной литературе, в отечественной литературе она изучена меньше, еще и за счет того, что переход к рыночной экономике у нас произошел не так давно. Хотя конечно, нет ни одной науки, которая ответила бы полностью на все вопросы и менеджмент не исключение.

Менеджмент нужен в основном руководителям и самим менеджерам, но даже для простого специалиста знать основы менеджмента не лишнее.

Объектом исследования будет являться организация – государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Кемеровский педагогический колледж.

Предметом исследования – совокупность общественных отношений, складывающихся в процессе деятельности организации, регулируемая уставом организации, коллективным договором, трудовым кодексом и т.д. или по-другому – мотивы и обстоятельства применения системно-ситуационного подхода в управлении.

Основными методами исследования являлись: метод анализа и обобщения опыта работы передовых организаций, основным методологическим инструментом является системно-ситуационный подход.

Цель написания данной контрольной работы – это дать представление о практике применения системно-ситуационного подхода в управлении на примере ГОУ СПО Кемеровский педагогический колледж.

Задачи:

1. Дать представление о системно-ситуационном подходе в управлении.

2. Охарактеризовать факторы, влияющие на эффективность применения системно-ситуационного подхода в управлении.

3. Описать объект исследования.

4. Дать оценку применения системно-ситуационного подхода в управлении на примере конкретной организации.

5. Произвести анализ опыта применения системно-ситуационного подхода в управлении в России и за рубежом.

6. Разработать систему мероприятий по повышению эффективности управления в организации.

1. Литературный обзор

1.1 Понятие «системно-ситуационного подхода в управлении», характеристики

В настоящее время к менеджменту применяют только некоторые научные подходы и принципы.

Анализ теории и практики экономического управления различными объектами позволил установить необходимость применения к менеджменту 13 научных подходов: системного, комплексного, интеграционного, маркетингового, функционального, динамического, воспроизводственного, процессного, нормативного, количественного (математического), административного, поведенческого, ситуационного. Каждый из перечисленных подходов отражает или характеризует один из аспектов менеджмента. Они не являются похожими и не дублируют друг друга¹.

Системно-ситуационный подход – это комбинация двух подходов системного и ситуационного, каждый из которых описывается отдельно, но рассматривается совокупностью.

Исследование управления как процесса привело к широкому распространению системных методов анализа. Так называемый системный подход в менеджменте был связан с применением общей теории систем для решения управленческих задач, Он предполагает, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, таких ник люди, структура, задачи, технология, ресурсы.

Главная идея системной теории состоит в том, что ни одно действие не предпринимается в изоляции от других. Каждое решение имеет последствия для всей системы. Системный подход в управлении позволяет избежать ситуаций, когда решение в одной области превращается в проблему для другой.

На базе системного подхода разрабатывались задачи управления в нескольких направлениях. Так возникла теория непредвиденных ситуаций. Суть ее состоит в том, что каждая ситуация, в которой оказывается менеджер; может быть сходной с другими ситуациями. Однако ей будут присущи уникальные свойства. Задача менеджера в этой ситуации, состоит в том, чтобы проанализировать все факторы в отдельности и выявить наиболее сильные зависимости (корреляции).

С точки зрения экономики организаций наиболее существенные в научно-методическом плане результаты были получены в рамках ситуационного подхода. Суть ситуационного подхода состоит в том, что формы, методы, системы, стили управления должны существенно

варьироваться в зависимости от сложившейся ситуации, т.е. центральное место должна занимать ситуация. Это конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время. Другими словами, суть рекомендаций по теории системного подхода состоит в требовании решать текущую, конкретную организационно-управленческую проблему в зависимости от целей организации и сложившихся конкретных условий, в которых эта цель должна быть достигнута. Пригодность различных методов управления определяется ситуацией.

Ситуационный подход внес большой вклад в развитие теории управления. Он содержит конкретные рекомендации, касающиеся применения научных положений к практике управления в зависимости от сложившейся ситуации и условий внешней и внутренней среды организации. Используя ситуационный подход, менеджеры могут понять, какие методы и средства будут наилучшим образом способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

Системно-ситуационный подход в управлении это сочетание двух подходов: системного и ситуационного.

При системном подходе любая система (объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая выход (цель), вход, связь с внешней средой, обратную связь. В системе "вход" перерабатывается в "выход".

Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется конкретной ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой фирме, так и во внешней среде, не существует единого лучшего способа управлять объектом. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации, максимально адаптирован к ней.

Системный подход предполагает рассмотрение организации руководителями как совокупности взаимозависимых элементов, ориентированных на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

Теория систем в управлении впервые применили в конце 1950-х годов. Системный подход в управлении следует рассматривать не как набор строгих предписаний, инструкций, а как особый способ мышления руководителей.

Вообще, система представляет собой совокупность связанных между собой объектов, которые являются сложным единством, целым составляющих частей, расположенных упорядоченно в соответствии с законом, схемой, планом.

Любая организация – есть система, которая функционирует в более сложной системе – некотором социально-экономическом пространстве (районе, городе, регионе, государстве и т.д.). Далее организации стали рассматривать как социотехнические системы. Позже организации стали рассматриваться как социально-экономические системы (СЭС).

Социально-экономическая система – это любое социально-экономическое образование, обладающее определенной свободой выбора форм деятельности и представляющее собой единую организационную структуру, элементы которой взаимосвязаны и совместно функционируют для достижения общих целей. Это искусственные системы, созданные и управляемые людьми.

Из общей теории систем наиболее важны следующие положения:

- целое не является простой суммой составных частей, поскольку систему можно рассматривать как единство;

- системы рассматриваются как закрытые, или как открытые в зависимости от возможности обмена и взаимодействия с внешней средой;

- системы имеют границы (жесткие и нежесткие), благодаря которым систему и выделяют как единство и целостность;

- закрытые системы подвержены энтропии (вырождению), открытые, как правило, не подвержены, поскольку имеются входы из внешней среды (вход = выход + внутреннее потребление);

- система стремится к равновесию (покою). Устойчивое состояние (динамический гомеостаз) всегда предусматривает движение;

- обязательное условие существования системы – наличие обратной связи, т.е. поступление информации о выходе и внутреннем состоянии системы. Обратная связь – инструмент управленческого контроля;

-любая система является подсистемой более крупных систем и имеет свои подсистемы. Причем процесс иерархической структуризации бесконечен;

- все открытые системы стремятся к нарастанию усложненности и дифференциации;

- открытым системам присуще свойство эквифинальности, т.е. возможность системы приходить в некоторое состояние, определяемое лишь ее структурой, независимо от начального состояния и изменения среды. Изменения внутри системы обеспечиваются изменением входов, соответствующих структуре системы.

Кроме того, с практической точки зрения важно знание и понимание следующих основных свойств СЭС:

1) Целостность системы порождает при членении элементы системы. Целостность проявляется в результате взаимодействия отдельных элементов системы. Характеристикой целостной системы являются: относительная независимость от окружающей среды, т.е. способность сохранять качественную определенность и свойства; структура как совокупность элементов и связей, определяющих внутреннее строение и организацию объекта как целостной системы. Причем структура образуется в результате декомпозиции системы, определяемой свойствами системы, а не волей исследователя.

2) Бесконечность – невозможность полного познания и всестороннего представления конечным числом качественных и количественных характеристик. СЭС может быть представлена бесконечным множеством структурных и функциональных инвариантов, отражающих политические, социальные, экономические, культурные, научно-технические, экологические, демографические, психологические и др. стороны жизни.

3) Непрерывность функционирования. Система существует до тех пор, пока функционирует.

4) Способность к саморазвитию (эволюция). Внутренним источником саморазвития являются противоречия.

Развитие связано с усложнением системы, т.е. с увеличением ее внутреннего многообразия. Искусственное ограничение многообразия ведет к застою в развитии и в конечном итоге к деградации системы.

5) Целенаправленность. С помощью целенаправленного управления разрешаются возникающие противоречия и несоответствия во внутренней среде и в отношениях с внешней средой системы.

6) Устойчивость – способность сохранения качественной определенности при изменении структуры системы и функций ее элементов. Устойчивость обеспечивается применением двух форм механизма адаптации: дифференциации (стремление системы к структурному и функциональному разнообразию элементов, которое обеспечивает условия возникновения и разрешения противоречий и способность системы к адаптации, т.е. больше разнообразия – выше устойчивость) и лабильности (подвижности функций элементов при сохранении устойчивости структуры системы в целом).

7) Принципиальная неопределенность развития СЭС, заложенная в ее природе.

8) Неполная наблюдаемость процессов функционирования СЭС, т.к. многие явления неизмеримы количественно, а только косвенно и качественными категориями, а также имеет место запаздывание информации об интересующих процессах.

Управление также рассматривается как система, но система знаний, доктрин, методов и функций, теорий и т.д. взаимосвязанных между собой.

Честер И. Барнард впервые стал рассматривать управление как систему: «Управление – это кооперированная система, включающая физические, биологические, социальные и психологические элементы».

Управление имеет характер открытой системы, поскольку очевидно влияние важных элементов и сил других систем.

Системный подход означает, что нельзя подходить ни к одному элементу, явлению или проблеме без учета его последующих взаимодействий с другими элементами и явлениями.

Система управления в общем случае состоит из трех элементов:

- объект управления – предмет, процесс, явление, относительно которого осуществляется управление;

- субъект управления – человек, который оказывает управленческое воздействие на объект управления;

- обратная связь.

Производство – это система, которая включает подсистемы:

- техника – совокупность средств человеческой деятельности, направленная для обслуживания производственных и непроизводственных потребностей;

- технология – учение о мастерстве – совокупность методов получения, изменения, изготовления сырья, материалов или полуфабрикатов в процессе производства;

- рабочая сила – способность человека к труду – совокупность физических и духовных сил, применяемых им в процессе производства.

В качестве объекта управления в организации может выступать (и как правило, выступает) производство. Схематично производство как объект управления представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 – Система производства как объект управления (управляемая подсистема) ¹

Управление как процесс представляет собой совокупность функций управления – систему, состоящую из управляющих воздействий. Функции управления могут быть как общие (планирование, организация, мотивация, контроль и координация), так и частные, касающиеся деятельности в конкретных областях на предприятии (технической, технологической, трудовой, финансовой, социальной), т.е. в соответствии со структурой объекта управления.

Исходя из этого можно представить функциональное строение системы управления производством (по трудам канд. экон. наук, профессора В.Г. Чуркина).

Подводя итоги, следует отметить очевидные основные преимущества системного подхода, а именно:

1) возможность интегрировать различные школы и направления в теории и практике управления на основе теории систем;

2) возможность определения факторов и последствий взаимодействия

элементов системы друг с другом.

Системный подход также имеет ряд недостатков, а именно он не дает возможности руководителю:

1) конкретно выявить основные элементы системы, влияющие на функции управления;

2) определить, что во внешней среде влияет на управление, и как внешняя среда влияет на результаты деятельности организации.

В настоящее время одной из основных проблем управления является придание системности всем социально-экономическим процессам, протекающим в организациях и, по возможности, вне ее.

Проблемы применения системного подхода успешно разрешаются посредством использования ситуационного подхода, который концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций и позволяет расширить применение теории систем путем подбора наиболее подходящих методов управления в данной ситуации.

Ситуационный подход это логическое продолжение системного подхода и также представляет собой не набор предписаний и руководств, а особый способ мышления руководителей об организационных проблемах и их решениях. Ситуационный подход надо отличать от метода ситуаций (case-метод).

В основе ситуационного подхода лежит понятие ситуации.

Ситуация – это конкретный набор обстоятельств, которые влияют на организацию в данное конкретное время.

Мери Паркер Фоллет сформулировала “закон ситуации”: “Различные ситуации требуют различных типов знаний”, а Ральф Стогдилл в 1948 г., развивая методологию ситуационного подхода, писал: “ситуация по большей части определяет, какие черты необходимы лидеру”.

Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.

Методология ситуационного подхода может быть представлена как четырехшаговый процесс:

1) знание средств управления, которые доказали свою эффективность в прошлом;

2) Предвидение вероятных последствий (как положительных, так и отрицательных) от применения какой-либо методики или концепции;

3) Правильная интерпретация ситуации, т.е. определение наиболее важных в данной ситуации факторов и наиболее вероятного эффекта от изменения какого-либо фактора;

4) Достижение целей организации наиболее эффективным путем за счет увязывания конкретных приемов, которые вызывали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы минимум недостатков, с конкретными ситуациями.

Таким образом, «лучшего способа управления не существует».

Различают четыре модели ситуационного подхода к стилю управления: 1) модель Фидлера; 2) модель «Путь – Цель» Митчела и Хауса; 3) теория жизненного цикла (Херси и Бланшар); 4) модель принятия решений руководителем Врума – Йеттона.

Модель Фидлера, в которой рассматриваются различные ситуации в организации взаимоотношений между руководителем и подчиненными в зависимости от изменения факторов, влияющих на поведение руководителя, таких как: отношения между руководителем и членами коллектива (лояльность, доверительность, симпатия и т.д.), структура задачи (структуризация, четкость постановки, привычность и т.д.), должностные полномочия (объем законной власти, уровень поддержки формальной организацией и т.д.).

Модель «Путь – Цель» Митчела и Хауса имеет в своей основе элементы модели Фидлера и теории ожидания В. Врума. Рассматривается зависимость «усилие – производительность - результаты - вознаграждение - ощущаемая ценность вознаграждения для подчиненного». В модели представлены результаты исследования роли руководителя в достижении целей организации через достижение цели подчиненных.

В этой модели выделяют два ситуационных фактора: а) личные качества подчиненных, включающие структуры активных потребностей; степень уверенности в способности влиять на внешнюю среду.

Чем ниже степень уверенности, тем выше склонность к авторитарному или инструментальному стилю руководства; б) требования внешней среды, определяющие характер задачи. От этих факторов зависит выбор стиля руководства группой.

Теория жизненного цикла (Херси и Бланшар), суть которой состоит в том, что стиль руководства зависит от зрелости исполнителей, т.е. от способности нести ответственность за свое поведение, от желания достичь поставленные цели, от образования, опыта в отношений конкретной задачи.

Зрелость изменяется в зависимости от содержания и характера задачи. Следовательно, изменяется и стиль руководства на основе субъективной оценки руководителем зрелости подчиненных.

В модели принятия решений руководителем Врума–Йеттона, в основе которой положена зависимость стиля руководства от степени участия подчиненных в процессе принятия решений, рассматриваются пять стилей руководства, применение которых определяется содержанием ситуацией или характером проблемы.

Необходимо подчеркнуть, что теории ситуационного подхода подтверждаются на практике частично, что указывает на неучет некоторых факторов.

Оптимального стиля руководства в принципе не существует, иначе, это стиль, ориентированный на реальность, предполагающий адаптацию различных стилей под ситуацию и под руководителя.

1.2 Факторы, влияющие на эффективность применения системно-ситуационного подхода в управлении

Эффективность и качество управленческого решения определяется, прежде всего, обоснованностью методологии решения проблем, т.е. подходов, принципов, методов.

В первую очередь, в качестве фактора, влияющего на эффективность применения системно-ситуационного подхода в управлении, можно назвать тип организационной структуры и их характеристики.

В зависимости от типа организационные структуры делятся на: органическую, предпринимательскую, бюрократическую и партиципативную.

В них различаются такие характеристики, как: 1) направление организации, т.е. организация направляется: согласием с общей идеей, либо свободной инициативой, либо сильным руководством или всесторонними обсуждениями; 2) проблемы решаются на основе: исходного согласия с целями и задачами, индивидуального творчества, ясного и сосредоточенного продумывания, открытого взаимодействия; 3) лидерство основывается на: разделяемых взглядах о направлении общего движения, наличии авторитета и признания, власти и положении, содействии контактам и сотрудничеству; 4) с хроническими проблемами справляются с помощью непридания им значения и отказа от обсуждения, поиска новых творческих подходов, укрепления руководства и следования правилам, более напряженной дискуссии и выработки способов решения; 5) повседневная работа: осуществляется при минимальном вмешательстве в нее, выполняется и видоизменяется каждым по-своему, зависит от неизменности курса и активности руководства, постоянно перепроверяется для большего совершенства; 6) функции и ответственность: реализуются почти с автоматической точностью, получаются такими, какими их делают люди, предписываются и закрепляются, разделяются и сменяются по необходимости; 7) желания и интересы отдельных людей: оцениваются по степени их согласованности с целями организации, считаются более важными, чем интересы организации, подчиняются интересам организации, согласуются с интересами организации путем договоренностей; 8) руководство: задает контекст и цель, сводя к минимуму остальное вмешательство, дает людям возможность делать так, как они считают нужным, определяет лидеров и возможные направления развития, действует как катализатор группового взаимодействия и сотрудничества; 9) разногласия и конфликты: отражают факт расхождения с общими целями и задачами, являются продуктивным выражением индивидуальных особенностей и различий, угрожают стабильности организации и мешают работе, считаются жизненно необходимыми для эффективного решения проблем; 10) коммуникации (общие): ограничены и несущественны, меняются по интенсивности и непредсказуемы, формальны и подчиняются правилам, открыты и насыщенны; 11) информация и данные: расцениваются как совместное знание, которое не нужно выносить вовне, используются для достижения индивидуальных достижений, контролируются и доступ к ним ограничен, оцениваются и распределяются открыто.

В зарубежной литературе выделяют пять типов управленческих форм и соответствующие им рычаги управления и области целеопределения (табл.1).

Таблица 1. Индикаторы типов организационных культур¹