Документы в процессе управления

Студенты, изучающие дисциплину «Документирование управленческой деятельности», выполняют домашнее задание по соответствующим вариантам.

Цель выполнения домашнего задания:

– закрепить и проверить теоретические знания, полученные студентом в процессе лекционных занятий, а также самостоятельного изучения учебного материала;

– показать на практике умение применять основные положения государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– получение навыков подготовки и оформления личных документов, бланков распорядительных документов, распорядительных документов и информационно-справочных документов.

Домашнее задание включает 7 вариантов. Номер варианта выбирается в соответствии с номером фамилии студента по списку и выдается преподавателем. Домашнее задание, выполненное не по своему варианту, возвращается студенту без рецензирования.

Приступая к выполнению домашнего задания, студенту необходимо в полном объеме ознакомиться с программой курса по разделам, рекомендуемой литературой, просмотреть конспекты прослушанных лекций.

При оформлении домашнего задания необходимо руководствоваться следующими требованиями:

1. Домашнее задание выполняется на листах формата А4 с использованием персонального компьютера. При оформлении домашнего задания необходимо руководствоваться следующим. Текст работы печатается шрифтом Times New Roman, размер шрифта – 14 (нормальной жирности) с использованием полуторного межстрочного интервала, поля: левое – 20 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм, верхнее – 20 мм. Домашнее задание выполняется на одной стороне листа. Страницы работы следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту. Номер страницы проставляется вверху – по центру страницы – без точки в конце. Титульный лист включается в общую нумерацию страниц, но номер страницы на нем не проставляется.

2. На титульном листе указывается: название университета, факультета и кафедры; номер варианта домашнего задания по курсу «Документирование управленческой деятельности»; фамилия и инициалы студента, курс, группа; фамилия и инициалы преподавателя, проверяющего домашнее задание.

1. Требования к оформлению документов по личному составу

Важнейшими вопросами распорядительной деятельности органов управления фирмами являются подбор и расстановка кадров, прием граждан на работу, перевод на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. К ним относятся: приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие – на руководителей и ведущих специалистов. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии и все остальные документы, появляющиеся в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Как правило, в личное дело входят следующие документы:

• внутренняя опись документов дела;

• дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

• личный листок по учету кадров (анкета);

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

• характеристики или рекомендательные письма;

• заявление о приеме на работу и (или) трудовой контракт;

• копия приказа о назначении на должность.

В необходимых случаях в личное дело включаются: список научных трудов и изобретений; выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и другие документы. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие основные анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии).

Личные дела имеют длительный срок хранения. Все содержащиеся в них документы должны располагаться в хронологическом порядке. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководителя организации. Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток также с разрешения руководителя.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется акт. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения.

Рассмотрим более подробно некоторые документы личного дела.

Заявление. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки или на бланке с трафаретным текстом, в который работником могут быть внесены дополнения. При написании этого документа не рекомендуется употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Реквизиты заявления:

· адресат

· дата

· заявитель

· адрес заявителя

· наименование вида документа (заявление)

· текс

· подпись

Заявление является основанием для издания приказа о приеме на работу.

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно. В произвольной форме, без исправлений, в одном экземпляре. В хронологической последовательности.

Реквизиты автобиографии:

· наименование вида документа

· текст

· дата

· подпись

В тексте указываются: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование (где, когда учился, в каком заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, сведения о ближайших родственниках (мать, отец, брат, сестра). Домашний адрес.

Резюме – составленный по определенным правилам набор сведений о претенденте на работу.

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Поскольку на основании этого документа фирмы производят предварительный отбор кандидатов на вакантные должности или создают базу данных претендентов, его составлению и оформлению следует уделять особое внимание.

Реквизиты резюме:

· наименование вида документа;

· дата документа;

· фамилия, имя, отчество;

· почтовый адрес претендента;

· телефон;

· дата и место рождения;

· гражданство;

· семейное положение;

· текст;

· подпись

Текст резюме излагается по разделам.

Цель. Указывается место, на которое претендует составитель.

Образование. Сначала указывается высшее: какой вуз и когда закончили, полученная специальность. Затем перечисляются в обратном хронологическом порядке другие виды образования до года окончания школы.

Опыт работы (трудовая деятельность). Перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы – в обратном хронологическом порядке. Если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также отнести эту информацию к этому разделу.

Дополнительные сведения. Может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д.

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформление резюме произвольное. Его следует печатать на бумаге хорошего качества. Резюме рассылается на фирмы почтой (электронной почтой) или по факсу.

Характеристика (рекомендательное письмо) – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляют администрация и общественные организации (если они есть) предприятия, по просьбе работника или по запросу других организаций.

Реквизиты характеристики:

· адресат

· наименование вида документа (характеристика)

· дата документа

· заголовок к тексту

· текст

· подпись

· печать

Текст пишется от третьего лица, как правило, состоит из следующих частей:

– вводной, где указываются фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

– основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками;

– завершающая часть оформляется если не указан адресат и содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики («характеристика выдана для представления в…»)

Подписывает характеристику руководитель фирмы, подразделения, ведущий специалист. Если характеристика утверждается общественной организацией или трудовым коллективом, то делается ссылка на дату и номер протокола заседания, собрания. Подпись заверяется печатью. Характеристика составляется в двух экземплярах.

2. Требования к бланкам документов

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выведен при распечатке конкретного документа.

Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов. При изготовлении бланков используют два стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Бланки документов должны иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах:

· продольном – в этом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

· угловом – при угловом расположении реквизиты занимают площадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции. На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационныйномер и дату документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

В организации обычно применяется три вида бланков

- бланк письма;

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документа.

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк письма и общий различаются набором реквизитов.

Максимальный набор реквизитов и отметок для реквизитов на бланках: