Организация секретарской службы

Организация секретарской службы

Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное обеспечение деятельности органи­зации (подразделения) и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками данного подразделения.

Все операции, выполняемые секретарской службой, разделяются на две группы: документационные и организацион­ные.

В состав документационных операций входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству;

для изготовления документов по установленной форме

(на бланках, машинописным способом и т.п.);

для копирования и размножения.

4. Передача работникам организации документов:

поступивших от руководства с резолюциями;

направляемых в соответствии с имеющимся в организа­ции указателем распределения поступающих документов;

поступивших после изготовления, копирования (раз­множения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений руко­водства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего ме­ста.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников ор­ганизации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

7. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать к секретарю следу­ющими путями:

1. От специализированных делопроизводственных подраз­делений организации (например, от канцелярии, отдела пра­вительственной почты и т.п.).

2. От учреждений связи.

3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций.

4. От отдельных граждан.

В ходе приема документов, поступивших от специализи­рованных подразделений, проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к этим документам, соответствие заполненных реквизитов содержанию документа, правиль­ность направления документов в данную организацию.

В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т.д., проверяется наличие содержимого в конвертах, правильность адресования документа. В случае обнаружения недостачи вложений или неправильного адресования составля­ются соответствующие акты, направляемые адресатам в уста­новленном порядке.

Регистрация входящих документов осуществляется после их приема от специализированных делопроизводственных подразделений или от учреждений связи, от специальных курьеров из родственных и сторонних организаций.

Регистрация в зависимости от объемов поступления может вестись в журналах или на регистрационно-контрольных кар­точках. В формах журналов и карточек должны быть предус­мотрены следующие графы: входящий номер и дата поступ­ления документа; корреспондент (наименование организа­ции, фамилия и должность лица, подписавшего документ, а в телеграммах — место составления); дата и номер самого до­кумента; краткое содержание документа и его вид (для запи­си этого реквизита отводится не более пяти строк при одном межстрочном интервале; в тексте не следует употреблять латинские буквы, знаки переноса и номера; при необходимо­сти знак номера обозначается HP); количество листов основ­ного документа и приложений к нему.

Количество регистрационно-контрольных карточек к до­кументам определяется инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

Для ускорения документационных операций в организаци­ях следует разрабатывать дополнительные справочно-информационные документы, в число которых входят: перечень документов, не подлежащих регистрации; указатель распре­деления документов, поступающих в Организацию.

В состав перечня документов, не подлежащих регистрации, следует включать (примерно) следующие виды документов:

повестки, извещения о проведении коллегий, заседаний и т.п.; письма подведомственных организаций, присланные в копии для сведения об исполнении поступивших в их адрес распорядительных документов; поздравительные письма, те­леграммы и открытки; статистические отчеты по формам Госкомстата СССР; прейскуранты и каталоги; нормативные документы Госстандарта и его органов; ведомственная техни­ческая литература; рекламные материалы и т.д. Указатель распределения содержит перечень направлений работы орга­низации с указанием должностных лиц, ответственных за вы­полнение работ по этим направлениям. Например, вопросы строительства — заместитель директора по строительству; вопросы транспорта — помощник директора; вопросы науч­но-исследовательских разработок — главный инженер.

Все документы подобного рода должны быть согласованы с заинтересованными лицами и утверждены руководством организации. После предварительного разбора поступивших документов секретарь организует их доставку по назначению. Такая доставка осуществляется следующими путями: через имеющуюся курьерскую службу; путем вызова специалис­тов; личной доставкой; использованием технических средств (например, пневмопочтой).

Документы, требующие рассмотрения непосредственно руководством организации, представляются в соответствии с имеющимися регламентами (например, в течение 2 ч с мо­мента поступления, во второй половине дня и т.п.). При этом необходимо учитывать сроки предполагаемого исполнения входящих документов (например, документы, поступившие от высших инстанций, следует передавать на рассмотрение немедленно после их поступления). По возможности (или по указанию руководства) секретарь при передаче документов прилагает к ним справки о наличии документов по данному или схожему вопросам, ранее исполнявшимся в организации. К Подготовке этой справки можно привлекать специалистов

из подразделений организации. В случае наличия более расши­ренных комплексов материалов по рассматриваемому вопро­су (например, дела) их также следует представлять руково­дителю. Секретарь может также обратиться к руководителям подразделений с информацией о поступлении документа по тематике работы данных подразделений. Целесообразно осу­ществлять предварительный подбор (при помощи специали­зированных подразделений, например отдела стандартизации, научно-технической библиотеке и т.п.) справочно-информационных материалов, необходимых для работы с поступившими документами. Подбором справочно-информационных мате­риалов для работы руководителя секретарь занимается посто­янно.

Передаваемые на рассмотрение руководству документы вместе с подобранными к ним материалами следует дометать в папки со специальными надписями (например, на рассмотрение), в которых должна проставляться дата передачи доку­ментов.

После получения документов от руководства секретарь вносит в регистрационно-контрольные карточки соответствующих документов следующие сведения:

резолюцию руководителя (записывается под текстом крат­кого содержания документа, отделяемого от него словом «резолюция» и указанием должностного лица, составившего эту резолюцию);

дату направления документа на исполнение;

наименование структурного подразделения, куда направля­ется документ на исполнение;

фамилию и инициалы должностного лица, которому пору­чается исполнение документа;

установленный срок исполнения;

дату передачи документа на исполнение.

После заложения регистрационно-контрольных карточек документы передаются исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из экземпляров карточек, из которых секретарь формирует, комплектует и ведет контрольную картотеку.

Если работа над документом требует участия двух и более исполнителей, то ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное в резолюций первым. При необ­ходимости секретарь может скопировать документ в нужном количестве экземпляров. По требованию ответственного ис­полнителя секретарь предлагает другим соисполнителям представлять ответственному исполнителю материалы, необходимые для обобщения и подготовки ответа. Передача документов на исполнение от одного должностного лица другому должна проводиться только через секретаря, который делает отметки об этом в регистрационных документах. В ходе приема и регистрации исходящих документов секретарь проверя­ет соответствие бланка, правильность оформления, наличие виз, подписей и приложений, а также отметок об исполнителе.

Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то в регистрационно-контрольной кар­точке на этот документ делается соответствующая запись, в которой содержатся номер, дата исходящего документа и фамилия подписавшего его лица. На инициативный исходя­щий документ составляется регистрационно-контрольная кар­точка в количестве экземпляров, предусмотренном действую­щей в данной организации инструкцией по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется учетно-контрольная картотека.

Отправка исходящих документов в случае отсутствия в организации специализированного подразделения осуществля­ется секретарем в соответствии с почтовыми правилами Минсвязи СССР. Вид почтового отправления (простое, заказное, ценное) и степень срочности предлагаются исполнителем. При­чем секретарь может по согласованию с ним внести изменения в эти предложения (например, изменить форму «ценное» на «заказное» и т.п.). Основанием для таких изменений мо­жет быть отсутствие достаточных средств на почтовые расхо­ды, изменение содержимого отправления и т.д.

На конвертах проставляются почтовые адреса получателя и отправителя. Перед упаковкой (конвертованием) проверя­ется правильность заполнения почтовых реквизитов (в этой связи при наличии группы постоянных адресатов рекомендуется изготовление конвертов или ярлыков с заранее отпеча­танными адресами), наличие приложений. На заказную почту составляются реестры в установленном порядке. При наличии в организации франкировальных, номенклатурно-адресовальных, маркировальных машин эксплуатация их осуществляет­ся секретарем или лицом, ответственным за техническое состояние средств оргтехники во всей организации.

Срочная корреспонденция в пределах данной местности доставляется специально выделяемым сотрудником, делаю­щим запись о вручении в разносной книге.

Прием документов от сотрудников организации секретарь осуществляет в течение всего рабочего дня или по специально­му расписанию в зависимости от характера передаваемой документации. Так, прием документов для размножения может быть регламентирован порядком работы соответствующего подразделения и т.п.

Принимая от работников документы для последующей пе­редачи их руководителю, секретарь обязан выяснить харак­тер выполненной по данному документу работы, а при необ­ходимости предложить исполнителю внести требующиеся до­полнения (например, резолюция требовала помимо составле­ния ответа представления графика работ, а этот график не прилагался к тексту ответа). О результатах передачи доку­мента (принят ли он как исполненный, нуждается в доработ­ке, передан на машинопись и т.п.) секретарь оперативно сооб­щает исполнителю. В этих целях секретарю следует вести со­ответствующие записи в своем рабочем блокноте (оргблокноте и т.п.).

Если работники передают секретарю документы для их последующего машинописного оформления, то необходимо при этом учитывать распорядок работы специализированного машинописного подразделения, степень его конкретной заг­рузки в рассматриваемый период и связанные с этим возмож­ности передачи документов для машинописи. Вместе с тем следует проверить качество черновика с точки зрения соблю­дения правил подготовки документов к машинописи, в част­ности наличие в черновике мест, трудных для зрительного восприятия (например, написанных мелким или неразборчи­вым почерком), а также латинских знаков, формул, сокраще­ний; фрагментов текста, написанных карандашом, зелеными или красными чернилами и т.п. В случае выявления подобных недочетов текст возвращается для переоформления исполни­телю. Желательно направить во все подразделения организа­ции, имеющие отношение к документированию ее деятельнос­ти, краткие памятки с требованиями к черновикам, подлежа­щим передаче в машбюро.

Учет машинописи, выполненной машбюро или отдельными лицами, секретарь ведет в специальном журнале, где отме­чаются даты исполнения заказа, его объем в листах и количество экземпляров, качество исполнения. Передача работ для машинописи может также вестись и путем оформления зака­зов на специальных бланках. Форма организации машинопис­ных работ должна быть оговорена в инструкции по делопро­изводству конкретной организации и доведена до сведения заинтересованных специалистов.

В случае приема от сотрудников документов для копиро­вания (размножения) секретарь обязан проверить эти доку­менты с точки зрения их пригодности для копирования, т.е.

четкость шрифтовых знаков и линий, отсутствие цветов, не воспроизводимых при копировании, и т.п. Как и в случае с машинописными работами, в организации (во всех подраз­делениях, ведущих документационные операции) должен иметься перечень требований к оригиналам, подлежащим ко­пированию.

Копирование (размножение) небольших объемов докумен­тации может осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем мес­те (например, путем использования термокопировального ап­парата). При необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет осуществ­ляться силами специализированного подразделения или сто­ронней организации, заинтересованное подразделение подго­тавливает заказ, где указываются количество листов, подле­жащих копированию, тираж, масштаб, характер размножае­мой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые дру­гие сведения. Такой заказ передается руководителю органи­зации или лицу, ответственному за копирование (размноже­ние) материалов, и после получения разрешения направляется на исполнение. Может быть организован и другой порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который должен быть зафиксирован в инструк­ции по делопроизводству данной организации. Следует обяза­тельно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных документационных подразделений (машбюро, копироваль­ной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения заказа.

Контроль исполнения документов и поручений руководст­ва имеет своей целью обеспечение своевременного и достаточ­ного выполнения указанных документов и поручений. Конт­роль исполнения заданий и поручений осуществляется по су­ществу их содержания и правильности составления и оформ­ления документов. Контролируются также сроки исполнения. Это, как правило, входит в обязанности секретаря. Для доку­ментов, по которым срок исполнения не проставлен, таковым являются десять дней. В организации следует иметь перечень видов документов, срок исполнения которых подлежит обя­зательному контролю; с содержанием перечня следует ознакомить заинтересованных лиц.

На контроль могут быть поставлены также поручения руководства, изложенные в резолюциях на входящих документах, в устной форме (желателен перенос формулировок этих поручений на отдельные бланки (листы бумаги), кото­рые можно группировать и хранить для удобства контроля), содержащиеся в организационно-распорядительных докумен­тах, издаваемых внутри организации, а также исходящие ини­циативные документы, по которым ожидается поступление информации.

Документы на контроль ставятся руководством организа­ции, о чем делается отметка «К» или проставляются штампы «Контроль», «На контроль» и т.п., размещаемые на левом поле документа. Указания о контроле переносятся на регистрационно-контрольные карточки к соответствующим доку­ментам, затем эти карточки помещаются в специальный раздел «Контроль» контрольно-сроковых картотек. Такие кар­тотеки можно формировать по срокам исполнения, подразде­лениям-исполнителям, корреспондентам, вопросам и т.п. В них следует предусмотреть разделы для просроченных доку­ментов и для документов, исполнение которых перенесено на следующий срок. Для удобства пользования такими картоте­ками применяют цветные индикаторы (рейтеры), прикреп­ляемые к календарным разделам картотеки.

Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с приближающимися сроками исполне­ния и регулярно доводить это до сведения конкретных испол­нителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителей о ходе работ по контролируемым документам. При необхо­димости эту информацию можно заносить в регистрационно-контрольную карточку. На основании имеющейся информа­ции секретарь докладывает руководству в заранее определен­ные сроки, а при необходимости и оперативно о случаях воз­можного неисполнения документов в установленный срок. В случае принятия мер по таким докладам (например, передача исполнения документа другому работнику, продление срока исполнения и т.п.) информация об этом заносится в регистрационно-контрольные карточки (дата передачи документа на исполнение в другое подразделение и др.). Можно составлять перечень документов, не исполненных в установленные сроки, который представляется руководителю для принятия необходимых мер.

При поступлении к секретарю документа, находившегося на контроле, проверяются соответствие сроков его исполне­ния установленным, правильность оформления документа, затем его передают руководителю или тому лицу, от которо­го исходило указание о постановке на контроль данного документа. Это же должностное лицо принимает решение о снятии документа с контроля и полноте выполнения предписан­ных по данному документу управленческих действий.

После снятия документа с контроля, о чем делает записи само должностное лицо, ставившее документ на контроль, в регистрационно-контрольных карточках записываются дата исполнения документа, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет находиться копия документа.

Для повышения уровня документационной работы, анали­за результатов исполнения документов в установленные сро­ки составляется ежемесячная сводка о ходе исполнения доку­ментов в организации.

Форма сводки о ходе исполнения документов предусмат­ривает следующие показатели: 1) дату и номер документа, его вид; 2) краткое содержание документа; 3) установлен­ный срок исполнения; 4) исполнитель; 5) состояние исполне­ния документа на установленный срок; 6) причины неиспол­нения; 7) ожидаемый срок исполнения.

Сроки представления подобной информации могут изме­няться, например, можно проводить ежедневное информиро­вание руководства, подекадное и т.п. Организация такой ра­боты закрепляется в инструкции по делопроизводству для конкретной организации.

В обязанности секретаря входят составление, оформление и изготовление некоторых видов организационно-распоряди­тельных документов, в том числе служебных писем, бланков с распоряжениями и поручениями руководства, телефоног­рамм, текстов телеграмм и телетайпограмм (последние могут представлять подразделения, в таком случае секретарь прове­ряет соответствие этих документов действующим требова­ниям).

В соответствии с указаниями руководства секретарь мо­жет составлять для дальнейшего рассмотрения и подписания, тексты служебных писем по тем вопросам деятельности орга­низации, перечень которых определяется руководителем. Целесообразно предусмотреть использование типовых текс­тов по наиболее часто встречающимся управленческим ситу­ациям и заранее заготовленных бланков служебных писем с трафаретными текстами. Запас таких бланков хранится у секретаря, который по итогам непосредственной практики ведет постоянную работу с ними, дополняя, редактируя име­ющиеся тексты и подготавливая новые. Кроме того, в соот­ветствии с имеющейся в организации инструкцией по дело­производству секретарь может изготовлять на пишущей машине некоторые служебные письма, поступающие от под­разделений.

При машинописном оформлении указаний и поручений ру­ководства следует использовать заранее заготовленные листы бумаги разных форматов, на которых отпечатываются или проставляются специальным штампом необходимые дело­производственные реквизиты, в том числе должность лица, отдавшего указание, дата отдачи указания и передачи его на исполнение (можно проставлять часы и минуты этой переда­чи). Такие бланки заполняются, как правило, в двух экзем­плярах, один из которых остается для контроля у секретаря. Можно использовать для записи устных поручений специаль­ные копировальные блокноты.

Ряд документов оформляется в виде телефонограмм. Те­лефонограмма представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи. Использование в этих целях линий электросвязи (в данном случае телефонных) предъявляет некоторые особые требования к тексту передаваемых по ним документов. Так, рекомендуется ограничивать объем текста не более чем десятью строками (примерно 30 слов), избе­гать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Текст исходящей телефонограммы составляется на специ­альном бланке (или на чистом листе бумаги с соблюдением аналогичного бланку расположения реквизитов и их объе­мов), который подписывается руководителем организации или руководителем структурного подразделения в соответ­ствии с регламентированным для данной организации порядком ведения телефонных переговоров. Текст входящей теле­фонограммы записывается на тех же бланках. Возможно веде­ние специальных журналов для записи телефонограмм, объединенных или отдельных для каждого вида.

При приеме и передаче телефонограмм записывается сле­дующее: от кого поступила или кому адресована; должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; фамилия лица, принявшего и передавшего телефонограмму (т/г); дата и время приема (передачи); номера телефонов переда­ющей и принимающей организаций.

В случае ведения междугородных телефонных переговоров сотрудниками подразделений следует вести их учет в специ­альном журнале. В нем же отражаются и телефонные перего­воры, проводящиеся руководителем организации или по его поручению. Разрешение на ведение междугородных перегово­ров выдается руководителем организации и лицами, на это

уполномоченными. В инструкции по делопроизводству дан­ной организации оговариваются должностные лица, которые имеют право разрешать такие переговоры. Краткое содержа­ние междугородных переговоров, наименование организаций, с кем они велись, должны записываться в специальный журнал учета ведения междугородных переговоров.

Междугородные телефонные разговоры ведутся в кредит. Расчеты по ним проводятся по тарифу и в сроки, устанавли­ваемые местными междугородными телефонными станциями Минсвязи СССР. Лимиты на ведение междугородных перего­воров определяются функциональными подразделениями ор­ганизации и доводятся до сведения других подразделений. Теми же подразделениями осуществляется контроль за пра­вильностью расходования сумм, выделенных на переговоры, и за своевременностью расчетов с органами связи. Контроль за ведением переговоров, если они ведутся по телефонам под­разделений, возлагается на руководителей данных подразде­лений. Секретарь в соответствии со своей должностной инст­рукцией может вести общий контроль и координацию прово­дящихся переговоров и докладывать полученную информа­цию руководству организации.

При необходимости срочной передачи документированной информации она пересылается в виде телеграмм. Если теле­фонные переговоры могут вестись и с аппаратов, установлен­ных в подразделениях, то подача служебных телеграмм осу­ществляется только через секретаря или при его непосредст­венном участии. Контроль за соблюдением лимитов средств на телеграммы осуществляется в том же порядке, что и по междугородным телефонным переговорам.

При наличии в организации абонентского телеграфа (теле­тайпа) телеграммы, направляемые в адреса организаций, име­ющих телетайпы, передаются в виде телетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре на чистом листе бу­маги, печатается прописными буквами без знаков препина­ния. Текст подписывается руководителем или уполномочен­ным на то должностным лицом и после передачи текста адре­сату помещается секретарем в соответствующее дело при на­личии виз ответственных за его составление должностных лиц. Если телетайпограмма с одинаковым текстом направ­ляется нескольким абонентам, то к ней прикладывается спи­сок этих абонентов. Допускается использование телетайпов для прямых переговоров с организациями, имеющими або­нентский телеграф. Прямые переговоры допускаются только с ведома руководителя организации, и их продолжительность по возможности должна быть ограничена (не более 10 мин). Разрешение на ведение таких переговоров оформляется, на специальном бланке, в котором указывается, с кем разреше­но вести переговоры и по какому вопросу.

По окончании переговоров лицо, их проводившее, записы­вает сведения о переговорах в специальный журнал.

После заполнения журнала лицу, проводившему перегово­ры, выдается их текст, записанный телетайпом. В дальнейшем запись текста переговоров включается в соответствующее де­ло.

В ходе осуществления документационных операций секре­тарь изготовляет копии документов и выдает их заинтересо­ванным лицам. Делается это с разрешения (по указанию) руководителя организации. При оформлении документов, ка­сающихся приема граждан на работу, учебу, при формиро­вании личных дел организация может изготавливать копии документов, выданных другими организациями и необходи­мых для решения соответствующих вопросов (копии свиде­тельств о рождении, дипломов об окончании учебных за­ведений и т.п.).

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия выдана, а на самой копии делается отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

Копия документа изготавливается машинописным спосо­бам или при помощи средств копировально-множительной техники. При изготовлении копии машинописным способом не на бланке организации, а на чистом листе бумаги текст до­кумента перепечатывается полностью, включая реквизиты бланка. На первом листе копии в правом верхнем углу ставится отметка «Копия». Машинописные копии и копии, полу­ченные при помощи средств копировально-множительной техники, но не воспроизводящие факсимильной подписи под­линника, заверяются должностным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлиннику.

Для заверения копии ниже реквизита «подпись» от левого поля документа проставляются заверительная надпись «Вер­но»; наименование должности заверившего копию, его

личная подпись и ее расшифровка; дата заверения и печать.

На секретаря возлагается хранение и проставление гербо­вой и простой печатей организации. В инструкции по дело­производству данной организации оговариваются случаи проставления гербовой или простои печати. Так, гербовая печать проставляется на личных подписях руководителей организации в документах, удостоверяющих юридические или физические права лиц, устанавливающих факты расходо­вания денежных средств и материальных ценностей, на уста­вах и т.п.

Печати хранятся в специальных сейфах, ключи от которых могут иметься только у секретаря и должностных лиц, особо назначенных приказом руководителя.

Секретарь хранит также бланки организации, используе­мые как документы строгой отчетности. Бланки централи­зованно заказываются и изготовляются подразделениями организации, имеющими необходимое для этого техническое оснащение, или сторонними специализированными органи­зациями. Бланки для оформления служебных документов могут выдаваться и подразделениям, в которых выделяются для этого ответственные лица. Секретарь должен вести учет использования служебных бланков как по организации в целом, так и по структурным подразделениям.

Бланки служебные следует хранить в несгораемых шка­фах, ключи от которых находятся у секретаря и передаются работникам организации, список которых утверждает руко­водитель.

Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, возникающих в процессе деятель­ности организации. В этих целях осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в теку­щем делопроизводстве. Номенклатура дел — это системати­зированный перечень типовых вопросов, участков и направ­лений работ, которые ведутся организацией и требуют обяза­тельного документированного решения и оформления. В этих работах могут дополнительно возникнуть, и новые докумен­тируемые участки работы и связанные с этим дела, для кото­рых следует оставлять в номенклатурах резервные позиции.

Составление номенклатуры может вестись секретарем, ко­торый получает предложения от структурных подразделений, или группой сотрудников, образовываемой в соответствии с указаниями руководства. К составлению номенклатуры мо­гут привлекаться и сторонние специализированные организа­ции. При составлении номенклатуры рекомендуется исполь­зовать ранее имевшиеся номенклатуры, положения об орга­низации и ее структурных подразделениях, общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием сроков хра­нения документов, действующие нормативно-методические документы общесоюзных и местных архивных учреждений. В номенклатуру следует включать все дела и документы, об­разующиеся в деятельности организации, а также все справоч­ные картотеки к документам.

При составлении заголовков к делам следует избегать об­щих названий (например «общая переписка», «справочный материал» и т.п.), у дел с перепиской в заголовке обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.

При определении срока хранения дед учитываются требова­ния действующих нормативно-методических документов (пе­речней) . В необходимых случаях делается отметка о том, что по истечении срока хранения дела для определения целесооб­разности дальнейшего его хранения или уничтожения следует проводить дополнительную экспертизу (пометка «ЭПК»).

По окончании делопроизводственного года в конце номен­клатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), причем дела постоянного и временного сроков хранения подсчитываются раздельно.

Номенклатура после составления согласовывается с мест­ным архивным учреждением и утверждается руководством организации. Утвержденная номенклатура может действовать в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверж­дению только в случае коренного изменения функций и стру­ктуры организации. Если таких изменений не происходит, в конце года номенклатура уточняется, дополняется и вво­дится в действие с 1 января следующего года.

Экземпляры номенклатур находятся у руководства, сек­ретаря и (в извлечениях) в структурных подразделениях ор­ганизации.

Дела в организации следует формировать в строгом соот­ветствии с имеющейся номенклатурой. Секретарь контроли­рует формирование дел в структурных подразделениях, при обнаружении недостатков информирует об этом ответствен­ных лиц в подразделении, а в случае непринятия ими мер по исправлению выявленных недочетов докладывает об этом руководству организации.

При формировании дел запрещается: объединять в них документы постоянного и временного сроков хранения; включать документы, относящиеся к разным вопросам, и с пометками «подлежит возврату «; включать несколько экзем­пляров одного и того же документа, а также черновики и кон­верты. Из дел изымаются металлические и пластмассовые бу­лавки и скрепки. Дела с документами постоянного срока хра­нения формируются отдельно от дел временного хранения.

В дела группируются документы одного года (за исключе­нием переходящих). Годовые планы, сметы, отчеты группи­руются отдельно от проектов этих же документов и остаются в делах того года, к которому относятся (так, отчеты за 1990 г. составляются в 1991 г., но помещаются в дела за 1990 г.). Материалы к протоколам заседаний коллегий (док­лады, справки и т.д.) формируются в дела отдельно от прото­колов этих заседаний. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело №___».

Документы внутри дел располагаются следующим обра­зом:

в хронологическом порядке, начиная с ранних по датам документов и кончая более поздними (приказы, протоколы, постановления и т.д.); переписка формируется в последо­вательности дат, причем документ-запрос помещается перед документом-ответом;

в логической последовательности (личные дела). Такие комплексы начинаются с инициативного документа, затем в хронологической последовательности размещаются докумен­ты, поступающие по ходу ведения данного дела;

в алфавитном порядке. Так формируются дела с предло­жениями, заявлениями и жалобами трудящихся.

При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело» и t.п.) и соответствие содержания документа содер­жанию дела, в которое он направляется.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов (3 — 4 см толщиной). Если дела включают большее количество листов, то они делятся на тома (части) под одним и тем же заголовком, о чем делается запись в номенклатуре дел. При­ложения в зависимости от объемов оформляются в отдельные тома (части) или присоединяются к тем документам, к кото­рым они относятся.

Документы постоянного, срока хранения подшиваются и хранятся в твердых папках (обложках). На обложке каждого дела проставляются полное и сокращенное наименование ор­ганизации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре; заголовок дела (в соответствии с но­менклатурой); даты заведения и окончания дела. После окончания дела на обложке проставляются количество листов данного дела и срок его хранения с указанием соответствую­щей статьи перечня. Номер дела проставляется и на его ко­решке.

Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отде­льно. В конце дела помещается заверительная надпись, в кото­рой указывается количество пронумерованных листов, ого­варивается наличие пропущенных и литерных номеров, а также внутренней описи, фотографий и других изобразитель­ных материалов. В заверительной надписи указываются дата ее составления, наименование должности составлявшего, его личная подпись и ее расшифровка.

Формирование дел с документами временных сроков хра­нения может вестись упрощенно. Разрешается оставлять доку­менты в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать в связи с этим заверительной надписи. На дела с временным сроком хранения не составляется опись, их учет ведется по номенклатуре дел.

Хранение дел может осуществляться централизованно у секретаря или децентрализовано — у секретаря и в струк­турных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Дела должны храниться в запирающихся шкафах, ключи от которых находятся у секретаря и лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. С внутренней стороны шкафов прикрепляется номенклатура (выписки из нее) хранящихся в них дел.

Яд секретаря может быть возложена организация работы по экспертизе научной и практической ценности хранящихся в организации документальных материалов. Для проведения такой экспертизы создаются экспертные комиссии из числа наиболее квалифицированных работников организации, ко­торые назначаются приказом руководства организации. Засе­дания этих комиссий обязательно протоколируются. Прото­колы утверждаются руководством, оно же утверждает и по­ложение об экспертной комиссии. Отбор дел к уничтожению оформляется актом, составляемым в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Акт после рассмотрения экспертной комиссией утверждается руковод­ством. Акты должны согласовываться с местными архивны­ми учреждениями, если это определено статусом данной орга­низации. Непосредственное уничтожение отобранных доку­ментов может производиться только после утверждения описей на документы постоянного хранения. Выделенные документы целесообразно передавать органам по вторичному использованию сырья с получением от них соответствующих квитанций.

В случае передачи дел в ведомственный, местный или иной архив документы подготавливаются в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству данной организации.

В обязанности секретаря входит выдача документов и дел организации. Письмо, подписанное руководством, может быть выдано адресату при предъявлении им документа, удос­товеряющего личность. Ознакомление с документами, посту­пившими в адрес руководства, а также с постановлениями и распоряжениями правительственных инстанций производится только с разрешения руководства. Выдача документов во временное пользование производится только с разрешения руководства организации,

В случае выдачи документов (дел) во временное пользо­вание секретарь составляет карточку-заместитель, которая хранится в деле до момента возвращения документа, после чего изымается и уничтожается. На карточке-заместителе указываются поисковые данные выданного материала и при­водятся с обязательной расшифровкой личная подпись сотруд­ника, получившего материал, номер его служебного телефона и служебный адрес, проставляются даты выдачи и ожидаемого возвращения.

В ходе осуществления возложенных на него документационных операций секретарь накапливает информацию о состо­янии документационного обеспечения как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических средств (например, о ведении переговоров по телетайпу), ис­пользовании служебных бланков и т.п. В регламентах об ор­ганизации работы руководства и его взаимодействии с секре­тарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц) передача на рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам. Можно также производить Проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях с привлечением специалистов органи­зации. По итогам проведенных проверок и просмотра подго­тавливаемой секретарем информации принимаются меры (в случае необходимости оперативные) по исправлению выявленных недостатков.

Для улучшения состояния документационного обеспечения деятельности организации проводится учеба сотрудников по вопросам делопроизводства без отрыва от производства. К ее проведению можно привлекать работников специализиро­ванных учреждений. На секретаря в этих случаях возлагаются организация учебы и контроль за ее проведением,

Наряду с документационными операциями в комплекс операций секретарской службы входят организационные, в основном касающиеся информационного обеспечения руко­водства.

В обязанности секретаря входит также ведение телефон­ных переговоров, определение целесообразности соединения руководителя с вызывающим его абонентом или фиксирова­ние информации. В случае отсутствия руководителя на осно­вании его указаний секретарь не только фиксирует поступаю­щую в его адрес информацию, но и сообщает о факте отсут­ствия руководителя, ориентировочных сроках его возвраще­ния, а также предлагает обратиться для решения возникших вопросов к тому или иному должностному лицу. При осна­щении рабочего места руководителя автоматическим теле­фонным ответчиком секретарь проверяет качество записан­ной информации, а также переносит ее на бумагу. О всей поступившей в отсутствие руководителя телефонной информа­ции он ставится в известность в письменной или устной фор­ме, телефонограммы докладываются в зависимости от их со­держания оперативно или вместе с другими входящими доку­ментами.

При организации междугородных телефонных переговоров с пунктами, с которыми не установлена автоматическая теле­фонная связь, необходимо заблаговременно осуществить заказ на местном учреждении связи в соответствии с дейст­вующими правилами, получив заранее сведения о желаемой продолжительности переговоров, лицах, с которыми предстоит вести переговоры, времени проведения переговоров с учетом разницы поясного времени. При организации переговоров с пунктами, где имеется автоматическая междугородная связь, секретарь непосредственно на основании полученной информации осуществляет соединение с запрашиваемым або­нентом и извещает об этом руководителя. Учет таких переговоров осуществляется секретарем в отдельном журнале, сведения из которого передаются в бухгалтерию для оплаты в установленном порядке.

Секретарь в соответствии с указаниями руководства может давать по телефону справки о местонахождении организа­ции, ее справочных телефонах, об основных направлениях деятельности и должностных лицах, ведущих эти направле­ния, а также сведения об исполнении тех или иных докумен­тов, поступивших в организацию. Для удобства справочной работы он должен быть обеспечен телефонными справочниками как самой организации, так и организаций вышестоя­щих, подведомственных и родственных, а также телефонами сторонних организаций, наиболее часто контактирующих с данной организацией.

В число организационных операций входит подготовка служебных командировок. В соответствии с устанавливаемой в данной организации регламентацией на секретаря может быть возложена подготовка служебных командировок как руководства, так и других работников организации. В этих регламентах следует предусматривать порядок: составления командировочных заданий; составления приказов (распоря­жений) о проведении командировок; подготовки техничес­кого и финансового отчета о командировках и примерные формы таких документов с образцами их заполнения.

На секретаря может быть возложена обязанность по обес­печению отъезда командируемых, в том числе приобретение билетов в наиболее приемлемые сроки и предварительный заказ гостиниц в местах командирования (если размещение обеспечивает принимающая организация, то ей заблаговременно направляется информация о количестве командируемых и их персональном составе). Секретарь, как правило, изго­тавливает приказ о командировке и командировочные удостоверения, для регистрации которых он ведет специальный журнал, где отмечает номера выданных удостоверений, кому эти удостоверения выданы. Лица, получившие удостоверения, ставят свою подпись, секретарь проставляет сроки убытия и фактического прибытия командированного, делает отметки о сдаче тематического и финансового отчетов. При оформле­нии командировок и- финансовых отчетов по ним следует руководствоваться положениями постановления Совета Ми­нистров СССР от 18 марта 1988г. «О служебных командиров­ках в пределах СССР»'.

Если размер расходов на служебную командировку (рас­ходы по найму жилого помещения и проезду к месту коман­дирования и обратно) известен заранее, то оплата этих расхо­дов с согласия командируемых работников производится без представления подтверждающих документов.

Важным элементом организационной стороны секретар­ского обслуживания является обеспечение личных контактов руководства с посетителями. Такое обеспечение ведется в от­ношении следующих групп посетителей: граждане, сотрудни­ки данной организации, работники родственных и сторонних организаций.

Прием граждан проводится в заранее оговоренные дни и часы, которые фиксируются в объявлениях, помещенных у входа в организацию, на справочно-информационных стендах внутри самой организации и у служебных помещений руко­водства. Сотрудники организации для решения вопросов, не связанных со служебной деятельностью, принимаются руко­водителем наравне со всеми гражданами.

Секретарь ведет предварительную запись граждан на прием, в ходе которой устанавливает правильность обращения имен­но в данную организацию, записывает фамилию, имя и от­чество посетителя, краткое содержание интересующего его вопроса. Все эти сведения фиксируются в специальной книге (журнале) или на карточках, из которых затем формируется картотека, ведущаяся по алфавитному признаку. Секретарь может дополнительно извещать граждан о конкретном дне и часе их приема. В случае неправильного выбора организации для обращения секретарь рекомендует гражданину организа­цию, где наиболее полно может быть рассмотрен интересую­щий его вопрос.

При необходимости секретарь подготавливает для прове­дения приема граждан требующуюся для этого информацию, в том числе документальные материалы по упоминаемым посетителями вопросам, сведения о повторных посещениях.

В ходе приема секретарь обеспечивает соблюдение имею­щейся по предварительной записи очередности и ведет запись решений в книге (журнале) и карточках по итогам перегово­ров руководителя с гражданами. Впоследствии секретарь извещает граждан лично, по телефону или письменно об окон­чательном решении по их вопросам (о сроках исполнения таких документов и контроле за их исполнением упоминается отдельно).

Для приема сотрудников организации дополнительно выде­ляются специальные дни в неделе, декаде, месяце и т.д., например «день открытых дверей», «день открытого письма». Для их проведения не требуется предварительных записей на прием; ведется протокольная запись беседы руководителя с сотрудниками, в ходе которой вопросы решаются оператив­но на месте или оговариваются сроки и формы их решения. Прием руководителем сотрудников данной организации по служебным вопросам проводится в заранее установленные сроки, о чем путем помещения объявлений информируется весь персонал организации. Сведения о порядке приема сот­рудников по служебным вопросам могут включаться также в разного рода регламенты.

Секретарь должен располагать перечнем вопросов, по ко­торым руководитель принимает вне зависимости от установ­ленного времени, а также списком должностных лиц, имею­щих неограниченный доступ к руководителю. При возникно­вении неотложной необходимости контакта сотрудника с ру­ководителем в нарушение существующего порядка секре­тарь информирует об этом руководителя и о его решении сообщает сотруднику. Секретарю целесообразно вести запись поручений и указаний, возникающих по итогам посещений сотрудников.

Посещение сотрудниками руководителя может быть заме­нено его обходом рабочих мест. При необходимости секре­тарь информирует руководство подразделений о предстоя­щем обходе и тех вопросах, которые намечено при этом рас­смотреть. В соответствии с указанием руководителя секре­тарь может вести запись его бесед с сотрудниками во время обхода.

Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних организаций, в том числе и при­бивших в командировку) предварительно согласовывается. В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить интересую­щие того вопросы и целесообразность встречи именно с ру­ководителем организации (ведь тот или иной вопрос может быть решен на уровне конкретного подразделения). Если же вопрос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает о создавшейся ситуации руководителю и информи­рует посетителя о возможности беседы. В случае невозмож­ности оперативного приема посетителя ему сообщается о точ­ной дате и времени возможного приема. Одновременно сек­ретарь записывает данные о посетителе (фамилию, организа­цию, должность, адрес и телефона) и сообщает ему телефоны организации, по которым он может получить дополнитель­ную интересующую его информацию. При наличии у посети­телей командировочных документов, свидетельствующих о направлении их именно в данную организацию, в таких доку­ментах делаются необходимые отметки.

В число организационных операций секретарского обслу­живания входит обеспечение руководства необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кноп­ками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руково­дителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их над­лежащее эксплуатационное состояние и необходимый техни­ческий уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.), для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, а в случае их отсутствия — к услугам специализированных организаций.

В обязанности секретаря входит также обеспечение нор­мальных условий труда (освещение, температура и т.п.) в рабочем помещении руководителя и на своем рабочем месте.

В комплекс условий труда входят следующие показатели.

Освещенность. Наиболее целесообразно комбинированное освещение — общее для всего помещения и местное для кон­кретного рабочего места. Для местного освещения мощность ламп не должна превышать 75 Вт. Следует также предусмат­ривать оснащение рабочих мест светозащитными шторами. Минимальная норма освещенности равна 300 Лк. Следует учитывать, что окраска помещений в светлые тона за счет бо­лее высокого коэффициента их отражения (до 40% и выше) на 20 — 30% повышает их освещенность без дополнительных затрат.

Микроклимат. Наиболее благоприятными являются температура служебного помещения + 20 - 22°С, относительная влажность воздуха в зимний период 45— 50% в летний период - 50- 55%. Воздух должен быть чистым.

Для обеспечения его чистоты помимо естественной и ис­кусственной (кондиционеры) вентиляции могут применяться бытовые воздухоочистители.

Улучшает состав воздуха, снимает зрительное утомление озеленение служебных помещений, являющееся вместе с тем и эстетическим элементом интерьера. При выборе расте­ний необходимо учитывать размещение служебных помещений относительно строн света, а также температурный режим и влажность воздуха. Цвет и формы растений должны гармо­нировать с цветом окраски помещений и размещенного в них оборудования.

Цветность. Рекомендуется использовать светлые тона цве­товой окраски служебных помещений, например оттенки зе­леного, голубого, желтого и промежуточные.

Шум. Уровень шума не должен превышать 60 дБ. Для понижения шумовых уровней применяются акустическая обив­ка стен, устройство подвесных акустических потолков и установка акустических экранов.

При оснащении рабочего места секретаря техническими средствами, специализированной мебелью и другим оборудо­ванием следует предусматривать возможности для гибкого использования технических средств; максимальной электри­фикации, хранения личных вещей, расстановки рабочих и дополнительных столов и тумб в различной последователь­ности, хранения различных носителей информации, в том чис­ле микрофильмов и магнитных лент, модульного расширения имеющихся столов, шкафов и т.п., а также для создания разных уровней высоты рабочих поверхностей мебели при одной высоте подставки для ног.

Необходимо учитывать также периодичность и трудоем­кость выполняемых секретарем операций, характер и объем документации, с которой он работает, взаимосвязи секретаря с подразделениями организации и со сторонними организаци­ями. Если для размещения посетителей, ожидающих приема, выделяется специальная комната, то она должна находиться рядом с помещением, где располагается секретарь, и иметь достаточное количество конторских стульев, диванов и т.п.

Рабочее место секретаря следует обеспечить справочно-информационными материалами, необходимыми ему для опе­ративной работы, в том числе телефонными справочниками, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическими справочниками, словарями техничес­ких отраслевых терминов, каталогами, проспектами и т.п. Все эти материалы должны иметь яркую и четкую индикацию для ускорений их поиска и храниться в специализированных сред­ствах оргтехники.

При выделении площади для размещения рабочего места секретари необходимо учитывать возможность размещениям посетителей без возникновения помех для нормальной работы секретаря.

При определении площади, необходимой для размещения рабочего места секретаря, следует руководствоваться действующими нормативно-методическими документами (напри­мер, «Строительными нормами и правилами» и т.п.), имея при этом в виду выделение площади для приема и перегово­ров с посетителями не менее 12 м2. Ориентировочно площадь для размещения рабочего места секретаря должна занимать от 8 до 24м2.

При определении времени работы секретаря учитывается время, в течение которого он выполняет работы, как предус­мотренные, так и не предусмотренные должностной инструк­цией, и время перерывов на отдых и личные надобности. Жёсткой регламентации подлежит время для перерывов на отдых, которое желательно назначать на середину рабочего дня. В течение этого перерыва, который должен длиться от 30 до 60 мин, следует предусмотреть прием пищи и после­обеденный отдых. Желательно также устраивать перерывы для предупреждения утомления до 5 мин после каждого часа работы. График обеденного перерыва секретаря нужно стро­ить с учетом графика такого перерыва у руководителя, но возможно и несовпадение этих графиков.

Многообразие операций секретарского обслуживания тре­бует их регламентационного оформления. В этих целях сле­дует разрабатывать должностные инструкции для секретарей с учетом действующих регламентов работы в данной органи­зации. Такие инструкции как правило, должны включать следующие основные разделы: 1) общие положения, 2) осно­вные обязанности, 3) права, 4) ответственность, 5) взаимоот­ношения.

В разделе «Общие положения» излагаются квалификацион­ные требования к секретарю, порядок его приема и уволь­нения; определяются документы, которыми он должен руко­водствоваться в своей работе. В разделе «Основные обязан­ности» перечисляются все документационные и организационные операции, исполнение которых возлагается на секретаря. В разделе «Права» излагаются права» которыми он может пользоваться в своей работе. Раздел «Ответственность» со­держит упоминание о тех видах ответственности, которая воз­лагается на секретаря при исполнении им своих обязанностей и использовании имеющихся у него прав. В разделе «Взаимо­отношения» оговариваются взаимоотношения секретаря с руководителями организации, руководителями структурных подразделений и служб, с отдельными работниками организации.

В том случае, если выполнение секретарского обслужива­ния возлагается на специальное подразделение, составляются положение о таком подразделении и должностные инструкции на работников этого подразделения.