Делопроизводство

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации

Ростовская-на-Дону Государственная академия сельскохозяйственного машиностроения

Выполнил: В.А. Нестеренко

Ростов на Дону, 2000 г

Введение

1. Формуляр-образец

1.2 Реквизиты

2. Организационно распорядительная документация

2.1 Распоряжение

2.2 Приказ

2.3 Протокол

3. Справочно-информационная документация

3.1 Справка

3.2 Докладная записка

3.3 Объяснительная записка

3.4 Акт

4. Документы по личному составу

4.1 Заявление

4.2 Автобиография

4.3 Характеристика

4.4 Контракт

4.5 Приказ по личному составу

5. Современно-деловое письмо

5.1 Информационное

5.2 Сопроводительное

5.3 Международное

Введение

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительным.

Формуляр-образец. Реквизиты.

1. Государственный герб
2. Эмблема организации
3. Изображение наград
4. Код организации ОКПО
5. Код документа по ОКУД
6. Наименование министерства или ведомства
7. Наименование организации
8. Наименование структурного подразделения
9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, номер счета в банке
10. Название вида документа
11. Дата
12. Индекс
13. Ссылка на индекс и дату входящего документа
14. Место составления или издания документа
15. Гриф ограничения доступа к документу
16. Адресат
17. Гриф утверждения
18. Резолюция
19. Заголовок к тексту
20. Отметка о контроле
21. Текст
22. Отметка о наличии приложения
23. Подпись
24. Гриф согласования
25. Визы
26. Печать
27. Отметка о заверении копии
28. Фамилия исполнителя номер его телефона
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
30. Отметка о переносе данных на машинный носитель
31. Отметка о поступлении

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

РАСПОРЯЖЕНИЕ

"__"_________ ____ г. Nо. _____________

г. ________________

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате Nо. _________

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести ремонтные работы в комн. Nо. _____.

Ответственный - _______________________________________________.

Срок исполнения - "__"________ ____ г.

2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ______

_______________________________________.

(должность, ф.и.о.)

________________________ __________________ __________________

(должность руководителя) (личная подпись) (расшифровка)

___________________________________________________

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

ПРИКАЗ

"___"__________ ____ г. Nо. __________

г. ______________

о приеме на работу по контракту

на должность главного бухгалтера

1. _____________________________________________ считать принятым

(указать фамилию, имя, отчество)

на должность главного бухгалтера предприятия на условиях заключенного

с ним контракта от "___"__________ _____ г.

2. С целью обеспечения исполнения условий указанного контракта главному бухгалтеру в срок до "___"____________ ____ г. подготовить проекты:

распоряжения директора предприятия, предусматривающего информирование подразделений, служб, должностных лиц и иных работников предприятия о касающихся их условиях контракта;

приказов директора об обеспечении реализации главным бухгалтером прав, предоставленных ему контрактом, а также иных условий контракта.

Основание: контракт от "___"__________ ____ г.

Директор ________________________________

(подпись и ее расшифровка)

С приказом ознакомлен "___"___________ ____ г.

Главный бухгалтер _____________________________

(подпись и ее расшифровка)

ПРОТОКОЛ №. _____

Заседания Совета директоров

___________________________________

г. ____________ "___"__________ ____ г.

ПРИСУТСТВУЮТ:

На заседании Совета директоров ______________ присутствуют ______ из _________ членов Совета директоров _______________________________: _________________________________, __________________________________, ___________________________. Совет директоров в соответствии с Уставом вправе принимать решение.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Избрание Председателя Совета директоров.

СЛУШАЛИ:

1. ____________________ с предложением об избрании Председателем

(Ф.И.О.)

Совета директоров ___________________.

(Ф.И.О.)

ГОЛОСОВАЛИ:

По первому вопросу: "ЗА" - ____________. "ПРОТИВ" - _______________ "ВОЗДЕРЖАЛИСЬ" - _________________.

СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ РЕШИЛ:

1. Назначить ______________________________ председателем Совета

(Ф.И.О.)

директоров __________________________________________.

(наименование акционерного общества)

ПОДПИСИ:

____________________ (____________________)

____________________ (____________________)

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596 _____________________________

(наименование руководителя предприятия)

СПРАВКА ____________________________

(Ф.И.О.)

"__"_______ ____ г.

№. ______________

г. _______________

В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в __ квартале ____ г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

1. Стулья офисные - 25 шт.
2. Столы офисные - 30 шт.

Справка составлена на основании ______________________________________

Главный бухгалтер ______________

(подпись)

В дело №. ________

"__"_______ ____ г. _____________________

(подпись исполнителя)

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596 Директору предприятия

________________________

(Ф.И.О.)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

"__"_______ ____ г.

№. _______________

Настоящим, сообщаю, что мной были проведены маркетинговые исследования рынка кабельно-проводной продукции. Результаты и отчетные таблицы приведены в служебной записке № 125 от 12.10.2000г.

В дело №. ________

"__"_______ 199_ г.

_________________________

(подпись исполнителя)

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596 Директору предприятия

________________________

(Ф.И.О.)

ОБЬЯСНИТЕЛЬНЯ ЗАПИСКА

"__"_______ ____ г.

№. _______________

Задержка поставки продукции в Филиал №1 г. Краснодар, произошла из-за поломки на трассе тормозной системы автомобиля МАЗ (госномер А 256 РО 61).

В дело №. ________

"__"_______ 199_ г.

_________________________

(подпись)

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

АКТ № _______

сдачи-приемки дел

г. _____________ "___"________ _____ г.

Настоящий акт составлен бывшим __________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

___________________ __________________________________________________

(название предприятия)

и вновь назначенным главным _________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

в том, что на основании приказа №. ____ от "___"____________ _____ г.

ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на "___"________ _____ г.

Сдача-приемка производилась в присутствии _______________________ _____________________________________________________________________.

(должность, фамилия, имя, отчество)

В результате сдачи-приемки дел установлено, что:

1. Главная книга полностью заполнена по состоянию на "___"____________ г. Данные синтетического учета полностью соответствуют соответствующим позициям аналитического учета.

2. Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01, 10, 70.

3. Предъявлены журналы-ордера за январь-сентябрь текущего года, ведомости аналитического учета по счетам 60, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 71, 75, 76, 78, 79 и Книга учета депонентов.

4. Предъявлены акты внезапной ревизии за I, II и III кварталы _____ г.

5. Передано заключение независимой аудиторской проверки годовых отчетов предприятия за _____ и _____ гг.

6. Передан архив за _____ - _____ гг. в количестве _____________ (_____________________) дел по описи.

7. Сдана по описи справочно-нормативная литература.

Приложение:

1. Опись дел архива предприятия.

2. Опись справочно-нормативной литературы на двух страницах.

Дела сдал __________________

(подпись)

Дела принял __________________

(подпись)

При сдаче-приемке дел присутствовали:

_____________________ ________________

(должность) (подпись)

________________________________________

(руководитель)

________________________________________

(наименование предприятия или учреждения)

От _____________________________________

(фамилия, имя, отчество)

адрес: __________________________________

________________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня с "__"__________ _____ г. на работу в (цех, отдел) _______________________________ на должность (или по профессии) _____________________________________________________________________

"___"____________ ____ г. __________________

(подпись)

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Нестеренко Владимир Александрович, родился 20.02.1969 г. в г. Красный Луч, Ворошиловградской области. С 1971 г. проживаю в г. Ростов-на-Дону.

В 1984 г. окончил школу №37, затем поступил в Ростовский Радиотехнический Техникум. В 1988 г. защитил диплом по специальности – радиолокация.

С 1988 по 1990 г.г. проходил службу в армии.

В настоящее время работаю в коммерческой организации и обучаюсь на заочном отделении в Академии Сельскохозяйственного Машиностроения.

28.10.2000 г.

ХАРАКТЕРИСТИКА

Рудакова Олега Васильевича, работающего в ЗАО «Волна» инженером отдела снабжения.

Рудаков Олег Васильевич за время работы в ЗАО «Волна», зарекомендовал себя, как ответственный и обязательный работник и человек. Олег обладает нестандартным складом ума, инициативен и коммуникабелен, с коллегами по работе легко находит общие интересы, что позитивно сказывается на сплоченности коллектива. Олег неоднократно был отмечен и поощрен руководством за достигнутые результаты в работе.

Характеристика выдана для предоставления в клуб «Гигант»

Директор ЗАО «Волна» ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_______________________________

Начальник отдела снабжения _______________________________

25.10.2000 г.

КОНТРАКТ № _____________

г. _______________ "___"___________ 199_ г.

_____________________________________________________________________,

(полное наименование организации)

аккредитованный в качестве Государственного центра испытаний средств

измерений (регистрационный номер __________), органа по сертификации

приборостроительной продукции (регистрационный номер ________________)

и испытательного центра приборостроительной продукции (регистрационный

номер _______________), именуемый далее ИСПОЛНИТЕЛЬ, в лице _________

_____________________________________________________________, с одной

(должность, фамилия, имя, отчество)

стороны, и фирма __________________________, именуемая далее ЗАКАЗЧИК,

в лице Директора московского представительства ______________________,

(Ф.И.О.)

с другой стороны, заключили настоящий КОНТРАКТ о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА

1.1. ЗАКАЗЧИК поручает, а ИСПОЛНИТЕЛЬ принимает на себя проведение работ по исследованию и сертификации приборов, приведенных в Приложении 1 к настоящему КОНТРАКТУ.

2. ЦЕНА И ПОЛНАЯ СТОИМОСТЬ КОНТРАКТА

2.1. Цена устанавливается в долларах США. Сумма КОНТРАКТА составляет _________________(__________________________) долларов США.

(сумма цифрами и прописью)

3. СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРАКТА

3.1. Первая часть исследований и сертификации проводится на фирме производителя в ______________ в течение __ дней, вторая - на фирме ИСПОЛНИТЕЛЯ в течение ________ месяцев.

3.2. Результаты исследований и сертификации аппаратуры передаются ЗАКАЗЧИКУ в течение ______ месяцев после окончания первой части работ.

3.3. Работа по КОНТРАКТУ завершается выдачей Сертификатов Госстандарта России установленного образца, удостоверяющего регистрацию средств измерения в Государственном Реестре и разрешающего их ввоз и применение на территории Российской Федерации и считается принятой после подписания СТОРОНАМИ АКТА об окончании работ по КОНТРАКТУ.

4. УСЛОВИЯ ПЛАТЕЖА

4.1. Оплата по КОНТРАКТУ производится в два этапа:

- ______________________(__________________________) долларов США

(сумма цифрами и прописью)

выплачиваются в течение _____ дней после окончания работ на фирме

изготовителя;

- _______________________(_________________________) долларов США

(сумма цифрами и прописью)

выплачиваются в течение _______ рабочих дней после подписания

СТОРОНАМИ АКТА об окончании работ по КОНТРАКТУ.

4.2. Все банковские издержки при переводе денег несет ЗАКАЗЧИК.

4.3. Во всех платежных документах ссылка на номер КОНТРАКТА и дату заключения обязательна.

5. ПРЕТЕНЗИИ

5.1. В случае получения неполного перечня документов ЗАКАЗЧИК имеет право заявить ИСПОЛНИТЕЛЮ претензии в течение _____ дней с даты подписания Акта. Документом, подтверждающим обоснованность претензии, стороны признают АКТ экспертизы Арбитражной комиссии г. _____________.

5.2. ИСПОЛНИТЕЛЬ обязан рассмотреть конкретную претензию в течение _______ дней с даты ее получения и представить ЗАКАЗЧИКУ предложения по урегулированию претензий с указанием сроков ее урегулирования.

6. САНКЦИИ

6.1. В случае, если подготовка документации будет продлена не в сроки, указанные в КОНТРАКТЕ, ИСПОЛНИТЕЛЬ выплачивает ЗАКАЗЧИКУ штраф в размере ______% от стоимости КОНТРАКТА за каждый день просрочки, но не более _____% от общей стоимости КОНТРАКТА.

7. ФОРС-МАЖОР

7.1. Ни одна из сторон не будет нести ответственность за неисполнение своих обязанностей, вследствие наводнения, землетрясения, войны и других стихийных бедствий, подтвержденных в трехдневный срок Торгово-Промышленной Палатой страны, в которой эти обстоятельства произошли. В этом случае исполнение обязательств в срок, установленный в КОНТРАКТЕ, соразмерно отодвигается на время действия соответствующего обстоятельства.

8. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

8.1. ____________________________________________________________

Применимое право является законодательство _____________________.

Настоящий КОНТРАКТ подписан в двух экземплярах на английском и русском языках, оба текста имеют одинаковую юридическую силу.

9. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН

ЗАКАЗЧИК: _______________________________________________________

______________________________________________________________________

ИСПОЛНИТЕЛЬ: ____________________________________________________

______________________________________________________________________

ПОДПИСИ СТОРОН:

Заказчик: Исполнитель:

___________________ ____________________

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

ПРИКАЗ № ______

по личному составу

"___"_____________ ____ г.

Назначить _______________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

на должность _________________________________________________________

(по спецификации, квалификации)

с "___"___________ ____ г. по "___"_____________ ____ г.

Условия оплаты и срок работы - в соответствии с заключенным трудовым контрактом.

___________________________ __________________

(должность руководителя) (подпись)

С приказом ознакомлен: ___________________

(подпись)

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596 Директору АО «Стройресурс»

Г-ну Корнакову А.Е.

121069, Москва,

ул. Пушкина 456 оф. 116

О поставки товара в филиал

Уважаемый Андрей Евгеньевич!

Просим Вас, рассмотреть возможность поставки товара согласно договора № 1213 от 03.05.2000г. непосредственно в филиал ЗАО «Волна» находящийся в г. Краснодар. Способ доставки уточните отдельным сообщением.

С уважением к Вам,

коммерческий директор ЗАО «Волна»________________ Никитин В.И.

02.07.2000 г.

344058, г. Ростов на Дону 356985, г. Липецк

ул. 2-я Краснодарская 147 г-ну Колосову Н.Т.

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО К ДОГОВОРУ

"__"__________ 199__ г.

No. _________

Направляю Вам 2 экземпляра проекта договора на поставку

___________________________________________ от "___"_________ 199__ г.

(наименование продукции (товара))

No. ________.

Прошу Вас подписать договор, скрепить печатью и в течение _______

дней один экземпляр договора возвратить в наш адрес.

Приложения: 2 экз. проекта договора (всего на ___ листах).

Руководитель организации __________________________

(подпись)