Применяемые Финансовые Информационные Системы (ФИС)

Двумя самыми важными тенденциями современности можно считать рост глобализации бизнеса и увеличение возможностей компьютерных технологий.

Глобализация бизнеса характеризуется такими факторами, как:

1) совершенствование системы перевозок и коммуникаций, которые уменьшили стоимость грузовых перевозок и сделали более действенными международные торговые операции;

2) возрастающее политическое давление потребителей, которые хотят иметь высококачественную продукцию по низким ценам, с целью защиты, продукции отечественного производства, которое имеет низкое качество но дорого стоит;

3) постоянное совершенствование технологии производства, требует затрат на разработку новой продукции, поэтому возрастает и объем этой продукции, в связи с необходимостью предприятий покрыть затраты и быть конкурентоспособными;

4) в мире существуют международные фирмы, которые могут переносить производство в любую точку, где затраты производства самые низкие.

Результатом действующих факторов стала необходимость производства и продажи в глобальных масштабах с целью выживания. Сервесные (обслуживающие) компании, включая банки, рекламные агенства и фирмы, которые выполняют бухгалтерский учет и отчетность, также вынуждены “шагать по земному шару”, чтобы лучше обслуживать своих клиентов, если они функционируют во всем мире. Например, Всемирный Банк, Internet, SWIFT.

Постоянный прогресс в развитии ЭВМ и технических средства связи существенно изменили методы принятия решений по финансовым вопросам.

Сегодня система управления финансами включает в себя:

1) принятие управленческих решений относительно выбора активов и пассивов так, чтобы максимизировать прибыльность предприятия (фирмы).

2) ограничение вмешательства государства (дерегулирование) в деятельность кредитнофининсовых учреждений, вследствие чего появились тенденции к образованию больших, многоотраслевых, обслуживающих отрасли экономики финансовых корпораций.

3) ошеломляющий рост масштабов использования компьютеров для управления финансов, применение других электронных средств.

4) возросла роль мировых рынков и финансовых операций.

5) инфляция и последствия ее влияния на принятие деловых решений.

Для принятия правильных решений по финансовым вопросам, компании создают единую информационную сеть в масштабах своего предприятия (локальные ИС), подключаться к корпоративным сетям, глобальным. Например таким, как – Корпоративная сеть банка «Украина», глобальная сеть – SWIFT. Следовательно специалисты по управлению финансами имеют возможность доступа к фактическим данным, которые основываются на достоверной базе данных, как следствие возрастает количественный и качественный анализ финансового состояния фирмы, при принятии альтернативных решений.

Учитывая, что функционирование украинских предприятий, всех форм собственности, сопровождается:

- постоянно меняющимися экономическими и правовыми условиями;

- возрастанием конкуренции;

- уменьшением прибыльности;

- относительной стабилизацией основных, материальных и макроэкономических решений;

Финансовые информационные системы должны включать и правовые и законодательные нормы, иметь доступ к системам регистрации, связь с банковскими системами, фондовыми биржами.

Тенденции, изложенные выше, значительно изменили роль финансового менеджмента (системы управления финансами), а также необходимость создания автоматизированных систем управления. Если раньше специалисты по маркетингу планировали объем продажи товаров и услуг, ИТП (инженерно-технический персонал) определял объем ресурсов, необходимых для выполнения плановых заданий, а специалисты по управлению финансами, искали фонды для закупки необходимых производственных мощностей и товарно-материальных запасов. Теперь такой ситуации не существует. Создание интегрированных финансовых информационных систем (ФИС) повлекло за собой принятие решений с большей степенью координации всех заинтересованных лиц, а финансовые службы непосредственно отвечают за функции проверки и контроля использования ресурсов, широко используя при этом последние достижения в информационной технологии.

Бухгалтерские информационные системы.

Многие предприятия в условиях рынка рассматривают информацию в ка­честве ценного ресурса, который следует хранить, использовать и защищать как любой другой вид собственности. В целях получения информации, необ­ходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие создает бухгалтерскую информационную систему. Она рассмат­ривается как существенный инструмент управления работой предприятия в рыночных условиях. БУИС служит связующим звеном между хозяйствен­ной деятельностью и людьми, принимающими решения (рис. 1). В ней осу­ществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности яв­ляются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих ре­шения, - выходом из нее. Главная цель функционирования БУИС на пред­приятии - обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов. Некоторые предприятия также ис­пользуют нефинансовую информацию. В этом случае на предприятии созда­ется экономическая информационная система, которая состоит из взаимосвя­занных подсистем, обеспечивающих управленческий аппарат необходимой информацией. При этом бухгалтерская подсистема является наиболее важ­ной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации о состоянии объекта управления и направлении ее во все подразделения пред­приятия, а также заинтересованным лицам вне его.

БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую пол­ную картину хозяйственной деятельности предприятия,. В настоящее вре­мя в условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтер­ского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если со­всем недавно ее основным пользователем были органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация является основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его, Прежде всего она предоставляет количественные данные, необходимые для выполнения таких функций управления производственной и коммер­ческой деятельностью предприятия, как планирование, контроль и анализ

Для этапа планирования бухгалтер должен предоставить информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ре­сурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет. Если нет, то по каким причинам это произошло. По результатам анализа принимаются решения относи­тельно совершенствования системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации являются руко­водство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации определяются чистая прибыль предприятия за последний отчетный пери­од, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денеж­ных ресурсов, соотношение чистых активов (И уставного капитала, наибо­лее прибыльные направления деятельности, себестоимость производимой продукции.

Рис. 1. Схема управления предприятием в условиях использования БУИС

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информации. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и ин­спектора налоговых служб. Акционерам и инвесторам важно знать, на­сколько эффективно и прибыльно используется собственный капитал вла­дельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем сле­дует уменьшить, может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы о необходимости ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами. В этой связи бухгалтерская ин­формация все в большей степени становится связанной с технико-эконо­мическим обоснованием и с бизнес планированием при привлечении ин­вестиций. Для покупателей продукции важны соответствие рекламы пред­приятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Государственные службы интересуются полнотой и правильностью определения прибыли и исчисления налогов, соблюдением антимонопольного и валютного за­конодательства.

При принятии решений следует учитывать, что бухгалтерская инфор­мация является в известной мере приблизительной, а не абсолютно точ­ной. В этой связи проблема толкования и правильного использования ин­формации ложится и на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера. Бухгалтер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой. Достоверность показывает, что информация полностью отражает хозяйственные процессы на предприятии, легко про­веряема и не выражает интересы какого-либо конкретного лица. Значи­мость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезной при составлении планов, основанной на обратной связи и посту­пать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались предыдущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, полученные от использования учетной информа­ции, должны быть больше произведенных на нее затрат.

Чтобы бухгалтерская информация достаточно однозначно восприни­малась теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять определенным требованиям.

Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. Т.е. нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета, иначе пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой формы учета должны быть веские основания. Такие изменения могут происхо­дить в том случае, если они совмещены с началом нового учетного перио­да (года).

Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существен­ной. Не следует терять время на учет незначительных факторов. Т.е. если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, учет необходимо упростить. Каждое предприятие выбирает свой уровень су­щественности учета. Так, в зависимости от того, какое значение прида­ется объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам (ОС), а в другом - к малоценным и быстроизнашивающимся пред­метам (МБП) и сразу списан на затраты.

В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консерватив­ной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтер­ском учете не всегда Является однозначным, необходимо выбирать оцен­ку, которая менее оптимистична, т. е. следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Это обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли.

В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум сведений, которые необходимы пользователю.

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработ­ки экономической информации, так и специфические. К общим принци­пам построения и функционирования БУИС относят принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономич­ности, совместимости.

Принцип первого лица определяет право принятия окончательного ре­шения и порядок ответственности на различных уровнях управления.

Принцип системного подхода предполагает в процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управле­ния им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объ­екта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает одно­кратный ввод информации в систему и многократное ее использование, един­ство информационной базы, комплексное программное обеспечение.

Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, кото­рая обеспечивается с помощью различных способов, например дублиро­вания структурных элементов системы или их избыточности.

Принцип непрерывного развития системы требует возможности ее рас­ширения без существенных организационных изменений.

Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой БУИС не должны превышать расходы на нее.

Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС бу­дет учитывать организационную структуру предприятия, а также интере­сы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет, при ус­ловии подготовленности их к работе в этой системе.

Для БУИС свойственны и специфические черты. Так, в БУИС осуще­ствляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтер­ского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них вы­полняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных принципов лю­бой системы управления. Однако только решив задачи бухгалтерского уче­та, можно осуществить обратную связь. БУИС - единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

Кроме того, для БУИС характерным является возможность автоматиза­ции обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с про­цесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета).

При этом БУИС могут использовать помимо традиционных форм уче­та еще и новую автоматизированную форму учета, которая полностью от­вечает основным требованиям применения вычислительной техники и принципам бухгалтерского учета и отчетности. БУИС, являясь системой поддержки принятия решений бухгалтером, обеспечивает функцию учета при управлении объектом (промышленным предприятием, учреждением, ор­ганизацией и пр.).

Проблема автоматизации бухгалтерского учета на крупных предпри­ятиях остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Это связано прежде всего с необходимостью сбора и переработки значи­тельных объемов информации и своевременной выдачи результатов для их анализа и принятия управленческих решений.

В эпоху больших вычислительных машин были созданы первые БУИС для крупных промышленных предприятий. Это позволило централизовать обработку учетной информации. Экономические перемены в Украине, а также появление ПЭВМ привели к почти полному исчезновению разрабо­ток такого класса. Широкое распространение получила децентрализован­ная обработка учетной информации. Использование ПЭВМ приблизило источник информации к пользователю этой информации - бухгалтеру, минуя посредников (вычислительные центры, отделы предприятий по подготовке информации и др.), а также привело к созданию на базе ПЭВМ автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМБ). Появилась возмож­ность автоматизации всех процедур по обработке учетной информации непосредственно на рабочем месте.

В настоящее время для новых потребителей БУИС - менеджеров круп­ных предприятий в условиях рынка важны не только автоматизация учет­ных задач, но и возможность повышения эффективности управления пред­приятием, сохранение финансового равновесия, получение стабильной прибыли. В этой связи БУИС крупного предприятия должна обеспечивать:

• автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерско­го учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также внутреннего аудита;

• получение оперативной, постоянно меняющейся информации о те­кущем состоянии дел на предприятии. Такой режим важен, например, для крупных промышленных предприятий, стремящихся более эффективно использовать свои ресурсы; для крупных торговых домов, которые могут терпеть убытки в случае, если информация о движении и наличии товаров и иных средств не обновляется в течение короткого времени, а также для других предприятий, где происходит постоянное движение больших объ­емов средств. Основной акцент при этом должен быть сделан на получе­нии оперативных аналитических отчетов и сводок по использованию вло­женных финансовых ресурсов;

• возможность консолидированного управления и получения консо­лидированных финансовых отчетов. Крупные предприятия могут иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, финансы такого предпри­ятия могут принадлежать группе собственников. Поэтому актуальным яв­ляется наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из Центра.

БУИС крупного предприятия, отвечающую данным требованиям, це­лесообразно создавать на основе комплекса АРМ учетных работников, действующих в сети с централизованным управлением.

Изучение и обобщение зарубежной и отечественной теории и практи­ки показали, что на крупных предприятиях бухгалтерский учет организу­ется по двухуровневой системе управления - управленческий и финансо­вый учет. При этом информация ориентирована исключительно на поль­зователя.

Управленческий учет оперирует показателями себестоимости, затра­тами подразделений, выявляет результаты проведенных операций по от­ветственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям.

Сметы, нормативы, калькуляции, оптимальные соотношения затрат и ре­зультатов - объекты управленческого учета. Его аналитические данные используются для управления операциями, отделами, бригадами подраз­делениями.

Информация управленческого учета имеет четко выраженную внут­реннюю направленность. Она используется производственным, управ­ленческим персоналом, дирекцией для внутрихозяйственного управле­ния и зачастую настолько конфиденциальна, что считается коммерческой тайной.

Финансовый учет направлен на обобщение, синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за некоторый период, обобщать активы и пассивы предприятия в форме отчетного ба­ланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние пред­приятия.

Информация финансового учета широко используется внешними по­требителями - инвесторами, кредиторами и другими организациями и предприятиями. Она необходима также и управленческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, членам правления для принятия финансовых решений, планирования и прогнозирования экономики пред­приятия, экономического анализа информации.

Финансовый учет регламентируется общими для всех правилами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Досто­верность финансовой отчетности подтверждается независимым специа­листом - аудитором.

Финансовый и управленческий учет - это самостоятельные, но взаи­мосвязанные подсистемы бухгалтерского учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации. Нецелесо­образно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно". Они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обме­на информацией.

Первичный учет представляет собой систему сбора, измерения, реги­страции, накопления, хранения информации, а также передачи ее для даль­нейшей обработки. Информация первичного учета обеспечивает обратную связь в БУИС, а значит, и для управленческого, и финансового учета, а также для всех других подсистем, использующих первичную информа­цию при подготовке и принятии управленческих решений.

В этой связи при создании БУИС на крупном предприятии первичный учет следует также выделить в отдельную подсистему.

На крупном предприятии обработка учетной информации с помощью БУИС ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, управлен­ческому и финансовому учету (рис.16). На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации соз­даются АРМ экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаи­модействующие между собой.

Применение АРМ для обработки данных непосредственно на рабо­чих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает мини­мальное использование бумажных носителей, достоверность и полноту информации.

Рис. 2. Схема взаимосвязи и распределения АРМ по уровням учета в БУИС на крупном предприятии

АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции (ГП), табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляются непрерывная регистрация и обработка хозяйствен­ных операций (по учету материальных ценностей (МЦ), основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчет­ных операций, готовой продукции и ее реализации), а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием и анализом, а также внутренним аудитом.

При выделении участков необходимо учитывать, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям:

• располагать своим набором хозяйственных операций и проводок;

• иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, под­множество плана счетов;

• иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчет­ные формы.

Также необходимо учитывать конкретные условия, сложившиеся на предприятии, и особенности учетной политики.

Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представля­ет собой открытую модульную систему, для которой характерна возмож­ность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Сопоставимость информации раз­личных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда норматив­но-справочной информации (НСИ).

В зависимости от используемых средств организационной или вычис­лительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться двумя способами:

1) с помощью магнитных носителей (дисков);

2) по каналам связи при наличии сети, а также посредством электрон­ного обмена данными через шлюзы модемной связи.

Первый способ обеспечивает ведение учета по отдельным участкам каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния данных, получаемых на различных участках (файлов проводок).

Второй способ наряду с ведением бухгалтерского учета по всем уча­сткам позволяет получать оперативную информацию о текущем состоя­нии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, находящиеся на первом уровне (первичный учет), связа­ны с АРМ второго уровня (управленческий учет) электронной почтой че­рез модемы. АРМ второго и третьего (финансовый учет) уровней взаимо­действуют в сети через каналы связи. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совер­шения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень преду­сматривает переработку исходной информации , получение результирую­щих данных и в автоматизированном режиме передачу их на более высо­кий уровень.

На первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работни­ков, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопле­ние и частичная обработка первичной информации, возникающей в про­изводственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, скла­дах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету ма­териальных ценностей, ведению табельного учета и учету готовой про­дукции на складе.

Полученные на каждом участке результирующие данные на основе модемной связи поступают на второй уровень- управленческий учет, который характеризуется трудоемкими ручными операциями, а так­же большими объемами учетных номенклатур. На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная по электронной почте с нижнего уровня, регистрируются и группируются в системе синтетиче­ских и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйствен­ных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных опе­раций отражаются в различных учетных регистрах. На втором уровне функ­ционирует группа АРМБ (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансо­во-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Она формирует результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде фай­лов бухгалтерских проводок.

Эта информация передается на более высокий третий уровень обработки данных - финансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита.

С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета.

АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает финансовый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую инфор­мацию для принятия решений, а также предоставлять руководству опера­тивную информацию. К такой информации относятся показатели себестои­мости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности, различные экономические показатели, ди­намика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать изменения в систе­ме бухгалтерских стандартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабатывать предложения по учетной политике, регу­лированию издержек и рациональному построению инвестиционной по­литики, осуществлять налоговое планирование.

В целом данные финансового учета используются в планировании и прогнозировании экономики предприятия, в финансовом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия.

В результате функционирования такой БУИС формируются объективные данные, которые необходимы руководству для принятия решений. Эти реше­ния влияют на сохранение финансового равновесия, на выбор наиболее эф­фективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли -и рентабельности в условиях рынка. На крупном предприятии обработка учетной информации ве­дется на трех уровнях с помощью АРМ учетных работников.

Фонд НСИ обеспечивает сопоставимость данных, посту­пающих от различных АРМ. Единицей обмена информацией между ними служит группа проводок

При создании БУИС на небольших предприятиях использование ПЭВМ позволяет, автоматизировать все процедуры по обработке инфор­мации на рабочем месте бухгалтера.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского уче­та при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предпри­ятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управлен­ческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини-бухгалте­рий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним чело- . веком - бухгалтером.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достига­ется при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользователь­ский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее ме­сто бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

В отличие от крупных предприятий на небольших предприятиях ос­новное внимание уделяется ведению финансового учета, который по тру­доемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обоб­щение и синтез учетной информации.

Ведение же учета по отдельным участкам, например, таким, как учет труда и заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценно­стей, сводный учет и др., осуществляется посредством применения от­дельных программных модулей (блоков). С использованием принципа кон­струирования создается единый программный комплекс, который ориен­тирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудо­емкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сво­дится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию ре­шений, анализу и контролю правильности формирования отчетной доку­ментации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ пре­вращается в главный инструмент его деятельности.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, охватывающий финансовый и управлен­ческий учет, состоит из двух модулей (рис. 3).

Рис. 3. Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях.

Модуль управленческого учета позволяет вести учет в суммовом и количественном выражении для участков учета основных средств и нема­териальных активов, учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и МБП, учета готовой продукции (товаров - для торговых предприятий), расчетов по оплате труда. Набор этих участков можно менять исходя из потребностей пользователей.

Основными учетными регистрами данного модуля являются аналити­ческие регистры по участкам учета - журнал учета первичных докумен­тов, журнал учета товарно-материальных ценностей, журнал учета хозяй­ственных операций.

Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бухгал­терского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитиче­ские регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных опе­раций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости).

Связь между модулями осуществляется через Журнал хозяйственных операций.

Работа с программным комплексом (рис. 4) начинается с заполнения справочников. Это делается для настройки комплекса на ведение учета на конкретном предприятии.

По назначению все справочники разделены на пять групп.

• Справочники общего назначения:

наименования документов (SPRDOK);

предприятия (SPRPR);

услуги по счету—услуги связи, транспортные услуги и др. (SPRUS).

• Справочники, связанные с учетными журналами ТМЦ:

товарно-материальные ценности (SPRM);

единицы измерения (SPRED);

операции движения (SPROP).

• Справочники, связанные с бухгалтерскими проводками:

план - счетов бухгалтерского учета (SPRCH);

бухгалтерские проводки (SPRPROV);

группы проводок (SPRGR);

налоги (SPRNAL).

• Справочники, связанные с аналитическим учетом:

объекты предприятия (SPROB);

подразделения (SPRPOD);

коды аналитического учета (SPRAN).

• Справочники, связанные с курсами валют (SPRVAL).

По структуре построения справочники делятся на простые и сложные.

Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименова­ние, дополнительные признаки (наименование документа, единицы изме­рения, услуги по счету, операции движения).

Сложные справочники включают в себя два и более уровней вложен­ности данных. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемны­ми справочниками, большое количество записей которых невозможно раз­местить на экране.

Так, двухуровневый справочник План счетов бухгалтерского учета состоит из девяти разделов (в соответствии с планом счетов). Каждый раздел содержит соответствующий счет. Количество записей в разде­лах - около 20. Их целиком можно вывести на экран.

Трехуровневый справочник также состоит из разделов, каждый из ко­торых содержит подразделы. Примером трехуровневого справочника яв­ляется справочник проводок, состоящий из уровней разделов счетов, сче­тов и проводок по каждому счету.

Исходная информация вводится в базу из первичных документов. Для автоматизации используются следующие стандартные первичные доку­менты по учету:

• движения материальных ценностей (приходный ордер, приемный акт, накладная, акт на списание, требование, лимитная карта);

Рис. 4. Схема данных автоматизированного ведения бухгалтерского учета на предприятиях малого и среднего бизнеса.

• финансово-расчетных операций (платежное поручение (ПП), пла­тежное требование-поручение (ПТП), приходный и расходный кассовые ордера (ПКО и РКО) и др.);

• основных средств (инвентарная карточка учета основных средств, акт приема-передачи, акт на ликвидацию основных средств, накладная на внутреннее перемещение);

• труда и заработной платы (табель учета рабочего времени, наряд на сдельную работу, рапорт о выработке);

• готовой продукции (товаров) - акт, приходный ордер, приказ-на­кладная, приемо-сдаточная накладная, карточка складского учета, дого­вор поставки и другие документы.

На основании информации первичных документов формируются фай­лы оперативной информации, в которые автоматически заносится инфор­мация соответствующих справочников.

Такое использование справочников ускоряет ввод информации в базу данных, повышает ее точность и достоверность.

Основным файлом оперативной информации является Журнал первич­ных документов (GLJPD). В него заносится информация первичных доку­ментов, по которым совершены хозяйственные операции. К учету прини­маются документы, составленные по установленной форме и имеющие шесть основных реквизитов (наименование документа, номер документа, дата выписки документа, наименование предприятия, оформлявшего до­кумент, сумма операций, дата совершения хозяйственной операции по документу).

Если указаны первые пять реквизитов документа, то документ счита­ется зарегистрированным, но по нему нельзя оформлять проводки в Жур­нал учета хозяйственных операций (GUHO). Это можно сделать, когда будут заполнены все шесть перечисленных выше реквизитов документа. В этом случае документ имеет юридическую силу и может быть отра­жен в бухгалтерии предприятия. Таким образом, основой всех учетных процедур является первичный документ, а не проводка. Главным пре­имуществом такого подхода является большая естественность работы с исходной информацией. Пользователь заполняет лишь поля экранной формы, соответствующие макету документа, а программа выполняет контировку. Это упрощает процедуру ввода исходной информации, сокра­щает число ошибок за счет облегчения визуального контроля вводимых данных.

Файл GUPD включает следующие реквизиты:

• наименование документа;

• предприятие;

• дата операции;

• сумма;

• название группы проводок;

• комментарии;

• операция движения.

На основании файла GUPD формируются файлы оперативной инфор­мации по участкам учета - журналы учета това