Информационная система госуправления в России

Дальневосточная Академия Государственной Службы

Кафедра Государственного и Муниципального управления

Курсовая работа

на тему:

Информационная система государственного управления.

Выполнил:

Израпов Р.М., студент 132 группы, факультета ГиМУ.

Проверил:

Чеусова М.П., доцент, к.э.н.

Хабаровск

1999

Содержание.

Введение………………………………………………………………….2

Раздел 1. Понятие информации и ее значение для

государственного управления……………………………..3

1.1. Понятие информации и ее значение для

государственного управления………………………………….3

1.2. Классификационные признаки информации………………….5

1.3. Качественный аспект информации в

органах государственного управления…………………….…12

Раздел 2. Информация система государственного управления…15

2.1. Понятие информационной системы

государственного управления…………………………………15

2.2. Пути видоизменения и совершенствования

информационной системы государственного управления….19

Заключение……………………………………………………………..23

Список использованной литературы и источников…………..… 25

Введение.

Нам как будущим управленцам просто необходимо знать, что такое информация в системе государственного управления, каким образом необходимо ее организовывать, чтобы деятельность органов государственного управления по выработке, приему, хранению и передачи информации была максимально эффективной, потому, что от этого зависит жизнь всего общества в целом.

Цель данной курсовой работы – раскрытие сущности информации, в системе государственного управления; раскрытие понятия информационной системы государственного управления, ее роль. Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

- выявить что такое информация, ее роль в государственном управлении;

- дать определение информационной системы государственного управления и выявить ее особенности;

- рассмотреть проблемы функционирования информационной системы государственного управления и выходы из сложившейся ситуации;

Следовательно объектом данной курсовой работы является информация, а предметом информационная система государственного управления.

В настоящее время данная тема привлекает внимание как зарубежных, так и отечественных авторов и хорошо раскрыта во множестве источников. Но за основу данной курсовой работы взяты такие отечественные авторы как Т.В. Атаманчук, Е.В. Охотский, А.И. Радченко, М.Я. Клепцов и т.д. Это обусловлено тем, что они гораздо полнее и понятнее раскрывают данную тему, чем зарубежные авторы, т.к. они находятся в тесной связи с действительностью в которой оказалась вся государственная система России и лучше представляют себе преодоление назревших проблем, которые затронули и информационную систему государственного управления Российской Федерации.

Раздел 1. Понятие информации и ее значение для

государственного управления.

1.1. Понятие информации и ее значение для государственного управления.

Информация является одним из основных элементов социального управления. С позиции кибернетики как науки об общих принципах управления «процесс управления всегда и в любом случае сводится к передаче и обработке информации»(1).

В общеупотребительном смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д. Однако несмотря на видимую простоту и очевидность, общепринятого определения понятия информации пока еще нет.

В литературе по социальному управлению различают понятия «данные» и «информация».

Данные означают первичные сведения, получаемые методом прямого наблюдения за событиями в объекте управления или процессе, фиксируемые в виде чисел, символов, знаков и слов. Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки данных(2). Другими словами, понятия «данные» и «информация» являются близкими по содержанию, но не тождественны. Данные представляют собой сигналы, из которых извлекается информация. Следовательно информация является продуктом управленческой деятельности.

В теории информации она определяется как конечные сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования. При этом теория информации изучает информационные процессы как вероятностные, используя методы математической статистики.

Важное значение для понимания сущности социальной информации имеет ее смысловое содержание. Не всякое знание может рассматриваться как информация.

С точки зрения классической теории информации понятие информации определяется через меру уменьшения неопределенности знания о совершенствовании какого-либо события.

Информация выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективней принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации.

Информационное обеспечение является базой, на которой сроится управленческая деятельность государственного аппарата. Информацию здесь следует рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль.

Как научная категория информация в управленческих структурах характеризуется рядом признаков (свойств), к числу которых относится известная самостоятельность данных; возможность их многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта; пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации; допустимость математического анализа; системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может относится к внешнеполитической, экономической, социально-политической и экологической обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для соответствующих региональных управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов.

Необходимые сведения могут содержаться законах, иных нормативных актах, юридических решениях, письмах, справках, сводках, обзорах, информационных бюллетенях, сознании работников госаппарата и т.д.

1.2. Классификационные признаки информации.

Информацию в органах государственного управления можно классифицировать по разным основаниям и признакам. В литературе уже делались попытки классификации социально-управленческой информации при изучении проблем информатизации и технологизации социального пространства (Г. Атаманчук, М. Рассолов, Ю. Батурин и другие).

Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение социальной действительности (а также природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности), признано, что ее следует классифицировать прежде всего в зависимости от степени соотнесения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.

Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе – для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум – трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую объективность анализа и оценки.

Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур. Классификация информации в государственных органах необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов социально-управленческой информации. Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирования и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности всех органов государственной власти и управления в стране, и структурных подразделениях и сотрудников.

Представляется, что информацию, циркулирующую в органах государственного управления, надо классифицировать в начале на уровне структурных подразделений. За тем следует выделить и рассмотреть специфические виды социальных сведений, данных, сообщений и фактов, которые характеризуют информацию, проходящую через органы управления. Далее, основываясь на так называемых конкретных, частных классификациях, можно ставить вопрос о классификации информации на уровне всех управленческих структур.

Главная цель систем информационного обеспечения государственного управления состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить вторичную, обработанную информацию, которая служит основой для управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких, как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями органа управления и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д.

Исходя из этого информацию в структурных подразделениях органа управления можно классифицировать по следующим основным признакам:

· функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

· отношению сообщения к субъекту управляющему структурным подразделением;

· типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи региональных структур и СМИ, органов государственной власти и т.д. Например, администрациями субъектов РФ в ходе подготовки мероприятий устанавливаются тесные контакты с представителями ведущих отечественных, зарубежных агентств, теле- и радиокомпаний, газет, центрами общественных связей министерств и ведомств. В большинстве случаев это позволяет доводить до общественности информацию о деятельности администраций, содержании принимаемых ими решений. В свою очередь указанные организации выступают как постоянные источники информации для самих управленческих структур. Иначе говоря, осуществляется прямая и обратная связь по обмену информацией путем налаживания постоянных контактов, проведения пресс-конференций, брифингов, информационных встреч;

· отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;

· логическому содержанию. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества – о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (регионах, предприятиях и организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях;

· физической форме представления (устный доклад; сообщение на бумаге в виде текстов, анкет, таблиц, графиков и т.д.; электронный вариант – поступление по электронной почте, факсу, телексу, из информационных систем, на дискетах и т.д.; в виде аудио- и видеокассет, постраничная, сброшюрованная, книги, газеты, журналы и т.д.);

· процедурам преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, аналитические, вычислительные и т.д.);

· степени преобразования (основная, или вновь поступающая; обработанная в аналитические и прогнозные записки, теле-радио-фотоматериалы; сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.).

С позиций социального управления существуют и другие основания и признаки классификации информации в структурных подразделениях госаппарата:

· пределы фиксации (подлежащая не подлежащая регистрации);

· степень дополнительной переработки перед использованием;

· сфера применения (универсальная, используемая во всех управленческих структурах – сводки, справки, положения, приказы руководства и т.д.; специализированная, применяемая только в тех или иных структурах);

· степень комплектности (комплектная документальная, т.е. пригодная для использования в первичном виде; некомплектная, т.е. применяемая лишь в связи с другими видами данных и сведений);

· емкость и стабильность (исчерпывающая, не нуждающаяся в дополнении; требующая дополнения; постоянная; переменная; характеризующая вероятность наступления события);

· форма и способ получения (получаемая из органа управления, посредством изучения статей и других публикаций, проведения мониторингов, исследования общественного мнения, обмена опытом работы различных информационных подразделений органов государственного управления);

· упорядоченность (систематизированная; сведения о нормативно-правовых актах, принимаемых государственными структурами; строго регламентированная во времени, пространстве, по лицам, источникам опубликования и содержанию).

Информация и ее потоки в государственном управлении могут разбиваться также в зависимости от источников (правительство и государственные органы, администрации регионов, представители президента, республиканские и региональные государственные структуры, пресса, информационные агентства, коммерческие структуры, население, зарубежные информационные каналы и т.д.); качественного содержания (вычленение ценной по содержанию информации, от которой зависят определенные управляющие воздействия, исходящие от структурных подразделений); количественных характеристик (целесообразно выделять вероятностны, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Информацию можно классифицировать и по признаку адресности (кому направляется и от кого исходит) и характеру носителя. Здесь целесообразно различать следующие ее виды: официальную не для передачи, официальную для передачи, документальную для почты, документальную для других средств связи, появляющуюся в ходе личного общения, горизонтальную и вертикальную, прямую и косвенную.

Среди классификационных признаков следует также назвать способ передачи информации (телефон, телеграф, человек, почта, электронная почта, факс, радио, телевидение), вид преобразователя (человек, машина, человек и машина), степень достоверности (достоверные и недостоверные сообщения), вовлеченность в вычислительные процессы (вычисление исходной, постоянной, переменной, промежуточной, конечной информации), алфавит (буквенная, цифровая, буквенно-цифровая) и другие.

На основе так называемых конкретных, частных классификаций информации в структурных подразделениях органов управления возможна ее систематизация на уровне всей управленческой системы. Подходы здесь могут быть разные – с точки зрения дифференциации официальной и неофициальной управленческой информации в структурах госаппарата; с позиций анализа общих и функциональных показателей; на базе взаимодействия подразделения с другими структурами органа управления и вне его и т.д. При этом надо исходить из того, что госаппарат является сложной динамической системой, оказывающей сильное управляющее воздействия не только на отдельные организации и учреждения, но на общество в целом.

В информации, циркулирующей в государственном управлении, можно выделить сведения, сообщения и данные, относящиеся к его основным целям и задачам.

Важное основание для классификации представляет источник информации, причем в этом качестве выступают как объект, отражением которого является информация, так и субъект, создающий и распространяющий ее.

В зависимости от субъекта (конкретного органа управления или его работника, получающего, распространяющего и обрабатывающего информацию) различают аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и другую информацию.

Основаниями для классификации могут служить также функции информации в государственном управлении, направления движения, периодичность возникновения и передачи и другие.

Подобная классификация весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основаниям и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется , если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.

В целом классификация позволяет получать весьма ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях госаппарата, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы государственного управления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

1.3. Качественный аспект информации в органах государственного управления.

Особо надо остановиться на качественном содержании и количественных потребностях в информации, циркулирующей в органах государственного управления. Эти аспекты имеют важнейшее значение для повышения эффективности информационного обеспечения.

Прежде всего к информации, требующейся государственным структурам для конкретных воздействий на объекты управления, следует подходить как к стратегическому ресурсу. Она должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих государственную структуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и необходимых объемах.

Ее качественность и достоверность позволяет государственной структуре иметь перед собой действенный план, определить реальные и точные цели управленческих воздействий.

В этой связи проработать механизм взаимодействия органа управления с поставщиками информации на основе правовых норм, рациональной организации информационных потоков, упорядочения процессов ее сбора и распространения (передачи). Наряду с этим следует предусмотреть ответственность за достоверность, полноту и оперативность информации.

Сейчас поступающие в органы государственной власти документы различных служб зачастую не содержат сведений, достаточных для принятия управленческих решений. Они обычно разрознены и не систематизированы, не дают целенаправленного и адекватного представления об объектах управления, рисуют противоположную картину, поскольку содержащиеся в них данные неоднозначно, а порой и разнонаправлено характеризуют происходящие процессы. При большом количестве информации часто отсутствует релевантная, государственные структуры захлестнуты потоками документов, не отвечающих и потребностям.

Существенную роль в повышении результативности использования информации могли бы сыграть ее систематизация, обработка, аккумулирование и экспертиза. Организацию этой работы, а также анализ поступающей информации, ее видов, качества и актуальности можно возложить на соответствующие органы, например информационно-аналитический отдел или аналитическую группу. Такое подразделение на ряду с определением результативности поступающей информации должно прогнозировать ее влияние на деятельность органа управления.

В функции этой службы следовало бы включить:

· обобщение информации по конкретному вопросу, поступающей из различных источников;

· систематизацию оценок конкретной проблемы, предоставление потребителю возможных (в необходимых случаях альтернативных) вариантов подхода к решению проблемы;

· формирование выводов на основе анализа предложений о политических, организационных действиях органа управления по рассматриваемому вопросу (например, принятие конкретных мер либо оставление проблемы без внимания).

Эта служба должна отслеживать поступающую в управленческую структуру информацию и заблаговременно организовывать поступление недостающей (фактографической или оценочной), а также готовить краткие документы, включающие описание существа проблемы, подходы к ее решению, оптимальный вариант решения, сопровождаемый прогнозом положительных и отрицательных последствий.

Существенный вклад в обеспечение необходимого качественного уровня информации должны внести нормативные акты, регулирующие информационные процессы в организации власти и управления. Если ответственность лица, находящегося «внизу» этого процесса, не определена должностной инструкцией (или иным нормативным документом), то велика вероятность, что информация, направляемая в управленческую структуру, будет искажена.

Сейчас установление обязанностей должностных лиц и введение должностных инструкций по сбору, обработке, передаче, хранению информации, поступающей в органы государственного управления, предусматриваются законом РФ об информации, информатизации и защите информации, вступивший в действие 22 февраля 1995 года, а также множеством других правовых норм(3).

Однако учитывая требования к качеству и достоверности информации, надежности и устойчивости информационного обеспечения назрела необходимость в указе Президента РФ и законе об информационном обеспечении органов государственной власти и управления, которые более конкретно регламентировали бы правовое регулирование данных видов информационных отношений. Поскольку от достоверности, своевременности и полноты информации зависит качество принимаемых решений, эти акты также должны предусматривать конкретную ответственность за предоставляемую информацию. Введение таких мер должно позволить существенно повысить качество информационного обеспечения и управляющего воздействия органов государственной власти.

Раздел 2. Информация система государственного управления.

2.1. Понятие информационной системы государственного

управления.

Исходя из того, что система государственного управления представляет собой вид социальной системы, можно сказать, что эффективность данной системы находится в прямой зависимости от накопления, обработки и использовании информации, налаженной инфраструктуры доведения ее до различного рода потребителей.

Значения информации в функционировании органов государственной власти определяется как внешними, так и внутренними факторами.

Внешние факторы связаны с необходимостью повышения жизнеспособности общества, обеспечения его устойчивости. Для этого необходимо всесторонне учитывать информационные законы человеческой цивилизации и направлять стихийные потоки информации на организацию и созидание. В свою очередь решение созидательных задач невозможно без наличия достоверной информации о всех процессах, происходящих в обществе, и свободы использования информации всеми заинтересованными общественно-политическими силами и рядовыми гражданами. Как заявлял основатель кибернетики Н. Винер, «действенно жить – это значит жить, располагая правильной информацией»(4).

Внешние факторы отражают и потребность обеспечения безопасности государства. О том, какую роль играет информация в обеспечении государственной безопасности, можно судить по итогам проигранной СССР «холодной» войны с развитыми странами Запада в конце 80-х годов.

Поэтому следует учесть то, что у России есть реальные возможности превратить информацию в мощный фактор защиты национальных интересов.

Внутренние факторы связаны с иерархическим построением органов государственной власти, управленческим характером их деятельности, потребностью постоянной связи между субъектами и объектами управления, что и предопределяет значение информации в управлении. Отсутствие достоверной информации приводит к параличу всю систему государственного управления. Она начинает работать вхолостую и в итоге умирает как организм, лишенный кислорода.

Все это свидетельствует об огромном значении информации в системе государственного управления, органов государственной власти.

Говоря о системе государственного управления как о информационной системе, можно сказать что она представляет собой разветвленную сеть линий коммуникаций и баз данных, обеспечивающих циркулирование информации, поступление ее во все структуры, подразделения государственных органов.

В обществе в целом и в государственном управлении в частности всегда существовала и в каждый данный момент существует определенная информационная система, охватывающая саму информацию (ее совокупный массив), формы методы и средства ее обработки и людей, включенных в информационные процессы. Поэтому когда говорится о создании и совершенствовании информационной системы государственного управления, то имеется в виду не просто система, функционирование которой связано с формированием, регистрацией, сбором, обработкой и хранением информации, отражающей состояние определенных объектов и субъектов в их динамике, качественно и принципиально новое явление. Проблема не сводится к простому внедрению в управление новейшей вычислительной техник , создание сетей и программ ЭВМ, как это полагали многие ученые и практики в 60-х годах. Она гораздо объемнее, сложнее, глубже и труднее в разрешении. Применение микроэлектроники, информатики, микропроцессоров, роботов и других современных обслуживающих средств открывает возможности перевода всей работы с информацией на новые научные и технические уровни, создания рациональных и эффективных информационных технологий.

Как удачно подметил Г.Л. Смолян, «автоматизация есть новая, интеллектуальная «технология», охватывающая все в принципе возможные объекты управления – операции, ресурсы, оценки. Переход к этой новой «технологии», использующей компьютеры, в историческом плане, по-видимому, является куда более революционным, чем появление поточного производства, конвейерных линий и систем автоматического регулирования»(5). «Нетрадиционность» проблемы состоит в том, что посредством ее решения закладываются предпосылки, основа того будущего общества, которое обозначено понятием «информационного». Без соотнесения сути этого (предполагаемого) общества и информационной системы государственного управления нельзя понять и сформулировать концепций последней.

Создание информационной системы государственного управления – это не приложение новых технических средств к разбухшей и бюрократизированной государственной машине, а построение новой системы государственного управления, основанной на плюрализме форм собственности, гражданском обществе, широком развитии самоуправленческих механизмов, полноте прав и свобод личности, торжестве закона и других демократических принципах и ценностях. В то же время современная организация управляемых объектов и их взаимодействий, характер информационно-обрабатывающей техники, возможности новейших средств связи (спутники, лазеры, световоды и т.д.) и другие факторы обуславливают единство и всеохватываемость информационной системы государственного управления. Нельзя ограничиваться региональными и отраслевыми, кустовыми и иными локальными информационными системами в управлении. В государстве должна быть общая система государственного управления с построенной внутри нее единой информационной системой. Тогда можно надеяться на рациональность и эффективность государственного управления.

Информационно-технологические нововведения в государственном управлении имеют комплексный характер, связаны с одновременным и согласованным использованием информационных, организационных, правовых, социально-психологических, кадровых, технических и многих других факторов. Все это требует комплексного подхода, качественного изменения как системы работы с информацией, так и функциональной и организационной структур управления, состава и структуры всей управленческой деятельности, характера и построения управленческих отношений, да и иных управленческих явлений.

Особенно актуально формирование системы содержания информации, нужной для рационального и эффективного государственного управления. В числе единиц такой информации следует выделить:

· сведения, отражающие материальные, производственные, социальные, технические и технологические параметры управляемых объектов;

· данные о нормах, нормативах, стимулах, регулирующих производственную, социально-обслуживающую, духовно-культурную, и иную, имеющую потребительский характер, деятельность управляемых объектов;

· материалы, определяющие деятельность государственных органов в сфере управления (законодательные и иные нормативные правовые акты, договорные обязательства и плановые задания, указания вышестоящих органов, результаты контрольных актов и т.д.);

· сведения о количественном и качественном составе, уровне подготовки

Такие единицы информации должны соответствовать уровню и масштабам управляющих подсистем и их звеньев, закладываться в первую очередь в действующие в их рамках информационные системы. В них нужны и данные о развитии научно-технической мысли и ее новейших достижениях, о передовом управленческом опыте в стране и за рубежом.

2.2. Пути видоизменения и совершенствования информационной системы государственного управления.

Созданная ранее система информационных связей перестала в полной мере соответствовать современным требованиям. Это объясняется, прежде всего, тем, что переход страны к рыночной экономике потребовал нового подхода к информационной и информационно-аналитической поддержке в сфере государственного управления. Информация стала рассматриваться как ресурс, без которого нельзя использовать современные технологии и методы управления(6). В связи с этим информационная система государственного управления постоянно видоизменяется, совершенствуется, приобретает новое качество.

Прежде всего, это достигается за счет использования современных автоматических информационных систем управления, новой компьютерной техники и других средств коммуникации. В данный момент сдвиги в техническом оснащении рабочих мест в системе государственного управления ,на лицо, хотя полностью потребность в компьютеризации будет удовлетворена еще не скоро. В зависимости от возможностей технических средств выделяют механизированные, автоматические и автоматизированные информационные системы в управлении. Распространение получают комбинированные информационные системы, сочетающие механические средства ручного обращения с информацией, электронно-вычислительную технику и человеческий разум. Есть несколько направлений деятельности по формированию таких систем. Одно – чисто технико-технологическое, решаемое кибернетиками и другими специалистами в области электронно-вычислительной техники и информатики. Другое – непосредственно управленческое – состоит в стандартизации и унификации управленческой информации, и продвижение по нему идет пока медленно. В результате существуют как бы две подсистемы в управлении, недостаточно связанные между собой: подсистема управленческой информации, которая обрабатывается в ручную, передается обычными почтовыми, телеграфными и телефонными средствами, выражается часто в произвольной форме и субъективистски ориентированным содержанием; другая же приспособлена к условиям и требованиям электронно-вычислительной техники, обрабатывается и передается ею. Информатика как новая механизированная технология сбора, передачи, переработки и использования информации, основанная на новейших ЭВМ и периферийных устройствах, средствах коммуникации и взаимосвязях человека с информацией, занимает незначительное место в информационном обеспечении государственного управления. Третье направление связано с тем, что информация в государственном управлении при обработке и хранении ее любыми средствами во многом имеет правовой характер, основана на правовых нормах и часто служит юридическим основанием для принятия управленческих решений. Сегодня имеется возможность не только давать информацию на обработку машинам и потом пользоваться подготовленными ими материалами, а через информационную систему , точнее, через средства информатики вырабатывать и реализовывать целеполагающие, организующие и регулирующие воздействия, получать и оценивать отчетную, учетную и контрольную информацию, вести прямой разговор с иными управляющими и управляемыми компонентами. Для этого надо юридически решить вопросы о непосредственном сочленении информационной системы и системы государственного управления, а также о полномочиях должностных лиц совершать юридически значимые действия путем введения соответствующей информации в информационную систему.

Во-вторых, путем дифференциации информационных потоков и создания на их основе специализированных банков данных. Важное значение в этом отношении имеет Постановление Правительства Российской Федерации от 28 февраля 1996 г. № 226, в соответствии с которым утверждено «Временное положение о государственном учете и регистрации баз и банков данных». Как отмечается в Положении, государственный учет и регистрация баз и банков данных осуществляется в целях:

Ø информирования граждан и организаций о содержащихся в базах и банках данных информационных ресурсов, а также о порядке доступа к ним.

Ø организации информационного обеспечения органов государственной власти Российской Федерации(7).

В соответствии с постановлением Правительства проводится большая работа по систематизации информационных ресурсов, накоплению их по отраслям, группам отраслей народного хозяйства в органах государственного управления, что обеспечивает более эффективное использование информации.

В-третьих, на совершенствование государственной службы как информационно-коммуникационной системы большое влияние оказывают меры организационного порядка. В стране создается единая система федеральных, региональных и муниципальных информационно-аналитических служб. На федеральном уровне такую роль выполняет Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации. Сложнее идет процесс созд