Оформление управленческих документов

1.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1.ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ

1.2.БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

1.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1.4.ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

2. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕCКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1.ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.1.1. Устав.

2.1.2. Должностные инструкции.

2.1.3.Положение

2.1.4. Штатное расписание.

2.1.5.Структура и штатная численность.

2.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.2.1.Приказ

2.2.2.Выписка из приказа

2.2.3.Распоряжение

2.2.4.Указание

2.2.5.Постановление

2.2.6.Решение

2.3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.3.1.Акт

2.3.2.Протокол

2.3.3.Докладная записка

2.3.4.Объяснительная записка

2.3.5.Служебная записка

2.3.6.Письмо

2.3.6.1.Сопроводительное письмо

2.3.6.2.Письмо-приглашение

2.3.6.3.Информационное письмо

2.3.6.4.Письмо-извещение

2.3.6.5.Рекламное письмо

2.3.6.6.Письмо-подтверждение

2.3.6.7.Письмо-напоминание

2.3.6.8.Гарантийное письмо

2.3.6.9.Письмо-претензия

2.3.6.10.Письмо-ответ

2.3.6.11.Письмо иностранному партнеру.

2.3.7.Справка

2.3.8.Доклад

2.3.9.Телеграмма

2.3.10. Международные телеграммы

2.3.11. Телефонограмма

2.3.12. Факс

2.4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.

2.4.1. Приказ по личному составу.

2.4.1.1. Выписка из приказа.

2.4.2. Заявление.

2.4.3. Трудовой контракт

2.4.4. Трудовая книжка

2.4.4.1. Вкладыш к трудовой книжке

2.4.4.2. Дубликат трудовой книжки

2.4.4.3. Внесение изменений в записи трудовой книжки

2.4.4.4. Выдача трудовой книжки при увольнении

2.4.4.5. Учет трудовых книжек

2.4.5. Личное дело

2.4.5.1.Автобиография

2.4.5.2.Резюме

2.4.5.3.Характеристика

2.4.5.4.Личный листок по учету кадров

2.4.5.5.Анкета

2.4.5.6.Дополнение к личному листку

2.4.6.Личная карточка

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

Конечно же, в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка сотрудников документационной службы структурного подразделения сводится главным образом к освоению технических навыков - стенография, машинопись и т.п., и важно грамотно их оценить. Как правильно разработать, внедрить и обеспечить функционирования единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией, спланировать, организовать и совершенствовать деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществить контроль за состоянием делопроизводства в организации, принять меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сократить их количество и оптимизировать документопоток организации?

Надеемся, что наша курсовая работа поможет в решении данных вопросов.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований(1).

01-Государственный герб Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской Федерации;

03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-код формы документа;

06-наименование организации;

07-справочные данные об организации;

08-наименование вида организации;

09-дата документа;

10-регистрационный номер документа;

11-ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12-место составления или издания документа;

13-гриф ограничения доступа к документу;

14-адресат;

15-гриф утверждения документа;

16-резолюция;

17-заголовок к тексту;

18-отметка о контроле;

19-текст документа;

20-отметка о наличии приложения;

21-подпись;

22-гриф согласования документа;

23-визы согласования документа;

24-печать;

25-отметка о заверении копии;

26-отметка об исполнителе;

27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28-отметка о поступлении документа в организацию;

29-идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

1.1.ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ

Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов(2) бумаги.

Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствие с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-69 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные формы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего деления большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда - А, Б, В (табл. 1.).

Таблица 1. Потребительские форматы бумаг (мм).