Логистические информационные системы

РЕФЕРАТ на тему:

"ЛОГИСТИЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ. ИЕРАРХИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ. ФУНКЦИИ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ. ПОТОК ИНФОРМАЦИИ В ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВЕ."

ПЛАН

Введение

1. Основные направления информационно-технического обеспечения логистических систем.

2. Иерархия использования логистической информа­ционной системы.

3. Поток информации в предпринимательстве.

Значительное расширение масштабов хозяйственной деятельности на современном этапе, а также возросшая потребность в усилении всех видов взаимосвязей в процессах управления материальными и денежными потоками обусловили основные требования к новым формам и методам, связанным с повышением эффективности управления производством. В связи с указанным особую роль и значение на современном этапе приобретает такая научная дисциплина, как логистика, формы и методы которой наиболее полно отвечают задачам глубокой и всесторон- ней интеграции производственно-хозяйственной деятельности и поиску оптимальных управленческих решений на различных этапах и уровнях управления производством. j

1.ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЛОГИСТИЧЕСКИХ СИСТЕМ.

Под информационно-технической базой систем управления пони- мают совокупность взаимосвязанных средств и методов, обеспечивающих подготовку информации для принятия решений: сбор данных и их первич- ную обработку, контроль достоверности, хранение и передачу данных, их обноление и корректировку с применением необходимых математических методов.

Информационно-техническое обеспечение логистических систем отличается не характером инфсормации и набором тexничecкиx средств, используемых для их обработки, а методами и принципами, используемыми для их построения. Это соответственно сказывается на изменении потоков информации ,объемах и направлениях, на методике выбора самих технических средств управления, в частности на:

- определении функций систем управления материальными и денежными потоками,определении состава необходимой информации и установлении ее периодичности, возникновения и использования,

- проектировании процедур стандартных и нестандартных сооб­щений, на процессах оформления, систематизации и анализе всех инфор-мационых материалов.

Основная цель построения информационно-технической базы логистических систем - встроиться с структуру управления и стать ее неотъемлемой частью. При этом особенностью логистики построения ин­формационно-технической базы систем данного рода по сравнению с тра­диционными системами автоматизации управления заключается в том, что она, с одной стороны, направлена на повышение технического уровня систем управления, а с другой - предъявляет новые требования к мето­дам экономического управления объектами.

В результате логистического построения информационно-техни­ческая база систем управления должна позволять производить анализ и принятие управляющих воздействий на объект в условиях заданных целей и установленных процессов информационного характера.

Основными факторами, связанными с построением информацион-но-логистических систем, являются:

1) Условия взаимодействия систем между собой и окружающей средой.

2) Создание модели организации информационно-технического обеспечения, под которой понимают иерархию субъектов, принимающих решения, их права, время реакции и режимы взаимодействия.

3) Наличие экономико-математической модели планирования, npoгнозирования, управления и анализа состояния.

4) Разработка расчетных алгоритмов для экономико-математи-ческих моделей.

5) Наличие необходимого комплекса технических средств, включая вычислительную организационную технику и систему связи.

6) Прикладное программное обеспечение поступления данных в cиcтeм, их хранение, распределение с целью оптимизации действий уп-равляющего персонала. Лотстпческпе системы управления направлены на повышение эффективности движения материальных и денежных потоков. Построение ин­формационно-технических баз указанных систем призвано обеспечить всестороннюю интеграцию всех частей системы управления, оперативное и надежное их взаимодействие.

Существует три вида информационного потока:

1) Опережающий материальный поток (авизирует прибытие гру­за): информационное опережение позволяет покупателю своевременно обеспечить приемку груза.

2) Сопровождающий - характеризует вид, количество груза, от­правителя, получателя и т.д. (сопровождающие документы).

3) Опаздывающий (следующий) - как правило, в обратном направлении.

Информация является основным логистическим и производствен­ным фактором. Основные типы информации:

1. Внутренняя, т.е. поток информации внутри объекта между подразделениями и уровнями организационной структуры.

2. Внешняя - поток информации между данной организацией и другими объектами, находящимися вне ее предела. Потоки внешней информации включают в себя:

- покупателей на продукцию фирмы

- данные о конкуренции торговли

- информация о технологических нововведениях

- информация об изменениях в заказах

- информация об изменении рынка труда и продукции

ПОКУПАТЕЛИ

1. Закупка 2 .Маркетинг 3. Производство 4.Финансы 5. Логистика

1. Эксплуатация продукции, приобретенной данной фирмой, требова­ния по замене некачественных компонентов.

2. Данные о продажах, приспособление к рыночным требованиям, финан-cовые возможности покупателей, рыночная деятельность конкурентов,требования к обслуживанию покупателей.

3. Информация о характеристиках продукции своей и конкурентов, рекомендации по совершенствованию продукции или ее упаковки.

4. Данные о продукции, оценка кредитоспособности покупателей.

5. Данные о продажах, система контроля за уровнем запасов, местона-хождение и мощность складов, система оформления повторяющихся зака­зов, транспортные средства, рекомендации по улучшению качественного обслуживания покупателей, показатели деятельности транспортных агенств.

ИЕРАРХИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Любая структура организации (предприятия) в общем виде пред­ставляет по существу формализованную систему принятия решений, не­зависимо от характера деятельности. Система организации обычно опре-деляет конкретные задачи, которые должны решаться соответствующими службами предприятия (подразделениями, звеньями производства), а также закрепляет ответственность в сложившейся иерархической системе управления .

Логистическая система организации управления устанавливаеттакой порядок, при котором информация и складывающиеся на ее основе информационные потоки между отдельными организационными единицами имеют характер информационного опережения. Целевой характер опрежаю-щей информации позволяет проводить в рамках управления объективный систематический анализ ситуаций и принимать необходимые решения. Са­ми объекты и предметы управления, находясь в процессе функционирова­ния в целевой, информационной и организационной взаимосвязи, образу-ют единую логистическую) систему управления процессами.

В настоящее время в зависимости от характера отношений между объектами, структурами управления, а также их признаков сложились следующие основные виды иерархических организационных структур: ли-нейные линейно-функциональные и матричные.

Информационно-технические базы логистических систем, вписы-ваясь в принятую организационную структуру управления, вносят сущес-твенные корективы во взаимосвязь структур управления, в их суборди-нацию и делают их более восприимчивыми к реальным процедурам принятия решений. Иными словами, это позволяет прежде всего наилучшим об­разом использовать физические и интеллектуальные возможности самого человека, характер разделения труда в сферах управления, количество уровней управления и состав входящих в них подразделений, а также оп­ределять необходимые требования к ним с целью эффективного управле­ния материальными и денежными потоками.

Синтез информационно-технических баз, построенных на логис­тических основах, и организационных структур управления в целом поз-воляет обеспечить:

1 ) более эффективную организацию планирования и управления материальными и денежными потоками и четкое распределение задач и функции управления, прав и ответственности между структурными звень­ями, объектами и предметами,

2) наилучшее сочетание человеческих и машинных звеньев в системах управления, повысить оперативность подготовки и принятия решении, надежность и достоверность отображения фактического состоя­ния процессов во всех звеньях материальных и денежных потоков,

3 ) выработку оптимальных управленческих решений и экономич­ность их выполнения.

С целью достижения устойчивости синтеза структур управления и информационно-технических баз логистических систем управления не­обходимо четко определять конкретный состав и характер задач планиро­вания и управления материальными и денежными потоками, распределяя их по уровням иерархической системы и структурным элементам.

Информационно-техническая база логистических систем управле­нии, органично вписываясь в структуру управления конкретных подраз­делений управления, а также взаимодействию при согласовании и оценке конечных показателей.

Таким образом, логистика информационного процесса, вписыва­ясь в организационную структуру управления, придает ей определенную жесткость и рациональность, вырабатывает у конкретных специалистов управления навыки высокого профессионализма принятия решений.

Одним из наиболее сложных вопросов в обеспечении эффектив­ности управления традиционно считался вопрос взаимосвязей между под-разделениями в самой организационной структуре управления материаль-ными и денежными потоками. В этой связи использование логистических подходов при построении организационных структур позволяет равномер­но распределять задачи по структурным подразделениям и уровням управления, требующие решения. При этом формирование веротикальных и го­ризонтальных взаимосвязей должно происходить не на привычной иерар­хической либо функциональной основе, а на основе разработки специ­альных экономико-организационных моделей решения управленческих за-дач, позволяющих централизовать (либо децентрализовать) управленчес­кие связи при решении конкретной задачи и повысить ответственность конкретных подразделений и специалистов за конечные результаты реше­ния задач при управлении материальными и денежными потоками. Иерархия использования логистической информационной системы:

1) Уровень специалистов, пользующихся системой для принятия решений

1 - опережающий уровень

2 - контролирующий уро­вень

3 - руководство среднего уровня

4 - руководство высшего уровня

2)Диапазон использования информации

5 - обработка оперативных данных (сделки, ответы на вопросы)

6 - информация для оперативного планирования и контроля

7 - управляемая информация для тактического планирования и принятия решений

Логистическая информационная система выполняет ряд специфи­ческих функций:

1) планирование

2) координирование

3) обслуживание

4) управление

3. ПОТОК ИНФОРМАЦИИ В ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВЕ

Построение информационно-технических баз на логистических основах требует особого отношения к формированию и отбору информации, необ- ходимой для стратегических и тактических (оперативных) задач управ­ления. Характер и качество отбора информации оказывает существенное влияние на результативность процессов принятия решений.

Это связано с тем, что отбор требуемой информации включает не только оценку, например, состояния самого предмета (или звена) управления материальными и денежными потоками, но и оценку сильных и слабых сторон организации, конкурентов, а также наличие тех или иных возможностей решения задач и оценку риска. Таким образом, в данном случае речь идет не о количестве информации, необходимой для выработки стратегических и тактических решений, а в первую очередь о качест­ве информации и способах ее рационального отбора.

Практика построения логистических систем показывает, что подбору такой информации должен предшествовать соответствующий анализ фaкторов, определяющих ценность информации, слабые и сильные стороны организации сбора и подготовку информации, определяющие ее показатели. Такой анализ должен проводиться компетентными заинтересованными специалистами, способными непредвзято оценивать состояние дел и тем самим обеспечить структуризацию (разбиение) информации, имеющую стра-тегический (либо тактический) характер.

Одним из известных способов формирования рабочих групп при проведении такою анализа является образование групп анализа по так называемым интересам, то есть по существу к работе привлекаются конк-ретные специалисты-пользователи этой информации. Это одновременно позволяет вырабатывать у конкретных специалистов, будущих пользовате­лей данной информации навыки стратегического и тактического мышления. Структуризация отбора информации также может способствовать и метод ее разбиения на основе критериев. В качестве примеров подобного разбиения информации и отнесения ее к стратегической (тактической, одновременного использования) может служить оценка способности орга­низации (звена, подразделения) прослеживать, отражать или выявлять технические и рыночные возможности продажи продукции, вырабатывать умение вестидела с покупателями, добиваться эффективности научно-ис-следовательской и конструкторской базы, повышать степень стандартиза-ции продукции, уровень трудовых отношений и др. Конкуренция - одно из главных условий хозяйствования в современном мире. Поэтому на формировании баз данных отражается специфика условии и требований конкурентоспособности, так как оценка конкурентов - это в какой-то мере и оценка слабых и сильных сторон самого уп­равления данной организации.

Характерным примером может служить тот факт, что знание, каки­ми возможностями обладает тот или иной конкурент для реализации своей стратегии, означает и оценку возможностей организации, которая этим интересуется. При этом стратегический смысл этой оценки (информации) заключается не в самой оценке этих возможностей (к примеру, ресурсов), а в оценке возможного их использования.

Для принятия оперативных решений в процессах управления мате­риальными и денежными потоками важную роль играет статистическая ин­формация, например налоги, компенсации рабочим, заработная плата и др. Эта так называемая "текущая" информация позволяет регулировать деятельность в организациях, подразделениях и звеньях управления ма­териальными и денежными потоками на нормативной основе с учетом опре­деленных коррективов, обусловленных внутренними и внешними факторами на конкретный момент времени.

Разновидность информации, относящейся либо к технологическим, либо хозяйственным процессам, также способствует структуризации ин­формации и соответствующему формированию баз данных.

I ) Информация по маркетингу

1 - анализ продаж

2 - прогноз продаж

3 - исследование рынка

•2 ) Информация по распределению

4 - счета-фактуры

5 - платежи потребителей

6 - транспортные накладные

7 - заказы на продукцию .

3 ) Проектная информация

10 - накладные на логистическое обслуживание, связанное с проектированием продукции \

11 - чертежи на инструментальное оснащение

12 - операционные карты

4 ) Управление запасами

13 - учет запасов

14 - управление материалами

5 ) Финансовая информация

15 - учет дебиторов по расчетам

16 - управление финансами

6) Производственный отдел

18 - учет оплаты производственного процесса

19 - отчет по трудовым ресурсам

22 - отчет о выпускаемой продукции

20 - график потребностей продукции во времени

21 - заказ на производство

23 - требования на отпуск продукции

24 - оценка товарно-материальных ценностей

7)Снабжение

25 - учет счетов, подлежащих оплате

26 - заказы на закупки

8) Логистическое обслуживание

8 - обработка накладных на логистическое обслуживание

17 - управление транспортом

Выводы: Повышение качества логистических информационных систем позволяет эффективно решать проблемы запасов, транспортировки, складирования, обеспечения притока наличных средств. Совершенствование информационного потока не может быть достигнуто без затрат, которые должны давать существенную выгоду.